Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода от 05.09.2008 № 4145
Об утверждении административного регламента
Глава администрации города Нижнего Новгорода ПОСТАНОВЛЕНИЕ 05.09.2008 И 4145 Отменено - Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода от 04.02.2013 г. N 279 Об утверждении административного регламента (В редакции Постановлений Администрации г.Нижнего Новгорода от 16.06.2011 г. N 2303) В соответствии с распоряжением Правительства Нижегородскойобласти от 17.05.2007 И 628-р «Об утверждении Методическихрекомендаций», статьей 8 Устава города Нижнего Новгорода: 1. Утвердить прилагаемый административный регламент оказаниямуниципальной услуги «Организация предоставления информации подокументам архивных фондов, находящихся на архивном хранении вархивном отделе управления делами администрации города НижнегоНовгорода». 2. Управлению по обеспечению деятельности главы города НижнегоНовгорода (Павлова В.В.) обеспечить опубликование настоящегопостановления в средствах массовой информации. 3. Контроль за исполнением постановления возложить науправление делами администрации города Нижнего Новгорода (МанегинЕ.А.). В.Е. Булавинов УТВЕРЖДЕН постановлением главы администрации города от 05.09.2008 И 4145 Административный регламент оказания муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода» (В редакции Постановлений Администрации г.Нижнего Новгорода от 16.06.2011 г. N 2303) 1. Общие положения 1.1. Административный регламент оказания муниципальной услуги«Организация предоставления информации по документам архивныхфондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделеуправления делами администрации города Нижнего Новгорода» (далее -муниципальная услуга, Регламент) разработан в целях повышениякачества работы с пользователями муниципальной услуги и определяетсроки и последовательность действий (административных процедур),стандарт оказания муниципальной услуги при исполнении запросов поиспользованию документов, находящихся на архивном хранении вархивном отделе управления делами администрации города НижнегоНовгорода (далее - архивный отдел). Пользователями муниципальной услуги являются органыгосударственной власти и органы местного самоуправления,юридические и физические лица, обращающиеся на законных основанияхдля получения информации (далее - заявители) . (Пункт в редакции Постановления Администрации г.НижнегоНовгорода от 16.06.2011 г. N 2303) 1.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: 1.2.1. Конституция Российской Федерации («Российская газета»,25 декабря 1993 года, И 237). 1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 И 125-ФЗ «Об архивномделе в Российской Федерации» («Собрание законодательства РоссийскойФедерации», 2004, И 43, ст. 4169). 1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 И 59-ФЗ «О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собраниезаконодательства Российской Федерации», 2006, И 19, ст. 2060). 1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 И 149-ФЗ «Обинформации, информационных технологиях и о защите информации»(«Российская газета» от 29 июля 2006 года И 165). 1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 И 19 «Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетеньнормативных актов федеральных органов исполнительной власти», И 20,14 мая 2007 года). 1.2.6. Закон Нижегородской области от 22.12.2005 И 209-З «Обархивном деле в Нижегородской области» («Нижегородские новости» от11 января 2006 года, И 2). 1.2.7. Закон Нижегородской области от 07.09.2007 И 124-З «Одополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородскойобласти» («Нижегородские новости» от 20 сентября 2007 года, И 174). 1.2.8. Устав города Нижнего Новгорода («Нижегородский рабочий»от 30 декабря 2005 года, И 234). 1.2.9. Постановление главы администрации города НижнегоНовгорода от 19.03.2008 И 1117 «Об утверждении Положения иструктуры управления делами администрации города НижнегоНовгорода». 1.2.10. Распоряжение главы администрации города НижнегоНовгорода от 14.02.2006 И 107-р «Об утверждении Регламентаадминистрации города Нижнего Новгорода». 1.3. Оказание муниципальной услуги осуществляет управлениеделами администрации города Нижнего Новгорода. 1.4. Оказание муниципальной услуги «Выдача копий архивныхдокументов, подтверждающих право на владение землей» осуществляетсяв соответствии с настоящим Регламентом. (Дополнен - ПостановлениеАдминистрации г.Нижнего Новгорода от 11.02.2011 г. N 462) 2. Требования к порядку оказания муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Конечным результатом оказания муниципальной услугиявляются: копии документов, выписки из документов, справки подокументам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе,уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление овозможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательныйответ. 2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес управления деламиадминистрации города Нижнего Новгорода: Кремль, корпус 5, городНижний Новгород, 603082. Режим работы управления делами администрации города НижнегоНовгорода: понедельник - четверг - 9 - 18, пятница - 9 - 17, суббота, воскресенье - выходные дни, обед - 12 - 12. Телефон управления делами администрации города НижнегоНовгорода: (831) 439-13-06, факс: 439-07-35. 2.1.3. Местонахождение и почтовый адрес архивного отделауправления делами администрации города Нижнего Новгорода:ул.Бекетова, дом 8-а, город Нижний Новгород, 603057. Режим работы архивного отдела: понедельник - четверг - 9 - 18, пятница - 9 - 17, суббота, воскресенье - выходные дни, обед - 12 - 12. Телефон архивного отдела: (831) 412-19-90, факс: (831)419-09-79. 2.1.4. Информация о порядке оказания муниципальной услугипредоставляется: по письменным обращениям заявителей, по каналам телефонной связи, при личном обращении граждан. 2.1.5. По письменным обращениям ответ направляется в сроки,предусмотренные пунктами 2.3.1-2.3.3 настоящего Регламента. 