Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 19.10.2011 N 478-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжений Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р; от 03.06.2013 г. N 206-р; от 25.11.2013 г. N 517-р) В целях совершенствования работы с документами, обеспеченияединого подхода к организации делопроизводства и документооборота вотраслевых (функциональных) структурных подразделениях итерриториальных органах администрации города Нижнего Новгорода(далее - структурные подразделения администрации города) всоответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации": 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений администрации города обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота. 3. Отменить: 3.1. Распоряжение главы администрации города Нижнего Новгородаот 15.04.1998 N 1383-р "Об утверждении Инструкции о веденииделопроизводства в аппарате администрации города Нижнего Новгорода". 3.2. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от11.02.2002 N 125 «О внесении изменений и дополнений в Методическиерекомендации по составлению и оформлению документов, утвержденныеприказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000N 265». 3.3. Приказ главы администрации города Нижнего Новгорода от02.07.2002 N 1102 «О внесении дополнений в приказ главыадминистрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265». 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М. Глава администрации города О.А.Кондрашов УТВЕРЖДЕНА распоряжением администрации города от 19.10.2011 N 478-р ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжений Администрации г.Нижнего Новгорода от 26.11.2012 г. N 539-р; от 25.11.2013 г. N 517-р) 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации". 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений. В каждом структурном подразделении администрации городаконтроль за ведением делопроизводства в данном подразделенииосуществляет служба документационного обеспечения управления (далее- служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор)либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовымактом руководителя структурного подразделения возложены обязанностипо контролю за ведением делопроизводства и подготовке документовдля сдачи их в муниципальное казённое учреждение «Архив городаНижнего Новгорода» (далее - МКУ «Архив города Нижнего Новгорода»).(В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 2. Документация администрации города Нижнего Новгорода 2.1. Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода. 3. Оформление служебных документов 3.1. Общие требования к оформлению документов, бланки документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебныезаписки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления,поручения и т.д.) составляются и оформляются структурнымиподразделениями администрации города в соответствии с требованиями,изложенными в данном разделе. Правила оформления правовых актов администрации города,руководителей структурных подразделений администрации города НижнегоНовгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции. Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актовопределяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения. Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как набланке, так и без него, должны быть не менее:20 мм - левое,10 мм - правое,20 мм - верхнее,20 мм - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки: +----------------------+------------------------------------------------------------+| Вид бланка | Должностное лицо, орган, || | структурное подразделение администрации города, || | которые вправе использовать данный вид бланка |+----------------------+------------------------------------------------------------+| общий бланк | администрация города, || | администрации районов города, || | отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации|| | города, || | структурные подразделения управления административно-технического || | контроля администрации города || (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода ||от 20.01.2012 г. N 9-р) |+-------------+---------------------------------------------------------------------+| бланк постановления | администрация города |+----------------------+------------------------------------------------------------+| бланк распоряжения | администрация города, || | главы администраций районов города |+----------------------+------------------------------------------------------------+| бланк приказа | заместители главы администрации города, в т.ч. главы || | администраций районов города, || | отраслевые (функциональные) структурные подразделения || | администрации города |+----------------------+------------------------------------------------------------+| бланк поручения | глава администрации города, || | заместители главы администрации города, в т.ч. главы || | администраций районов города, || | руководители отраслевых (функциональных) структурных || | подразделений администрации города |+----------------------+------------------------------------------------------------+| бланк резолюции | глава администрации города, || | заместители главы администрации города, в т.ч. главы || | администраций районов города, || | руководители отраслевых (функциональных) структурных || | подразделений администрации города |+----------------------+------------------------------------------------------------+ В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два вариантабланков - угловой и продольный. Использование углового или продольного бланка не влияет наюридическую силу документа. Продольные бланки используются чаще всего для подготовкиправовых актов. Угловой бланк является наиболее удобным для обработки иэкономичным с точки зрения использования площади листа. В этомслучае правая сторона верхней части листа может быть использованадля размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». Например,целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров,актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит«Адресат». Вышеперечисленные бланки администрации города, администрацийрайонов города, отраслевых (функциональных) структурныхподразделений используются соответственно главой администрациигорода, главой администрации района города, руководителемотраслевого (функционального) структурного подразделенияадминистрации города либо лицами, исполняющими их обязанности наосновании соответствующих правовых актов. Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города,администраций районов города вправе использовать те должностныелица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие ихобязанности на основании соответствующих правовых актов.Использование вышеперечисленных бланков иными должностными лицамиадминистрации города, администраций районов города определяетсяправовым актом администрации города. (В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р) Документы совещательных органов, межведомственных комиссий(советов) оформляются на бланках, если использование бланкапредусмотрено положением о совещательном органе (межведомственнойкомиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом(межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускаетсяпредседателями (руководителями), заместителями председателя(руководителя), ответственными секретарями совещательных органов(межведомственных комиссий/советов). 3.1.2.3. Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между заместителями главы администрации города, а также между заместителями главы администрации города и главой администрации города. В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии иинициалов лица, подписавшего документ, без указания должности. 3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города в сторонние организации. 3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города. Изменение справочных данных о структурных подразделенияхадминистрации города (почтовый адрес, номер телефона, номер факса,адрес электронной почты) не является изменением бланка и не требуетвнесения изменений в формы бланков, утверждаемые правовым актомадминистрации города. (Дополнен - Распоряжение Администрацииг.Нижнего Новгорода от 26.11.2012 г. N 539-р) 3.1.2.6. Письма за подписью главы администрации города(экземпляр, отправляемый адресату) оформляются на бланках с цветнымизображением герба города Нижнего Новгорода. Второй экземплярписьма, остающийся в деле, - на стандартном бланке с контурнымчерно-белым изображением герба. Цветные бланки являются бланками строгой отчетности. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силудокументов, являются: наименование организации (должностного лица) -автора документа, название вида документа (кроме писем), дата,регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях,требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов составобязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,если того требует назначение документа, его обработка.3.1.3.1. Герб города Нижнего Новгорода.Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов всоответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода,утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгородаот 20.12.2006 N 96. Чёрно-белое изображение герба города Нижнего Новгородаиспользуется исключительно в контурном варианте. Размещение надокументе светокопии либо чёрно-белой печати с цветного изображениягерба города не допускается, так как присутствие на изображениигерба различных оттенков серого цвета противоречит егогеральдическому описанию.3.1.3.2. Наименование вида документа. Для каждого вида документа используется бланк конкретного вида,на котором воспроизведено наименование вида документа(постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатаетсяпрописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланкенаименования вида документа (общий бланк) реквизит печатаетсяпрописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выпискаиз протокола, справка, акт и другие). Наименование вида документа указывается на всех документах,кроме писем.3.1.3.3. Дата документа.Датой документа в зависимости от его вида и назначения является: дата подписания и регистрации - для распорядительных ислужебных документов; дата составления (принятия решения) - для протоколов заседанийи совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полноепроставление даты, 01 октября 2005 года - словесно-цифровоепроставление даты). В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведенияфинансового характера, а также в распорядительных документахпредпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. На бланке документа дата документа указывается в специальнообозначенном месте. При оформлении письма на листе бумаги реквизит"Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 3.1.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательномпорядке указывается на документах-ответах под датой и номеромдокумента-ответа.3.1.3.6. Адресат. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. При адресовании обращения организации (структурномуподразделению) наименование адресата указывается в именительномпадеже. При адресовании обращения руководителю организации(структурного подразделения), иному должностному лицу наименованиедолжности и фамилия адресата указываются в дательном падеже, приэтом инициалы ставятся перед фамилией адресата, например (здесь идалее примеры наименования организаций, имена их руководителей,справочные данные и др. являются условными): Директору департамента здравоохранения И.И.Иванову Или: Аппарат Губернатора Нижегородской области При адресации документа физическому лицу инициалы указываютпосле фамилии, например: Иванову И.И., проживающему по адресу: ул.Инициативная, д.5, кв.12, г.Нижний Новгород, 603015 Если документ отправляют нескольким однородным организациям, тоих следует указать обобщенно, например: Руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами неставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан,а адресат, которому направляется конкретный экземпляр,подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляютсписок рассылки. В этом случае адресатам направляются копиидокумента. Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются котправке: в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах; в случае направления нескольким адресатам - в количествеэкземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе, плюсодин. Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен бытьзавизирован исполнителем. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, приэтом должен соблюдаться следующий порядок его написания: наименование адресата (наименование организации или приадресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название области, края, автономного округа (области),республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5/2, Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органыгосударственной власти Российской Федерации, должностным лицамгосударственной власти Российской Федерации, в органыгосударственной власти Нижегородской области, должностным лицаморганов государственной власти Нижегородской области, главе городаНижнего Новгорода, в городскую Думу города Нижнего Новгорода, главеадминистрации города Нижнего Новгорода, его заместителям, а такжепри переписке внутри структурных подразделений администрации городаНижнего Новгорода. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в серединестрок знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренныхутвержденными бланками для писем. При угловом расположенииреквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого краялиста бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольнымрасположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составныечасти адресата выравниваются по левому краю поля, отведенного дляреквизита. Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются одинарныммежстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются отнаименования должности полуторным межстрочным интервалом.Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р)3.1.3.7. Утверждение документа.Особым способом введения документа в действие, санкционирующимраспространение его на определенный круг организаций, подразделений,должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Директор департамента _______________ ____________________________________ ____________________ И.О.Фамилия (личная подпись) «_____» __________________ 20___г. Дата в грифе утверждения не ставится, если утверждаемыйдокумент оформляется на общем бланке, уже содержащем реквизит«дата». При утверждении документа постановлением, распоряжением,приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающегодокумента в творительном падеже, его даты и номера. Слово"УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемогодокумента. УТВЕРЖДЕНО приказом директора департамента ______________________________ от 16 марта 2011 года N 155 3.1.3.8. Резолюция.В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись,дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам -основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация ихработы. В этом случае соисполнители направляют информацию основномуисполнителю, который отчитывается об исполнении поручения,указанного в резолюции. На документах, не требующих конкретных поручений по исполнениюи имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываютсяисполнитель (исполнители), подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится.3.1.3.9. Заголовок к тексту.Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передаватьсодержание документа. Заголовок должен быть согласован снаименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: Приказ «Об изменении штатногорасписания», "чего?" ("кого?"), например: Должностная инструкция начальникаотдела. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.3.1.3.10. Текст документа.Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности)документа. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей.В первой части излагается причина составления документа, даютсяссылки на основополагающие документы и содержится информация посуществу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,предложения, решения или просьбы. Текст документа допускается подразделять на разделы,подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованыарабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно,кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документыуказывают их реквизиты: наименование документа, наименование авторадокумента, дату и регистрационный номер документа, заголовок ктексту. При направлении документа в адрес конкретного должностного лицадопускается начинать текст с персонального обращения к адресату сиспользованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов руководителю организации допускаетсятакже обращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественногочисла (например, "Просим Вас...", "Направляем...") либо от третьеголица единственного числа (например, "Управление не возражает...").От первого лица единственного числа текст излагается в случаеоформления письма на должностном бланке (например, "Прошу...","Направляю ..."). При оформлении документа на двух и более страницах вторая ипоследующая должны быть пронумерованы, допускается использованиеоборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставленыпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова"страница", «стр.» и знаков препинания.3.1.3.11. Отметка о наличии приложения.Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка оналичии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то ихнаименования необходимо перечислить с указанием количества листов вкаждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия постановления администрации города Нижнего Новгорода от 03.02.2011 N 331 " О внесении изменений в постановление администрации города Нижнего Новгорода от 08.02.2006 N 252 " на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в администрации города Нижнего Новгорода за IV квартал 2010 года на 5 л. в 2 экз. Если к основному документу прилагается документ, также имеющийприложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующейформе: Приложение: копия письма департамента_____________________________ от 22.02.2011 N 16/19-166/ис иприложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границытекстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервалпосле текста документа.3.1.3.12. Подпись.Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия). При использовании должностного бланка наименование должности неуказывается. Право подписывать документы имеет руководитель структурногоподразделения администрации города либо лицо, исполняющее егообязанности на основании правового акта. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" ипроставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) листбумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровкеподписи ограничивается правой границей текстового поля. Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарнымимежстрочными интервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшеедокумент, в следующем порядке: с распорядительного документа - соответствующимраспорядительным документом, с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписидолжностного лица, уполномоченного подписать документ, допускаетсятолько при подготовке поздравительных адресов, открыток,приветственных, поздравительных и благодарственных писем,приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений кнаградам, почетных грамот. Факсимиле подписи ставится только по личному указаниюруководителя, которому оно принадлежит. 3.1.3.13. Гриф согласования.Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующихпредварительного рассмотрения заинтересованными органами(организациями), структурными подразделениями администрации города,должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется одним из следующих способов: грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования, протоколом обсуждения документа. В гриф согласования входит слово «СОГЛАСОВАНО» (печатаетсяпрописными буквами без кавычек), наименование должности лица, скоторым согласовывается документ (включая наименование организации),личная подпись, ее расшифровка и дата, например: СОГЛАСОВАНОЗаместитель главы администрациигорода Нижнего Новгорода, главаадминистрации Автозаводского района ________________ И.