Постановление Правительства Нижегородской области от 03.04.2008 № 110
Об утверждении административного регламента аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Губернатора...
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 3 апреля 2008 года N 110Об утверждении административного регламента аппарата Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области" (В редакции Постановлений Правительства Нижегородской области от 02.03.2010 г. N 104; от 18.10.2010 г. N 700; от 03.12.2010 г. N 869) Во исполнение Указа Губернатора Нижегородской области от 22 ноября 2007 года N 430 "Опорядке разработки и утверждения административных регламентовисполнения государственных функций и административных регламентовпредоставления государственных услуг в Нижегородской области"Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемый административный регламент аппаратаПравительства Нижегородской области по предоставлениюгосударственной услуги "Обеспечение использования документов,находящихся на архивном хранении в аппарате ПравительстваНижегородской области (далее - регламент). (В редакцииПостановления Правительства Нижегородской области от 24.12.2009 г.N 965) 2. Аппарату Правительства Нижегородской области обеспечитьисполнение регламента. (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна руководителя аппарата Правительства Нижегородской области -министра Правительства Нижегородской области. (В редакцииПостановлений Правительства Нижегородской области от 24.12.2009 г. N965; от 18.10.2010 г. N 700) Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Нижегородской области от 03.04.2008 N 110 Административный регламент аппарата Правительства Нижегородской области по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области" (В редакции Постановлений Правительства Нижегородской области от 02.03.2010 г. N 104; от 18.10.2010 г. N 700; от 03.12.2010 г. N 869) I. Общие положения 1.1. Административный регламент аппарата ПравительстваНижегородской области (далее - Аппарат) по предоставлениюгосударственной услуги "Обеспечение использования документов,находящихся на архивном хранении в аппарате ПравительстваНижегородской области" (далее - государственная услуга) разработанв целях повышения качества работы с пользователями (заявителями)государственной услуги и определяет сроки и последовательностьдействий (административных процедур) при исполнении запросов поиспользованию документов, находящихся на архивном хранении вАппарате. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от 24.12.2009 г. N 965) Пользователями (заявителями) государственной услуги являютсяорганы государственной власти Нижегородской области, органыместного самоуправления Нижегородской области, иные органы иорганизации, физические лица, обращающиеся на законных основанияхдля получения информации (далее - заявители). Информационное обеспечение заявителей предусматриваетвыявление запрашиваемой ими информации по документам, подготовку ипредоставление им соответствующих информационных документов вплановом или оперативном порядке на основе запросов. 1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: - Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от25.12.1993 N 237); - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российскаягазета" от 05.05.2006 N 95); - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном делев Российской Федерации" ("Российская газета" от 27.10.2004 N 237); - Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,информационных технологиях и о защите информации" ("Российскаягазета" от 29.07.2006 N 165); - Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "Одополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородскойобласти" (газета "Нижегородские новости" от 20.09.2007 N 174(3826); - Законом Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Обархивном деле в Нижегородской области" (газета "Нижегородскиеновости" от 11.01.2006 N 2 (3414); - постановлением Правительства Нижегородской области от 26марта 2009 года N 155 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях" (газета "Нижегородскиеновости" от 07.05.2009 N 81 (4213)); (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) - постановлением Правительства Нижегородской области от 11декабря 2009 года N 920 "Об утверждении Регламента ПравительстваНижегородской области"; (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) - постановлением Правительства Нижегородской области от 8ноября 2005 года N 290 "Об утверждении Положения об аппаратеПравительства Нижегородской области"; (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от 21.07.2010 г. N 437) - приказом аппарата Правительства Нижегородской области от 26мая 2009 года N 49-од "Об утверждении положения о департаментеорганизационного обеспечения деятельности и работы с документамиГубернатора и Правительства Нижегородской области аппаратаПравительства Нижегородской области"; абзац;(Исключен - Постановление Правительства Нижегородскойобласти от 21.07.2010 г. N 437) - Основными правилами работы архивов организаций, одобреннымирешением Коллегии Росархива от 06.02.2002. 1.3. Предоставление государственной услуги осуществляетАппарат. II. Требования к порядку предоставления государственной услуги 2.1. Порядок информирования о государственной услуге 2.1.1. Конечным результатом предоставления государственнойуслуги являются: копии документов, выписки из документов, справкипо документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате,уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление овозможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательныйответ. 2.1.2. Информация о порядке оказания государственной услуги,местонахождении и графике работы структурных подразделенийАппарата, предоставляющих государственную услугу, представляется впомещениях Аппарата, по телефону, а также посредством ее размещенияна сайте Правительства Нижегородской области. 2.1.3. Копии документов, выписки из документов, справки подокументам, находящимся на архивном хранении в Аппарате,предоставляет департамент организационного обеспечения деятельностии работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородскойобласти Аппарата (далее - Департамент). (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) Местонахождение и почтовый адрес Аппарата: Кремль, корпус 1,г.