2.1.6. По каналам телефонной связи должностные лица архивногоотдела обязаны предоставить достоверную информацию о порядке иусловиях оказания муниципальной услуги при ответе на телефонныйзвонок. 2.1.7. Прием граждан осуществляется ведущими специалистамиприемной архивного отдела. Время приема: понедельник-четверг - с 10 до 12и с 14 до 16. 2.1.8. Место ожидания заявителей в архивном отделе оборудованостульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов),информационными стендами. На стендах размещается следующая информация: информация о порядке оказания муниципальной услуги, адрес и режим работы архивного отдела, образцы заполнения запросов, бланки заявлений, реестр фондов, адреса и телефоны архивных учреждений и нотариальных контор,находящихся на территории города Нижнего Новгорода. 2.1.9. При работе в читальном зале архивного отдела заявителируководствуются Правилами работы пользователей в читальном залеархивного отдела управления делами администрации города НижнегоНовгорода (Приложение к настоящему Регламенту). 2.1.10. Сведения о муниципальной услуге «Выдача копий архивныхдокументов, подтверждающих право на владение землей» такжеразмещаются в информационно-телекоммуникационной сети Интернет: на официальном сайте администрации города Нижнего Новгорода(www.admgor.nnov.ru), на Интернет-портале государственных и муниципальных услугНижегородской области (www.gu.nnov.ru), на Едином портале государственных и муниципальных услуг(www.gosuslugi.ru). (Пункт дополнен - Постановление Администрации г.НижнегоНовгорода от 11.02.2011 г. N 462) 2.2. Основание для оказания муниципальной услуги 2.2.1. Основанием для оказания муниципальной услуги являетсяписьменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела илиуправления делами администрации города Нижнего Новгорода. Формазаявления приводится в приложении N 2 к Регламенту. (В редакцииПостановления Администрации г.Нижнего Новгорода от 11.02.2011 г. N462) 2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые дляего исполнения: изложение существа запроса, обращения; фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации); год рождения заявителя (для физических лиц); адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовыйадрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства),контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (дляюридических лиц); дата отправления запроса, подпись заявителя; о стаже работы - название, ведомственная подчиненностьорганизации, время работы, должность (в случае, если необходимостьуказания таких данных предусматривает существо запроса); иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов,необходимых для исполнения запроса. 2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данныео третьих лицах, дополнительно представляются документы,подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренныезаконодательством Российской Федерации. 2.3. Условия и сроки оказания муниципальной услуги 2.3.1. Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанныхс социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение,получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы),исполняются бесплатно. Срок исполнения социально-правовых запросов составляет неболее 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе.Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, тоднем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочийдень. 2.3.2. Запросы о предоставлении информации по определеннойпроблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившиеот органов государственной власти Российской Федерации иНижегородской области, органов местного самоуправлениямуниципальных образований Нижегородской области, организаций,связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются архивнымотделом на безвозмездной основе в первоочередном порядке, в сроки,установленные Регламентом администрации города Нижнего Новгорода. 2.3.3. Запрос, по которому в архивном отделе отсутствуютдокументы (непрофильный запрос), направляется в соответствии сп.3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующуюорганизацию, где могут храниться необходимые документы, не позднеечем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлениемзаявителя о переадресации запроса.2.4. Перечень оснований для отказа в оказании муниципальной услуги 2.4.1. Основаниями для отказа в оказании муниципальной услугиявляются: отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемойтематике; неудовлетворительное физическое состояние документов, неимеющих копии в фонде пользования (для использования в читальномзале); ограничение доступа к документам, содержащим сведения,составляющие государственную и иную охраняемую законодательствомРоссийской Федерации тайну; ограничение доступа к документам, содержащим персональныеданные; непредставление оригинала запроса в порядке, предусмотренномп.3.2.1 настоящего Регламента; в случае если текст запроса не поддается прочтению. 2.4.2. По запросам, поступившим в архивный отдел, которые немогут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, втечение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ спросьбой указать недостающие или уточняющие сведения. 2.4.3. Основанием для отказа в приеме документов, необходимыхдля оказания муниципальной услуги, является отсутствие в заявленииФ.И.О. физического лица (наименования юридического лица), почтовогоадреса, подписи заявителя. (В редакции Постановления Администрацииг.Нижнего Новгорода от 16.06.2011 г. N 2303) 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги Оказание муниципальной услуги включает в себя следующиеадминистративные действия: прием и первичная обработка запросов; регистрация запросов; исполнение запросов; предоставление справочной информации о ходе рассмотрениязапроса; выдача копий документов, выписок из документов, справок подокументам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе;контроль исполнения запросов. 