О.Фамилия подпись Дата Грифы согласования располагаются на документе ниже реквизита"Подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждениясоставляются в том случае, когда документ необходимо согласовать сруководителями нескольких структурных подразделений администрациигорода, руководителями нескольких организаций. В этом случае надокументе на месте грифа согласования делается соответствующаяотметка, например: Лист согласования (справка, протокол) прилагается. Допускается оформление листа согласований (приложение N 14) наобороте последней страницы документа, подписанной уполномоченнымдолжностным лицом, если документ необходимо согласовать с 2-5должностными лицами. Формой внутреннего согласования является визированиедокументов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровкуи дату визирования, при необходимости можно указывать должностьвизирующего. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..."(при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка,дата. При подготовке структурным подразделением администрации городапроекта документа за подписью главы администрации города либо принаправлении документа на согласование главе администрации городанеобходимо предварительное визирование документа заместителем главыадминистрации города, в чьем подчинении находится структурноеподразделение. Грифы согласования, визы должны проставляться на подлинникахдокументов, за исключением отправляемых документов, которыевизируются на копиях. Грифы согласования, визы правовых актовадминистрации города и заместителей главы администрации городаоформляются в соответствии с требованиями Регламента администрациигорода Нижнего Новгорода. Гриф согласования печатается от левой границы текстового полядокумента и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумагисогласно установленным реквизитам для грифа согласования; визыпроставляются на лицевой стороне последнего листа документа или наего обороте. 3.1.3.14. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, ставитсяпечать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лицалибо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлятьтаким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы.Реестр печатей с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации, используемых в администрации города Нижнего Новгородаведется в секторе по защите государственной тайны. (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 26.11.2012 г. N539-р)3.1.3.15. Отметка о заверении копии.Структурные подразделения администрации города могут выдать копиитолько тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копиивыдаются с письменного разрешения руководителя структурногоподразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющимполное соответствие подлиннику. Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "Подпись" нарасстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется поформе: ВерноНачальник протокольного отделадепартамента правового обеспеченияадминистрации города Нижнего Новгорода _________________ И.О.Фамилия подпись Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью.3.1.3.16. Отметка об исполнителе.На последней странице исходящего документа, содержащей реквизит«подпись», в левом нижнем углу в две строки указывается информация онепосредственном исполнителе документа: фамилия или фамилия, имя,отчество (полностью) и номер контактного телефона (дефисы в номеретелефона не ставятся, цифры разделяются пробелами). Например: Иванов 412 34 56 или Иванов Иван Иванович 412 34 56 На исходящих документах, подписанных главой администрациигорода либо лицом, исполняющим его обязанности, информация обисполнителе и виза исполнителя размещаются на обороте страницыдокумента, содержащей реквизит «подпись», в левом нижнем углу. Данный реквизит допускается печатать шрифтом меньшим, чемразмер шрифта основного текста.3.1.3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в делодолжна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении(если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова"В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списатьдокумент в дело.3.1.3.18. Идентификатор электронной копии документа.Идентификатором электронной копии документа является отметка(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницыдокумента и содержащая наименование файла на машинном носителе, датуи другие поисковые данные. 3.2. Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации3.2.1. В целях координации международных связей администрации городаНижнего Новгорода, обеспечения протокольных требований кмеждународной переписке все документы, подлежащие отправке за рубеж,готовятся в комитете внешнеэкономических и межрегиональных связейадминистрации города Нижнего Новгорода. 3.2.2. Письма, подписанные главой администрации города НижнегоНовгорода, регистрируются в службе ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.Отправка адресату осуществляется через комитет внешнеэкономических имежрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода. 4. Особенности оформления отдельных видов документов4.1. Правовые акты администрации города (постановления,распоряжения)4.1.1. Проекты правовых актов администрации города оформляются набланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке.Проекты правовых актов администрации города направляются на подписьпри необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткоеизложение сути акта, обоснование необходимости принятия данногопроекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основуразработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия. Правовой акт имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - постановление, распоряжениеадминистрации города; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым илисловесно-цифровым способом, например: 15.07.2005 или 15 июня 2005года; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" ипорядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения администрации города черездефис добавляется буква "р", например: N 153-р. Дата и номер постановления, распоряжения администрации городарасполагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границамтекстового поля документа.4.1.2. Заголовок печатается одинарным межстрочным интервалом вграницах, предусмотренных бланками правовых актов, на расстоянии 2одинарных межстрочных интервалов от реквизитов "дата" и "номер".Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка, как правило, 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается шрифтом 14 размера. Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу)и постановляющую (для постановлений) либо распорядительную (дляраспоряжений) часть. Преамбула в проекте постановления администрации городазавершается словами "администрация города Нижнего Новгородапостановляет:". Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть постановления(распоряжения) администрации города может подразделяться на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению)администрации города в тексте на них обязательно делается ссылка,например: 1. Утвердить состав комиссии + (приложение N 1).2. Утвердить Порядок работы комиссии + (приложение N 2). 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из наименования должности ("Главаадминистрации города"), личной подписи и ее расшифровки (инициалыимени, отчества и фамилия главы администрации города). Слова "Главаадминистрации города" печатаются от левой границы текстового поля.Расшифровка подписи печатается на уровне слов "Глава администрациигорода" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границытекстового поля. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правой границей текстового поля.4.1.4. Приложения к правовым актам администрации города печатаютсяна отдельных листах.Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текстаприложений к правовым актам идентичны размерам, применяемым приоформлении текстов самих правовых актов.4.1.5. Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "приложение" соссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правомверхнем углу первого листа документа и печатаются от границыверхнего поля без кавычек. Все составные части реквизита форматируются по левому краюсамой длинной строки, длина которой не должна превышать 9 см, иограничиваются правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение, то напервой странице приложения после слова "Приложение" дается ссылка направовой акт администрации города. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение к постановлению администрации города от ________________ N _______ или Приложение N 1 к постановлению администрации города от ________________ N _______ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (например:«Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, переченьмероприятий и т.д.)») на самом приложении в правом верхнем углурасполагается слово "утвержден" со ссылкой на правовой акт. Слово«утвержден» печатается прописными буквами. Например: УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города от _______________ N ______ Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словомнаименования приложения: положение - "Утверждено", программа -"Утверждена", мероприятия - "Утверждены", план - "Утвержден". Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения)выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может бытьнапечатано вразрядку. Например: И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице. При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляетсязвездочкой: *, **, ***. Текст сноски печатается через одинарныймежстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения вцелом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символасноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноскиставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно граництекста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка неставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом. Составные части разделов (подразделы, пункты, подпункты) такженумеруются арабскими цифрами в пределах раздела. Номер подразделадолжен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенныхточкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номерараздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например:2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты,которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта(например: 1.2.2.1.). Если в тексте документа необходимо сделатьссылку на пункт (подпункт), точка в конце номера пункта (подпункта)не ставится (например: +в соответствии с пунктом 2.3.1распоряжения+). Виза руководителя-исполнителя правового акта проставляются напоследнем листе первого экземпляра проекта правового акта в нижнейего части. На приложениях к проектам правовых актов визаруководителя-исполнителя проставляется также на последнем листекаждого приложения. Визы согласования правового акта оформляются на листесогласования, примерная форма которого приведена в приложении N 14к настоящей Инструкции. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) В случае, когда лист согласования оформляется на несколькихстраницах, каждая страница нумеруется и начинается с заголовкалиста согласования. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 4.1.6. Проекты правовых актов оформляются в текстовом редактореMicrosoft Word. Оформление в иных текстовых редакторах недопускается.Подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться втабличных редакторах с обязательной их конвертацией передраспечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор MicrosoftWord. 4.2. Приказ4.2.1. Приказы в администрации города Нижнего Новгорода вправеиздавать заместители главы администрации города и руководителиотраслевых (функциональных) структурных подразделений администрациигорода в пределах предоставленных полномочий. 4.2.2. Приказы печатаются на стандартных бланках установленнойформы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей.4.2.3. Приказ имеет следующие реквизиты: Герб города Нижнего Новгорода (черно-белое контурноеизображение), наименование исполнительно-распорядительного органа местногосамоуправления - администрация города Нижнего Новгорода, наименование структурного подразделения администрации городаНижнего Новгорода либо наименование должности должностного лица,уполномоченного издать приказ, наименование вида документа - приказ, дата и номер - датой приказа является дата его подписания(оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 01.06.2011 или01 июня 2011 года), номер состоит из знака "N" и порядкового номераприказа (N 21). Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределахкалендарного года. Приказы по основной деятельности и поорганизационным, кадровым и другим вопросам внутренней работынумеруются отдельно.Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается вграницах, предусмотренных бланком, с прописной буквы полужирнымшрифтом через одинарный межстрочный интервал. Заголовокформатируется по левому краю.4.2.4. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочныйинтервал от левой границы текстового поля. Текст выравниваетсяодновременно по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля.Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы)и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю",которое печатается строчными буквами от левой границы текстовогополя. Допускается слово «приказываю» печатать полужирным шрифтом. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий. При необходимости указывается исполнителькаждого действия и сроки исполнения. Сроки исполнения указываютсяконкретно для каждого задания. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характерамогут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителейуказываются структурные подразделения или конкретные должностныелица. Последний пункт распорядительной части может содержатьсведения о подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на этотдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.Текст пункта может начинаться словами "Отменить ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ... изложить в следующей редакции: "...";"дополнить пункт ... абзацем ... следующего содержания: "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которыхнеобходимо довести приказ, указываются в листе рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа. До подписания проект приказа должен быть завизированзаинтересованными должностными лицами. Визы включают личные подписи,расшифровку подписей и дату. При необходимости указывается должностьвизирующего. Визы располагаются на оборотной стороне последнеголиста согласно установленным реквизитам для визы согласования. Возможно оформление виз на отдельном листе - листесогласований. 4.2.5. Реквизит приказа «подпись» состоит из наименованиядолжности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровкиподписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается науровне последней строки наименования должности без пробелов междуинициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правой границей текстового поля. При использовании бланка приказа должностного лица наименованиедолжности в реквизите «подпись» не указывается. В отсутствие уполномоченного издавать приказ должностного лица,приказ подписывает должностное лицо, его замещающее. Приказ может иметь приложения, которые визируются должностнымлицом, издавшим приказ. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждогоприложения согласно установленным реквизитам для визы согласования. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаютсяпутем издания правового акта (постановления, распоряжения, приказа)об их утверждении. Инструкции, положения и правила, устанавливающие порядокорганизации работы администрации города Нижнего Новгорода (в томчисле охрану зданий, обеспечение противопожарной безопасности,дисциплину труда, должностные инструкции, положения о подразделенияхструктурных подразделений администрации города) утверждаются грифом«УТВЕРЖДАЮ» в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации». (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 25.11.2013 г. N 517-р) 4.3.2. Порядок подготовки проектов положений, правил,инструкций, регламентов и т.д. соответствует общему порядкуподготовки проектов правовых актов. Исключение составляют административные регламентыпредоставления муниципальных услуг, порядок разработки и утверждениякоторых регулируются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Оборганизации предоставления государственных и муниципальных услуг» ипостановлением администрации города Нижнего Новгорода от 24.03.2011N 1104 «О порядке разработки и утверждения административныхрегламентов предоставления муниципальных услуг», и административныерегламенты исполнения муниципальных функций, порядок разработки иутверждения которых регулируется постановлением администрации городаНижнего Новгорода от 06.06.2013 N 2082 «Об утверждении Порядкаразработки и утверждения административных регламентов исполнениямуниципальных функций». (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 25.11.2013 г. N 517-р) 4.3.3. Положение, правила, инструкция, регламент являютсяприложением к правовому акту об их утверждении и оформляются настандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyrразмером 14 кеглей. Констатирующей частью положения (правил, инструкции,регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываютсяоснования разработки, основное назначение документа и сфера егораспространения, ответственность за нарушение установленных норм. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) можетделиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскимицифрами. 4.4. Протокол4.4.1. Протокол совещания (заседания) составляется на основаниизаписей, произведенных во время совещания (заседания),представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текстапротокола возлагается: на секретаря коллегиального органа, чье совещание (заседание)протоколируется; на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протоколавизируются руководителем подразделения, ответственного за подготовкусовещания (заседания). 4.4.2. Протоколы оформляются: на общих бланках должностных лиц администрации городаутвержденной формы при проведении совещаний указанными на бланкахдолжностными лицами - совещания, проводимые главой администрациигорода, заместителями главы администрации города; на стандартных бланках протоколов при проведении совещаний(заседаний) комиссий, рабочих групп и иных коллегиальных органов. Протоколы, выписки из протокола оформляются в соответствии собразцами, прилагаемыми к настоящей инструкции (приложения N 1, N 2,N 3). 4.4.3. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:наименование вида документа - протокол (слово «протокол» печатаетсяцентрованно прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом TimesNew Roman Cyr размером 16 кеглей; дата проведения заседания (совещания) - оформляетсясловесно-цифровым способом (17 мая 2011 года), если заседаниепродолжается несколько дней, указывается дата начала и через тиредата окончания заседания; номер протокола - печатается арабскими цифрами и состоит иззнака N и порядкового номера протокола; к номерам протоколов могутприбавляться буквенные, буквенно-цифровые коды в соответствии сноменклатурой дел; протоколам присваиваются порядковые номера впределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов; место проведения заседания (совещания) - выравнивается поцентру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер"; заголовок - содержит указание на вид коллегиальной деятельности(заседание, совещание, + ) и название коллегиального органа вродительном падеже, если протоколировалось заседание (совещание)данного коллегиального органа, либо указывается вопрос, темасовещания, если протоколируется совещание, проводимое должностнымлицом; заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумяодинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтомчерез одинарный интервал и выравнивается по центру; текст протокола - состоит из двух частей: вводной и основной; подписи.4.4.4. Протокол может быть полным и кратким. Полный протокол, кроме вопросов и решений, содержит краткуюзапись выступлений докладчиков и участников. В краткий записываютлишь перечень обсуждаемых вопросов, фамилии и инициалы докладчиков ивыступавших, принятые решения. В стенограммах весь ход заседания записывается дословно.4.4.5. Во вводной части полного протокола указываются фамилия иинициалы председателя и секретаря заседания (совещания) и ихдолжности; затем, в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должностиприсутствующих на заседании (совещании).