Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.02.2006 № 107-р
Об утверждении Регламента администрации города Нижнего Новгорода
Администрация города Нижнего Новгорода РАСПОРЯЖЕНИЕ 14.02.2006 N 107-р Отменено - Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода от 12.01.2012 г. N 114 Об утверждении Регламента администрации города Нижнего Новгорода В соответствии со статьей 43 Устава города Нижнего Новгорода,в целях дальнейшего совершенствования деятельности администрациигорода Нижнего Новгорода: 1. Утвердить прилагаемый Регламент администрации городаНижнего Новгорода. 2. Настоящее распоряжение вводится в действие с 01 февраля2006 года. Глава администрации города В.Е. Булавинов УТВЕРЖДЕН распоряжением главы администрации города от 14.02.2006 N 107-р Р Е Г Л А М Е Н Т администрации города Нижнего Новгорода О Г Л А В Л Е Н И Е+----------------------------------------------------------------+--------------+| | Стр. |+----------------------------------------------------------------+--------------+| Общие положения | 3 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 1. Планирование работы администрации города | 3 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 2. Подготовка проведения Постоянно действующего оперативного | || совещания (ПДОС) при главе администрации города Нижнего | || Новгорода и иных совещаний с участием главы города | || | 4 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 3. Правовые акты главы города, главы администрации города, | || заместителей главы администрации города, руководителей | || структурных подразделений администрации города Нижнего | || Новгорода | 5 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 4. Взаимодействие администрации города с городской Думой | || города Нижнего Новгорода | 8 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 5. Порядок рассмотрения и подготовки ответов на депутатские | || запросы | 9 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 6. Организация работы с договорами и соглашениями | 10 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 7. Организация работы со служебными документами и обращениями | || граждан | 11 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 8. Организация и контроль исполнения правовых актов | 17 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 9. Организация приема граждан | 18 |+----------------------------------------------------------------+--------------+| 10. Порядок работы с документами, содержащими служебную | || информацию ограниченного распространения | 18 |+----------------------------------------------------------------+--------------+ Общие положения Настоящий Регламент определяет порядок организационного,документационного (наряду с Инструкцией по делопроизводству вадминистрации города Нижнего Новгорода), информационногообеспечения деятельности администрации города Нижнего Новгорода. 1. Планирование работы администрации города 1.1. Администрация города Нижнего Новгорода строит свою работуна основе перспективного плана работы, включающего приоритетныенаправления социально-экономического развития города НижнегоНовгорода, а также на основе текущих квартальных планов работы. 1.2. Перспективное планирование осуществляется на определенныйпериод и (или) в виде долгосрочных городских программ. 1.3. Текущее планирование деятельности администрациипредусматривает формирование перечня организационных мероприятий наквартал, неделю по схемам: Оперативный план на неделю +-------+---------------+----------------+--------------------+----------------------+| Дата, | Мероприятие | Место | Структурное | ФИО руководителя, || время | | проведения | подразделение, | телефон || | | | ответственное за | || | | | подготовку и | || | | | проведение | |+-------+---------------+----------------+--------------------+----------------------+ Квартальный план +----------+--------------+--------------------------+--------------+---------------+| NN | Проводимые | Структурное | Формы | Сроки || п/п | мероприятия | подразделение, лицо | реализации | исполнения || | (содержание | ответственное за | работы | || | работы) | подготовку и проведение | | |+----------+--------------+--------------------------+--------------+---------------+ 1.4. Квартальный план и план проведения организационныхмероприятий общегородского уровня утверждаются главой администрациигорода. 1.5. Для формирования планов организационных мероприятийруководители структурных подразделений и территориальных органовадминистрации города направляют в департаменторганизационно-кадровой работы свои предложения: - в оперативный план на следующую неделю - не позднее16.00 среды текущей недели; - в квартальный план на последующий квартал - не позднее10 числа последнего месяца текущего квартала; - в план проведения организационных мероприятийобщегородского или регионального уровня - не позднее чем за 2месяца до проведения мероприятия. 1.6. Плановые задания в зависимости от сроков исполнения и ихзначимости ставятся на оперативный или текущий автоматизированныйконтроль. 2. Подготовка проведения постоянно действующего оперативного совещания (ПДОС) при главе администрации города Нижнего Новгорода и иных совещаний с участием главы администрации города 2.1. Постоянно действующее оперативное совещание при главеадминистрации города Нижнего Новгорода (ПДОС) является органомколлективного обсуждения вопросов социально-экономического икультурного развития города, обеспечения жизнедеятельностигородского хозяйства, совершенствования управления экономическимипроцессами, выявления приоритетных направлений и принятия мер длярешения неотложных задач. 