Нижний Новгород, 603082. Режим работы: понедельник - четверг - 9.00-18.00 пятница - 9.00-17.00 суббота, воскресенье - выходные дни. 2.1.4. Телефон/факс Департамента: (831)439-10-59, справочныетелефоны: 439-10-60, 439-00-33, адрес электронной почты:official@apparat. kreml.nnov.ru. (В редакции ПостановленийПравительства Нижегородской области от 02.03.2010 г. N 104; от21.07.2010 г. N 437) Официальный сайт Правительства Нижегородской области: (Вредакции Постановления Правительства Нижегородской области от18.10.2010 г. N 700) http//www.government.nnov.ru . (Пункт в редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от 24.12.2009 г. N 965) 2.1.5. Консультации по вопросам предоставления государственнойуслуги оказывают сотрудники отдела организации документооборота ипротокольного отдела управления документационного обеспечения иконтроля Департамента. (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) Консультации предоставляются по следующим вопросам: - наличие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике; - срок исполнения запроса. 2.1.6. При ответах на телефонные звонки по вопросу получениягосударственной услуги сотрудники Аппарата обязаны: - подробно, в корректной форме информировать заинтересованноелицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги; - объяснить причины возможного отказа в предоставлениигосударственной услуги. 2.1.7. Место ожидания заявителей располагается в фойе 1 этажаи оборудовано стульями и столами для возможного оформлениязаявления, информационным стендом. На стенде размещается следующая информация: - текст настоящего административного регламента; - образцы заполнения запросов; - адреса (простой почты, электронной почты, Интернет-сайтаПравительства Нижегородской области), телефоны и режим работыАппарата. - наименования структурных подразделений Аппарата,предоставляющих государственную услугу. Текст настоящего административного регламента доступен наофициальном сайте Правительства Нижегородской области. (В редакцииПостановления Правительства Нижегородской области от 18.10.2010 г. N700) 2.1.8. Для получения копий документов, выписок из документов,справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате,заявителям необходимо оформить запрос в произвольной форме сотражением в запросе названия организации (для физических лиц -фамилии, имени и отчества), почтового адреса, контактного телефона,темы документа (вопроса), хронологических рамок запрашиваемойинформации и с наличием рукописной подписи. 2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги Срок исполнения тематических запросов составляет не более 30дней с момента их регистрации. Тематические запросы, поступившие от органов государственнойвласти Нижегородской области, органов местного самоуправленияНижегородской области, иных органов и организаций, связанные сисполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередномпорядке в установленные законодательством сроки или в сроки,согласованные с заявителем. Запрос, по которому в Аппарате отсутствуют документы(непрофильный), направляется Аппаратом по принадлежности не позднеечем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлениемзаявителя о переадресации запроса. В тех случаях, когда для исполнения запроса требуютсядополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с моментаполучения дополнительных сведений. Продолжительность приема заявителя у должностного лицасоставляет не более 30 минут. Подготовленные по тематическому запросу копии документов,выписки из документов, справки по документам, находящимся наархивном хранении в Аппарате, выдаются заявителям без очереди. 2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги Основаниями для отказа в предоставлении государственной услугиявляются: - отсутствие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике; - плохое физическое состояние документов, не имеющих копии вфонде пользования; - ограничение доступа к документам, содержащимконфиденциальную информацию; - ограничение доступа к документам, содержащим персональныеданные; - в случае, если текст запроса не поддается прочтению. 2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги, установленные федеральным законодательством и законодательством Нижегородской области Запросы органов государственной власти Нижегородской области,органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органови организаций, физических лиц исполняются бесплатно. Органы государственной власти, органы местного самоуправления,организации имеют право на получение от Аппарата информации,непосредственно касающейся прав и обязанностей этого органа,организации, а также информации, необходимой в связи свзаимодействием с Аппаратом при осуществлении этим органом,организацией своей уставной деятельности. Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение отАппарата информации, непосредственно затрагивающей его права исвободы, в порядке, установленном законодательством РоссийскойФедерации. III. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности административных действий при предоставлении государственной услуги Предоставление государственной услуги включает в себяследующие административные действия: - прием и первичная обработка запросов; - регистрация запросов и подготовка к ним резолюций; - исполнение запросов по научно-справочному аппарату идокументам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, вустановленные законодательством сроки или в сроки, указанные врезолюции; - предоставление справочной информации о ходе рассмотрениязапроса; - выдача копий документов, выписок из документов, справок подокументам, находящимся на архивном хранении в Аппарате; - контроль исполнения запросов. 