Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода от 09.06.2009 № 2634
Об утверждении административного регламента
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 09.06.2009 N 2634 Отменено - Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода от 23.04.2012 г. N 1611 Об утверждении административного регламента В соответствии с распоряжением Правительства Нижегородскойобласти от 17.05.2007 N 628-р «Об утверждении Методическихрекомендаций», статьей 41 Устава города Нижнего Новгорода и в целяхповышения качества работы со служебными документами в администрациигорода Нижнего Новгорода администрация города Нижнего Новгородапостановляет: 1. Утвердить прилагаемый административный регламентадминистрации города Нижнего Новгорода по исполнению муниципальнойфункции «Организация работы со служебными документами». 2. Управлению по обеспечению деятельности главы города(Павлова В.В.) обеспечить опубликование настоящего постановления всредствах массовой информации. 3. Контроль исполнения постановления возложить на заместителяглавы администрации города, директора департаментаорганизационно-кадровой работы Степанова Н.А. Глава города В.Е.БулавиновУТВЕРЖДЕНпостановлением администрациигородаот 09.06.2009 N2634 Административный регламент администрации города Нижнего Новгорода по исполнению муниципальной функции «Организация работы со служебными документами» I. Общие положения 1. Административный регламент исполнения муниципальной функции«Организация работы со служебными документами» (далее-регламент)разработан в целях повышения качества организации, обработки ипрохождения служебных документов, поступающих на имя главы города,главы администрации города, заместителей главы администрациигорода, вице-мэров, руководителей отраслевых (функциональных)структурных подразделений администрации города, глав администрацийрайонов города (далее-служебные документы, служебнаякорреспонденция) и исходящих документов за подписью главыадминистрации города, заместителей главы администрации города,вице-мэров, руководителей отраслевых (функциональных) структурныхподразделений администрации города, глав администраций районовгорода (далее-исходящие документы). Регламент определяет сроки ипоследовательность действий (административные процедуры) припроведении работы со служебными документами. Действие настоящего регламента не распространяется на: поступающие из всех инстанций судов общей юрисдикции иарбитражных судов приказы, решения, определения, постановления,судебные извещения и вызовы, обращения физических лиц. 2. Исполнение муниципальной функции «Организация работы сослужебными документами» осуществляется в соответствии с: Конституцией Российской Федерации; Федеральным законом от 27.07.2006 N149-ФЗ «Об информации,информационных технологиях и о защите информации»; распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от17.11.92 N1100 «О порядке приема и передачи служебной информации поканалам факсимильной связи»; Федеральным законом от 22.10.2004 N125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации»; постановлением Правительства Российской Федерации от15.04.2005 N221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовойсвязи»; Общероссийским классификатором управленческой документации(ОКУД); ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения»; «Государственной системой документационного обеспеченияуправления. Основными положениями. Общими требованиями к документами службам документационного обеспечения» (одобрено решениемколлегии Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от23.05.1988 N33); Методическими рекомендациями по составлению и оформлениюдокументов, утвержденными приказом главы администрации городаНижнего Новгорода от 25.05.2000 N265; Распоряжением главы администрации города Нижнего Новгорода от14.02.2006 N107-р «Об утверждении Регламента администрации городаНижнего Новгорода». 3. Регистрации и учету в единой автоматизированнойинформационной системе администрации города «Документационноеобеспечение управления» (АИС «ДОУ») подлежат все служебныедокументы, поступившие в адрес главы города, главы администрациигорода, заместителей главы администрации города, вице-мэров, атакже в отраслевые (функциональные) структурные подразделенияадминистрации города и администрации районов города. 4. Централизованный учет, контроль исполнения, анализ работысо служебной корреспонденцией в администрации города НижнегоНовгорода осуществляет департамент организационно-кадровой работы. 5. Почтовый адрес для направления служебных документов главеадминистрации города, заместителям главы администрации города,вице-мэрам: Кремль, корпус 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , факс - (831) 439 13 02. Телефоны отдела ДОУ и К, место расположения:Экспедиция - (831) 419 22 52, к.135А,Канцелярия - (831) 439 10 92, к.212, Группа контроля - (831) 439 08 05, к.233; (831) 439 06 92,к.213 6. Почтовые адреса для направления служебных документовруководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделенийадминистрации города, главам администраций районов города: управление общественных связей - Кремль, корп. 5, г. НижнийНовгород, 603082, тел. (831) 439 07 88; управление по обеспечению деятельности главы города - Кремль,корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 1176; департамент организационно-кадровой работы - Кремль, корп. 5,г. Нижний Новгород, 603082 , e-mail: ., тел. (831)439 16 82; управление делами - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород,603082 , e-mail: , тел. (831) 439 13 06; департамент финансов и налоговой политики - пл.