2.2. Совещание проводится еженедельно (по понедельникам с 9.00в зале заседаний городской Думы и администрации города). Переносдаты и времени проведения совещания осуществляется по указаниюглавы администрации города. 2.3. Работой совещания руководит глава администрации города, ав его отсутствие - один из заместителей главы администрации города,вице-мэр. Персональный состав участников совещания утверждаетсяприказом главы администрации города. 2.4. В работе совещания могут принимать участие депутатыгородской Думы, приглашенные руководители предприятий, организаций,городских служб. 2.5. Решения в ходе обсуждения вопросов на совещаниипринимаются единолично главой администрации города и оформляются ввиде поручений и заданий главы администрации города. 2.6. Формирование повестки дня ПДОС осуществляет департаменторганизационно-кадровой работы на основании поручений главы,заместителей главы администрации города, а также на основаниипредложений структурных подразделений и территориальных органовадминистрации города, муниципальных предприятий и учреждений,которые представляются в департамент организационно-кадровой работыне позднее 15-00 среды, предшествующей очередному заседанию ПДОС. 2.7. Необходимую информацию для рассмотрения в ходе совещанияобеспечивают руководители структурных подразделений итерриториальных органов администрации города, муниципальныхпредприятий и учреждений, ответственные за подготовку вопросов всоответствии с повесткой дня. 2.8. Иные совещания с участием главы администрации города (вт.ч. выездные) проводятся в соответствии с недельным рабочим планомглавы администрации города и его поручениями. Подготовку ипроведение совещаний (кроме еженедельных оперативных) возлагаетсяна руководителей структурных подразделений администрации города иглав администраций районов или лиц, официально их замещающих, вкомпетенцию которых входит решение вопросов, обсуждаемых насовещании. 2.9. Департамент организационно-кадровой работыобеспечивает предоставление и подготовку помещений для проводимыхглавой администрации города совещаний, звукоусиление,стенографическое, звукозаписывающее и иное сопровождение совещания. 2.10. Секретариат главы города формирует еженедельный планработы главы администрации города. 3. Правовые акты главы города, главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода 3.1. Общие положения Глава города Нижнего Новгорода по вопросам, отнесенным к егополномочиям федеральными законами, законами Нижегородской области,Уставом города Нижнего Новгорода, издает постановления. Глава администрации города Нижнего Новгорода по вопросам,отнесенным к его полномочиям, полномочиям администрации городаНижнего Новгорода федеральными законами, законами Нижегородскойобласти, Уставом города Нижнего Новгорода, правовыми актамигородской Думы города Нижнего Новгорода, главы города НижнегоНовгорода издает постановления, а по вопросам организации работыадминистрации города Нижнего Новгорода - распоряжения. Руководители структурных подразделений администрации города повопросам организации работы возглавляемого ими подразделения издаютприказы. Для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностьюадминистрации, а также её организационного иматериально-технического обеспечения глава администрации города,его заместители, руководители структурных подразделенийадминистрации города дают поручения. 3.1.1. Постановления оформляются на бланках главы городаНижнего Новгорода, администрации города Нижнего Новгорода иподписываются соответственно главой города, главой администрациигорода или лицом, исполняющим обязанности главы администрациигорода Нижнего Новгорода. 3.1.2. Распоряжения оформляются на бланках администрациигорода Нижнего Новгорода и подписываются главой администрациигорода или лицом, исполняющим его обязанности. 3.1.3. Приказы руководителей структурных подразделенийоформляются на бланках возглавляемых ими структурных подразделенийадминистрации города. 3.1.4. Поручения главы города, главы администрации города, егозаместителей и руководители структурных подразделений администрациигорода оформляются на соответствующих бланках. Поручения могут быть отменены или приостановлены должностнымлицом, давшим поручение. 3.2. Порядок подготовки проектов правовых актов главы города,главы администрации города. 3.2.1. Разработчиками проектов правовых актов главы города,главы администрации могут являться:- заместители главы администрации города,- главы администраций районов города,- руководители структурных подразделений администрации города,- руководители муниципальных предприятий, учреждений города. 3.2.2. Разработчик проекта правового акта: - готовит проект с учетом требований данного Регламента; - направляет проект на согласование; - дорабатывает проект по замечаниям согласующих должностныхлиц; - готовит копию проекта на магнитном носителе; - представляет согласованный проект с необходимым пакетомдокументов и его копию на магнитном носителе в департамент правовойработы администрации города для проведения юридической экспертизы; - дорабатывает проект с учетом замечаний департамента правовойработы; - осуществляет справочную и консультативную работу попринятому правовому акту; - решает вопрос о необходимости отмены ранее принятых актов,внесения изменений или дополнений в ранее принятые акты в связи спринятием вносимого проекта; 3.2.3. Подготовка проектов правовых актов осуществляется: - по поручению главы города, главы администрации города,заместителей главы администрации города; - в соответствии с планом работы администрации города; - по инициативе разработчика. 