Слово "Председатель" печатается от левой границы текстового поля спрописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через1 межстрочный интервал после секретаря, в конце слова ставитсядвоеточие - "Присутствовали:". Затем, 1-2 межстрочными интерваламиниже, через одинарный межстрочный интервал печатаются всеприсутствовавшие на заседании (совещании). Наименования должностеймогут быть указаны обобщенно. Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, суказанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопроснумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога"О" ("Об"), который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повесткидня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали: + Выступили: + Решили: + ». Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему; в последнем случае в текстеделается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Принеобходимости приводятся итоги голосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем.4.4.6. Во вводной части краткого протокола указываются должность,фамилия и инициалы председателя заседания (совещания),присутствующие на заседании (совещании), фамилии и инициалы валфавитном порядке.Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые назаседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается. В следующейстроке в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших назаседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Краткий протокол подписывается председателем. 4.5. Служебные телеграммы4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в двухэкземплярах.Телеграммы подписываются главой администрации города, заместителямиглавы администрации города, руководителями структурных подразделенийадминистрации города. 4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:Адрес (Куда:, Кому:) - печатается через одинарный межстрочныйинтервал; если телеграмма направляется в организацию, расположеннуюв городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края,наименование организации-адресата печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом,например: Дзержинск Нижегородской Администрации г.Дзержинска При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: Главе администрации г.Дзержинска И.О.Фамилия Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ___________________________! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов ипредлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописныхстраниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. На поздравительных телеграммах допускается воспроизведениефаксимильной подписи. 4.6. Служебные письма4.6.1. Служебные письма, как вид документа, по назначению могут бытьинициативными, ответными и сопроводительными.Письма оформляются на специальных утвержденных бланках, печатаютсяшрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей. В администрации города Нижнего Новгорода используются бланкидля писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые ипродольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантовзависит от характера письма. Служебные письма главы администрации города и его заместителейоформляются на должностных бланках утвержденной формы. Служебныеписьма, подготовленные структурными подразделениями администрациигорода, оформляются на бланках соответствующих структурныхподразделений.4.6.2. Исходящее служебное письмо, подготовленное структурнымподразделением администрации города Нижнего Новгорода, имеетследующие реквизиты:герб города Нижнего Новгорода; наименование органа местного самоуправления - администрациягорода Нижнего Новгорода; наименование структурного подразделения администрации города; справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес,номер телефона, номер факса, адрес электронной почты); дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе; визы согласования документа; идентификатор электронной копии документа. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколькихстрок, печатаются через один межстрочный интервал. При этомсоставные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличииприложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от другамежстрочными интервалами.4.6.3. Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержаниетекста письма и отвечать на вопрос "о чем?". Точка в конце заголовкане ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренныхбланками писем, с прописной буквы через одинарный межстрочныйинтервал центрованно.4.6.4. Обращение от текста письма отделяется одним дополнительныминтервалом.Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма,указываются причины, послужившие основанием для составления письма,факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (заключение) высказывается основная цельписьма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даютсягарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговореннымзаранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим сообщить;направляем на рассмотрение); от третьего лица единственного числа (глава администрациигорода считает возможным; администрация города согласовывает); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошунаправить). Форма изложения от первого лица единственного числарекомендуется в случае, если письмо оформлено на бланке должностноголица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно понескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельныеписьма по каждому из них.Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц.Текст письма печатается через одинарный либо полуторный межстрочныйинтервал. 4.6.5. Право подписи служебных писем имеют: должностные лица, указанные на бланке, если письмо оформляетсяна должностном бланке; руководитель структурного подразделения администрации городалибо исполняющий его обязанности, если письмо оформляется на бланкеструктурного подразделения администрации города. 4.7. Поручения4.7.1. Поручения - распорядительные документы, которые оформляютсяна бланке поручений установленной формы.4.7.2. Поручениями оформляются задания оперативного характера.4.7.3. Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14кеглей. Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, атакже бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты: наименование должности руководителя, дающего поручение; наименование вида документа - поручение; дата - оформляется цифровым способом; номер поручения - состоит из знака «N» и порядкового номерадокумента, присвоенного в соответствии с регистрацией порученийсогласно номенклатуре дел, текст поручения, подпись.4.7.4. Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц.При адресовании поручения руководителям структурных подразделенийуказываются только инициалы и фамилия без указания должности. Если в качестве адресата выступает руководитель муниципальнойорганизации, то наименование организации и должности входит в составреквизита "адресат". Если поручение направляется в несколько однородныхподразделений, то их руководителей следует указать обобщённо,например: Главам администраций районов города Нижнего Новгорода 4.7.5. Текст поручения печатается через одинарный либо полуторныймежстрочный интервал от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной или состоять из однойраспорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания поручения. Она можетначинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" ит.д. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно длякаждого задания. Не допускается формулировка заданий без установлениясоответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одномпункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностныелица. Если в тексте поручения фигурирует название структурногоподразделения, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилиюруководителя данного подразделения. В случае, если поручение дается одновременно несколькимдолжностным лицам, последним пунктом поручения указываетсядолжностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнениемпоручения в целом, координация исполнения поручения и подготовкасводной информации для доклада должностному лицу, давшему данноепоручение. На оборотной стороне бланка указываются фамилия и инициалыисполнителя документа и номер его служебного телефона. При наличииприложений также могут быть перечислены рассылаемые документы суказанием их реквизитов и количества листов.4.7.6. Подпись должностного лица, давшего поручение, отделяется оттекста поручения тремя одинарными межстрочными интервалами и состоитиз личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строкинаименования должности без пробелов между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля.Поручения подписывает должностное лицо, на бланке которогоподготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.4.7.7. Поручения главы администрации города, данные им лично или входе совещаний, переговоров, иных встреч, оформляются в этот же илина следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения,времени и места проведения совещания, переговоров, встреч). Ответственным за оформление поручения главы администрациигорода на бланке и рассылку исполнителям является подразделение(должностное лицо), ответственное за организацию совещания,переговоров, встречи.4.7.8. Должностное лицо, которому дано поручение, обязано приступитьк его исполнению незамедлительно, не дожидаясь рассылки порученияпосле его оформления в письменном виде. 4.7.9. Если поручение главы администрации города адресованонепосредственно отраслевому (функциональному) структурномуподразделению администрации города, его руководителю, то отчет главеадминистрации города, необходимую информацию об исполнении поручениянеобходимо готовить за подписью заместителя главы администрациигорода, в чьем подчинении находится данное структурноеподразделение. Руководитель отраслевого (функционального) структурногоподразделения не вправе направлять какие-либо письменные обращенияна имя главы администрации города за своей подписью. Исключениесоставляют руководители структурных подразделений, подчиненные всоответствии со структурой администрации города непосредственноглаве администрации города. Руководитель отраслевого (функционального) структурногоподразделения вправе направлять письменные обращения на имязаместителя главы администрации города, если в соответствии соструктурой администрации города он находится в подчинении данногозаместителя главы администрации города. (Дополнен - РаспоряжениеАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 4.7.10. Заместитель главы администрации города вправе даватьпоручения, в том числе через резолюции на документах, толькоструктурным подразделениям, находящимся в его функциональномподчинении. Заместитель главы администрации города вправе передаватьдокумент на исполнение по подведомственности структурнымподразделениям администрации города, подчиненным непосредственноглаве администрации города, через резолюцию на документе. В период отсутствия заместителя главы администрации городадавать поручения, в том числе через резолюции на документах, вправеруководитель структурного подразделения администрации города,назначенный правовым актом администрации города ответственным закоординацию деятельности структурных подразделений, находящихся вподчинении отсутствующего заместителя главы администрации города. 4.7.11. Заместитель главы администрации города, у которогодокумент находится на рассмотрении, при принятии решения онеобходимости передачи документа для исполнения в структурноеподразделение, ему не подчиненное, своей резолюцией направляетдокумент профильному заместителю главы администрации города, которыйв свою очередь дает необходимое поручение структурномуподразделению, находящемуся в его подчинении.4.7.12. Руководитель структурного подразделения администрациигорода, отвечающего за правовое обеспечение деятельностиадминистрации, вправе давать поручения структурным подразделениям инепосредственно специалистам-юристам структурных подразделенийадминистрации города, связанные с исполнением документов,поступающих из судов, прокуратуры любого уровня, правоохранительныхорганов, а также иных документов, требующих незамедлительногоисполнения. 4.7.13. Срок исполнения поручения исчисляется в календарныхднях. Течение срока начинается с даты, следующей за датойрегистрации поручения.В исключительных случаях при необходимости продления срокаисполнения поручения, должностное лицо, которому дано поручение, доистечения срока представляет на имя должностного лица, давшегопоручение, информацию с четко аргументированной просьбой о продлениисрока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры,принимаемые для исполнения поручения. Срок продлевается всоответствии с резолюцией должностного лица, давшего поручение. Повторное продление сроков исполнения поручений не допускается. 4.8. Оформление доверенности4.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочийна представление интересов или совершение каких-либо действийконкретному лицу.Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок вдоверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дняее выдачи.4.8.2. Доверенность оформляется на общем бланке документаустановленной формы.При оформлении доверенности на представление интересов администрациигорода/администрации района города или совершение каких-либодействий от имени администрации города/администрации района городаиспользуется общий бланк администрации города/администрации районагорода. Доверенность подписывается главой администрациигорода/главой администрации района города либо лицом, исполняющимего обязанности.Оформление доверенности на представление интересов или совершениекаких-либо действий от имени отраслевого (функционального)структурного подразделения администрации города допускается только вслучае, если подразделение имеет статус юридического лица.Доверенность подписывается руководителем данного структурногоподразделения либо лицом, исполняющим его обязанности. 4.8.3. При оформлении доверенности необходимо указыватьследующие реквизиты:заголовок - "ДОВЕРЕННОСТЬ"; дата выдачи доверенности; регистрационный номер. Текст доверенности должен содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, которомувыдается доверенность; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности. Через три одинарных межстрочных интервала после текстадоверенности указывается наименование должности руководителя,уполномоченного на подписание данной доверенности, ставится егоподпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Подписьруководителя заверяется гербовой печатью. 5. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Организация документооборота5.1.1. Движение документов в администрации города с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправкиобразует документооборот.5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутреннихдокументов и операции, производимые с ними, определяются настоящейИнструкцией, Регламентом администрации города Нижнего Новгорода,иными правовыми актами администрации города. 5.2. Организация доставки и отправки документов5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресациии целостность упаковок.Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю спояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с моментаполучения.5.2.2. Конверты с документами, поступившие в службу ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации,вскрываются, за исключением конвертов, адресованных в структурныеподразделения администрации города.Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, передаютсяв комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрациигорода Нижнего Новгорода.5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденциейпроверяется правильность адресации и оформления, комплектность ицелостность документов и приложений к ним, а также наличиеудостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимыхреквизитов служебные документы в день получения возвращаютсяотправителю с указанием причин возврата. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений кним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается вслужбе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третийнаправляется отправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной сторонеего последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись"Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в техслучаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя,дату отправки и получения документов.5.2.4. Доставка документов в администрацию города Нижнего Новгородаосуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (суказанием даты, времени получения документа и полной фамилиирасписавшегося сотрудника службы ДОУ).Документы передаются адресату в день их учета, а имеющие пометку"Срочно", "Вручить немедленно" - незамедлительно. Документы, поступившие из арбитражных судов, судов общейюрисдикции любого уровня, Федеральной антимонопольной службы,незамедлительно передаются непосредственно в департамент правовогообеспечения для организации работы.5.2.5. Отправка исходящих документов производится после регистрациисотрудником службы ДОУ документа с введением в автоматизированнуюинформационную систему (далее - АИС) электронного образа документа,заверенного электронно-цифровой подписью (далее - ЭЦП).Регистрация исходящего документа в АИС осуществляется: при наличии на бумажном экземпляре документа отметки сназванием электронного файла; при наличии данного файла, подписанного , в сетевой папке поподведомственности; при достоверности данного файла (за достоверность отвечаетисполнитель). Служебные документы с резолюциями главы администрации города иего заместителей (за исключением глав администраций районов города)обрабатываются в службе ДОУ департамента организационно-кадровогообеспечения деятельности администрации. Ответственные сотрудникиструктурных подразделений администрации города обязаны забиратьобработанные документы в службе ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации нереже 1 раза в день, а при необходимости - незамедлительно.5.2.6. Исходящие документы передаются для отправки только полностьюоформленными. Ответственным за оформление является непосредственныйисполнитель документа. В случае ненадлежащего оформления документа он возвращаетсяисполнителю на доработку.5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется в соответствии с действующими на территории РоссииПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденнымиПравительством Российской Федерации.Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себя еесортировку, адресование (указание на конвертах адресата, егопочтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в одинконверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр,маркирование конвертов, составление списка на заказнуюкорреспонденцию, сдачу в отделение связи.5.2.8. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочегодня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службыДОУ. Заказными письмами направляются особо важные и срочныеисполнительные документы.5.2.9. С помощью средств связи осуществляется передача информации ввиде телеграмм, факсограмм, телефонограмм.5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочнымвопросам.Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации дляорганизации их отправки подписанными, датированными, с отметкой окатегории и виде отправления, в двух экземплярах. 5.2.11. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии сдействующими на территории России Правилами оказания услугтелеграфной связи, утвержденными Правительством РоссийскойФедерации.5.2.12. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляетсяустно по каналам телефонной связи.5.2.13. Телефонограммы принимаются и регистрируются специалистамиприемных руководителей, которым адресована телефонограмма,незамедлительно после их приема докладываются руководителю ипередаются для исполнения в соответствии с указанием руководителя. 