3.2. Прием и первичная обработка запросов Основанием для начала предоставления государственной услугиявляется запрос органов государственной власти Нижегородскойобласти, органов местного самоуправления Нижегородской области,иных органов и организаций, физических лиц в адрес руководителяАппарата - министра Правительства Нижегородской области илинаправленный в Аппарат запрос для рассмотрения поподведомственности. Доставка в Аппарат запросов осуществляется следующимиспособами: - фельдъегерской службой; - через почтовое отделение; - нарочными; - лично гражданами; - с использованием факсимильной связи; - с использованием электронной почты; - с использованием телексной и телеграфной связи; - в виде телефонограмм. При получении запроса, не имеющего подтверждения подлинностидокумента (по факсу, электронной почте и др.), обязательнымявляется направление заявителем оригинала запроса, соответствующеготребованиям пункта 2.1.8 настоящего административного регламента. Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованноДепартаментом, за исключением факсимильной, телефонной связи иэлектронной почты, которые могут производится децентрализовано. (Вредакции Постановления Правительства Нижегородской области от24.12.2009 г. N 965) При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителяставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшегодокумент. При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ееналичии, по просьбе физического лица ставится штамп, дата и подписьсотрудника отдела, принявшего документ. 3.3. Регистрация запросов и подготовка к ним резолюций Поступившие в Аппарат запросы регистрируются в единой системеэлектронного документооборота и делопроизводства "Служебнаякорреспонденция" (далее - ЕСЭДД) в день поступления. Каждомузапросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Сотрудники отдела по обеспечению деятельности руководителяАппарата - министра Правительства Нижегородской области готовятпроекты резолюций на все зарегистрированные запросы и передают ихна подпись руководителю Аппарата - министру ПравительстваНижегородской области в день получения запроса. 3.4. Исполнение запросов Запрос с резолюцией руководителя Аппарата - министраПравительства Нижегородской области поступает на исполнение всоответствующее структурное подразделение Аппарата. Исполнение запроса осуществляется по научно-справочномуаппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате,в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные врезолюции. Подготовленные проекты копий документов, выписок издокументов, справок по документам, находящимся на архивном хранениив Аппарате, поступают на проверку начальнику отдела организациидокументооборота или начальнику протокольного отдела управлениядокументационного обеспечения и контроля Департамента и, в случаеобнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю.Доработанные документы подписываются заместителем руководителяАппарата, директором Департамента, заместителем директораДепартамента, начальником управления документационного обеспеченияи контроля. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от 24.12.2009 г. N 965) Копии документов, выписки из документов, справки подокументам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заверяютсяв соответствии с установленными требованиями. Если в Аппарате отсутствуют документы и сведения по темезапроса, но известно местонахождение документов, Аппаратомпроизводится пересылка запроса в соответствующий орган,организацию. Должностное лицо, определенное исполнителем запроса, готовитсопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю оботсутствии документов в Аппарате и пересылке запроса на исполнениев другой орган, организацию. С запроса снимается копия, котораяостается в Аппарате, а сам запрос вместе с сопроводительным письмомпересылается в орган, организацию, где хранятся документы.Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса. Если в Аппарате отсутствуют документы, сведения по темезапроса и неизвестно местонахождение документов, заявителюнаправляется уведомление о возможном местонахождении документов. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения,заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые длявыполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительныхсведений, помещаются в специально выделенное дело (папку). Послеполучения ответа с уточненными данными прием и первичная обработкадокументов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответпередается исполнителю вместе с первым запросом. Начальник отдела организации документооборота управлениядокументационного обеспечения и контроля Департамента еженедельнопросматривает данные запросы и в том случае, когда срок ожиданиясведений превышает 3 месяца, запросы подлежат аннулированию, о чеминформируется заявитель. (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) Исходящие запросы подписываются заместителем руководителяАппарата, директором Департамента, заместителем директораДепартамента, начальником управления документационного обеспеченияи контроля Департамента. (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) Персональная ответственность за исполнение запросоввозлагается на руководителя Аппарата - министра ПравительстваНижегородской области. 3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса Справочную работу по предоставлению государственной услугиведут специалисты Департамента. (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от 24.12.2009 г. N 965) Справки предоставляются при личном обращении заявителя или посправочному телефону. Справки предоставляются по следующим вопросам: - о получении запроса и направлении его на рассмотрение; - об отказе в рассмотрении запроса; - о продлении срока рассмотрения запроса; - о результатах рассмотрения запроса. 3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате После исполнения запроса заявителю простым письмом по почтенаправляются копии документов, выписки из документов, справки подокументам, находящимся на архивном хранении в Аппарате. По желанию заявителя копии документов, выписки из документов,справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате,могут быть переданы ему лично. 3.7. Контроль исполнения запросов Исполнение резолюции руководителя Аппарата - министраПравительства Нижегородской области подлежит контролю в Аппарате. Контроль исполнения запросов и контроль исполнения порученийруководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородскойобласти, зафиксированных в резолюциях по исполнению запросов,осуществляет отдел по обеспечению деятельности руководителяАппарата - министра Правительства Нижегородской области. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным исвоевременным исполнением запросов. Исполненными считаются запросы, по которым рассмотрены всепоставленные в запросе вопросы и заявителю даны исчерпывающиеответы. 3.8. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента Пользователь государственной услуги вправе обжаловать действия(бездействие) должностных лиц управления документационногообеспечения и контроля Департамента по исполнению государственнойуслуги устно или письменно руководителю аппарата ПравительстваНижегородской области - министру Правительства Нижегородской областилибо директору Департамента, а также в судебном порядке всоответствии с законодательством Российской Федерации. Обращение (жалоба), содержащее вопросы, решение которых невходит в компетенцию Департамента, направляется в течение семи днейсо дня регистрации в соответствующий орган или соответствующемудолжностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленныхв обращении (жалобе) вопросов, с уведомлением лица, направившегообращение (жалобу), о переадресации обращения (жалобы) Обращение (жалоба) заявителя в письменной форме должносодержать следующую обязательную информацию: - наименование государственного органа, в который направляетсяписьменное обращение (жалоба), либо фамилию, имя, отчествосоответствующего должностного лица, либо должность соответствующеголица; - фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителялибо наименование юридического лица, которым подается обращение(жалоба); - почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ,уведомление о переадресации обращения (жалобы); - изложение сути обращения (жалобы); - подпись (для юридических лиц - подпись соответствующегодолжностного лица) и дата. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к письменному обращению документы и материалы либо ихкопии. Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрациив день поступления. При подаче письменного обращения (жалобы) рассмотрение жалобыосуществляется в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. Висключительных случаях, а также в случаях направления запроса,предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений гражданРоссийской Федерации", руководитель аппарата ПравительстваНижегородской области - министр Правительства Нижегородской областилибо директор Департамента вправе продлить срок рассмотренияобращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлениисрока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу). По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимаетсярешение об удовлетворении требований заявителя и о признаниинеправомерным обжалованного действия (бездействия) или решения либооб отказе в удовлетворении обращения (жалобы). Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной,принимается решение о применении мер ответственности к должностнымлицам, допустившим нарушения при предоставлении государственнойуслуги. Абзац. (Исключен - Постановление Правительства Нижегородскойобласти от 03.12.2010 г. N 869) Обращение (жалоба) заявителя считается разрешенным, еслирассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые мерыи даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращениивопросов. Ответ по существу обращения (жалобы) не дается: - в случае, если в письменном обращении не указаны фамилиязаявителя, направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, покоторому должен быть направлен ответ; - в случае, когда в обращении (жалобе) обжалуется судебноерешение, в течение семи дней со дня регистрации возвращаетсязаявителю, направившему обращение, с разъяснением порядкаобжалования данного судебного решения; - в случае, когда государственный орган или должностное лицопри получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатсянецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью иимуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данномслучае заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается онедопустимости злоупотребления правом; - в случае, если текст письменного обращения (жалобы) неподдается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение вгосударственный орган или должностному лицу в соответствии с ихкомпетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения(жалобы) сообщается заявителю, направившему обращение (жалобу), еслиего фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению; - в случае, если в письменном обращении (жалобе) заявителясодержится вопрос, на который ему многократно давались письменныеответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями(жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новыедоводы или обстоятельства, руководитель аппарата ПравительстваНижегородской области - министр Правительства Нижегородской областилибо директор Департамента вправе принять решение обезосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращениипереписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанноеобращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы)направлялись в Департамент или аппарат Правительства Нижегородскойобласти. О данном решении уведомляется заявитель, направившийобращение (жалобу); - в случае, если ответ по существу поставленного в обращении(жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений,составляющих государственную или иную охраняемую федеральным закономтайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается оневозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса всвязи с недопустимостью разглашения указанных сведений. В случае, если причины, по которым ответ по существупоставленных в обращении (жалобе) вопросов не мог быть дан, впоследующем были устранены, заявитель вправе вновь направитьобращение (жалобу) в соответствующий государственный орган илисоответствующему должностному лицу. Персональная ответственность должностных лиц управлениядокументационного обеспечения и контроля Департамента, участвующих впредоставлении государственной услуги, закрепляется в их должностныхрегламентах в соответствии с требованиями законодательстваРоссийской Федерации. (Пункт 3.8 в редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от 18.10.2010 г. N 700) ____________________________________