3.2.4. В проектах правовых актов, основанием для принятиякоторых послужили другие документы (договоры, контракты,соглашения, решения конкурсных комиссий и т.п.), в том числе,содержащие конфиденциальную информацию, делается ссылка на данныедокументы (без указания конфиденциальной информации в текстеправового акта). При этом к проекту правового акта прилагаютсякопии договоров, контрактов и т.п. 3.3. Сроки согласования проектов правовых актов 3.3.1. При приеме на согласование проекта правового акта онподлежит обязательной регистрации. 3.3.2. Срок рассмотрения проектов правовых актов,представленных на согласование, не должен превышать 3 календарныхдней (не считая нерабочих праздничных дней, установленных статьей112 Трудового кодекса Российской Федерации). По согласованию с заместителями главы администрации города,вице-мэрами срок может быть продлен до 5 календарных дней. 3.3.3. При оперативной подготовке проекта правового акта поуказанию главы города, главы администрации города срок согласованияпроекта правового акта не должен превышать 1 рабочего дня с моментаполучения проекта согласующим должностным лицом или структурнымподразделением администрации города. По согласованию с заместителями главы администрации города,вице-мэрами срок может быть продлен до 3 календарных дней. В отдельных случаях также в течение 1 рабочего дня может бытьосуществлено согласование: - проектов правовых актов главы администрации города попривлечению кредитных ресурсов в кредитных учреждениях длясвоевременного исполнения городского бюджета; - проектов правовых актов по организации приема зарубежныхделегаций, прибывающих в Нижний Новгород по приглашению главыгорода, главы администрации города и командированию за рубежделегаций администрации города и должностных лиц (согласованиеосуществляется при представлении смет расходов на указанные цели ссоответствующими расчетами и обоснованиями к ним). 3.3.4. В случае наличия замечаний к направленному насогласование правовому акту согласующее должностное лицо письменновыражает свое мнение по представленному проекту. 3.3.5. При повторном представлении на согласование проектовправовых актов, доработанных по замечаниям согласующих должностныхлиц, согласование не должно превышать 3 календарных дней (не считаянерабочих праздничных дней, установленных статьей 112 Трудовогокодекса Российской Федерации), если главой города, главойадминистрации города не установлен другой срок. 3.3.6. После внесения разработчиком в проект правового актавсех замечаний и дополнений, внесенных согласующими должностнымилицами департамент правовой работы проводит юридическую экспертизупроекта в течение 5 календарных дней (не считая нерабочихпраздничных дней, статьей 112 Трудового кодекса РоссийскойФедерации) с момента сдачи разработчиком проекта в департаментправовой работы. 3.3.7. После проведения правовой экспертизы представленногопроекта правового акта разработчик оформляет электронную копиюокончательного варианта проекта на магнитном носителе (дискете). Ответственность за идентичность текстов на бумажном имагнитном носителях несет разработчик. 3.4. Порядок представления проектов правовых актов длярассмотрения и утверждения главе города, главе администрации города 3.4.1. Решение о готовности проектов правовых актов к ихвнесению на подпись главе города, главе администрации городапринимает руководитель департамента правовой работы администрациигорода. 3.4.2. Перед внесением готового проекта правового акта наподпись главе города, главе администрации города руководительдепартамента правовой работы направляет проект на согласованиезаместителям главы администрации города, вице-мэрам, курирующимвопросы, решение которых связано с исполнением данного правовогоакта. 3.4.3. Департамент правовой работы осуществляет: - редактирование текста проекта; - внесение проекта правового акта в базу данных протокольногоотдела; - регистрацию акта; - подготовку к тиражированию; - рассылку правового акта; - информирование разработчика о результатах рассмотренияпроекта правового акта и возврат отклоненного проекта; - хранение в течение календарного года принятых главой города,главой администрации города правовых актов; - передачу по истечении календарного года правовых актов главыгорода, главы администрации города, принятых в истекшем календарномгоду, на хранение в архивный отдел администрации города. 4. Взаимодействие администрации города с городской Думой города Нижнего Новгорода 4.1. Структурные подразделения, территориальные органыадминистрации города Нижнего Новгорода представляют в департаменторганизационно-кадровой работы администрации города своипредложения по вопросам для рассмотрения городской Думой. 4.2. Департамент организационно-кадровой работы обобщаетпоступившие предложения и представляет их на утверждение главегорода, главе администрации города Нижнего Новгорода. 