5.3. Порядок прохождения документов5.3.1. Документы, адресованные главе администрации города, вправерассматривать и давать по ним поручения заместители главыадминистрации города (за исключением глав администраций районовгорода) в соответствии с разграничением полномочий. Все документы, рассмотренные главой администрации города и егозаместителями (за исключением глав администраций районов города),направляются для исполнения в подразделения только через службу ДОУдепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации.5.3.2. Документы, адресованные главе администрации города или егозаместителям (за исключением глав администраций районов города),поступившие из сторонних организаций непосредственно вподразделение, должны быть в обязательном порядке направлены нарегистрацию в службу ДОУ департамента организационно-кадровогообеспечения деятельности администрации.5.3.3. В структурных подразделениях учет поступления документовведется в автоматизированном режиме, в регистрационно-контрольныхформах (РКФ), в журналах установленной формы.5.3.4. Глава администрации города, его заместители, руководителиструктурных подразделений администрации города дают указания поорганизации исполнения документов, оформляя эти указания на бланкерезолюции должностного лица.5.3.5. Данные об исполнителях и сроках исполнения документоввносятся службой ДОУ в АИС "Служебная корреспонденция". Резолюции,поступившие в службу ДОУ после 16 часов, заносятся в АИС наследующий день. Затем документы передаются исполнителю всоответствии с резолюцией. 5.3.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок(календарная дата) исполнения документа, а также указания"незамедлительно", "срочно", "оперативно", где исполнениеосуществляется в установленном Регламентом администрации городапорядке и сроках.Если для исполнения документа устанавливается срок более одногомесяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада оходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения ит.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в30-дневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а еслив следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца),считая от даты регистрации документа. Если последний день исполнениядокумента приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению впредшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнения документадолжен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения непредусматривает, то служба контроля департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрациивправе самостоятельно устанавливать срок исполнения документа,который указывается на штампе "Контроль".5.3.7. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требуетдополнительной проработки, превышающей установленный срокрассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ авторуобращения.5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено несколькимлицам и в поручении не указан ответственный исполнитель,ответственным за подготовку обобщенной информации (свод) являетсялицо, указанное в поручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнители организуют своюработу в соответствии с Регламентом администрации города НижнегоНовгорода. 5.3.9. Для подготовки ответов на обращения, запросы,поступившие на имя главы администрации города Нижнего Новгорода,иных документов в администрации города Нижнего Новгорода установленыследующие правила: 5.3.9.1. Исключительно за подписью главы администрации городалибо лица, исполняющего его обязанности, направляются документы,адресованные: Президенту Российской Федерации; председателю Правительства Российской Федерации; председателю Государственной Думы Российской Федерации; председателю Совета Федерации Федерального Собрания РоссийскойФедерации; депутатам Государственной Думы Российской Федерации; Губернатору Нижегородской области; председателю Законодательного Собрания Нижегородской области; депутатам Законодательного Собрания Нижегородской области; главе города Нижнего Новгорода; депутатам городской Думы города Нижнего Новгорода, еслиобращение депутата является депутатским запросом; прокурорам любого уровня, если документ является ответом напротест, представление, требование прокурора. Также глава администрации города либо лицо, исполняющее егообязанности, непосредственно рассматривает и подписывает ответы наобращения, содержащие жалобы на действия (бездействие) заместителейглавы администрации города, руководителей отраслевых(функциональных) структурных подразделений администрации города. 5.3.9.2. Заместители главы администрации города за своейподписью вправе направлять документы, адресованные: заместителям Губернатора Нижегородской области; министрам Нижегородской области; первым заместителям, заместителям министров Нижегородскойобласти; руководителям департаментов, комитетов, управлений органовисполнительной власти Нижегородской области; иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1. 5.3.9.3. Руководители отраслевых (функциональных) структурныхподразделений администрации города вправе направлять за своейподписью документы, адресованные: первым заместителям, заместителям министров Нижегородскойобласти; руководителям департаментов, комитетов, управлений органовисполнительной власти Нижегородской области; иным должностным лицам, не указанным в п.п. 5.3.9.1, 5.3.9.2.5.3.10. Руководители отраслевых (функциональных) структурныхподразделений администрации города не вправе направлять письменныеобращения руководителям служб, входящих в структуру иных отраслевых(функциональных) структурных подразделений, территориальных органовадминистрации города. Например: департамент образования при необходимости передачиинформации управлениям образования, входящим в структурыадминистраций районов города, готовит обращения на имя главадминистраций районов города с просьбой довести необходимуюинформацию до руководителя возглавляемого управления образования. 5.3.11. Служба ДОУ контролирует прохождение документов,регулярно составляет сводку о ходе исполнения и информирует об этомруководство.5.3.12. Регистрация исходящих документов ведется службой ДОУ в АИС.5.3.13. Исполненные документы передаются исполнителями дляформирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел впорядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней.5.3.14. Списание документа в дело осуществляется руководителем,которому адресовано поручение, либо уполномоченным им сотрудником. 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправки ипередачи информации структурным подразделениям администрации города,а также муниципальным организациям и иным городским службам, имеющимсоответствующие программные средства.При работе с электронной почтой должны использоваться официальныеэлектронные адреса. Официальные электронные адреса структурных подразделенийадминистрации города размещены на официальном сайте администрациигорода admgor.nnov.ru, а также на утвержденных бланках писем.5.4.2. Электронные сообщения, направленные по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях.5.4.3. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материалов.5.4.4. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в том числе с пометками "Дляслужебного пользования", не разрешается.Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связисекретных документов.5.4.5. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируетсяисполнителем и подписывается руководителем структурногоподразделения.5.4.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляетлицо, назначенное ответственным за использование факсимильныхаппаратов.На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются датаи время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента(куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса.Эти записи заверяются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы передается руководителюструктурного подразделения либо его заместителю (в период отсутствияруководителя) для дальнейших указаний по исполнению документа, о чемделается пометка в соответствующем журнале.5.4.7. Законченные делопроизводством факсограммы сдаютсяисполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм,имеющие срок хранения один год.5.4.8. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов.Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается наисполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего структурного подразделения.5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Размножение и учет количества документов5.5.1. Размножению подлежат документы, правильно оформленные,подписанные или завизированные.5.5.2. Документы, подлежащие копированию согласно полученнымрезолюциям главы администрации города и его заместителей (заисключением глав администраций районов города), размножаются ирассылаются департаментом организационно-кадрового обеспечениядеятельности администрации следующим образом: весь комплект документов (оригинал) направляется основному(первому) исполнителю; остальным исполнителям направляются копии документов. Копии приложений направляются остальным исполнителям только втом случае, если это необходимо для исполнения ими направляемогодокумента.5.5.3. Учет количества документов за определенный период времени(год, месяц) проводится по месту регистрации документов.5.5.4. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.5.5.5. Порядок заверения копий документов:5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информациюподлинного документа и все его внешние признаки или часть их.Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии сустановленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающиеей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогомподлинника документа.5.5.5.2. Структурные подразделения администрации города вправевыдавать копии только тех документов, подлинники которых у нихнаходятся на ответственном хранении, и только в том случае, еслитакие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав изаконных интересов обратившихся к ним с письменным заявлениемюридических и физических лиц.5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все егореквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке илистандартном листе бумаги с воспроизведением полного текстаподлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления(издания), указанные в копии, должны соответствовать подлинникунезависимо от того, где, когда и кем готовилась копия.В случаях, когда документы были исполнены на бланках, приизготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.5.5.5.4. Копии документов могут с помощью средствкопировально-множительной или компьютерной изготавливатьсярукописным или машинописным способом, техники (например, с помощьюсканера). В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия". Особенностью копии, изготовленной рукописным или машинописнымспособом, является то, что она не содержит личную подпись лица,подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровкаподписи при этом воспроизводятся полностью).Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст,подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. В случаях изготовления рукописной или машинописной копии сархивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающиесомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельныеслова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "Втексте неразборчиво".5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" через 3 межстрочных интервала проставляютзаверительный штамп или заверительную надпись: "Верно"; должностьлица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи(инициалы, фамилию); дату заверения; оттиск печати. Например: Верно Главный специалист управления делами --------------------- И.О.Фамилия подписьДата заверения Оттиск печати 5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах,заверение копии оформляется следующим образом:листы копии сшиваются на 3 прокола; на обороте последнего листа копии место скрепления нитокзаклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано искреплено печатью ___ листов"; указывается должность заверяющего иподпись; печать проставляется на ярлык, захватывая часть последнеголиста копии;5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается в положении оструктурном подразделении администрации города и закрепляется вдолжностной инструкции сотрудника.5.5.5.8. Копии правовых актов администрации города выдаются изаверяются в порядке, предусмотренном административным регламентомадминистрации города по оказанию муниципальной услуги «Организацияисполнения заявлений о предоставлении копий муниципальных правовыхактов». 5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются выписки из документов. 5.6. Работа исполнителей с документами5.6.1. Руководители структурных подразделений администрации городаобеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их донепосредственных исполнителей не позднее дня, следующего за днемпоступления документа в подразделение, контроль за качественнымисполнением документов по существу вопроса. Документы, требующие срочного исполнения, рассматриваютсяруководителем структурного подразделения в первую очередь.5.6.2. Срочные документы с резолюцией главы администрации города иего заместителей (за исключением глав администраций районов города)передаются исполнителям незамедлительно через службу ДОУдепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации. Срочные документы с резолюцией руководителяструктурного подразделения администрации города - через сотрудниковслужбы ДОУ данного структурного подразделения.5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, егооформление, согласование, представление на подписание (утверждение)главе администрации города, его заместителям, руководителямструктурных подразделений администрации города, подготовку кпересылке адресату.Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа,передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый болеечем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке.5.6.4. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю вустановленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.).Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность всей информации, использованной приподготовке документа. 5.6.5. В случае, если в соответствии с резолюцией (поручением)главы администрации города ответственным исполнителем документаявляется руководитель структурного подразделения администрациигорода, документ (информация) на имя главы администрации городаготовится за подписью заместителя главы администрации города, в чьемфункциональном подчинении находится ответственный исполнитель. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Нижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгорода5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов осуществляются в соответствии с федеральным, региональнымзаконодательством и муниципальными правовыми актами города НижнегоНовгорода.5.7.2. Письменное обращение депутата Законодательного СобранияНижегородской области, городской Думы города Нижнего Новгородасчитается депутатским запросом, если оно рассмотрено соответственнона заседании Законодательного Собрания Нижегородской области,городской Думы города Нижнего Новгорода и оформлено в видесоответствующего правового акта. Запрос депутата ГосударственнойДумы направляется им самостоятельно и не требует оглашения назаседании соответствующей палаты Федерального Собрания РоссийскойФедерации. 5.7.3. Должностные лица администрации города, которым направленоформленный в установленном порядке депутатский запрос либообращение депутата, дают ответ на него в письменной форме: в течение 30 календарных дней со дня поступления запросадепутата Государственной Думы Федерального собрания РФ; в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатскогозапроса и в течение 7 календарных дней (а при необходимостиполучения дополнительных материалов - в течение 30 календарных дней)со дня поступления обращения депутата Законодательного собранияНижегородской области; в течение 15 календарных дней со дня поступления депутатскогозапроса и в течение 30 календарных дней со дня поступления обращениядепутата городской Думы города Нижнего Новгорода. 5.7.4. Депутат-инициатор обращения, запроса вправе приниматьнепосредственное участие в их рассмотрении. 5.7.5. Ответ на депутатский запрос подписывается должностнымлицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим егообязанности. Направление ответов на депутатские запросы, адресованные главеадминистрации города, ответственными за подготовку ответовдолжностными лицами за своей подписью не допускается.5.7.6. Прием, обработка и направление поступающих обращений изапросов депутатов осуществляется службой ДОУ в соответствии сустановленным порядком работы с поступающими документами.5.7.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрениюформируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотренияобращений граждан и их централизованного учета осуществляетсяуправлением по работе с обращениями граждан департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. 5.8.2. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляетсяв соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «Опорядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»,Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З «Одополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородскойобласти», Положением о работе с обращениями граждан и организацииличного приема граждан должностными лицами администрации городаНижнего Новгорода, иными правовыми актами. (В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р) 5.8.3. Поступившие в администрацию города Нижнего Новгородаписьменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 30календарных дней с момента регистрации обращения. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрениюформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) 5.9.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельностиорганизаций, ограничения на распространение которой диктуютсяслужебной необходимостью. Не могут быть отнесены к документам ДСП:правовые акты администрации города, устанавливающие правовой статусмуниципальных организаций, а также права, свободы и обязанностиграждан, порядок их реализации; документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях,опасных природных явлениях и процессах, экологическая,гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая дляобеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан ипроизводственных объектов; положения о структурных подразделениях администрации городаНижнего Новгорода, а также их адреса и контактные телефоны; порядок рассмотрения заявлений, обращений граждан иорганизаций, а также решения, принятые по ним; сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики ипотребностей населения; документы, накапливаемые в открытых информационных системах,необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" (ДСП) определяется должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ, на основании предложения руководителяструктурного подразделения администрации города-ответственногоисполнителя. Должностное лицо, принявшее решение об отнесении документа ккатегории ДСП, несет персональную ответственность за обоснованностьпринятого решения и определяет: порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям; порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации; организацию защиты документов ДСП.5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлениис информацией, имеющей пометку ДСП, решение об ознакомлениизаявителя с документом принимает должностное лицо, принявшее решениеоб отнесении этого документа к категории ДСП.5.9.4. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а такжеза нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальныйслужащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. 5.9.5. В случае упразднения структурного подразделенияадминистрации города решение о дальнейшем использовании документов сотметкой ДСП принимает глава администрации города, либо егозаместитель, в чьем подчинении находилось упраздненное структурноеподразделение.5.9.