3.2. Прием и первичная обработка запросов 3.2.1. Доставка в архивный отдел запросов осуществляетсяследующими способами: через почтовое отделение; через приемную управления делами администрации города НижнегоНовгорода; нарочными; лично гражданами; с использованием факсимильной связи. При направлении запроса, не имеющего подтверждения подлинностидокумента (по факсу), обязательным является направление заявителеморигинала запроса в течение 10 календарных дней с моментанаправления запроса по факсу. 3.2.2. Прием корреспонденции в архивном отделе производитсяцентрализованно ведущим специалистом приемной. При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителяставятся штамп, дата и подпись сотрудника архивного отдела,принявшего документ. При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ееналичии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подписьсотрудника архивного отдела, принявшего документ. 3.3. Регистрация запросов 3.3.1. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируютсяведущими специалистами приемной в день поступления. Каждому запросуприсваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрациязапроса в архивном отделе является основанием для начала действийпо оказанию муниципальной услуги. 3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальных журналах: Журнал учета социально-правовых запросов, Журнал учета тематических запросов. В журналы заносится следующая информация: фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации), почтовый адрес, по которому в случае необходимости следуетнаправить ответ, контактный телефон заявителя, суть обращения (в краткой форме), результат рассмотрения обращения (положительный,отрицательный). При выполнении запроса вносится исходящий номер, датаисполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя. 3.4. Исполнение запросов 3.4.1. Исполнение запросов осуществляется понаучно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивномхранении в архивном отделе. Исполнение запросов производитсясотрудниками архивного отдела, ответственными за выполнение даннойработы согласно должностным инструкциям. Определение исполнителейосуществляется руководством архивного отдела. 3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются собозначением названия информационного документа «Архивная справка»,«Архивная выписка». 3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологическойпоследовательности событий с указанием видов архивных документов иих дат. В архивной справке допускается цитирование архивныхдокументов. Несовпадение отдельных данных архивных документов сосведениями, изложенными в запросе, не является препятствием длявключения их в архивную справку при условии, если совпадение всехостальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица илифактов, о которых говорится в архивных документах. В архивнойсправке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивныхдокументах, а расхождения, несовпадения и неточные названия,отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из нихоговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так втексте оригинала»). Сведения о работе в нескольких организациях включаются в однусправку. В тексте архивной справки не допускаются изменения,исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя посодержанию архивных документов, на основании которых составленаархивная справка. В конце архивной справки приводятся архивные шрифты и номералистов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся длясоставления архивной справки. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листыдолжны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивногоотдела. Архивная справка, предназначенная для использования натерритории Российской Федерации, подписывается начальникомархивного отдела, исполнителем и заверяется печатью архивногоотдела. Архивная справка, предназначенная для направления запределы территории Российской Федерации, подписывается управляющимделами администрации города Нижнего Новгорода и заверяется гербовойпечатью. При необходимости к архивной справке прилагаются копииархивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения,изложенные в архивной справке. 3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, егономер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстовархивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные позапросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски втексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечании к тексту архивной выписки делаютсясоответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчивонаписанных, исправленных автором, не поддающихся прочтениювследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выраженияоригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами«Так в документе», «Так в тексте оригинала». После текста архивнойвыписки указываются архивный шифр и номера листов единицы храненияархивного документа. Аутентичность выданных по запросам архивных выписокудостоверяется подписью начальника и печатью архивного отдела. 3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивныешрифты и номера листов единиц хранения архивного документа,удостоверяются подписью начальника и печатью архивного отдела. Вселисты архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяютсяпечатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела.Архивная копия, предназначенная для направления за пределытерритории Российской Федерации, заверяется гербовой печатью иподписью управляющего делами администрации города НижнегоНовгорода. 3.4.6. Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведенияпо теме запроса, но известно местонахождение документов, ведущийспециалист приемной архивного отдела пересылает запрос всоответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятсядокументы. Заявителю направляется уведомление о переадресациизапроса. Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по темезапроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителюнаправляется отказ в оказании муниципальной услуги. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения,заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые длявыполнения запроса данные. После получения ответа с уточненнымиданными прием и первичная обработка документов осуществляются наобщих основаниях. 3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса Справочная информация предоставляется ведущими специалистамиприемной архивного отдела по следующим вопросам: о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера; о сроках исполнения запроса; о результатах рассмотрения запроса(положительный/отрицательный ответ). 3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе 3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия иответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом черезэкспедицию администрации города Нижнего Новгорода. 3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия иответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращениязаявителя или его доверенного лица в архивный отдел, выдаются подрасписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа,удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - припредъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющеголичность, и доверенности, оформленной в установленном закономпорядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивнойкопии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрациизапросов, указывая дату получения документа. 3.7. Контроль исполнения запросов 3.7.1. Текущий контроль за соблюдением последовательностидействий, определенных административными процедурами по оказаниюмуниципальной услуги, и принятием решений осуществляетсяначальником архивного отдела, ответственным за организацию работыпо оказанию муниципальной услуги. 3.7.2. Контроль осуществляется путем проведения начальникомархивного отдела проверок соблюдения и исполнения работникамиархивного отдела положений настоящего Регламента, а такжеотраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствиис действующим законодательством Российской Федерации иНижегородской области. 3.7.3. Контроль полноты и качества оказания муниципальнойуслуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранениенарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений иподготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы нарешения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. 3.7.4. Должностные лица архивного отдела несут персональнуюответственность за несоблюдение требований настоящего Регламентапри оказании муниципальной услуги. 3.7.5. По результатам проведенных проверок в случае выявлениянарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архивногоотдела применяются меры ответственности в порядке, установленномзаконодательством Российской Федерации и Нижегородской области,нормативными правовыми актами органов местного самоуправлениягорода Нижнего Новгорода. 3.8. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) при оказании муниципальной услуги 3.8.1. Обжалование действий (бездействия) и решений,осуществляемых (принятых) должностными лицами архивного отдела приоказании муниципальной услуги, производится в соответствии сзаконодательством Российской Федерации в вышестоящий орган,вышестоящему должностному лицу или в суд. 3.8.2. Информацию о нарушении должностными лицами архивногоотдела положений настоящего Регламента можно сообщать по телефону(831) 439-13-06 или направлять письменно в произвольной форме вадрес управляющего делами администрации города Нижнего Новгорода:Кремль, корпус 5, город Нижний Новгород, 603082. Приложение 1 к административному регламенту оказания муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода» ПРАВИЛА работы пользователей в читальном зале архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода 1. Общие положения 1.1. Правила работы пользователей в читальном зале архивногоотдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода(далее - Правила) устанавливают порядок работы пользователей соткрытыми документами в читальном зале архивного отдела. 1.2. Все пользователи обладают равными правами на доступ кдокументам архивных фондов, находящихся на архивном хранении вархивном отделе. 1.3. Плата за посещение читального зала архивного отдела ипользование архивными документами не взимается. 1.4. Режим работы читального зала: с понедельника по четверг -с 10 до 12 и с 14 до 16; пятница - читальный зал не работает;суббота, воскресенье - выходные дни. 2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архивного отдела 2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основанииличных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу всоответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебныезадания, могут представлять письма направивших их организаций. 2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя,отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень,тема и хронологические рамки исследования. 2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководствомархивного отдела на необходимый пользователям срок. Принеобходимости продления срока вопрос согласовывается с руководствомархивного отдела. 2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами изаполняют анкету установленного образца (Приложение к настоящимПравилам). 2.5. Оформление допуска в читальный зал осуществляется припредъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность. 3. Права, обязанности и ответственность пользователей 3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архивном отделесправочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы. 3.2. Пользователи, работающие в читальном зале архивногоотдела, имеют право: 3.2.1. Получать информацию о порядке работы читального зала. 3.2.2. Получать консультации сотрудников архивного отдела осоставе и содержании документов в соответствии с темойисследований, имеющихся в архивном отделе справочниках. 3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, опричине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующихограничениях на выдачу и копирование документов по темеисследования, а также о сроках, в течение которых они будутдействовать. 