4.3. Участие структурных подразделений и территориальныхорганов администрации города Нижнего Новгорода в подготовкевопросов, выносимых на заседание городской Думы: 4.3.1. Структурное подразделение, территориальный орган -разработчик проекта: - готовит проект правового акта;- направляет проект правового акта на требуемые согласования;- дорабатывает проект правового акта по замечаниям должностных лиц;- представляет пакет документов на утверждение главе города, главеадминистрации города;- после утверждения главой города, главой администрации городаготовит копию проекта правового акта на магнитном носителе ипредставляет пакет документов в аппарат городской Думы не позднеечем за 14 дней до заседания городской Думы по данному вопросу;- организует исполнение решения, принятого по вносимому вопросу. 4.3.2. В случае внесения проекта правового акта, реализациякоторого потребует дополнительного финансирования, должно бытьпредставлено финансово - экономическое обоснование и заключениедепартамента финансов и налоговой политики администрации города.Заключение департамента финансов и налоговой политики администрациигорода предоставляется разработчику проекта правового акта втечение двух недель в письменном виде. 4.3.3. Непосредственно в текст проекта правового акта должныбыть включены следующие положения: - о сроках и порядке вступления правового акта в силу; - об отмене, изменениях и дополнениях ранее принятых правовыхактов в связи с принятием данного правового акта. 4.3.4. Целесообразность внесения на заседание городской Думыпроектов правовых актов по внеплановым вопросам предварительносогласовывается с главой города. 4.3.5. Срок рассмотрения проектов правовых актов городскойДумы, представленных на согласование, не должен превышать 5календарных дней. 4.3.6. Проект правового акта направляется разработчиком главегорода, главе администрации города на рассмотрение не позднее чемза три недели до планируемого рассмотрения вопроса на заседаниигородской Думы. 5. Порядок рассмотрения и подготовки ответов на депутатские запросы 5.1. Глава администрации города, глава города, заместителиглавы администрации города, руководители структурных подразделенийадминистрации города, которым направлен оформленный в установленномпорядке депутатский запрос, дают ответ на него в письменной форме впредставительный орган и депутату (депутатам) - инициатору запросане позднее, чем через 15 дней со дня его поступления, либо в инойсрок, определенный постановлением представительного органа власти. Ответ на запрос подписывается должностным лицом, которомунаправлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности. 5.2. Подготовка проекта ответа на депутатский запрос к главегорода, главе администрации города поручается должностным лицам, ккомпетенции которых относится решение поставленного вопроса. 5.3. Должностные лица, указанные в резолюции, в течение 5рабочих дней с момента поступления документа, рассматриваютдепутатский запрос и готовят проект ответа главы города, главыадминистрации города, который визируется соответствующимзаместителем главы администрации города, вице-мэром. После этогопроект письма направляется на правовую экспертизу в правовойдепартамент, а затем на рассмотрение главе администрации города. 5.4. Направление ответов на депутатские запросы, поступившиеглаве города, главе администрации города, ответственными заподготовку ответов должностными лицами за своей подписью недопускается, без соответствующего поручения главы администрациигорода. 5.5. Контроль за сроками рассмотрения депутатских запросовосуществляет департамент организационно-кадровой работы. 6. Организация работы с договорами и соглашениями 6.1. Общие положения 6.1.1. Договоры (соглашения), заключаемые от имени администрации города Нижнего Новгорода, подписываются главой администрации города. 6.1.2. Глава администрации города может уполномочить наведение переговоров и подписание договоров (соглашений) своимзаместителям, руководителям структурных подразделений администрациигорода Нижнего Новгорода. 6.1.3. Передача полномочий на ведение переговоров и подписаниедоговоров (соглашений) может быть оформлена распоряжением главыадминистрации города, либо должностные лица, которым от имениадминистрации города Нижнего Новгорода предоставлено правозаключать договоры (соглашения), могут осуществлять данныеполномочия на основании доверенности, оформленной в установленномпорядке. 6.1.4. Проекты договоров (соглашений), заключаемых от имениадминистрации города Нижнего Новгорода, а также проекты документовпо их реализации, до представления главе администрации города иуполномоченным должностным лицам подлежат согласованию сдепартаментом правовой работы администрации города. 6.2. Основные требования к оформлению договоров (соглашений) 6.2.1. Договоры (соглашения) должны соответствоватьфедеральным законам, законам Нижегородской области, правовым актаморганов местного самоуправления города Нижнего Новгорода,действующим в момент их заключения. 6.2.2. Проект договора (соглашения) подлежит обязательномусогласованию с должностными лицами, деятельность которых связана сисполнением обязательств по данному договору (соглашению). 