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, атакже на первой странице сопроводительного письма к документу.5.9.7. Документы ДСП: печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углупоследнего листа каждого экземпляра количества отпечатанныхэкземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона; учитываются, как правило, отдельно от несекретных документов(при незначительном объеме документов ДСП разрешается вести их учетсовместно с другими несекретными документами; к регистрационномуномеру документа в этом случае добавляется пометка "ДСП"); передаются работникам структурных подразделений только подроспись; пересылаются сторонним организациям заказными или ценнымипочтовыми отправлениями; при необходимости направления в несколькоадресатов составляется список рассылки, в котором поадреснопроставляются номера экземпляров отправляемых документов, списокрассылки подписывается исполнителем и руководителем структурногоподразделения администрации города; хранятся в сейфах или металлических шкафах.5.9.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом наобложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".5.9.9. Проверка наличия документов ДСП в структурных подразделенияхадминистрации города проводится не реже 1 раза в год экспертнойкомиссией с привлечением работников администрации города,ответственных за учет и хранение этих документов.5.9.10. О фактах утраты документов ДСП ставится в известностьруководитель структурного подразделения администрации города иназначается комиссия для расследования обстоятельств утраты илиразглашения. 5.10. Работа с документами, имеющими гриф «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» 5.10.1. Документы, содержащие сведения, отнесенные всоответствии с законодательством Российской Федерации кгосударственной тайне, имеют гриф «секретно», «совершенно секретно»,«особой важности». 5.10.2. Использование грифов «секретно», «совершенно секретно»,«особой важности» для засекречивания сведений, не отнесенных кгосударственной тайне, не допускается. 5.10.3. Отнесение сведений к государственной тайнеосуществляется в соответствии с сведений, составляющихгосударственную тайну, определяемым Законом РФ от 21.07.1993 N5485-1 (в ред. от 18.07.2011) «О государственной тайне»,руководителями органов государственной власти в соответствии сдолжностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению сведений кгосударственной тайне, утверждаемым Президентом РоссийскойФедерации. 5.10.4. Степень секретности документа соответствует степенитяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности государствавследствие распространения указанных сведений. 5.10.5. Соблюдение режима секретности при работе с документами,содержащими сведения, отнесенные в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации к государственной тайне, в отраслевых(функциональных) структурных подразделениях администрации городаобеспечивает режимно-секретное подразделение администрации города(далее - РСП), в администрациях районов города - сотрудникадминистрации соответствующего района города, имеющий необходимыйдопуск к работе с документами, содержащими государственную тайну, иуполномоченный главой администрации района города на ведениесекретного делопроизводства. Регистрация входящих и исходящих секретных документовосуществляется сотрудниками РСП, уполномоченными сотрудникамиадминистраций районов города. 5.10.6. Запрещается разработка документов, содержащихгосударственную тайну, на персональных компьютерах, не аттестованныхпо требованию безопасности информации, отнесенной к государственнойтайне. 5.10.7. В конце рабочего дня должностные лица, работающие ссекретными документами, обязаны сдать их в РСП, уполномоченномусотруднику администрации района города. 5.10.8. Документы, содержащие сведения, отнесенные кгосударственной тайне, хранятся в сейфах, металлических шкафахотдельно от несекретных документов. 5.11. Работа с документами, поступающими из судов, и документами исполнительного производства 5.11.1. Единый учет судебных дел, участником которых являютсяадминистрация города Нижнего Новгорода, администрации районов городаНижнего Новгорода, муниципальное образование «город Нижний Новгород»осуществляет департамент правового обеспечения администрации города. 5.11.2. Регистрация и учет документов, поступающих из судов,(повестки, запросы, заявления, решения и др.) и документовисполнительного производства осуществляется с использованиемавтоматизированной информационной системы. 5.11.3. Поступающие исковые и иные заявления в соответствии срезолюцией директора департамента правового обеспечения направляютсянепосредственно в структурные подразделения администрации города поподведомственности. 5.11.4. Структурные подразделения администрации города обязаныежемесячно направлять в департамент правового обеспеченияадминистрации города отчет о результатах рассмотрения судебных дел иисполнительного производства. 5.11.5. Ответственность за обеспечение представительстваадминистрации города, администрации района города, муниципальногообразования «город Нижний Новгород» в суде по поступившим вструктурное подразделение администрации города заявлениям несетруководитель данного структурного подразделения. 6. Поисковая система по документам 6.1. Регистрация документов 6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов: запись учетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемыеи нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении N 4.6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях.Регистрируются документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебнойдокументации. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания.6.1.3. Документы регистрируются один раз. При передаче документа,зарегистрированного в службе ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, изодного подразделения в другое регистрационный номер службы ДОУдепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации должен сохраняться.6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп взависимости от названия вида документа, автора и содержания.Например, отдельно регистрируются приказы руководителя структурногоподразделения по основной деятельности, приказы по кадрам, служебнаяпереписка, обращения граждан и т.п.6.1.5. Службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечениядеятельности администрации осуществляется регистрация:входящих документов, адресованных главе администрации города и егозаместителям (за исключением глав администраций районов города); исходящих документов, подготовленных за подписью главыадминистрации города и его заместителей (за исключением главадминистраций районов города). Регистрацию документов, адресованных руководителям отраслевых(функциональных) структурных подразделений и территориальных органовадминистрации города, осуществляют службы ДОУ данных подразделенийсамостоятельно.6.1.6. Регистрация всех документов осуществляется вавтоматизированных информационных системах (АИС).При регистрации создаваемого документа обязательным являетсякорректное заполнение полей в АИС и прикрепление электронного образаданного документа с электронной цифровой подписью ответственногосотрудника. В случае получения документа через АИС до получения оригиналадокумента на бумажном носителе при корректности заполненияотправителем всех необходимых полей и положительного результатапроверки электронной цифровой подписи отправителя такой документрегистрируется в тот же день. Распечатанная копия такого документа спометкой ответственного сотрудника «Подписано ЭЦП. Число. Подпись»используется в работе наряду с оригиналом документа на бумажномносителе. В таком случае повторной регистрации оригинала документана бумажном носителе не требуется - на нем проставляется номер ужезарегистрированного электронного документа. Моментом регистрации документа (в том числе и обращениягражданина) считается момент фиксации факта поступления документапутем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставленияна документе даты и регистрационного номера. На документепроставляется номер, в точности совпадающий с номером, присвоеннымдокументу АИС. Не допускается изменять в номере документа какие-либосимволы (например, проставлять вместо дефиса косую черту и др.). Документы, поступившие в службу ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации до12-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочийдень; документы, поступившие после 12-00, регистрируются инаправляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме срочныхдокументов.6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индексаструктурного подразделения по классификатору структурныхподразделений, порядкового номера, который, исходя из информационныхпотребностей структурного подразделения, может дополняться индексомструктурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодомдокумента по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.Составные части регистрационного номера отделяются друг от другакосой чертой или знаком дефиса.6.1.8. Для достижения информационной совместимости регистрационныхданных и создания АИС устанавливается следующий состав основныхреквизитов регистрации:наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации можетдополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 6.2. Организация поисковой системы по документам6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации припринятии решений в администрации города Нижнего Новгорода внедренаавтоматизированная система электронного документооборота, порядокработы в которой определяется локальными нормативными актами.Обработка документов в автоматизированном режиме осуществляется наавтоматизированном рабочем месте - персональный компьютер сустановленным программным обеспечением по автоматизации электронногодокументооборота.6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в АИС, которая может включать в себя:картотеки; классификационные справочники; подсистему поиска.6.2.3. В АИС поиск конкретного документа или подборки материаловосуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, резолюциями др. полям). Поисковый запрос может содержать любую комбинациюатрибутов.6.2.4. АИС должны обеспечивать поиск информации о деятельностиадминистрации города Нижнего Новгорода, не отнесенной кгосударственной тайне или служебной информации ограниченногораспространения. 7. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в МКУ «Архив города НижнегоНовгорода» в соответствии с установленными государственнымистандартами на документы, нормативно-методическими документамиФедерального архивного агентства, Федеральным законом от 22 октября2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а такжесоответствующими нормативно-методическими документами по архивномуделу и делопроизводству Нижегородской области. (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N206-р) Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел,формирование дел, проведение экспертизы ценности дел, составлениеописей дел постоянного, временного сроков хранения и актов овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков(наименований) дел, заводимых в структурных подразделенияхадминистрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке.Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, описейдел по личному составу, а также для учета дел временного (10 лет именее) хранения и составления и актов о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению. 7.1.2. Номенклатура дел разрабатывается на основе изучениявидов образующихся в деятельности документов, их состава исодержания. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями о структурном подразделенииадминистрации города и его структурных подразделениях, штатнымрасписанием, планами и отчетами о работе, административнымирегламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами делза предшествующие годы.7.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранениядел/документов следует руководствоваться типовыми перечнями. Внастоящее время действуют следующие типовые перечни: типовых управленческих архивных документов, образующихся в процесседеятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденПриказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый вошлираспорядительно-организационные, второй-четвертый - отражающиепланирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет иотчетность, восьмой - о работе с кадрами и т. д.; Перечень типовых архивных документов, образующихся внаучно-технической и производственной деятельности организаций, суказанием сроков хранения (утв. Министерства культуры и массовыхкоммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Перечень включает 13разделов. В разделах 1-5 сгруппированы в основном типовые архивныедокументы о научно-исследовательской, научно-технической,научно-производственной и проектной деятельности, в разделах 6-12 -типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов,производственно-технической, строительной и контрольно-надзорнойдеятельности, в разделе 13 - типовые архивные документы поавтоматизированным системам различного назначения. Информацию о действующих типовых и ведомственных перечняхдокументов с указанием сроков их хранения, типовых и примерныхноменклатурах дел следует получить в МКУ «Архив города НижнегоНовгорода». (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 7.1.4. В каждом структурном подразделении администрации городасоставляется номенклатура дел данного подразделения, состоящая изразделов, являющихся номенклатурами дел внутренних подразделенийструктурного подразделения администрации города (приложение N 5). 7.1.5. Номенклатура дел структурного подразделенияадминистрации города составляется лицом, ответственным за ведениеделопроизводства в подразделении и сдачу документов на хранение вМКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 7.1.6. Архивный отдел управления делами администрации города(далее - архив, архивный отдел) и отдел делопроизводства идокументационного обеспечения департамента организационно-кадровогообеспечения деятельности администрации оказывают структурнымподразделениям администрации города методическую помощь исогласовывают номенклатуру дел. Номенклатура дел структурного подразделения утверждаетсяруководителем данного подразделения и предоставляется в службу ДОУдепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации.7.1.7. Вновь созданное структурное подразделение администрациигорода обязано в 6-месячный срок разработать свою номенклатуру дел инаправить ее в службу ДОУ департамента организационно-кадровогообеспечения деятельности администрации.7.1.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел структурногоподразделения администрации города является документом постоянногосрока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУструктурного подразделения администрации города. Второй используется в службе ДОУ структурного подразделения вкачестве рабочего. Третий направляется в службу ДОУ департаментаорганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Четвертый - в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N206-р)7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 01 января следующегокалендарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовываетсяс МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» не реже 1 раза в 5 лет. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) В случае утверждения новой структуры структурного подразделенияадминистрации города номенклатура дел составляется и согласовываетсязаново в предусмотренном настоящей инструкцией порядке.7.1.11. Основой для определения структуры номенклатуры дел являетсяструктура (штатное расписание) структурного подразделенияадминистрации города. Номенклатура дел структурного подразделенияадминистрации города состоит из разделов, названия которыхсоответствуют названиям подразделений внутри структурногоподразделения администрации города.7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы структурного подразделенияадминистрации города. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:7.1.13.1.В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждогодела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера структурного подразделенияадминистрации города, номера, установленного в самом структурномподразделении администрации города для цифрового обозначения егоструктурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела пономенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 23-01-17, где 23 - номер, присвоенный структурномуподразделению администрации города - управлению делами администрациигорода, 01 - обозначение его структурного подразделения - секторадокументационного обеспечения, 17 - порядковый номер заголовка делапо номенклатуре. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. 7.1.13.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел(томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названиеструктурного подразделения (автор документа); название организации,которой будут адресованы или от которой будут получены документы(адресат или корреспондент документа); краткое содержание документовдела; название местности (территории), с которой связано содержаниедокументов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятойпоследовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки,доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка со структурными подразделениями администрации городаНижнего Новгорода по основной деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службыпо вопросам повышения квалификации сотрудников. При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: еслисодержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами администраций районов города НижнегоНовгорода о социальной защите населения. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, обязательно указывается период (квартал, год), на (за)который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты структурных подразделений администрации города,подчиненных заместителю главы администрации города Нижнего НовгородаМ.М.Холкиной. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. При составлении заголовка каждого конкретного дела следуетучитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным срокомхранения, временным (свыше 10 лет) и временным до 10 лет не могутгруппироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются поперечням документов с указанием сроков их хранения. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки должныбыть расположены в определенной последовательности одинаковой длявсех разделов номенклатуры дел. В начале располагаются заголовкидел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Приэтом заголовки дел, содержащих распорядительные документыдирективных и вышестоящих органов, располагаются перед заголовкамидел, с организационной документацией, относящейся к деятельностиструктурного подразделения в целом (положения, регламенты, уставы).Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительнымидокументами самого структурного подразделения (распоряжения,приказы, решения коллегиальных органов). За этой группой делпоследовательно располагаются заголовки дел, содержащих плановые иотчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные), затемпереписка и журналы регистрации различных видов документов. Если в деле формируются копии документов, то в заголовке этотфакт необходимо отразить, а в графе примечание указать в каком деле,либо в каком структурном подразделении администрации городаформируются подлинники документов. Например: +-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание || | (тома, частей) | дел | дела | || | | (томов, | (тома, части) | || | | частей) | и NN статей | || | | | по перечню | |+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+| | Правовые акты | | ДМН | (1) Относящиеся || | губернатора | | ст. 1 б (1) | к деятельности || | Нижегородской | | | структурного || | области, городской | | | подразделения - || | Думы города Нижнего | | | постоянно || | Новгорода, | | | || | администрации города | | | || | Нижнего Новгорода. | | | || | Копии. | | | |+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+| | Распоряжения главы | | ДМН | Подлинники в || | администрации | | ст. 1 б (1) | деле || | Автозаводского | | | 29-01/01-02 || | района города. | | | || | Копии. | | | |+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+ Заголовки дел, заведенных по географическому или покорреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел поалфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одногогода, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру делследующего года с тем же индексом. 7.1.13.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года. 7.1.13.