Театральная, д.2, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: , тел. (831) 439 18 98; департамент экономики, планирования и предпринимательства -Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831)439 15 66; департамент строительства и инвестиций - Кремль, корп. 5, г.Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 12 24; департамент внешнеэкономических и межрегиональных связей - ул.Пискунова, д. 47, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: , тел. (831)432 12 32; департамент правовой работы - Кремль, корп.5, г. НижнийНовгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 12 99; департамент жилья и инженерной инфраструктуры - Кремль, корп.5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 04 45; департамент транспорта и связи - пл. Революции, д. 7, г.Нижний Новгород, 603002, e-mail: , тел. (831) 246 82 80; департамент здравоохранения - ул. Пискунова, д. 47, г. НижнийНовгород, 603005, e-mail: , тел. (831) 419 23 07; департамент образования и социально - правовой защиты детства- Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831)439 10 14; департамент культуры, ул. Пискунова, д. 35, г. НижнийНовгород, 603005, e-mail: , тел. (831) 436 25 63; департамент архитектуры и градостроительства - Кремль, корп.5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 01 07; Главное управление благоустройства города Нижнего Новгорода -ул. Черниговская, д. 20, г. Нижний Новгород, 603005 , e-mail: ,тел. (831) 243 04 43; управление по учету и распределению жилья - Кремль, корп.5, г.Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 439 09 29; контрольно-ревизионное управление - ул. Ульянова, д. 11, г.Нижний Новгород, 603082, e-mail: , тел. (831) 432 78 43; Комитет по управлению городским имуществом и земельнымиресурсами - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: ,тел. (831) 419 73 86; Комитет по труду и работе с населением - пер. Чернопрудский,д.4, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: , тел. (831) 439 80 40; Комитет по делам военнослужащих и правоохранительных органов -пер. Чернопрудский, д.4, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: , тел.(831) 419 79 48; комитет по физической культуре и спорту - ул. Б. Печерская,д.28, г. Нижний Новгород, 603155, тел. (831) 436 73 87; администрация Автозаводского района - пр. Ильича, д.31, г.Нижний Новгород, 603101, e-mail: , тел. (831) 293 50 52; администрация Канавинского района - ул. Октябрьской революции,д. 27, г. Нижний Новгород, 603059, e-mail: , тел. (831) 246 15 83; администрация Ленинского района - пр. Ленина, д. 46, г. НижнийНовгород, 603076, e-mail: , тел. (831) 258 20 65; администрация Московского района - ул. Березовская, д.100, г.Нижний Новгород, 603950, e-mail: , тел. (831) 270 06 01; администрация Нижегородского района - ул. Пискунова, д. 1, г.Нижнего Новгорода, 603005, e-mail: , тел. (831) 433 23 19; администрация Приокского района - пр. Гагарина, д. 148, г.Нижний Новгород, 603009, e-mail: , тел. (831) 465 03 87; администрация Советского района - пл. Советская, д.1, г.Нижний Новгород, 603106, e-mail: , тел. (831) 417 15 85; администрация Сормовского района - бульвар Юбилейный, д. 12,г. Нижний Новгород, 603094, e-mail: , тел. (831) 222 56 41. II. Административные процедуры 1. Последовательность действий при осуществлении муниципальной функции «Организация работы со служебными документами» Исполнение муниципальной функции включает в себя следующиеадминистративные процедуры:1.1. Прием и первичная обработка поступившей служебнойкорреспонденции.1.2. Регистрация, аннотирование поступивших служебных документов вэлектронной базе данных.1.3. Направление служебных документов на рассмотрение.1.4. Контроль прохождения и исполнения служебных документов.1.5. Предоставление информации о ходе рассмотрения служебныхдокументов.1.6. Прием, прохождение исходящих служебных документов.2. Прием и первичная обработка поступившей служебной корреспонденции 2.1. Прием служебных документов осуществляется следующимиспособами:через почтовое отделение;фельдъегерскую службу;с использованием факсимильной связи;с использованием электронной почты;с использованием телеграфной связи;доставлено непосредственно представителем организации. 2.2. Служебные документы, адресованные главе администрациигорода, заместителям главы администрации города, вице-мэрампоступают в экспедицию отдела ДОУ и К (далее - экспедиция),служебные документы, адресованные руководителям отраслевых(функциональных) структурных подразделений, главам администрацийрайонов города поступают в соответствующие службы делопроизводства. 