6.2.3. Подписываемые договоры (соглашения) должны содержать: - наименование; - преамбулу (вводную часть), в которой могут указыватьсяосновные цели; - дату, место подписания, наименование сторон; - предмет договора (соглашения); - права и обязанности сторон; - ответственность сторон; - основания прекращения и приостановления действия договора(соглашения); - порядок разрешения споров; - срок и условия вступления в силу договора (соглашения); - срок действия договора (соглашения); - наименование должности, фамилии, имени, отчествауполномоченного лица, подписывающего договор (соглашение); - юридические адреса сторон; - подписи сторон. 6.2.4. Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договоров(соглашений) удостоверяется гербовой печатью. 6.2.5. Приложения к договорам (соглашениям) составляют ихнеотъемлемую часть. 6.2.6. Договоры (соглашения), регулярно заключаемые от имениадминистрации города уполномоченными на то должностными лицами поутвержденной в установленном порядке типовой форме (например:трудовые договоры, муниципальные контракты, договоры аренды ит.п.), подлежат регистрации в структурном подразделении,руководитель которого подписал от имени администрации города дан-ный договор (соглашение). Первый экземпляр подписанного сторонами изарегистрированного договора (соглашения) хранится в структурномподразделении администрации города до выполнения сторонамиобязательств по данному договору (соглашению). 6.2.7. Договоры (соглашения), не указанные в п.п. 6.2.6.настоящего Регламента, подлежат регистрации в департаменте правовойработы. Первый экземпляр подписанного сторонами изарегистрированного договора (соглашения) хранится в департаментеправовой работы до выполнения сторонами обязательств по договору(соглашению), копия договора (соглашения) направляется вструктурное подразделение, в компетенцию которого входят вопросы,регулируемые этим договором (соглашением). 6.2.8. Выполнение администрацией города обязанностей иосуществление прав, вытекающих из договоров (соглашений),обеспечивают структурные подразделения администрации города, вкомпетенцию которых входят вопросы, регулируемые этими договорами(соглашениями). 6.2.9. В случае нарушения обязательств по договорам(соглашениям), заключенным администрацией города Нижнего Новгорода,другими его участниками, структурные подразделения администрациигорода представляют главе города, главе администрации городапредложения о мерах, обеспечивающих соблюдение интересовадминистрации города Нижнего Новгорода как участника договора(соглашения). 6.2.10. После выполнения сторонами обязательств по договору(соглашению) первые экземпляры подлежат передаче на постоянноехранение в архивный отдел администрации города. 7. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан (корреспонденцией) 7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправкакорреспонденции 7.1.1. Прием, отправка служебных документов и обращенийграждан осуществляются следующими способами:- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);- через почтовое отделение;- нарочными, курьерами;- лично гражданами;- с использованием факсимильной связи;- с использованием электронной почты;- с использованием телексной и телеграфной связи;- в виде телефонограмм. 7.1.2. Прием, первичная обработка корреспонденцииосуществляется департаментом организационно-кадровой работы. 7.1.3. При приеме от нарочных служебных документов на копиидокумента отправителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудникаотдела, принявшего документ. При приеме обращений от граждан, приналичии копии обращения, на ней по просьбе гражданина ставитсяштамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ. 7.1.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, ввыходные и праздничные дни от Президента РФ, Правительства РФ,Федерального собрания РФ, Губернатора, его заместителей,Правительства и Законодательного Собрания Нижегородской области, атакже в связи с чрезвычайными ситуациями принимается дежурнымиприемной главы администрации города с последующей передачей непозднее 9.30 следующего рабочего дня в отдел ДОУ департаментаорганизационно-кадровой работы с указанием, какие документыдоложены руководству города. 7.1.5. На всех документах и обращениях граждан, поступивших до13.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущегодня (даты поступления). На корреспонденции, поступившей после 13.00, проставляетсяштамп с указанием даты следующего рабочего дня. 7.1.6. На документы, требующие срочного рассмотрения, - сгрифами «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», а такжепоступившие из Администрации Президента РФ, Правительства РФ,Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания РФ,Губернатора, его заместителей, Законодательного СобранияНижегородской области, телеграммы, заявления граждан и организацийо проведении митингов, демонстраций, манифестаций и т.д.проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дняпоступления), их доставка осуществляется незамедлительно (внеграфика курьерских маршрутов). 7.1.7. Руководитель службы документационного обеспечения имеетправо в случае неправильно оформленного документа:- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характерадля исправления допущенной ошибки. 7.1.8. Выдача документов на руки автору или адресатудопускается в исключительных случаях в связи со срочностью решениявопросов, поставленных в документах. 