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номерастатей по типовому перечню. При включении в номенклатуру делзаголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовымперечнем документов, срок их хранения устанавливается постояннодействующей экспертной комиссией управления делами (по представлениюЭК структурного подразделения) с использованием ведомственныхперечней, типовых и примерных номенклатур дел. Постоянный срокхранения согласовывается так же с комитетом по делам архивовНижегородской области. 7.1.13.5. В графе 5 "Примечание" указываются название перечнейдокументов, использованных при определении сроков хранения дел,проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронномвиде), о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), овыделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формированиедел, о передаче дел в другой орган государственной власти дляпродолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в структурных подразделенияхадминистрации города возникают новые документированные участкиработы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения,содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел структурногоподразделения в обязательном порядке сообщаются в МКУ «Архив городаНижнего Новгорода», о чем в номенклатуре дел делается отметка суказанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровкой егоподписи. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгородаот 03.06.2013 г. N 206-р) 7.2. Формирование дел и их текущее хранение7.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся кодному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела всоответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутридела.7.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализовано, тоесть в структурных подразделениях.7.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаватьсяисполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства вструктурных подразделениях, для формирования их в дела всоответствии с номенклатурой дел. 7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяслужбой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечениядеятельности администрации. Методическую помощь в вопросахформирования дел оказывает МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 7.2.5. При формировании дел в структурных подразделенияхадминистрации города необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие посвоему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одноговопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы,телефонограммы на общих основаниях; не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов); по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине неболее 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должнапревышать 10 см). При превышении данного объема заводится второйтом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовокдела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1","Т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся наконтроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на актдело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в делопереписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количествокопий этого документа в соответствующие дела с указанием номерадела, в котором подшит подлинник этого документа.Документы коллегий (комиссий, рабочих групп, +) группируются в двадела: протоколы и решения коллегии (комиссии, рабочей группы, +); документы к заседаниям коллегии (комиссии, рабочей группы, +). Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же,как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельныедела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по административно-хозяйственным вопросам и по личномусоставу. При формировании приказов по личному составу формируются вотдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, всоответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме,перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказовпо другим вопросам (очередные отпуска, командировкам и т.д.). Ведение дел муниципальных служащих осуществляется всоответствии с действующим законодательством. Документы в личныхделах располагаются по мере их поступления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от их проектов. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросамработы администрации города, ее структурного подразделения илиподведомственных организаций и все документы по их рассмотрению иисполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личнымвопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности:документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 7.2.6. Дела считаются заведенными с момента включения в нихпервого исполненного документа. После исполнения документов иокончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспеченияфизической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 7.2.7. В каждом структурном подразделении администрации городаприказом руководителя назначаются сотрудники, ответственные засохранность документов и формирование их в дела (как правило, этосотрудники, ответственные за делопроизводство и архив). Руководителиподразделений и указанные сотрудники обязаны обеспечиватьсохранность документов и дел. 7.2.8. Законченные делопроизводством электронные документыформируются в дела (папки, директории) в соответствии сноменклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, нажестком диске специально выделенного компьютера. 7.2.9. Через год после завершения дел в делопроизводствепостоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения они подлежатполному оформлению и описанию (см. п.п. 8.2, 8.3) . 7.2.10. Завершенные дела постоянного срока хранения, включенныев опись, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, азатем сдаются в архивный отдел. 7.2.11. Завершенные дела временного срока хранения со дня ихзаведения до передачи на уничтожение хранятся по месту ихформирования. 7.2.12. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел,доступа к ним проводится комплекс работ по созданию оптимальныхтехнических (физических) условий хранения документов и дел: размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 7.2.12.1. Дела размещают в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы ит.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли исолнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаютсявертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел.На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужныйзаголовок дела, затем, по индексу дела - соответствующую папку наполке. 7.2.12.2. Дела администрации города и ее структурныхподразделений, находящиеся на текущем хранении подлежат учету.Периодически, как правило, перед передачей в МКУ «Архив городаНижнего Новгорода», проводится проверка наличия и состояниядокументов и дел в целях установления фактического наличия дел исоответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) Проверка наличия и состояния документов и дел проводится приперемещении дел, при возврате дел, при смене руководителяструктурного подразделения, руководителя службы ДОУ, приреорганизации и ликвидации структурного подразделения администрациигорода или его структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатурыдел с описанием дел на обложке, а физическое состояние делопределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженныенедостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебноерасследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате,несет ответственность в установленном порядке. 7.2.12.3. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения руководителя службы ДОУ структурного подразделения.Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется подрасписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемаяна место выданного дела. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца и после его истеченияподлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются наосновании их письменных запросов с разрешения руководителяструктурного подразделения администрации города или его заместителя,курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся натекущем хранении в структурном подразделении, временно требуютсясотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным заформирование и хранение дел, а на их место вкладываетсялист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдандокумент. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителяструктурного подразделения администрации города и с оставлением вделе заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 7.2.13. Дела структурных подразделений администрации городаподлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление делавключает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурныхподразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, приметодической помощи МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 8. Порядок передачи документов на хранение в МКУ «Архив городаНижнего Новгорода» и выделения к уничтожению (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгородаот 03.06.2013 г. N 206-р) Документы администрации города Нижнего Новгорода, ееструктурных подразделений являются их собственностью и послепроведения экспертизы ценности в порядке, установленномзаконодательством в сфере архивного дела, подлежат передаче напостоянное хранение в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» как частьАрхивного фонда РФ. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) Документы временного срока хранения после проведения экспертизыценности в порядке, установленном законодательством в сфереархивного дела, подлежат выделению к уничтожению. Подготовка документов к передаче на хранение в МКУ «Архивгорода Нижнего Новгорода» включает работу службы ДОУ структурногоподразделения, лиц, ответственных за ведение делопроизводства, илиц, ответственных за проведение экспертизы ценности документов. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение ина уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; описание документов (составление описей дел по результатамэкспертизы ценности); составление актов на уничтожение документов и дел с истекшимисроками хранения. 8.1. Экспертиза ценности документов8.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов РоссийскойФедерации по архивному делу и документационному обеспечениюуправления; типовых и ведомственных перечней с указанием сроков иххранения, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденнойноменклатуры дел структурного подразделения администрации городаНижнего Новгорода; нормативно-методических документов Федеральной архивной службыРоссии и комитета по делам архивов Нижегородской области в областиархивного дела. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации города настадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатурыдел; в процессе формирования дел (см. п.п. 7.2.5) и проверкиправильности отнесения документов к делам; при подготовке дел кпередаче в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N206-р) 8.1.3. Для организации и проведения работы по экспертизеценности документов в структурных подразделениях администрациигорода создаются экспертные комиссии (далее - ЭК). ЭК создается правовым актом руководителя структурногоподразделения из числа наиболее квалифицированных сотрудников вколичестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядкевключается лицо, ответственное за подготовку документов для сдачи вархив. Председателем ЭК назначается один из заместителейруководителя структурного подразделения администрации города,курирующий вопросы делопроизводства и архива. Методическое руководство экспертизой ценности документов иподготовкой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел,описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению, осуществляется постоянно-действующей экспертнойпроверочно-методической комиссией (ЭПМК) МКУ «Архив города НижнегоНовгорода. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работыопределяются положением, которое утверждается руководителемструктурного подразделения администрации города. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с МКУ«Архив города Нижнего Новгорода». (В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделенияхадминистрации города непосредственно лицами, ответственными заведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» иответственного за архив. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется: отбор документов постоянного хранения для передачи в МКУ «Архивгорода Нижнего Новгорода»; (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) отбор документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, свременными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности",подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранениякоторых истекли.8.1.7. Отбор документов для постоянного и временного храненияпроводится на основании перечней документов с указанием сроков иххранения (см. п.п. 7.1.3) и утвержденной номенклатуры делструктурного подразделения администрации города путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временными срокамихранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценностидокументов постоянного срока хранения принимает ЭПМК комитета поделам архивов Нижегородской области при утверждении описей. 8.2. Оформление дел 8.2.1.В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. 8.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.8.2.3. Дела временного (10 лет и менее) хранения подлежат частичномуоформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводитьпересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять. 8.2.4. Полное оформление дел предусматривает: систематизацию либо пересистематизацию документов в деле; подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление заверительной надписи (); составление, в необходимых случаях, документов; оформление обложки дела.8.2.4.1. Документы внутри дела должны располагаться сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании. Если дело формировалось не так, документы следуетпересистематизировать. Резолюции руководства, визы, составленные наотдельных листах, размещаются перед документом, к которому ониотносятся и в таком порядке подшиваются в дело. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетныеэкземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов ине относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы сразличными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новыедела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы систекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленномпорядке. 8.2.4.2. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 проколапрочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются сучетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат,виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа,к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документподшивается (переплетается) в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлическиескрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.В конце каждого дела подшивается чистый бланк , а в начале дела - ьдокументов дела.8.2.4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы этого дела(кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскимицифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простымкарандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруютсяотдельно.Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются покаждому тому или по каждой части отдельно. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов,(включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке илисохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковомурасположению листов в деле.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы,представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется вправой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный иподшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документуподклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы,вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначаленумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение вконверте.После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела на отдельномлисте-заверителе дела. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листовдела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старыеномера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новыйномер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись,при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняетсяв деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или описьсоставляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах приподготовке их службой ДОУ структурного подразделения к передаче наархивное хранение допускается по согласованию с МКУ «Архив городаНижнего Новгорода» употребление литерных номеров листов. (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N206-р) 8.2.4.4. Заверительная надпись оформляется на листе-заверителе,подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,должности и даты составления. Количество листов в деле проставляетсяна обложке дела в соответствии с заверительной надписью.Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах -на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - наотдельном чистом листе формата карточки.Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложениеN 6), в которой указываются цифрами и прописью количествопронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи,оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерныхномеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклееннымифотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениямии количество вложенных в них листов), а также указывается наличие вделе типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них,если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Всепоследующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения,замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе соссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистыйоборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листана внутренней стороне обложки дела.8.2.4.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учетадокументов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные, судебные, и т.д.), а также для учета дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностямдокументов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержаниедокумента. Внутренняя опись документов дела составляется на:приказы руководителей структурных подразделений по основнойдеятельности; лицевые счета по начислению заработной платы; личные дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме (N 7), в которой содержатся сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках иномерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговаязапись, в которой указываются цифрами и прописью количествовключенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если делопереплетено или подшито без внутренней описи документов, тосоставленная по установленной форме опись подклеивается к внутреннейстороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включениядокументов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе"Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимостисоставляется новая итоговая запись к внутренней описи изаверительная надпись дела. 8.2.4.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу составляется и оформляется поустановленной форме (N 8). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами,разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульныйлист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можнопечатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клеяна всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалосьпустот. На обложке дела указываются реквизиты: наименованиеструктурного подразделения администрации города (фондообразователя)и его структурного подразделения, делопроизводственный номер(индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количестволистов в деле; срок хранения дела и архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: структурного подразделения - указывается полностью в соответствии сутвержденной структурой; записывается в именительном падеже, суказанием официально принятого сокращенного наименования, котороеуказывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда втечение года, за который готовятся дела, структурное подразделениебыло переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновениянового фондообразователя, или при передаче дела в другое структурноеподразделение, на обложке дела указывается новое наименование этогоструктурного подразделения или его правопреемника, а прежнеенаименование структурного подразделения заключается в скобки; (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела пономенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то наобложке указывается и номер очередного тома; (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, утвержденнойв установленном порядке. В необходимых случаях в заголовок вносятсяуточнения: номера приказов, протоколов и др. Заголовок дела долженбыть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых вдело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деледокументов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование делане раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разнаяпереписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляетсяновое наименование, отражающее содержание подшитых в деледокументов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя датьодно общее краткое наименование, то заголовок составляется путемобобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В техслучаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложкукаждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовоккаждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается ихкопийность. Подлинность документов дела в заголовке неоговаривается. дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительнуюдокументацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число,месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самогопозднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумяцифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяцапишется словами (например: 01 января 2011 года). Если в деловключены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят закрайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается обэтом запись: "В деле имеются документы за____год(ы)". Даты деламогут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовыепланы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку,то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.),датой начала дела является дата подписания или утверждения самогораннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения)самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является датаутверждения (если они утверждаются) или составления первого ипоследнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказово приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смертилица, на которое заведено дело, конечной датой является датадокумента, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудникакадровой службы. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является датапоступления первого входящего или дата первого исходящего документа,а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящегодокумента независимо от места нахождения их в деле. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа- заверителя дела. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со срокомхранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроковхранения (при введении в действие новых перечней документов сосроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядомпишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется:"Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи иномера дела по описи) на обложках дел постоянного храненияпроставляется чернилами только после включения этих дел в годовыеразделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивовНижегородской области (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается местодля наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номердела могут проставляться на обложке штампом. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах,должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами,изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры,соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет)сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Дляобложек дел, сдаваемых на архивное хранение, применяетсябескислотный картон. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей,мучной и крахмальный клейстеры не следует. 8.3. Составление описей дел 8.3.1. Описи дел и документов составляются в делопроизводствеструктурных подразделений администрации города при проведенииэкспертизы ценности документов. Основой для составления описей делявляется номенклатура дел.8.3.2. Опись дел - справочник, содержащий систематизированныйперечень дел и предназначенный для раскрытия состава и содержаниядел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная описьпредставляет собой перечень дел с самостоятельной валовой(порядковой) законченной нумерацией. 8.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного храненияв 4 экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения в 2экземплярах; дела по личному составу в 3 экземплярах. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.3.4. В каждом структурном подразделении администрации городасводные описи на дела постоянного хранения, составляются ежегоднослужбой ДОУ под непосредственным методическим руководством МКУ«Архив города Нижнего Новгорода». По этим описям документы сдаются вархивный отдел. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.3.5. Сводная опись дел постоянного срока храненияструктурного подразделения администрации города должна включать всебя завершенные в делопроизводстве документы и дела постоянногосрока хранения всех подразделений, входящих в его структуру. 8.3.6. Основой для подготовки сводных описей дел структурногоподразделения администрации служат описи дел, представленныеподразделениями, входящими в его структуру. Указанные описисоставляются в 2-х экземплярах, один из которых передается в службуДОУ структурного подразделения администрации города для составлениясводной номенклатуры дел, а второй остается в качестве контрольногоэкземпляра в подразделении. 8.3.7. При составлении описей дел соблюдаются следующиетребования: порядок присвоения номеров описям структурных подразделенийадминистрации города согласовывается с МКУ «Архив города НижнегоНовгорода»; (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждыйтом (часть), в том числе приложение к делу, сформированное вотдельный том, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородныедела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,особенностях их физического состояния, о передаче дел другимструктурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличиикопий и т.п.; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Вэтом случае в описи пишется наименование только первого тома, анаименования всех остальных томов, если они помещены на однойстранице, обозначаются словами "То же". Если же наименованиемноготомного дела переходит на следующий лист, то необходимозаголовок дела повторить полностью. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляетсяинтервал не менее 1 см. 8.3.8.Опись дел подписывается составителем с указанием егодолжности, согласовывается с руководителем службы ДОУ структурногоподразделения, затем опись подлежит рассмотрению ЭК структурногоподразделения администрации города, затем, в случае согласования вконце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номерапротокола ЭК и даты заседания, на котором она была рассмотрена.Согласованные ЭК структурного подразделения описи дел постоянногосрока хранения направляются на рассмотрение ЭПМК комитета по деламархивов Нижегородской области. Описи дел временного срока хранения ипо личному составу направляются в МКУ «Архив города НижнегоНовгорода» в соответствии со сроками, установленными графикомпредставления описей дел на рассмотрение МКУ «Архив города НижнегоНовгорода», но не позднее чем через 2 года, после завершенияделопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4экземпляра описи дел постоянного срока хранения и 2 экз.описей делвременного (свыше 10 лет) и 3 экз. описей дел по личному составу. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) Только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМКкомитета по делам архивов Нижегородской области описи утверждаютсяруководителем структурного подразделения администрации города. Затемпервый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольногопередается в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода», остальныеостаются в структурном подразделении до момента передачи дел наархивное хранение. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.3.9. Описи дел постоянного срока хранения, описи дел поличному составу и описи дел временного (свыше 10 лет) хранениясоставляются по установленной форме (N 9) и представляются в МКУ«Архив города Нижнего Новгорода» через один год после завершения делв делопроизводстве. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.3.10. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи исправочного аппарата к описи. 8.3.10.1. Описательная статья описи дел постоянного срокахранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома,части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,части); крайние даты дела (тома, части); количество листов в деле(томе, части); примечания. Описательная статья описи дел временного (свыше 10 лет)хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома,части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,части); крайние даты дела (тома, части); срок хранения дела (тома,части); количество листов в деле (томе, части); примечания. В графесрок хранения указывается так же номер статьи из перечня. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качествоформирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушенийустановленных правил формирования и оформления дел они устраняются. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений)наименование структурного подразделения, которое вело дела изакончило их делопроизводством. В случаях, когда структурноеподразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись,было переименовано (преобразовано), под прежним наименованиемпишется его новое наименование. 8.3.10.2. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись (приложение N 10), в которой указывается(цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый ипоследний номера дел по описи, а также оговариваются особенностинумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.3.10.3. Заголовки дополнительно обнаруженных дел взависимости от их количества могут быть внесены в опись подлитерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. 8.3.10.4. В справочный аппарат описи входят: титульный лист;содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводныетаблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. 8.3.10.4.1. На титульном листе описи помещаются: полноеназвание архива, в который будут передаваться документы, названиефонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние датыдокументов, внесенных в опись. Название фонда на титульном листеописи дается в виде официально принятого полного и в скобкахсокращенного названия структурного подразделения-фондообразователя.При изменении названия фондообразователя или его подведомственностив течение периода времени, за который составлена опись, на титульномлисте указывается сначала его последнее название, а затем всеизменения в его названии в хронологической последовательности суказанием начальной и конечной дат существования каждого названияфондообразователя под данным названием.8.3.10.4.2. Оглавление составляется, если в годовом разделе своднойописи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел,справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются:предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях),названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных враздел, указатели (если они имеются).8.3.10.4.3. Предисловие может составляться как общее ко всем описямфонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фондапомещается в описи дел постоянного срока хранения. В предисловие включаются сведения об основных направленияхдеятельности и структуре подразделения администрации города (соссылкой на нормативные документы, которыми утверждалась структура,положение или штатное расписание) за период, который охватывают делаописи; дается краткая характеристика содержания и полноты документовфонда, включенных в раздел (при этом выделяются наиболее типичныегруппы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию);указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фондаотмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностямдокументов, так и по содержанию дается краткая характеристикасодержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящихорганизациях; освещаются особенности формирования, описания исистематизации заголовков дел, наличие и состав справочного аппаратак разделу, основные принципы его составления и порядок пользованияим. При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда всеобщие данные по истории подразделения-фондобразователя и историифонда помещаются в предисловии к описи дел постоянного срокахранения. Предисловие подписывается составителем с указанием должности идаты составления предисловия и заведующим службой ДОУ структурногоподразделения (лицом, ответственным за архив). 8.3.10.4.4. Опись может иметь список сокращений. В списоксокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий,употребляемых в описи, сокращенные названия организаций иучреждений, предприятий, дается расшифровка названий различныхучетных, отчетных и прочих форм. В списке в алфавитном порядке слеварасполагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тиредается их полное обозначение. Список сокращенных слов помещаетсяпосле предисловия к описи. 8.3.10.4.5. Переводная таблица шифров составляется кпереработанной описи после ее переработки в случае изменения номеровединиц хранения, т.е. их перешифровке. Переводная таблицаустанавливает соотношение старых и новых номеров единиц хранения поформе: N ед. хр. по старой описи, N ед. хр. по новой описи,примечания. 8.3.10.4.6. К описи могут составляться указатели (как общие,так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются напорядковые номера единиц хранения, единиц учета. 8.3.11. Согласованные ЭК структурного подразделения описи делпостоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета поделам архивов Нижегородской области через МКУ «Архив города НижнегоНовгорода». (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 8.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожениюпроизводится при проведении экспертизы ценности документоводновременно с составлением описей дел постоянного хранения,временного (свыше 10 лет) и по личному составу за этот же период. 8.4.2. Результаты отбора документов к уничтожению, срокихранения которых истекли, за соответствующий период времениоформляются актом о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению (N 11). Основой для составления указанных актовявляется утвержденная номенклатура дел. 8.4.3. Дела включаются в акт, если установленный для них срокхранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например,законченные в 2005 году дела с 5-летним сроком хранения могут бытьвключены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 г.). 8.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению, как правило, составляется на дела всего структурногоподразделения (при этом дела каждого его подразделения составляютсамостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел,отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общимзаголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). 8.4.5. Основой для составления сводных актов о выделении куничтожению документов, не подлежащих хранению на дела всегоструктурного подразделения администрации города являются акты,представленные подразделениями, входящими в его структуру. Указанныеакты составляются в 2-х экземплярах, подписывается лицом,ответственным за делопроизводство и архив и руководителемподразделения, представляющего документы к уничтожению. Одинэкземпляр акта передается в сектор ДОК структурного подразделенияадминистрации города для составления сводного акта, а второйостается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. 8.4.6. Составленные акты о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению, подлежат согласованию ЭК структурногоподразделения администрации (в конце акта ставится гриф"Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, накотором она был рассмотрена) и предоставляются в МКУ «Архив городаНижнего Новгорода» на согласование одновременно с описями дел за тотже период. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) Согласованные акты утверждаются руководителем структурногоподразделения только после утверждения ЭПМК комитета по деламархивов Нижегородской области описей дел постоянного хранения заэтот же период времени. 8.4.7. Сводный акт дел печатается в необходимом количествеэкземпляров. Первый утвержденный в установленном порядке экземпляракта является документом постоянного срока хранения и остается вслужбе ДОУ структурного подразделения администрации. Второй и третий- представляются в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода», которымсогласовывался акт. Остальные раздаются по подразделениям дляиспользования в работе. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.4.8. Если сводный акт о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению в структурном подразделении администрации несоставляется, то каждый акт, составляемый в его подразделениях также должен пройти все этапы согласования, предусмотренные для сводныхактов. 8.4.9. После утверждения руководителем структурногоподразделения сводного акта о выделении документов к уничтожению,либо актов, представленных отдельными подразделениями, делапередаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточнойнакладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемыхдел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в номенклатуредел проставляется отметка "Уничтожено, см. акт от______________ N___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного запередачу дел на уничтожение, и даты. 8.5. Передача дел на архивное хранение 8.5.1. В МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» передаются дела сисполненными документами постоянного срока хранения и по личномусоставу. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгородаот 03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.2. Дела с исполненными документами постоянного храненияпередаются в архивный отдел после истечения двухлетнего срока иххранения и использования в структурном подразделении. Правовые акты администрации города передаются на хранение вархивный отдел не позднее 30 июня года, следующего за годом ихпринятия. 8.5.3. Дела передаются на архивное хранение в МКУ «Архив городаНижнего Новгорода» в упорядоченном состоянии. Передача делпроизводится по утвержденным описям дел. Вместе с делами передаютсяи описи дел. (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.4. Дела временного (10 лет и менее, а также свыше 10 лет)хранения и по личному составу администраций районов города передачев МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» не подлежат. Они хранятся вструктурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежатуничтожению в установленном порядке. (В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.5. Передача дел в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода»осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений и руководителями служб ДОУ.(В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.6. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» сотрудником МКУ«Архив города Нижнего Новгорода» предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количествадел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел структурного подразделения администрации города.Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлениидел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.7. Прием каждого дела производится сотрудником МКУ «Архивгорода Нижнего Новгорода» в присутствии сотрудника структурногоподразделения. При этом во всех экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, номера не принятых дел, датаприема-передачи дел, а также подписи руководителя МКУ «Архив городаНижнего Новгорода» или его заместителя и лица, передавшего дела. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в МКУ«Архив города Нижнего Новгорода» сотрудниками структурныхподразделений администрации с сопроводительным письмом, в которомуказывается количество дел и описей, передаваемых в МКУ «Архивгорода Нижнего Новгорода». (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 8.5.9. В случае упразднения структурного подразделенияадминистрации города необходимо оперативно, совместно со службой ДОУдепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации и МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» решить вопросыо преемственности в обеспечении сохранности документов и месте ихдальнейшего хранения. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) Лицо, ответственное за ведение делопроизводства данногоструктурного подразделения, в период проведенияорганизационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документыв дела, оформляет дела и в упорядоченном состоянии передает ихструктурному подразделению, являющемуся правопреемникомупраздненного подразделения. Прием-передача документов оформляетсясоответствующими актами. Копии актов приема-передачи делнаправляются в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N206-р) В случае отсутствия правопреемника документы подлежатэкспертизе ценности, на основании которой документы, включенные всостав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а так жедокументы, сроки временного хранения которых не истекли, подлежатпередаче в упорядоченном состоянии в МКУ «Архив города НижнегоНовгорода». (В редакции Распоряжения Администрации г.НижнегоНовгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) 9. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов9.1. Простая печать (без изображения государственной символики)воспроизводит наименование структурного подразделения. Минимальныйдиаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формальнозаменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях вбумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу,представляют собой реквизиты, участвующие в придании документуюридической силы и ускоряющие документооборот. В администрации города используются следующие виды штампов: регистрационные штампы; заверительные штампы; штампы отдельных реквизитов и др. Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы. 9.2. Изготовление простых печатей и штампов производитсяструктурными подразделениями самостоятельно. Эскиз печати (штампа)согласовывается с сектором по защите государственной тайны. (Вредакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от26.11.2012 г. N 539-р)9.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи главы администрации города или егозаместителей определяется главой администрации города. Главой администрации города и его заместителями назначаетсялицо, ответственное за использование и хранение штампов сфаксимильным воспроизведением подписи, и определяется порядокиспользования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 9.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в секторе позащите государственной тайны в специальном журнале (приложение N12). (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от26.11.2012 г. N 539-р)Печати и штампы выдают под расписку сотрудникам, на которыхвозложена обязанность заверять документы печатями (штампами).9.5. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах илисейфах. 9.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность сектор по защите государственной тайны. (В редакцииРаспоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 26.11.2012 г. N539-р) 9.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в сектор по защите государственной тайны,где они уничтожаются по акту. (В редакции Распоряжения Администрацииг.Нижнего Новгорода от 26.11.2012 г. N 539-р)В акте должны быть указаны: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения печатей и штампов; наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; способ уничтожения.9.8. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, за исключениемдокументов, требующих особого удостоверения их подлинности, накоторых ставятся печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации (N 13).Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должностилица, подписавшего документ. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Герб города Нижнего Новгорода П Р О Т О К О Л (полный) совещания _______________________________________ (наименование вопроса) г. Нижний Новгород__________________ N ____________ (дата)Председатель: И.О. Фамилия, должностьСекретарь: И.О. Фамилия, должностьПрисутствовали:Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих валфавитном порядкеПовестка дня:1. Наименование вопроса2. Наименование вопроса1. СЛУШАЛИ:Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).Изложение содержания доклада (в предложном падеже).ВЫСТУПИЛИ:Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).Изложение содержания выступления (в предложном падеже).ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):1.1. Одобрить проект .....1.2. Поручить муниципальному предприятию ..... (Фамилия И.О.директора) совместно c профильным структурным подразделениемадминистрации города доработать ...2. СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):Председатель (подпись) И.О. ФамилияСекретарь (подпись) И.О. Фамилия Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Герб города Нижнего Новгорода П Р О Т О К О Л (краткий) совещания _______________________________________ (наименование вопроса) г. Нижний Новгород__________________ N ____________ (дата)Председатель: И.О. Фамилия, должностьПрисутствовали:Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих валфавитном порядке 1. О реализации Федерального закона ..... _________________________________________________________________ (под чертой фамилии и инициалы выступивших при обсуждении вопроса в именительным падеже)1.1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса1.2. + 2. О благоустройстве ..... ________________________________________________________________ (И.О.Фамилия, И.О.Фамилия) 2.1. Поручить муниципальному предприятию + (Фамилия И.О.директора) совместно с департаментом + (Фамилия И.О. директора)произвести ремонт + .Срок - до + . 2.2. Директору департамента +(Фамилия И.О. директора)подготовить информацию о + .Срок - оперативно.Председатель (подпись) И.О. Фамилия Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Герб города Нижнего Новгорода АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА совещания _______________________________________ (наименование вопроса) г. Нижний Новгород__________________ N ____________ (дата)Председатель: И.О. Фамилия, должностьСекретарь: И.О. Фамилия, должностьПрисутствовали:Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих валфавитном порядкеПовестка дня:1. Наименование вопроса1. СЛУШАЛИ:Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).Краткое изложение содержания доклада (в предложном падеже).ВЫСТУПИЛИ:Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).Краткое изложение содержания выступления (в предложном падеже).ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):1.1. Одобрить проект .....1.2. Поручить муниципальному предприятию ..... (Фамилия И.О.директора) совместно c профильным структурным подразделениемадминистрации города доработать ...Председатель (подпись) И.О. ФамилияСекретарь (подпись) И.О. ФамилияВерно*Должность (подпись) И.О. Фамилия Дата Примечание:* Выписка заверяется службой ДОУ структурного подразделенияадминистрации города, осуществляющего рассылку.Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.Приложение N 4к Инструкции по делопроизводствув администрации города Нижнего Новгорода Перечень нерегистрируемых документов Копии документов организаций и учреждений Пакеты с пометкой "Лично" Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительныетелеграммы и открытки Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы икаталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламныематериалы, информационные сводки, тематические и специальныесборники, прогнозы погоды и тому подобное Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний,программы их проведения и материалы к ним Документы на иностранных языках без перевода Документы без подписей Рекламные извещения, плакаты Прейскуранты и прайс-листы Учебные планы и программы Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) Формы статистической отчетности Бухгалтерские документы Нормы расхода материалов Графики, наряды, разнарядки Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода +-----------------------------------------+-----------------------------------------+| Герб | || города Нижнего Новгорода | || | || | || Администрация | УТВЕРЖДАЮ || города Нижнего Новгорода | руководитель структурного подразделения || | администрации города || Наименование структурного | || подразделения | _______________ И.О.Фамилия || администрации города | (подпись) || | || НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | || _______________ N_______________ | || | || | || | || | || | || на__________ год | || | || | |+-----------------------------------------+-----------------------------------------+ +----------+---------------+-----------+------------+------------------------------+| Индекс | Заголовок | Кол-во | Срок | Примечания || дела | дела | дел | хранения | || | | (томов, | | || | | частей) | | |+----------+---------------+-----------+------------+------------------------------+ Приемная структурного подразделения . . Отдел организационной работы . . Сектор + . . Должность лица, составившего номенклатуру (подпись) И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ структурного подразделения (подпись) И.О. Фамилия Дата Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______ В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные номера листов ___________________ пропущенные номера листов__________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ +-----------------------------+---------------------------------------------------+| Особенности физического | NN листов || состояния и формирования | || дела | |+-----------------------------+---------------------------------------------------+| 1 | 2 |+-----------------------------+---------------------------------------------------+| | || | || | |+-----------------------------+---------------------------------------------------+ _______________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________ +------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || п/п | документа | документа | документа | листов | || | | | | дела | |+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+| | | | | | |+------+-----------+------------+---------------+------------+-----------------------+ Итого _______________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись И.О.Фамилия Дата Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения код структурного подразделения администрации города ____ +-----------------------------------------+ ______________________________ | Ф. N ___________________ | | | ______________________________ | Оп. N __________________ | | | ______________________________ | Д. N ___________________ | +-----------------------------------------+ Муниципальное казённое учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» ----------------------------------------------------------------------------------- (наименование архива) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения администрации города) ДЕЛО N________ ТОМ N______ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (заголовок дела) _________________________________________________________________ (дата) На _______ листах Хранить_________ +---------------------+ | Ф. N ____________ | +---------------------+ | Оп. N ___________ | +---------------------+ | Д. N ____________ | +---------------------+ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения стр.1: +-----------------------------------------+-----------------------------------------+| Герб | || города Нижнего Новгорода | || | || Администрация | УТВЕРЖДАЮ || города Нижнего Новгорода | руководитель структурного подразделения || | администрации города || Наименование структурного подразделения | || администрации города | _______________ И.О.Фамилия || | (подпись) || ОПИСЬ ДЕЛ | || _______________ N_______________ | || | || | || | || | || | || | || | || | |+-----------------------------------------+-----------------------------------------+ +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | N | Индекс | Заголовок | Дата | Количество | Срок | Примечание | | п/п | дела | дела | дела | листов в | хранения | | | | (тома, | (тома, | (тома, | деле (томе, | дела | | | | части) | части) | части) | части) | (тома, | | | | | | | | части) | | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6* | 7 | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | Название раздела | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | | | | | | | | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | | | | | | | | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | | | | | | | | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ | | | | | | | | +-----+----------+-----------+--------+-------------+----------+--------------------+ В данную опись внесено _________________ дел с N __________________ (цифрами и прописью) по N _______________, в том числе: литерные номера:____________ пропущенные номера:___________ Наименование должности Подпись И.О.Фамилия составителя описи Дата ________________ * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. стр.2: СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы Протокол ЭПК ДОУ структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи от________ N ________ Дата Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам** (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись И.О.Фамилия Дата Принял ___________________________ дел и (цифрами и прописью) _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива Подпись И.О.Фамилия Дата _______________ ** Передаются вместе с делами канцелярии Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в структурном подразделении +------------------------+-------------+------------------------------------------+| По срокам хранения | Всего | В том числе || | +---------------+--------------------------+| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+| Постоянного | | | |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+| Временного | | | || (свыше 10 лет) | | | |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+| Временного (10 лет | | | || и менее) | | | |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+| Итого | | | |+------------------------+-------------+---------------+--------------------------+ Должность руководителя службы ДОУ структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Герб города Нижнего Новгорода Администрация города Нижнего Новгорода Наименование структурного подразделения администрации города АКТ _______________ N_______________ О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению УТВЕРЖДАЮ руководитель структурного подразделения администрации города _______________ И.О.Фамилия (подпись) На основании ____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________________ (название фонда) +-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Количество | Сроки | Примечание || п/п | дела или | дела | описей | (тома, | дел | хранения | || | групповой | или | (номенклатур) | части) по | (томов, | дела | || | заголовок | крайние | за годы | номенклатуре | частей) | (тома, | || | дел | даты | | или N дела | | части) и | || | | дел | | по описи | | номера | || | | | | | | статей по | || | | | | | | перечню | |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| | | | | | | | |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| | | | | | | | |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| | | | | | | | |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+| | | | | | | | |+-----------+-----------+---------+---------------+--------------+------------+------------+----------------+ Итого ____________________________ дел за _______________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________________________ (протокол от _______________ N ______________) Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О.Фамилия Дата Документы в количестве _________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом __________________________ кг сданы в __________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________ N _____________________ Должность работника структурного подразделения, сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия Дата Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода +-----------+--------------------------+ | Журнал | Примечание | | учета | | | простых | | | печатей и | | | штампов | | | | | +-----------+--------------------------+ | | Отметка о возврате или | | | уничтожении | +-----------+--------------------------+ | | Расписка в получении, | | | дата | +-----------+--------------------------+ | | Ф.И.О. получившего | | | штамп, печать, | | | наименование | | | структурного | | | подразделения | +-----------+--------------------------+ | | Оттиск печати, штампа | +-----------+--------------------------+ | | От кого получены печати | | | и штампы | +-----------+--------------------------+ | | Дата регистрации | +-----------+--------------------------+ | | N | | | п/п | +-----------+--------------------------+ Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,выполненных работ; экспертизы и т.д.) Архивные справки Архивные копии Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в суде и т.д.) Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстверабот и т.д.) Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство: техническое и т.д.) Заключения и отзывы Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.) Исполнительные листы Командировочные удостоверения Нормы расхода Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.) Положения об организациях Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные(сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов и перевод валюты,на импорт и т.д.) Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,премиями и т.д.) Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк) Сметы расходов (на содержание аппарата управления; накалькуляцию к договору и т.д.) Соглашения Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использованиебюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.) Спецификации (изделий, продукции и т.д.) Титульные списки Удостоверения Уставы организаций Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р) Лист согласования проекта ______________________________+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| N | Наименование должности | Результат | Подпись, | Расшифровка || п/п | | согласования | дата | подписи |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 1 | Ответственный исполнитель | | | || | (разработчик): | | | || | (наименование должности | | | || | руководителя структурного | | | || | подразделения, | | | || | подготовившего проект) | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 2 | Исполнитель: | | | || | (наименование должности | | | || | работника, подготовившего | | | || | проект) | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 3 | Заместитель главы | | | || | администрации города | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 4 | Наименование должности | | | || | руководителя структурного | | | || | подразделения, | | | || | согласующего проект | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 5 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 6 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 7 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 8 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 9 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+| 10 | | | | || | | | | |+------+----------------------------+---------------+-----------------+--------------+