2.3. Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства,ответственный за прием служебных документов: проверяет правильность адресования и целостность упаковкикорреспонденции, возвращает невскрытыми ошибочно поступившие (не поадресу) пакеты с документами; вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов(разорванные документы подклеиваются), в случае отсутствия в письмеадресата, даты к тексту письма прилагается конверт; при отсутствии в конверте документа или приложения к нему,возвращает письмо автору обращения с сопроводительным письмом, вкотором указывает причины возврата; при приеме документов от представителя организации при наличиикопии документа по просьбе представителя на ней ставится штамп опринятии документа с указанием даты его поступления, принеобходимости, времени поступления; при получении пакета нестандартного по весу, размеру, форме,имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющийстранный запах, цвет, при прощупывании в конверте вложений, нехарактерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), (далее -опасный пакет), не вскрывая конверт, сообщает об этом своемуруководителю. 2.4. Руководитель структурного подразделения администрациигорода после получения сообщения о поступлении опасного пакетаобязан незамедлительно принять меры для помещения пакета в любоеизолированное помещение (при условии минимальной транспортировки) исообщить о случившемся в правоохранительные органы.3. Регистрация, аннотирование поступивших служебных документов в электронной базе данных3.1. Поступившие в экспедицию отдела ДОУ и К, службуделопроизводства служебные документы в день их поступлениярегистрируются в единой электронной системе регистрациикорреспонденции АИС «ДОУ».3.2. Документы, поступившие до 12.00, регистрируются в деньпоступления, после 12.00 регистрируются на следующий рабочий день,срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрениенезамедлительно.3.3. Служебный документ проверяется на повторность. Повторнымсчитается документ, поступивший от одного и того же автора поодному и тому же вопросу, если со времени поступления первого истекустановленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворенполученным ответом. 3.4. При регистрации сотрудник заполняет электроннуюрегистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) и выводит ее набумажном носителе в двух экземплярах, один из которых прилагается кдокументу, второй остается в картотеке; 3.5. РКК содержит информационный раздел и раздел «прохождениедокумента».В информационном разделе: документу присваивается входящий регистрационный номер,оформляется дата его поступления; указывается наименование организации, фамилия и инициалыавтора документа; указывается, кому из должностных лиц адресовано письмо,исходящий регистрационный номер заявителя и дата документа; вводится четкая, краткая аннотация после прочтения,определения тематики документа и выявления поставленных вопросов. В разделе «прохождение документа» оформляется отметка опрохождении документа от руководства к исполнителям, содержаниипоручения, датах поступления и возврата документа, о результатахисполнения. РКК с отметкой о прохождении документа оформляетсяисполнителем или службой делопроизводства на бумажном носителе и вэлектронном виде. Дата возврата (передачи), последующие резолюции, отметки обисполнении заполняются в электронном виде в день возврата илипередачи документа с пометкой об исполнении. 4. Направление служебных документов на рассмотрение 4.1. Сотрудники отдела ДОУ и К, службы делопроизводства послерегистрации документа передают его на рассмотрение. 4.2. Служебные документы, требующие вмешательства и решенияглавы города, главы администрации города, жалобы на действие(бездействие) заместителей главы администрации города,руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделенийадминистрации города и администраций районов города (далее -структурные подразделения администрации города) направляются нарассмотрение непосредственно главе администрации города дляпринятия мер по существу поставленных вопросов. Иные служебные документы направляются на рассмотрениезаместителям главы администрации города, вице-мэрам, руководителям,заместителям руководителей структурных подразделений администрациигорода, в соответствии с разграничением полномочий. 4.3. После рассмотрения главой администрации города,заместителями главы администрации города, вице-мэрами,руководителями структурных подразделений администрации города и ихзаместителями служебные документы возвращаются в отдел ДОУ и К,службы делопроизводства с резолюцией. Резолюция должна содержать фамилию, инициалы или наименованиеподразделения, организации исполнителя (исполнителей), текстпоручения, сроки исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.Текст поручения может отсутствовать в случаях, когда по документу исрокам исполнения не требуется дополнительных указаний. 