7.2. Регистрация и рассмотрение корреспонденции 7.2.1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции,осуществляется службами документационного обеспечения, писем иобращений граждан структурных подразделений администрации города вединой электронной системе регистрации корреспонденции. Структурные подразделения администрации города, участвующие впроцессе создания, регистрации и хранения документов, несутответственность за сохранность, как самих документов, так иинформации о них в базах данных, а также за оперативноепредставление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ееполучение. 7.2.2. Исходящие документы регистрируются с 9.00 до 18.00 (впятницу и предпраздничные дни с 9.00 до 17.00), в остальное времярегистрация осуществляется приемной главы администрации города, приэтом зарегистрированная корреспонденция передается в департаменторганизационно-кадровой работы для обработки не позднее 10.00следующего рабочего дня. 7.2.3. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), атакже обращения частных лиц на иностранном языке, адресованныеглаве администрации, заместителям главы администрации города,руководителям структурных подразделений и территориальных органовадминистрации города, без указания конкретного адресатарегистрируются при наличии идентичного текста на русском языке,либо после перевода документа (или сопроводительного письма,позволяющего определить суть документа). 7.2.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главеадминистрации, заместителям главы администрации города, (илиподписанных ими), производится специалистами приемных вышеназванныхдолжностных лиц с регистрацией телефонограмм в специальныхжурналах. 7.2.5. В случае поступления документов, содержащих информацию,уже направлявшуюся ранее для рассмотрения, вместе с поступившимидокументами направляется адресату вся предыдущая переписка (дело),либо информация в виде справки. 7.2.6. Главе администрации города докладываются сподготовленными проектами резолюций следующие документы:- документы Президента РФ, Председателя Правительства РФ, а такжеПредседателя Государственной Думы, Председателя Совета ФедерацииФедерального Собрания, руководителей органов законодательной иисполнительной власти субъектов РФ;- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы надействия (либо бездействие) заместителей главы администрациигорода, руководителей структурных подразделений.- служебные документы, личные и коллективные обращения граждан,содержащие проблемные или социально значимые вопросы. 7.2.7. Служебные документы и письменные обращения граждан,кроме указанных в п. 7.2.6, после регистрации передаются нарассмотрение заместителям главы администрации города в соответствиис распоряжением главы администрации города о разграниченииполномочий между заместителями главы администрации города и (или)руководителям структурных подразделений, территориальных органовадминистрации города. 7.2.8. Рассмотрение документа - это ознакомление с содержаниемдокумента, подготовка и передача документа на доклад руководству,наложение резолюции. 7.2.9. Результаты рассмотрения документов отражаются врезолюциях. Документы могут иметь несколько резолюций (одного илинескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. Приэтом последующие резолюции не должны дублировать и противоречитьпервой, в них должен конкретизироваться порядок исполнениядокумента, срок его исполнения (с учетом конечного срокаисполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель. Допускается повторное рассмотрение документа при измененииобстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладываетсядолжностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностноелицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихсяобстоятельств и определить других исполнителей. 7.2.10. Резолюции по исполнению документов, адресованныхдолжностным лицам или структурным подразделениям администрациигорода, имеют право подписывать:- должностное лицо - адресат или руководитель структурногоподразделения - адресата;- исполняющие их обязанности;- их заместители и уполномоченные ими лица. 7.2.11. В случае временного отсутствия главы администрациигорода его полномочия осуществляет первый заместитель главыадминистрации города, вице-мэр (другой заместитель по егоуказанию). В этом случае резолюции по исполнению документов,поступивших на имя главы администрации города, первый заместительглавы администрации города, вице-мэр (другой заместитель главыадминистрации города по его указанию) подписывает как исполняющийобязанности. 7.2.12. Рассмотрение служебных документов, обращений граждануполномоченными должностными лицами, с последующим вводом резолюциив электронную базу данных, производится не позднее 3-х рабочих днейс момента регистрации корреспонденции. 7.2.13. Ответы на письменные обращения граждан направляются вписьменной форме. 7.2.14. На устные обращения граждан, как правило, дается ответв устной форме. Допускается устная форма ответа на письменныеобращения, если такая форма устраивает заявителя, о чем написьменных обращениях граждан (либо на отдельных справках) делаетсясоответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, егократкого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ(фамилия, отчество, должность, номер телефона), а также лице егополучившем. 7.2.15. На обращения граждан должны быть даны соответствующиеразъяснения:- о полном или частичном удовлетворении просьбы;- об отказе в удовлетворении изложенной в письме просьбы;- о порядке разрешения поставленных заявителем вопросов, которые неотносятся к компетенции данного адресата. 