3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов илисправочников по теме исследования в соответствии с действующимзаконодательством. 3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописнымиматериалами из фондов научно - справочных библиотек,справочно-информационных фондов. 3.2.6. Заказывать копии архивных документов по темеисследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов,архивных справочников. 3.2.7. При наличии технических возможностей по специальномуразрешению руководства архивного отдела использовать собственныетехнические средства (персональный компьютер, магнитофон,диктофон). Использование технических средств допускается, если этоне мешает работе других пользователей. Не разрешается применениетехнических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев,предусмотренных пунктом 5.7 настоящих Правил). 3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с егосотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы.Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска. 3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики илипомощники. 3.4. Пользователи обязаны: 3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы пользователей вчитальном зале архивного отдела управления делами администрациигорода Нижнего Новгорода. 3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журналепосещений читального зала. 3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел,указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво),характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.). 3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдаватьпредоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатныеиздания сотруднику читального зала. 3.4.5. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину ипорядок во время работы. 3.5. Пользователи могут предоставить архивному отделубиблиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного наоснове архивных документов. 3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивныхдокументов пользователями, решаются в соответствии с действующимзаконодательством. 3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальныйущерб архивному отделу, несут ответственность в установленномдействующим законодательством порядке.4. Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий, предоставления научно - справочного аппарата 4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям наосновании заполненных бланков заказов. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку вбланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.Настоящий порядок распространяется также на порядок выдачи ииспользования материалов научно - справочной библиотеки архивногоотдела. 4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей,10 - 20 дел. 4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материаловустанавливаются руководством архивного отдела, но не должныпревышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.Несброшюрованные, особо ценные, уникальные документы по разрешениюруководства архивного отдела выдаются на один день. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземплярыописей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в деньзаказа. 4.4. Продление сроков хранения и использования в читальномзале описей, дел, документов, других материалов согласуется ссотрудником читального зала (кроме уникальных документов),продление сроков использования уникальных и особо ценных документовсогласуется с руководством архивного отдела, при необходимостиоформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаютсяруководством архивного отдела. 4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы вчитальном зале, как правило, не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям висключительных случаях с разрешения руководства архивного отдела сучетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучениявнешних особенностей документов, некачественные копии, иныеобстоятельства). 4.6. В целях обеспечения сохранности архивных документов неразрешается: 4.6.1. Входить в читальный зал в верхней одежде; вноситьпортфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х300 мм), пластиковые пакеты, зонты; курить, употреблять продуктыпитания и напитки. 4.6.2. Выносить архивные документы из читального зала,передавать их третьим лицам; оставлять открытые дела и архивныедокументы не защищенными от солнечного или электрического светапродолжительное время; писать на листах бумаги, положенных поверхдокументов; загибать углы листов, калькировать документы,вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы внесброшюрованных делах, а также из одного дела в другое. 4.6.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивнымидокументами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки,копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другимирежущими предметами. 4.7. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делатьна документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания. 4.8. При получении описей, дел, других материалов пользователипроверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудникачитального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов,отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователидолжны сообщить об этом сотруднику читального зала. 4.9. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускаетсяв случаях: их плохого физического состояния; ограничений на использование документов, установленных всоответствии с законодательством Российской Федерации илифондообразователем при передаче документов на постоянное хранение; необходимости выполнения служебных заданий сотрудникамиархивного отдела (справочная работа, тематическая разработкафондов, подготовка информационных материалов по запросам органовгосударственной власти и органов местного самоуправления,подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда илифонда пользования, проведение проверки наличия документов,реставрация или копирование документов, оформление рассекреченныхдел и др.); выдачи дел и документов во временное пользование другимучреждениям; экспонирования заказанных материалов на выставке; выдачи их другому пользователю. В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшиенаучного описания и технического оформления. 