4.4. Если в резолюции поручение дается нескольким должностнымлицам, то ответственным исполнителем является лицо, указанное врезолюции первым, остальные должностные лица являютсясоисполнителями. Соисполнители обязаны предоставлять информацию ответственномуисполнителю по вопросам своего ведения не позднее, чем за 7 дней доокончания срока. Ответственный исполнитель имеет право привлекатьсоисполнителей к подготовке обобщенного материала и к обсуждениюпоставленных задач. 4.5. Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства заноситрезолюцию в электронную регистрационную карточку рассматриваемогослужебного документа, после чего направляет документ на исполнениеответственному исполнителю или соисполнителям 4.6. При поступлении в администрацию города служебногодокумента, в котором обжалуются действия (бездействия) или решениядолжностного лица администрации города, документ направляется нарассмотрение вышестоящему руководителю. 5. Контроль прохождения и исполнения служебных документов 5.1. Исполнение поручений в соответствии с резолюцией наслужебном документе контролируется отделом ДОУ и К, службамиделопроизводства. В контроль включается постановка документа на контроль,проверка своевременного доведения документа до исполнителя,предварительная проверка и регулирование хода исполнения, учет иобобщение результатов контроля, информирование руководителя.5.2. Документы с резолюцией главы администрации города,заместителей главы администрации города, вице-мэров подразделяютсяна контрольные и контролируемые. К категории контрольных относятся документы с резолюцией главыадминистрации города, других уполномоченных лиц, имеющие конкретноепоручение, требующие его исполнения в установленные сроки идоклада. К категории контролируемых относятся документы с резолюциейглавы администрации города, других уполномоченных лиц,предполагающие самостоятельное разрешение вопросов, поставленных вобращении, ответ на него и контроль исполнения в полном объеме.5.3. Не ранее одного раза в десять дней отделом ДОУ и К, службамиделопроизводства исполнителям направляются напоминания оприближающихся сроках исполнения контрольных и контролируемыхдокументов. 5.4. Снятие с контроля поручения или документа в целомпроизводится: главой города, главой администрации города, заместителямиглавы администрации города, вице-мэрами, директором департаментаорганизационно-кадровой работы, начальником отдела ДОУ и К, еслидокументы адресованы главе города, главе администрации города,заместителям главы администрации города, вице-мэрам, директорудепартамента организационно-кадровой работы соответственно ипоставлены на контроль; руководителями структурных подразделений администрации городаили уполномоченными ими лицами, если документы адресованынепосредственно данным руководителям либо отнесенные к категорииконтролируемых. 5.5. Решения по служебным документам, не требующимдополнительного изучения и проверки, принимаются и ответы даютсябезотлагательно, но не позднее 10 календарных дней со дня ихрегистрации в администрации города. Иные служебные документырассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их первичнойрегистрации администрации города, если другой срок не указан врезолюции или в документе. В тех случаях, когда для рассмотрения служебного документанеобходимо проведение специальной проверки, истребованиедополнительных материалов, либо принятие других мер, срокирассмотрения могут быть продлены главой города, главойадминистрации города, его заместителем или другим уполномоченнымлицом, наложившим резолюцию, но не более чем на 30 календарныхдней, с уведомлением о продлении срока автора документа. Если окончание срока рассмотрения служебного документаприходится на нерабочий день, то днем окончания срока считаетсяближайший за ним рабочий день. 5.6. Поступивший в администрацию города протест прокурораподлежит обязательному рассмотрению в течение 10 календарных дней смомента его поступления. При исключительных обстоятельствах,требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправеустановить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатахрассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору вписьменной форме. Представления прокурора, поступившие в администрацию города,должны быть рассмотрены и по ним приняты конкретные меры поустранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, имспособствующих, в течение месяца со дня внесения представления. Орезультатах принятых мер должно быть сообщено прокурору вписьменной форме. 5.7. Обращение или запрос депутата Государственной ДумыФедерального собрания РФ подлежат должны быть рассмотрены и на нихдан ответ в письменной форме не позднее чем через 30 календарныхдней со дня их получения. Обращение депутата городской Думы города Нижнего Новгородадолжно быть рассмотрено в течение 30 календарных дней со дняпоступления. Обращение депутата городской Думы города Нижнего Новгорода,признанное депутатским запросом, должно быть рассмотрено в течение15 календарных дней со дня поступления. 5.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля,когда рассмотрены все поставленные вопросы, по ним приняты решения,автору документа дан исчерпывающий ответ. 5.9. Данные о снятии документа или поручения с контролявносятся в единую электронную систему регистрации документов.Документ оформляется на хранение в архив структурного подразделениясогласно номенклатуре дел.6. Информация о ходе рассмотрения служебных документов 6.1. С момента регистрации служебного документа автордокумента имеет право получать информацию по вопросам рассмотрениясвоего обращения, если это не затрагивает права, свободы и законныеинтересы других юридических и физических лиц и если в указанныхматериалах и документах не содержатся сведения, составляющиегосударственную или иную охраняемую законом тайну. 6.2. Информирование о ходе рассмотрения документов,адресованных главе администрации города, заместителям главыадминистрации города, вице-мэрам осуществляют специалисты отделаДОУ и К, информирование о ходе рассмотрения документов,адресованных руководителям отраслевых (функциональных) структурныхподразделений, главам администраций районов города, осуществляютслужбы делопроизводства. 6.3. Информация предоставляется при личном обращении авторадокумента непосредственно в отдел ДОУ и К или службуделопроизводства по телефонам, указанным в п. 5 раздела Iнастоящего регламента. 6.4. Информация предоставляется по следующим вопросам:о получении документа и направлении его на рассмотрение;о продлении срока рассмотрения документа;о результатах рассмотрения документа. 6.5. При получении запроса по телефону сотрудник отдела ДОУ иК, службы делопроизводства:называет наименование органа, в который поступил звонок;представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;предлагает абоненту представиться; уточняет реквизиты документа, которым интересуется абонент;вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса; при невозможности в момент обращения ответить на поставленныйвопрос предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день ивремя; к назначенному сроку готовит запрашиваемую информацию. 6.6. Во время разговора сотрудник должен четко произноситьслова, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и непрерывать разговор по причине поступления телефонного звонка.7. Прием, прохождение исходящих служебных документов 7.1. Проект документа, подготовленного на подпись: главе администрации города, заместителям главы администрациигорода, вице-мэрам - сдается исполнителем документа в отдел ДОУ иК; руководителю структурного подразделения администрации города -сдается исполнителем документа в службу делопроизводства данногоструктурного подразделения. Проект документа сдается на подпись в количестве экземпляров,соответствующем количеству адресатов плюс один. 7.2. Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводствапроверяет качество подготовки проекта документа: бланк, адресат,при необходимости, ссылки на номер и дату, приложение, оформлениереквизита «подпись», «исполнитель», «визы» (оформленные на одномэкземпляре), наличие документов, на основании которых готовилсяпроект документа, при необходимости, рассылочный лист. 7.3. Поступивший в отдел ДОУ и К, службу делопроизводствапроект документа: фиксируется в журнале учета писем, направляемых на подписьруководству; делается отметка в электронной регистрационной карточке опоступлении документа на подпись, если проект документа являетсяответом на входящий документу; направляется на подпись руководителю. 7.4. В случае, если исходящий документ является ответом наобращение, в котором обжаловались действия (бездействие) илирешение должностного лица администрации города, не допускаетсянаправлять ответ автору документа за подписью того должностноголица, чьи действия (бездействие) или решение обжаловались. 7.5. Подписанный документ поступает в отдел ДОУ и К, службуделопроизводства, регистрируется и передается на отправку. Одинэкземпляр подписанного документа или его светокопия направляется вдело, светокопия документа заверяется сотрудником отдела ДОУ и К. 7.6. Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства,ответственный за отправку документа, проверяет поступившийдокумент: правильность написания адреса, наличие приложения,правильность их оформления, наличие подписей, регистрации. 7.7. В случае обнаружения недостатков в оформлении документа,отсутствия рассылочного листа, если он необходим, документвозвращается исполнителю. 7.8. После проверки исходящего документа сотрудник,ответственный за отправку документа, оформляет адресат на конверте,вкладывает документ с приложениями в конверт, заклеивает конверт,проставляет стоимость отправления на франкировальной машине,составляет список на заказные письма и сдает корреспонденцию впочтовое отделение на отправку. 8. Порядок обжалования действий (бездействий), осуществляемых в ходеисполнения муниципальной функции «Организация работы со служебными документами» Автор документа вправе обжаловать действия по исполнениюмуниципальной функции и решение, принятое по результатамрассмотрения его обращения, главе города, главе администрациигорода, заместителю главы администрации города, директорудепартамента организационно-кадровой работы по телефону 439-16-82,e-mail: или в суд в порядке, предусмотренным законодательствомРоссийской Федерации.