7.2.16. При выявлении нарушений порядка и сроков рассмотрениязаявлений, фактов формально-бюрократического отношения к запросамграждан и других нарушений проводится служебное расследование, порезультатам которого к виновным в этих нарушениях лицам, должныбыть приняты соответствующие тяжести их проступков, мерывоздействия. 7.3 Контроль исполнения документов 7.3.1. Контроль исполнения это: постановка на контроль,предварительная проверка и регулирование хода исполнения, снятие сконтроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей об исполнении поручений. 7.3.2. Контролируются все зарегистрированные документы,требующие исполнения: документы, поступившие из органовгосударственной власти, из правоохранительных органов, отдепутатов, печатных изданий и телевидения; документы, имеющие врезолюции конкретные поручения и сроки исполнения. Документ,поставленный на контроль, контролируется на протяжении всего срокаего исполнения. 7.3.3. Контроль исполнения обеспечивает руководительструктурного подразделения и, по его поручению, специальная службаили назначенный приказом работник, осуществляющий учетконтролируемых документов, ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопросаосуществляют руководители структурных подразделений. 7.3.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: по нормативно-правовым актам - с момента вступления в законнуюсилу, по иной корреспонденции - с даты её регистрации. Сроки исполнения документов могут определяться руководителем. 7.3.5. Для всех видов служебной корреспонденции и обращенийграждан - устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения. Решения по служебным документам и обращениям гражданпринимаются в срок до 30 дней со дня их поступления и регистрации вадминистрации города. По документам и обращениям граждан, нетребующим дополнительного изучения и проверки, решения принимаютсяи ответы даются безотлагательно, но не позднее 10 дней со дня ихрегистрации в администрации города. В тех случаях, когда дляразрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимопроведение специальной проверки, истребование дополнительныхматериалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут бытьв порядке исключения, продлены должностными лицами, подписавшимирезолюцию, либо лицами, официально их замещающими, но не более 1месяца с сообщением об этом обратившемуся юридическому лицу илигражданину. При этом общий срок рассмотрения корреспонденции не можетпревышать 2-х месяцев, за исключением случаев, когда материалы,необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются всуде. В таких случаях общий срок рассмотрения корреспонденциипродлевается на весь период судебного разбирательства. Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются непозднее 7 дней со дня поступления в администрацию города. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится нанерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственноследующий за ним рабочий день. 7.3.6. Изменение срока исполнения документа производится сразрешения руководителя. Ответственный исполнитель представляет наимя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о егопродлении не позднее чем за три дня до истечения этого срока. Срокиисполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. 7.3.7. До истечения сроков исполнения документовосуществляется предварительный контроль в следующем порядке:задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданияпоследующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней доистечения срока. 7.3.8. Снятие документа с контроля осуществляет главаадминистрации города, руководитель, давший поручение. Снятиедокумента с контроля оформляется отметкой об исполнении документа инаправлении его в дело. 7.3.9. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле фактического выполнения поручений по существу,документированного подтверждения исполнения, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или если в представленных понему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений иматериалы не возвращены на доработку. 7.3.10. Департамент организационно-кадровой работыосуществляет контроль прохождения документов в установленные сроки,еженедельно предоставляет информацию по исполнению контрольныхдокументов главе администрации города. 7.4 Оформление исходящих документов 7.4.1. Исходящие документы подписываются главой администрациигорода, его заместителями и руководителями структурныхподразделений в соответствии с их компетенцией, а также лицами,исполняющими их обязанности, и заместителями. 7.4.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем. 7.4.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица,должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие ихобязанности. Право подписи на бланках администрации города имеют: главаадминистрации города, заместители главы администрации города,вице-мэры. Право подписи на бланках структурного подразделения имеют:руководитель структурного подразделения, его заместители или лица,исполняющие их обязанности. 7.4.4. Исходящая корреспонденция принимается к отправкеполностью оформленной, в необходимом количестве экземпляров,регистрируется с присвоением исходящего номера. 7.5 Формирование дел, их хранение, справочная работа 7.5.