5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей 5.1. По заказам пользователей в зависимости от техническихвозможностей архивного отдела и физического состояния документовизготавливаются ксерокопии документов. Качество изготавливаемыхкопий обеспечивается архивным отделом. 5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями наспециальном бланке и передаются сотруднику читального зала. Приоформлении заказа обязательно указываются поисковые данныедокументов. При копировании большого количества документов к бланку заказапо требованию руководства архивного отдела может дополнительноприлагаться их перечень. 5.3. Копирование документов личных фондов производится всоответствии с порядком, установленным фондообразователями или ихправопреемниками (наследниками), передавшими документы напостоянное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных припередаче документов, оно осуществляется на общих основаниях. 5.4. Объем и сроки изготовления копий устанавливаютсяруководством архивного отдела с учетом технических возможностей ифизического состояния документов и с учетом положений раздела 2.3административного регламента. 5.5. Копирование фондов, коллекций в полном объемепроизводится с разрешения руководства архивного отдела. Не принимаются заказы на копирование документов, приисполнении которых может быть нанесен ущерб их физическомусостоянию, а также документов, находящихся в плохой физическойсохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документовиз дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководствомархивного отдела в каждом конкретном случае. 5.6. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек,а также баз и банков данных и других архивных справочников в полномобъеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемыкопирования согласуются с руководством архивного отдела в каждомконкретном случае. 5.7. В исключительных случаях при отсутствии техническихвозможностей у архивного отдела допускается копирование документовтехническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числесканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится толькос разрешения руководства архивного отдела в его помещениях и подконтролем сотрудников читального зала. Ответственность за качество копирования документов,проведенное техническими средствами пользователей, архивный отделне несет. 5.8. По согласованию с руководством архивного отделапользователи могут самостоятельно копировать изобразительные играфические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать дляэтой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этихслучаях копирование производится в помещении архивного отдела подконтролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечениясохранности документов. 5.9. Копии документов выдаются пользователям или их довереннымлицам под расписку. Приложение к Правилам работы пользователей в читальном зале архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода Архивный отдел управления делами администрации города Нижнего Новгорода ----------------------------------------- АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯФамилия _________________________________________________________ Отчество Имя --------------------------- -------------------------------------Место работы (учебы) и должность_____________________________________________________________________________________________________Организация, направившая пользователя, ее адрес_______________________Образование _______________________________________________________Ученая степень, звание______________________________________________Тема и хронологические рамки исследования___________________________Место жительства __________________________________________________ (служебный) Телефон (домашний) ---------------------- --------------------Серия и номер документа, удостоверяющего личность______________________С Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отделауправления делами администрации города Нижнего Новгородаознакомился(-ась), обязуюсь их выполнять. Дата ----------------------- ------------------------- (подпись) Приложение 2 к административному регламенту оказания муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделе управления делами администрации города Нижнего Новгорода» ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ,НАХОДЯЩИХСЯ НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДАУправляющему делами администрации города Нижнего Новгорода (либоначальнику архивного отдела управления делами администрации городаНижнего Новгорода)от ____________________________________________ (Ф.И.О. физического лица или полное наименование юридического лица)Адрес: ________________________________________ (место жительства физического лица или место нахождения, почтовый адрес юридического лица)Телефон: ______________________________________ +---+ действующего (-ей) по | | доверенности | | +---+ при необходимости делается отметка от ________________________________________ (Ф.И.О. физического лица или полное наименование юридическоголица - доверителя) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить следующую информацию по документам архивныхфондов, находящихся на архивном хранении в архивном отделеуправления делами администрации города Нижнего Новгорода: ____________________________________________________________________. (излагается существо запроса с указанием сведений, позволяющихосуществить поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапроса) «_____» ___________ _______г. число месяц год Подпись заявителя: ___________ /___________________/ (расшифровка подписи) (Приложение дополнено - Постановление Администрации г.НижнегоНовгорода от 11.02.2011 г. N 462)