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа подокументам (как входящим, так и исходящим) осуществляется вструктурных подразделениях администрации города в соответствии сутвержденной номенклатурой дел. 7.5.2. Руководители структурных подразделений администрациигорода отвечают за:- сохранность поступающих к ним документов и информации о них вбазе данных;- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел);- своевременную подготовку и передачу дел в архивный отдел всоответствии с утвержденной номенклатурой дел. 7.5.3. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 летостаются в структурных подразделениях администрации города, а затемв соответствии с номенклатурой дел уничтожаются или сдаются вархивный отдел департамента организационно-кадровой работыадминистрации города. 8. Исполнение и контроль исполнения правовых актов 8.1. Постановка правовых актов и поручений на контрольосуществляется на основании указаний руководства администрациигорода с помощью автоматизированной системы АИС «Контроль». 8.2. По каждому поставленному на контроль правовому акту,отдельному заданию или поручению главы администрации городазаполняется специальная карточка (карточка исполнителя), котораянезамедлительно направляется в структурное подразделение, указанноев документе в качестве исполнителя. 8.3. Сроками исполнения правового акта считаются сроки,установленные в самом документе или регламентируемыезаконодательством. 8.4. Сроками исполнения поручений считаются сроки,установленные главой администрации города, а по тем поручениям, гдетакие сроки прямо не названы, устанавливаются в 10 дней. 8.5. Информация о ходе исполнения поставленного на контрользадания направляется исполнителем в письменном виде в адрес главыадминистрации города или должностного лица, на которое возложенконтроль исполнения, копия информации направляется в департаменторганизационно-кадровой работы. 8.6. Руководители структурных подразделений и территориальныхорганов администрации города (исполнители) несут персональнуюответственность за своевременность и достоверность представляемойинформации о ходе выполнения контролируемых заданий. 8.7. Если по объективным причинам задание не может бытьвыполнено в контрольный срок, руководитель соответствующегоподразделения (исполнитель) не позднее чем за 5 дней до истечениясрока представляет на имя главы администрации города илидолжностного лица, на которое возложен контроль, мотивированноеписьмо с просьбой о его продлении. 8.8. Решение о снятии документа (в целом) с контроляпринимается должностным лицом, подписавшим данный документ, либодолжностными лицами, на которые главой администрации городавозложен контроль. 9. Организация приема граждан 9.1. Прием граждан проводится согласно утвержденного графикаприема. 9.2. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется вучетной карточке в виде поручения, подписывается этим должностнымлицом и после регистрации отправляется адресату. 9.3. Поручение, данное должностным лицом, по обращениюгражданина должно исполняться в 30-дневный срок со дня подписания(регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок. Продление сроков исполнения поручений возможно толькодолжностным лицом, установившим срок исполнения. 10. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 10.1. Работа с документами, содержащими информациюограниченного распространения, определяется действующиминормативными правовыми актами Российской Федерации, Нижегородскойобласти, города Нижнего Новгорода. 10.2. На документах, содержащих конфиденциальную информацию,включённую в перечень конфиденциальной информации, проставляетсяпометка "Для служебного пользования". 10.3. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах, изданиях и машинных носителяхинформации определяется должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ, на основании предложения ответственногоисполнителя. 10.4. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются вправом верхнем углу первой страницы документа, на обложке ититульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам. 10.5. Количество экземпляров данного документа определяетсяпри подготовке документа. Каждый экземпляр документа нумеруется иотправляется соответствующему адресату. 10.6. Документированная информация для служебного пользованиябез санкции должностного лица, установившего режим ограниченногораспространения для конкретного документа, не подлежит разглашению(распространению). Для сотрудников структурных подразделений администрации городаНижнего Новгорода, не входящих в список рассылки документа с грифом"Для служебного пользования", снятие копий, а также выписки издокументов с грифом "Для служебного пользования" производятся поразрешению должностного лица, подписавшего документ, а такжезаместителей главы администрации города Нижнего Новгорода идиректоров департаментов (их заместителей). Для других должностных лиц или организаций снятие копийпроизводится на основании письменных запросов этих организаций и поразрешению либо должностного лица, подписавшего документ, либозаместителей главы администрации города Нижнего Новгорода идиректоров департаментов (их заместителей). 10.7. Снятие грифа "Для служебного пользования" производитсяпо результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальностиинформации. Гриф погашается штампом с указанием номера акта илипротокола, послужившего основанием для его снятия. Записьподтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранениемдокументов.