Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 № 295
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16.11.2005 N 295 Утратило силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 г. N 123 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях В целях совершенствования работы с документами, обеспеченияединого подхода к организации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации" Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях. 2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородскойобласти обеспечить соблюдение Инструкции при организации и веденииделопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальныхинструкций по делопроизводству. 3. Признать утратившим силу постановление ПравительстваНижегородской области от 08.10.2003 N 298 "Об утвержденииИнструкции по делопроизводству в органах государственной властиНижегородской области, находящихся в подчинении ГубернатораНижегородской области". 4. Контроль за выполнением данного постановления возложить назаместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области Л.А.Белова. Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 N 295 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области ОГЛАВЛЕНИЕ стр. I. Общие положения 1 II. Документация органа исполнительной власти 2 области III. Оформление служебных документов 2 3.1. Общие требования к оформлению документов 2 3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж 14 3.3. Оформление доверенности 15 IV. Особенности оформления отдельных видов 16 документов 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородской области и органов исполнительной 16 власти 4.2. Приказ 20 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 22 4.4. Протокол 23 V. Организация документооборота и исполнения 27 документов 5.1. Организация документооборота 27 5.2 Организация доставки и отправки документов 28 5.3. Порядок прохождения документов 31 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих по каналам электронной почты и документов, поступающих с использованием средств 32 факсимильной связи 5.5. Печатание, размножение и учет количества 34 документов 5.6. Работа исполнителей с документами 34 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 35 5.8. Работа с письмами и обращениями граждан 35 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" 36 VI. Поисковая система по документам 37 6.1. Регистрация документов 37 6.2. Организация поисковой системы по документам 39 VII. Организация документов в делопроизводстве 40 7.1. Составление номенклатур дел 40 7.2. Формирование и оформление дел 44 7.3. Организация оперативного хранения документов 47 VIII. Порядок передачи документов на хранение в 48 архив 8.1. Экспертиза ценности документов 48 8.2. Подготовка и передача документов в архив 51 IX. Изготовление, использование, хранение и уничтожение простых печатей и штампов 52 X. Приложения I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана вцелях совершенствования документационного обеспечения управления иповышения его эффективности путем унификации состава и формуправленческих документов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации, законодательствомНижегородской области. 1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведутделопроизводство на основе индивидуальных инструкций и другихнормативно-методических документов, не противоречащихзаконодательству Российской Федерации, Нижегородской области инастоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаютсяруководителями органов исполнительной власти области послесогласования с комитетом по делам архивов Нижегородской области вчасти, касающейся архивного дела. 1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя,включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)технологий. Автоматизированные технологии обработки документнойинформации, применяемые в органе исполнительной власти, должныотвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единойтехнической политики и применения современных технических средств вработе с документами, методическое руководство и контроль засоблюдением установленного порядка работы с документами вподразделениях органа исполнительной власти осуществляютсяструктурным подразделением, на которое возложены функции подокументационному обеспечению управления (далее именуется - службаДОУ) органа исполнительной власти. 1.6. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение установленного настоящейИнструкцией порядка работы с документами в органах исполнительнойвласти возлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2.1. Деятельность органа исполнительной власти обеспечиваетсясистемой взаимоувязанной управленческой документации. Ее составопределяется компетенцией органа исполнительной власти, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом ихарактером взаимосвязей между органом исполнительной власти,другими органами управления и организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных формдокументов устанавливается в Табеле унифицированных формдокументов, утвержденном руководителем органа исполнительнойвласти. III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Общие требования к оформлению документов Служебные документы (письма, докладные записки, служебныезаписки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)составляются и оформляются структурными подразделениями органовисполнительной власти в соответствии с требованиями, изложенными вданном разделе. Правила оформления проектов распорядительных документовГубернатора, Правительства, членов Правительства изложены в 3разделе Регламента Правительства Нижегородской области. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланкахутвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 идолжны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядоких расположения (образцы оформления писем приведены в приложениях1, 2). Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять вдиалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyrразмером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочныминтервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм отлевой границы текстового поля документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как набланке, так и без него, должны быть не менее, мм: - 20 - левое; - 10 - правое; - 20 - верхнее; - 20 - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматомА4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. Управление по работе с документами аппаратаГубернатора и Правительства Нижегородской области (далее -Управление по работе с документами): - разрабатывает, согласовывает и осуществляет изготовлениеобразцов и макетов бланков правовых актов иорганизационно-распорядительных документов ГубернатораНижегородской области, Правительства Нижегородской области, членовПравительства Нижегородской области, руководителей органовисполнительной власти, органов исполнительной власти и ихструктурных подразделений; - обеспечивает ведение перечня и эталонного экземпляра альбомаобразцов бланков правовых актов и организационно-распорядительныхдокументов Губернатора Нижегородской области, ПравительстваНижегородской области, членов Правительства Нижегородской области,руководителей органов исполнительной власти области, органовисполнительной власти области и их структурных подразделений; - разрабатывает и внедряет альбом унифицированных формдокументов. 3.1.2.3. В органах исполнительной власти и их структурныхподразделениях применяются следующие бланки: - бланк для письма (продольный, угловой вариант); - бланк конкретного вида документа (указ, постановление,распоряжение, приказ и др.) - общий бланк (продольный вариант); - бланк должностного лица (письмо, поручение, резолюция и др.) Вышеперечисленные бланки используются: - должностными лицами исполнительной власти. Применениеуказанных бланков допускается должностными лицами, должностькоторых (исполнение обязанностей) соответствует наименованиюдолжности (бланк письма, поручения, резолюции); - Правительством Нижегородской области. Применение бланкадопускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности; - аппаратом Губернатора и Правительства Нижегородской области(далее - аппарат Губернатора). Применение бланков допускаетсяруководителем аппарата, его заместителями; - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями,инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применениебланков допускается руководителями органов исполнительной власти ииных органов исполнительной власти, а также лиц их замещающих; - структурными подразделениями аппарата Губернатора.Применение бланков допускается руководителями, заместителямируководителей структурных подразделений; - совещательными органами (коллегией, научно-методическими,научно-техническими, экспертными и иными советами и комиссиями (приГубернаторе и Правительстве и др.). Документы совещательных органовоформляются на общем бланке. Применение бланков допускаетсяпредседателями (руководителями) и заместителями председателя(руководителя), ответственными секретарями указанных совещательныхорганов. 3.1.2.4. Если при оформлении писем на имя Губернатора заподписью членов Правительства бланки документов не применяются, тов подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшегодокумент. Для ведения переписки между структурными подразделениями идолжностными лицами бланки документов могут не применяться, в такомслучае "внутренняя" переписка оформляется на листах бумаги форматаА4 или А5. Переписка между членами Правительства может осуществляться какс использованием бланка письма, так и без использования бланка. Впоследнем случае подпись оформляется с указанием должности ифамилии лица, подписавшего документ. 3.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе идолжностных, обязательно при направлении документов за подписьюГубернатора, членов Правительства, должностных лиц органовисполнительной власти в сторонние организации, а также направлениев адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписьюруководителей органов исполнительной власти области (министерств,департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официальноих замещающих. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдатьсятребования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,способствующие оперативному исполнению и последующему использованиюих в справочных целях, а также созданию предпосылки для машиннойобработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силудокументов, являются: наименование организации (должностного лица)- автора документа, название вида документа (кроме писем), дата ииндекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующихдополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов составобязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,если того требует назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочнымиинтервалами. 3.1.3.1. Наименование организации (должностного лица) - авторадокумента приведено на бланках документов Губернатора,Правительства, органов исполнительной власти и их структурныхподразделений. 3.1.3.2. Для каждого вида организационно-распорядительногодокумента Губернатора, Правительства, органа исполнительной властииспользуется бланк конкретного вида документа, на которомвоспроизведено наименование вида документа (указ, постановление,распоряжение, приказ и др.) Реквизит печатается прописными буквамивразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования видадокумента (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами,может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола,справка, акт и др). Наименование вида документа указывается на всех документахкроме служебных писем. 3.1.3.3. Датой документа в зависимости от его вида иназначения является: - дата подписания и регистрации - для распорядительных ислужебных документов; - дата составления (принятия решения) - для протоколовзаседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полноепроставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровоепроставление даты). В служебных письмах, протоколах и других документах,содержащих сведения финансового характера, а также враспорядительных документах предпочтительным являетсясловесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном местебланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит"Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящийномер с указанием индекса дела по номенклатуре дел и поклассификатору (распоряжение Губернатора Нижегородской области от01.11.2005 N 1183-р "Об утверждении классификатора органовисполнительной власти Нижегородской области и их структурныхподразделений". Индекс документа проставляется в специальнообозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита"Дата документа", составные части индекса отделяются друг от другатире или косой чертой. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документав обязательном порядке указывается на документах - ответах поддатой и номером документа-ответа. 3.1.3.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документуформата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражатьсодержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "очем?". Заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденнымибланками правовых актов и организационно-распорядительныхдокументов, при их отсутствии - в установленном для реквизита"Заголовок" месте. Заголовок печатается от границы левого поля под реквизитами"Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа" (надокументах-ответах). Длина заголовка в одной строке при угловомрасположении реквизитов не должна превышать 70 мм, при продольном -110 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. Набланках с продольном расположением реквизитов заголовок можетцентрироваться относительно правого и левого полей документа. 3.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах.Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на ихобращения. Наименование органа исполнительной власти, организации(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этомпри адресовании документа должностному лицу инициалы указываютсяперед фамилией, например: Комитет по культуре Нижегородской области Руководителю С.Б.Щербакову Если в качестве адресата выступает руководитель органа(организации), то наименование органа (организации) входит внаименование должности адресата, например: Руководителю департамента здравоохранения Нижегородской области Ю.И.Тарасову При адресовании документа физическому лицу инициалы указываютпосле фамилии. Если документ отправляют в несколько однородных организаций,то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Нижегородской области При адресовании документа должностному лицу исполнительнойвласти области наименование должности указывается в соответствии снаименованием, приведенном в распорядительном документе оназначении на должность, например: заместитель Губернатора -руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородскойобласти. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, аадресат, которому направляется конкретный экземпляр,подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляютсписок рассылки и на каждом документе указывают только одногоадресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.Исходящие документы, в т.ч. инициативные, принимаются к отправке вслучае отправления документа в один адрес - в 2-х экземплярах, вслучае направления нескольким адресатам - в таком количествеэкземпляров, которое соответствует количеству адресатов надокументе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающейся вделе, должен быть завизирован, в том числе указывается исполнительс номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, приэтом должен соблюдаться следующий порядок написания адресаадресата: - наименование адресата (наименование организации или приадресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области),республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д.5/2 Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органыгосударственной власти РФ, должностным лицам государственной властиРФ (Федеральное Собрание) и в органы государственной властиобласти, должностным лицам государственной власти области(Законодательное Собрание), а также при переписке внутриструктурных подразделений. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в серединестрок знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренныхутвержденными бланками для писем. При угловом расположенииреквизитов адресат печатается на расстоянии от 120 мм от левогокрая листа бумаги и на 20 мм от его верхнего края, с продольнымрасположением реквизитов - на 50 мм от верхнего края. Все составныечасти адресата центрируются относительно самой длинной строки этогореквизита. Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются одинарныммежстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются отнаименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускаетсявыделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.1.3.7. Текст документа строится в зависимости от вида(разновидности) документа и отделяется от заголовка 3 одинарнымимежстрочными интервалами. Текст документа должен, как правило, состоять из двух основныхчастей. В первой части излагается причина составления документа,даются ссылки на основополагающие документы и содержится информацияпо существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы,подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованыарабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно,кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы,указывают их реквизиты: наименование документа, наименование авторадокумента, дату и регистрационный номер документа, заголовок ктексту. При направлении документа в адрес конкретного должностноголица допускается начинать текст с персонального обращения кадресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая",например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов в иные организации допускаетсятакже обращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественногочисла (например, "Просим Вас...", "Направляем..."), от третьеголица единственного числа (например, "Управление не возражает...").В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагаетсяот первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ..."). В конце текста перед подписью возможно проставление слов "Суважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левомукраю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и более страницах вторая ипоследующая должны быть пронумерованы, допускается использованиеоборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница"(стр.) и знаков препинания. 3.1.3.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то ихнаименования необходимо перечислить с указанием количества листов вкаждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области за IV квартал 2005г. на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, тоотметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: __________________________________________________ (название документа и наименование организации ______________________________________________________________ или автора, дата и индекс документа) и приложение к нему, всего на _____ л. в _____ экз. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границытекстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервалпосле текста документа. 3.1.3.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. Всостав подписи входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент (при использовании должностного бланка наименованиедолжности не указывается), личная подпись и ее расшифровка(инициалы и фамилия), например:Заместитель Губернатора - руководительаппарата Губернатора и ПравительстваНижегородской области Л.А.Белов При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну над другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностейих подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ,отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее егообязанности, или его заместитель. При этом документперепечатывается и указывается фактическая должность лица,подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности..."или "первый заместитель (заместитель)..." Не допускается подписывать документы с предлогом "за" ипроставлением косой черты перед наименованием должности. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощьюаналогов собственноручной подписи допускается при подписаниидокументов нефинансового характера: приглашений, справок, извещенийи др. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняябуква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. Подпись отделяется от текста, приложения тремя одинарнымимежстрочными интервалами. 3.1.3.10. Гриф согласования проставляется на проектахдокументов, требующих предварительного рассмотрениязаинтересованными органами (организациями), структурнымиподразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкойо согласовании, листом согласования или протоколом обсуждениядокумента. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатаетсяпрописными буквами без кавычек), наименование должности лица, скоторым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:СОГЛАСОВАНОВице-губернатор, первый заместительПредседателя ПравительстваНижегородской области Подпись В.В.КлочайДата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" илина отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждениясоставляются в том случае, когда содержание документа затрагиваетинтересы нескольких организаций, о чем делается отметка на местегрифа согласования, например: "Лист согласования (справка,протокол) прилагается. Подпись, дата". Формой внутреннего согласования является визированиедокументов. Виза включает личную подпись визирующего, еерасшифровку и дату визирования, при необходимости можно указыватьдолжность визирующего. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..."(при внесении замечаний в текст документа), подпись, еерасшифровка, дата. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинникахдокументов, за исключением отправляемых документов, которыевизируются на копиях, кроме правовых актов Губернатора иПравительства Нижегородской области. Гриф согласования печатается от левой границы текстового полядокумента и от 230 мм от верхнего края листа бумаги согласноустановленных реквизитов для грифа согласования; визы проставляютсяна лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте. 3.1.3.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя надокументах за подписью Губернатора располагаются в левом нижнемуглу оборотной стороны последнего листа документа; на документах заподписью других должностных лиц - в левом нижнем углу лицевойстороны последнего листа документа. Данный реквизит печатаетсяшрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста. Для автоматического поиска документа ниже отметки обисполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а такжедругие поисковые данные документа. 3.1.3.12. Особым способом введения документа в действие,санкционирующим распространение его на определенный кругорганизаций, подразделений, должностных лиц, является утверждениедокумента. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести ихв действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретаетюридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится посредством грифаутверждения или издания соответствующего распорядительногодокумента. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическуюсилу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамкиорганов исполнительной власти области и распространяется наорганизации городского подчинения и граждан; в остальных случаяхможет проставляться гриф утверждения. В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатаетсяпрописными буквами без кавычек), наименование должности лица,утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и датаутверждения. УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства ___________ ___________ (личная подпись И.О.Фамилия) Дата УТВЕРЖДЕНО Постановлением Правительства Нижегородской области от _______________ N ________ Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу нарасстоянии от 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от еговерхнего края согласно установленных реквизитов для грифаутверждения. При наличии двух грифов они располагаются в правом илевом (от границы левого поля документа) верхних углах документа. 3.1.4. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанноев поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителейи координация их работы. В этих случаях соисполнители направляютинформацию основному исполнителю. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется ниже адресата и на расстоянии от 120 ммот левого края листа бумаги или на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном листе бумаги форматаА6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которомурезолюция относится (приложение 3). 3.1.5. Применение печатей. На документах, требующих особого удостоверения, ставитсяпечать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лицалибо соответствие копии подлиннику. Гербовые печати изготавливаются в соответствии с распоряжениемПравительства Нижегородской области от 10.10.2005 N 665-р "Обизготовлении печатей с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации". 3.1.6. Заверение копии документа. Органы исполнительной власти могут выдать копии только техдокументов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются списьменного разрешения начальника структурного подразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющимполное соответствие подлиннику. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита"Подпись" на расстоянии от 240 мм от верхнего края листа бумаги исоставляется по форме: Верно Главный специалист управления по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области Личная подпись Расшифровка подписи Дата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью: - для копий правовых актов Губернатора и Правительства -печатью протокольного отдела контрольно-аналитического управленияаппарата Губернатора (далее - протокольный отдел) (в зависимости отместа хранения документа); - для соглашений - печатью правового управления аппаратаГубернатора; - для служебных документов - штампами с наименованиемструктурных подразделений. 3.1.7. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело должна включать следующие данные: краткие сведения обисполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий обисполнении), слова "В дело", дата, подпись исполнителя илируководителя структурного подразделения органа исполнительнойвласти, в котором исполнен документ. 3.2. Оформление документов, направляемых за рубеж 3.2.1. В целях координации международных связей должностныхлиц исполнительной власти области, структурных подразделенийаппарата Губернатора, органов исполнительной власти области, атакже обеспечения протокольных требований к международной перепискепроекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имяруководителей государственного уровня, представляются насогласование (визирование) в правовое управление аппаратаГубернатора. 3.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся зарубежом, оформляются на официальных или специальных бланках дляписем по требованиям международного стандарта ИСО. Применение бланков производится в соответствии с требованиями,изложенными в Регламенте Правительства Нижегородской области. Оформление документов, направляемых по линиям телексной ителеграфной связи, производится на чистом листе бумаги безиспользования бланка, текст печатается заглавными буквами нарусском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 3.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежнымпартнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу,следует соблюдать следующие правила оформления: 3.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русскомязыке (за исключением телексной и телеграфной связи). 3.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя,фамилия, должность лица, которому направляется документ, названиеучреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город,почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки)или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 3.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 3.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производитсятолько тем должностным лицом, подпись которого заготовлена напроекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются толькоимя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, иего подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя,отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, иего подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". 3.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15января 2005 г. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документапосле текста письма на уровне или ниже подписи. 3.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежногопартнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку наэтот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...". 3.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только датуподписания. 3.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конвертдля отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранномязыках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и наязыке страны-адресата. 3.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяетсяисходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, черезМинистерство связи, нарочным, техническими средствами оперативнойсвязи (телефакс, телекс, международная телеграмма). В случае отправления документа через Министерство иностранныхдел Российской Федерации или аккредитованные представительстваправовое управление или управление по обеспечению деятельностиГубернатора и Правительства Нижегородской области готовитсопроводительное письмо на имя начальника Управления Министерстваиностранных дел с просьбой о передаче документа адресату. Порядок оформления и регистрации сопроводительного письмаизложен в подразделах 3.1 и 7.2. 3.3. Оформление доверенности 3.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачуполномочий Губернатора Нижегородской области, ПредседателяПравительства Нижегородской области, органов исполнительной властина представление интересов или совершение каких-либо действийконкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срокв доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года содня ее выдачи. 3.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланкедокумента: - бланк письма Губернатора Нижегородской области используетсяпри подписании доверенности Губернатором Нижегородской области напредставление интересов Губернатора Нижегородской области илисовершение каких-либо действий от его имени; - бланк письма Правительства Нижегородской областииспользуется при подписании доверенности Губернатором,Председателем Правительства Нижегородской области на представлениеинтересов Правительства Нижегородской области или совершениекаких-либо действий от имени Правительства Нижегородской области; - бланк письма органа исполнительной власти используется приподписании доверенности его руководителем на представлениеинтересов органа исполнительной власти или совершение каких-либодействий от имени органа исполнительной власти. 3.3.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - регистрационный номер и дата выдачи; - фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица,передающего полномочия органа исполнительной власти,представляемого указанным должностным лицом, а также нормативныйправовой акт, на основании которого он действует (за исключениемдоверенности от имени Губернатора Нижегородской области -председателя Правительства Нижегородской области); - фамилия, имя, отчество (полностью) и должностьуполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись Губернатора, Председателя ПравительстваНижегородской области (лица, исполняющего его обязанности) илируководителя соответствующего органа исполнительной власти; - гербовая печать. IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородскойобласти и органов исполнительной власти 4.1.1. Проекты актов Губернатора, Правительства Нижегородскойобласти и органов исполнительной власти оформляются на бланкахустановленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке (приложения 4, 5, 6, 7). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформата А4. Проект акта имеет следующие реквизиты: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляются на первой страницедокумента, а также на первой странице сопроводительного письма кдокументам, содержащим секретную и служебную информациюограниченного распространения. Гриф секретности (пометка)печатается с прописной буквы (Секретно) в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется нижегрифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал ицентрируется по отношению к ним; наименование вида акта - указ, распоряжение ГубернатораНижегородской области, постановление, распоряжение ПравительстваНижегородской области, распоряжение органа исполнительной властиНижегородской области; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым илисловесно-цифровым способом, например: 15 июня 2005 года;15.07.2005; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" ипорядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Губернатора, ПравительстваНижегородской области через дефис добавляется буква "р", например,N 153-р. Дата и номер указа, распоряжения Губернатора Нижегородскойобласти, постановления и распоряжения Правительства Нижегородскойобласти располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правойграницам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок - печатается в границах, предусмотренныхбланками правовых актов и организационно-распорядительныхдокументов (на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов отреквизитов дата и номер) одинарным межстрочным интервалом. Точка вконце заголовка не ставится. Заголовок постановления Правительстваобласти печатается с прописной буквы, центруется и выделяетсяполужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора,Правительства Нижегородской области печатается с прописной буквы отлевой границы текстового поля документа и не выделяется полужирнымшрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторныйинтервал. Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу)и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства областизавершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т ан о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквамиполужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило,подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению)Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательноделается ссылка. 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи иее расшифровки (имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородскойобласти). Слово " Губернатор " печатается от левой границытекстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия ГубернатораНижегородской области печатаются на уровне слова "Губернатор" безпробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстовогополя. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правойграницей текстового поля. 4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений ираспоряжений) Губернатора, Правительства Нижегородской областипечатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должензаканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатаниитекста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлениитекстов постановлений (распоряжений). 4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличииприложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" соссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правомверхнем углу первого листа документа и печатаются от границыверхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ"отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочныминтервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарныйинтервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самойдлинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то напервой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылкана указ, постановление или распоряжение Губернатора, ПравительстваНижегородской области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ ___ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий ит.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, егодату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое словозаголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ,СПИСОК и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно граництекста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка неставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждойстранице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы илипосле приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основнойтекст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы.В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пунктыи подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Правительства. В указанных документах их составные части (разделы,подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскимицифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подразделадолжен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенныхточкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номерараздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться наподпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределахкаждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземплярапроекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визыпроставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листесогласований. 4.2. Приказ 4.2.1 Приказы печатаются на стандартных бланках установленнойформы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение8). Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованнымспособом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляетсяцифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 года N 21; 03.07.2000 N 44. Приказы, подготовленные совместно с другими органами илиорганизациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка,с указанием названий органа исполнительной власти и других органовили организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределахкалендарного года; приказы по основной деятельности и поорганизационным, кадровым и другим вопросам внутренней работынумеруются отдельно. 4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержаниетекста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовокпечатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов иорганизационно-распорядительных документов с прописной буквыполужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... 4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарнымимежстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5межстрочных интервала от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, фактыи события, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а зы в а ю ", которое печатается строчными буквам вразрядку от левойграницы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно длякаждого задания. Не допускается формулировка заданий безустановления соответствующего срока исполнения. Контроль засоблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения или конкретныедолжностные лица. Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на этотдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера изаголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признатьутратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить вследующей редакции "..."; "дополнить пункт .. абзацем следующегосодержания "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится приказ, указываются в указателе рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи,расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотнойстороне последнего листа, согласно установленных реквизитов длявизы согласования. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшегодокумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).Расшифровка подписи печатается на уровне последней строкинаименования должности без пробелов между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правойграницей текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органаисполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурногоподразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждогоприложения согласно установленных реквизитов для визы согласования. 4.2.4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти - располагаются наодном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ; располагаетсяцентровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате болеепоздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумяи более организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту впорядке указания авторов в документе. подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Положение принимается в том случае, если в немустанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции органов исполнительной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательныедля выполнения. В инструкции излагаются общие требования осуществлениякакой-либо деятельности или порядок применения положенийзаконодательных и иных нормативных актов. Регламент - порядок деятельности, определяющий вопросы,отнесенные к какой-либо сфере деятельности органов исполнительнойвласти, должностных лиц органов исполнительной власти. Положение, правила, инструкция, регламент применяются какакты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждениеоформляется путем издания организационно-распорядительногодокумента об их утверждении. 4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил,инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовкипроектов правовых актов. 4.3.3. Положение (правила, инструкция, регламент) могутоформляться на общем бланке органа исполнительной власти или настандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyrразмером 14 кеглей. Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка органа исполнительной властидля изготовления положения (правил, инструкции, регламента)заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденнымиобщими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквыполужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основанияразработки, основное назначение нормативного акта и сфера егораспространения, ответственность за нарушение установленных правили технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента)может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметьназвания. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленныхтезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;материалы к обсуждению представляются структурными подразделениямиоргана исполнительной власти и другими организациями, на которыевозложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты,предусмотренной планом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ исотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текстпротокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня содня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируютсяподразделением, ответственным за подготовку. Протоколы могут быть полными (приложение 10) - содержит кромевопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков иучастников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемыевопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения истенографическими - весь ход заседания записывается дословно. Текст выступлений излагается от третьего лица единственногочисла. 4.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным назаседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУподразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях.Копии протокола или выписка из протокола (приложение 12) о принятыхрешениях готовятся к рассылке в соответствии со списком рассылкиподразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний иматериалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них,причем копии протоколов - по акту. 4.4.3. Протоколы оформляются на общих бланках органовисполнительной власти, а также могут печататься на стандартныхлистах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером 14кеглей. 4.4.4. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Нижегородской области; - наименование органа исполнительной власти; - указание вида документа (протокол); - дата заседания; - номер и место заседания; - гриф утверждения (в случае когда протокол подлежитутверждению); - заголовок; - текст; - подписи. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатаетсяот границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирнымшрифтом размером N 16, центровано; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита2 одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирнымшрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается приоформлении протоколов заседания (совещания) Правительства области,совещаний с участием Губернатора, заместителей или руководителейорганов исполнительной власти; Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала послереквизита "вид заседания, совещания". дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом. На протокол проставляется именно дата заседания, а неокончательного оформления или подписания протокола. Если заседаниепродолжается несколько дней, указывается дата начала и через тиредата окончания заседания; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальнойдеятельности (заседание, собрание, совещание) и названиеколлегиального органа в родительном падеже; текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной указываются председатель заседания (совещания), должность,фамилия и инициалы председателя; секретарь заседания (совещания),должности, фамилии и инициалы; присутствующие на заседании(совещании), фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстовогополя с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, вконце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностейприсутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалыи фамилии (одинарный межстрочный интервал). Наименования должностеймогут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются в алфавитномпорядке. Основная часть протокола печатается полуторным межстрочныминтервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поляшрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последнейстроки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,выступавших на заседании (совещании) при рассмотрениисоответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарныймежстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование "Председатель", его личную подпись ирасшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняябуква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Протокол регистрируется по месту его создания. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается вправом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номерэкземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторныймежстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. Напротоколах, содержащих информацию ограниченного распространения,проставляется пометка "Для служебного пользования". К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанныйисполнителем и руководителем, ответственным за подготовкусовещания. 4.4.5. Служебные телеграммы 4.4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленнойформы. 4.4.5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал.В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочныминтервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородныхорганизаций, то их наименование следует указывать обобщенно,например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресовсоставляется указатель рассылки, который подписываетсяисполнителем, подготовившим текст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзови предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописныхстраниц. Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двухэкземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничиваетсяправым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочнымиинтервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индексаподразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала годаи даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование органа государственной власти,фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения, подготовившеготелеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактныйтелефон исполнителя. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа,на который дается ответ. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти смомента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутреннихдокументов и операции, производимые с ними в органах исполнительнойвласти, определяется настоящей Инструкцией, РегламентомПравительства Нижегородской области, положениями о структурныхподразделениях органа исполнительной власти, должностнымирегламентами их работников. 5.2. Организация доставки и отправки документов 5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильностьадресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителюс пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с моментаполучения. 5.2.2. Все конверты с поступившими в аппарат Губернаторадокументами вскрываются. Проверенные в соответствии с Инструкцией о порядке работы спочтовой корреспонденцией для сотрудников Общего отдела вложения -документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, атакже с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам вовновь заклеенном конверте. 5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденциейпроверяется наличие документов, указанных в них приложений, а такженаличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимыхреквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указаниемпричин возврата в день получения. 5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов ваппарат Губернатора осуществляется в соответствии с графикомкурьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах(с указанием даты, времени получения документа и полной фамилиирасписавшегося). 5.2.5. Отправка документов из аппарата Губернаторапроизводится после регистрации исходящего документа, а также послезанесения резолюций, наложенных Губернатором, Вице-губернатором,заместителями Губернатора в систему "Служебная корреспонденция" свходящего документа. При отправке корреспонденции Общим отделом проверяетсяналичие: - адреса с индексом (для документов, отправляемых внеподведомственные Губернатору организации); - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. 5.2.6. Исходящие документы (в том числе инициативные)принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес- в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - втаком количестве экземпляров, которое соответствует количествуадресатов на документе плюс один. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле,должен быть завизирован соответственно заместителем Губернатора,курирующим данное направление работы, руководителем органаисполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (суказанием фамилии и номера телефона). Исходящие документы передаются для отправки полностьюоформленными. 5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти всоответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от26.09.2000 N 725. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностьюоформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки изарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственноподписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются)направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает всебя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата,его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в одинконверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр,маркирование конвертов, составление списка на заказнуюкорреспонденцию, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов,наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаютсяруководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующегорабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службыДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные,срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительныедокументы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, котораясоставляется в трех экземплярах. В ней указываются номерадокументов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляраописи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделеобработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземплярописи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции,подшивается в наряд в службу ДОУ. 5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязикорреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправкакорреспонденции депутатов Государственной Думы ФС РФ осуществляетсяв соответствии с реестрами. 5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналамэлектрической связи, а также необходимость и порядок досылки ихбумажного оригинала адресату, определяются инструкцией поделопроизводству органа исполнительной власти, с учетомфункционирующих в органе исполнительной власти технических ипрограммных средств. 5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочнымвопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаютсясотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными,датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и видеотправления. Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземплярпередается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правиламипредоставления услуг телеграфной связи, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 N1108. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсяГубернатором или заместителями Губернатора. Телеграммы безкатегории подписываются руководителями органов исполнительнойвласти. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующимобразом: в верхнем правом углу указывается категория телеграммы.Например: "правительственная", перед текстом под словом"Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указаниемпочтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения ифамилии получателя; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов(если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания(или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов,абзацев, исправлений, заглавными буквами; на свободном от текста месте проставляется печать органагосударственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилияи должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органагосударственной власти, дата (день отправления) и регистрационныйномер; копия телеграммы визируется руководителем структурногоподразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этомуказываются фамилия исполнителя и номер его телефона; телеграммы одного содержания, направляемые в несколькоадресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. Наостальных экземплярах подпись дополнена заверительной записью ипечатью организации. 5.2.11. Передача информации с помощью телефонограммосуществляется устно по каналам телефонной связи. 5.2.12. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Онаподписывается руководителем органа исполнительной власти, и послерегистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачиадресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками опередаче возвращается в службу ДОУ. 5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органаисполнительной власти, принимаются секретарями приемных,незамедлительно докладываются после их приема, а затемрегистрируются в службе ДОУ и передаются для исполнения всоответствии с указанием руководства. 5.2.14. В телефонограмме должны указываться название видадокумента, наименование организации, дата, номер, наименование,инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилиялица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилиипередавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, покоторым передается и принимается информация, время приема ипередачи телефонограммы. 5.3. Порядок прохождения документов 5.3.1. Все документы, рассмотренные руководителем органагосударственной власти и его заместителями (в соответствии сраспределением обязанностей), направляются для исполнения вподразделения только через службу ДОУ. 5.3.2. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое производится через службу ДОУ. 5.3.3. Документы, поступившие из других организацийнепосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны бытьв обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 5.3.4. В структурных подразделениях органа исполнительнойвласти учет поступления документов ведется врегистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналах установленнойформы, в автоматизированном режиме. 5.3.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указанияпо организации исполнения документов, оформляя эти указания набланке должностного лица. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятсяслужбой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированнуюсистему. Затем документы передаются исполнителю в соответствии суказаниями руководителя органа государственной власти. 5.3.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретныйсрок (календарная дата) исполнения документа. В тексте резолюции могут быть указания "срочно", которыепредусматривают соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срокисполнения, считая от даты подписания; немедленно -предусматривается 1 рабочий день на исполнение; оперативно - 10рабочих дней. Если для исполнения документа устанавливается срок болееодного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядокдоклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходеисполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению вмесячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а еслив следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца),считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнениядокумента приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению впредшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнениядокумента должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срокисполнения не предусматривает, то управление по работе сдокументами может направлять документ с конкретным срокомисполнения. 5.3.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов иинформирует об этом руководителя органа исполнительной власти. 5.3.8. Регистрация исходящих документов за подписьюруководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ вконтрольно-регистрационных формах (РКФ), в журнале регистрацииисходящих документов, а также в автоматизированном режиме. 5.3.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляетсводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителюоргана исполнительной власти о состоянии работы с документами. 5.3.10. Исполненные документы передаются исполнителями дляформирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел впорядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями кней, индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органаисполнительной власти. 5.3.11. При составлении и оформлении документов сотрудникиоргана исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкциейи приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкцией органаисполнительной власти области. 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих поканалам электронной почты и документов, поступающих сиспользованием средств факсимильной связи 5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки,отправки и передачи информации внутри органов исполнительной властиобласти и организациям (организациями), имеющими соответствующиепрограммные средства. 5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программуотправки почты и создает файл сообщения, указывает имя, дату ивремя отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощьютекстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам всоответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, азатем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальныйпочтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается кодпользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется черезэти почтовые ящики. 5.4.4. Средства факсимильной связи предназначаются дляоперативной передачи и приема текстов документов и служебныхматериалов. 5.4.5. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в том числе с пометками "Дляслужебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 5.4.6. Подготовленный для передачи оригинал факсограммывизируется исполнителем и руководителем подразделения. 5.4.7. Передачу и прием факсограмм, а также их учетосуществляет лицо, назначенное ответственным за использованиефаксимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлен или откуда получена факсограмма) иномер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственноголица. Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителюподразделения (его заместителю) и передается с указаниямируководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометкав соответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильнойсвязи, указанные функции ответственного лица могут быть возложеныруководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 5.4.8. Переданные и принятые факсограммы учитываются вжурналах установленной формы (приложение 13). Законченныеделопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки вдела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения одингод. 5.4.9. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается наисполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, ируководителя соответствующего подразделения. 5.4.10. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Печатание, размножение и учет количества документов 5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы,письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурныхподразделениях органов исполнительной власти области, подготовившихсоответствующий проект документа. 5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные,подписанные или завизированные. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы, завизированныйруководителем подразделения. 5.5.3. Учет количества документов за определенный периодвремени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 5.5.4. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органуисполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Руководители структурных подразделений органаисполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрениедокументов, доведение их до исполнителей в день поступления,контроль за качественным исполнением документов по существувопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, егооформление, согласование, представление на подписание (утверждение)руководством органа исполнительной власти или руководителямиструктурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовитуказатель на рассылку. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю вустановленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всеммассивам документов организации. При подготовке документов на имяГубернатора необходимо визирование документов заместителемГубернатора, в чьем ведомстве находится орган исполнительнойвласти. Ответственный исполнитель несет персональную ответственностьза полноту и достоверность информации, использованной приподготовке документа. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов Законодательного Собрания области, а также на обращениякомитетов и комиссий Законодательного Собрания областиосуществляются в соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов представительных органов местного самоуправленияосуществляются в соответствии с законодательством области иправовыми актами органов местного самоуправления. 5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений изапросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительнойвласти в соответствии с установленным порядком работы споступающими документами. 5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительнойвласти по обращениям и запросам в соответствии с указаниямируководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимыхслучаях проекты поручений соответствующим организациям. 5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по ихрассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с письмами и обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотренияписьменных и устных обращений граждан и их централизованного учетаосуществляется отделом по работе с письмами и обращениями граждануправления по работе с документами аппарата Губернатора и приемнойГубернатора и Правительства области. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатораобласти и его заместителей, регистрируются отделом по работе списьмами и обращениями граждан аппарата Губернатора, устныеобращения граждан в адрес Губернатора области и его заместителейрассматриваются во время личных приемов граждан с регистрацией вприемной Губернатора и Правительства области. 5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости отсодержащихся в них вопросов направляются с сопроводительнымиписьмами отдела по работе с письмами и обращениями граждан, а такжеприемной Губернатора и Правительства в соответствующие органыисполнительной власти области, в ведении которых находятсяпоставленные вопросы. Работа по рассмотрению жалоб и обращенийграждан проводится в соответствии с Законом Нижегородской областиот 02.11.2004 N 126-З "О порядкерассмотрения обращений гражданворганы государственной власти, иные государственные органы и органыместного самоуправления муниципальных образований Нижегородскойобласти". 5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти областиписьменные обращения граждан регистрируются службамиделопроизводства в соответствии с установленным порядком работы споступающими документами, и рассматриваются в срок не более 15 днейсо дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, аписьма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок доодного месяца. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрениюформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебногопользования" 5.9.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется надокументах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" определяется исполнителем документа, руководителемподразделения органа исполнительной власти области или должностнымлицом, подписывающим или утверждающим документ. 5.9.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, атакже на первой странице сопроводительного письма к документу. 5.9.3. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов с пометкой "Для служебногопользования" осуществляется службами делопроизводства, при этом квходящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 5.9.4. Передача документов с пометкой "Для служебногопользования" сотрудникам структурных подразделений органовисполнительной власти области осуществляется под расписку. 5.9.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел,при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебногопользования". 5.9.6. Порядок работы с документами ДСП определенраспоряжением Губернатора Нижегородской области от 24.09.2004 N1097-р "Об утверждении Положения о порядке обращения со сведениямиконфиденциального характера в органах государственной властиНижегородской области, находящихся в подчинении ГубернатораНижегородской области". VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 6.1. Регистрация документов 6.1.1. Основой построения поисковых систем являетсярегистрация документов - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения. 6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций иот физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое он повторно,как правило, не регистрируется. 6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержания.Например, отдельно регистрируются документы, поступившие извышестоящих организаций, приказы руководителя органа исполнительнойвласти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебнаяпереписка, обращения граждан и т.п. 6.1.5 Регистрация документов в аппарате Губернатораосуществляется в общем отделе управления по работе с документами: - входящих документов, адресованных Губернатору,Вице-губернатору и заместителям Губернатора; - исходящих документов, подготовленных за подписямиГубернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора. Структурные подразделения аппарата Губернатора регистрируютдокументы, адресованные им, самостоятельно. 6.1.6. Регистрация документов (служебной корреспонденции иобращений граждан) осуществляется в автоматизированных базах данных"Служебная корреспонденция", "Письма и обращения граждан". Моментом регистрации документа (в том числе и обращениягражданина) считается момент фиксации факта поступления документапутем записи регистрационных данных о документе вавтоматизированной системе и проставления на документе даты ирегистрационного номера. Документы, поступившие в общий отделуправления по работе с документами до 13-00 регистрируются инаправляются на исполнение в тот же рабочий день; документы,поступившие после 14-00 регистрируются и направляются на исполнениена следующий рабочий день, кроме срочных документов. 6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индексаоргана исполнительной власти по классификатору органовисполнительной власти и их структурных подразделений, порядковогономера, который, исходя из информационных потребностей органаисполнительной власти, может дополняться индексом структурногоподразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел, кодомдокумента по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.Составные части регистрационного номера отделяются друг от другакосой чертой или знаком дефиса. 6.1.8. Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания поисковых систем устанавливаетсяследующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации можетдополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 6.2. Организация поисковой системы по документам 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информациипри принятии решений в органах исполнительной власти создаютсяпоисковые системы по документам. 6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в поисковую систему, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - автоматизированные поисковые системы. 6.2.3. При традиционной карточной регистрации печатаетсянеобходимое количество карточек, которые могут составлять следующиекартотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокумента и др.), контрольно-справочные, кодификационные, пообращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задачпоиска информации. 6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигаетсяпутем разработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа государственнойвласти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могутиспользоваться и другие классификаторы в зависимости отпотребностей ввода и поиска документов и информации. 6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поискконкретного документа или подборки материалов осуществляется поатрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номерудокумента и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе,содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов иэлементов текста. 6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информациио деятельности органа исполнительной власти, не отнесенной кгосударственной тайне или служебной информации ограниченногораспространения. 6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяеторган исполнительной власти как собственник или владелецинформационных ресурсов на основе требований законодательства. 6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информацииограниченного распространения определяется в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Нижегородской области. VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее -архив) в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы, нормативно-методическимидокументами Федерального архивного агентства России, а такжесоответствующими нормативно-методическими документами по архивномуделу и делопроизводству Нижегородской области и органовисполнительной власти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дели формирование дел. 7.1. Составление номенклатур дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительнойвласти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения иописей дел по личному составу. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями об органе исполнительной власти и егоструктурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетамио работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды,состав и содержание. 7.1.3. В органах исполнительной власти составляютсяноменклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) исводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение15). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделениясоставляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, приметодической помощи архива и службы ДОУ, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в 6-месячный срокразработать номенклатуру дел подразделения и представить ее вслужбу ДОУ органа исполнительной власти. 7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ наоснове номенклатур дел структурных подразделений при методическойпомощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных захранение документов в органе исполнительной власти. 7.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной властиподписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается сэкспертной комиссией (далее именуется - ЭК) архива органаисполнительной власти, в который документы передаются на временноехранение, согласовывается с экспертно-проверочной и методическойкомиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее -ЭПМК), и утверждается руководителем органа исполнительной власти. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры делподразделения органа исполнительной власти получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатурыдел является документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службеДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органаисполнительной власти. Четвертый - в комитете по делам архивовНижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел. 7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется исогласовывается заново с архивным органом (комитетом по деламархивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функцийи структуры органа исполнительной власти. 7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органаисполнительной власти являются названия структурных подразделений.В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии сутвержденной структурой органа исполнительной власти. 7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы органа исполнительнойвласти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера поклассификатору органов исполнительной власти Нижегородской областии их структурных подразделений, номера, установленного в органеисполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатурев пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами. Например: 08-12-05, где 08 - номер поклассификатору органов исполнительной власти, 12 - обозначениеструктурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела пономенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), атакже вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названиеоргана исполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, ноне связанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем ипо какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивногофонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы. При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: еслисодержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защитенаселения. Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее(его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использованииархивных документов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, указывается период (квартал, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работеавтотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В началерасполагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается суправлением по делам архивов Администрации ГубернатораНижегородской области. В графе 5 "Примечание" указываются название перечнейдокументов, использованных при определении сроков хранения дел,проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах(например, переходящее с 2003 года), о выделении дел к уничтожению,о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другойорган государственной власти для продолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 7.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, какправило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный сроксдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводствав структурных подразделениях, для формирования их в дела. 7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяслужбой ДОУ. 7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеобщие правила: помещать в дело только исполненные документы, всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; помещать в дела, ксерокопии факсограмм,телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещатьсядокументы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; пообъему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются накаждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся наконтроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на актдело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в делопереписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы ирешения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказыгруппируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется всоответствии с правовыми актами Нижегородской области. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 7.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлениюпри их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовкадела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ поописанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов исоставлению заверительной надписи. Оформление дел проводитсясотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведениикоторых заведение и формирование дел, при методической помощи и подконтролем архива органа исполнительной власти. 7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: оформлениереквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16);нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела(приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описидокументов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесениенеобходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.На обложке дела указываются реквизиты: наименование органаисполнительной власти; наименование структурного подразделения;индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количестволистов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляютсяследующим образом: наименование органа исполнительной властиуказывается полностью, в именительном падеже, с указаниемофициально принятого сокращенного наименования, которое указываетсяв скобках после полного наименования; наименование структурногоподразделения - записывается название структурного подразделения всоответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляетсяцифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительнойвласти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органаисполнительной власти, согласованной с ЭПМК комитета по деламархивов Нижегородской области; дата дела - указывается год(ы)заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел,содержащих распорядительную документацию, а также для дел,состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние датыдокументов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскимицифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правомверхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей,нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количестволистов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления.Количество листов в деле проставляется на обложке дела всоответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со срокомхранения, указанным в перечне типовых документов или в перечнедокументов, образующихся в деятельности органа исполнительнойвласти, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области(до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 7.2.10. Для учета документов определенных категорийпостоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов делаопределяется инструкцией по ведению делопроизводства в органеисполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельномлисте по установленной форме, которая содержит сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовкахи номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Квнутренней описи составляется итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписине составлять. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органаисполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники,отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенныхдля этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положениикорешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура делили выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двухлет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти. 7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданноедело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительнойвласти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителяоргана исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника. VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа исполнительной власти после проведенияэкспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральнымархивным агентством России, подлежат обязательной передаче нагосударственное хранение в архивы Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждениеЦентральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждениеГосударственный архив специальной документации Нижегородскойобласти. Аудовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - вгосударственное учреждение Архив аудиовизуальной документацииНижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архивыНижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц,ответственных за ведение делопроизводства и лиц, ответственных запроведение экспертизы ценности документов, формирование иоформление дел, составление описей дел и актов о выделении куничтожению документов и дел в органах исполнительной власти. 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их храненияпроводится на основе принятых критериев. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительнойвласти на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверкеправильности отнесения документов к делам; при подготовке дел кпередаче в архив органа исполнительной власти. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в органе исполнительной власти создается постояннодействующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости,ЭК в структурных подразделениях. 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работыопределяются положениями, которые утверждаются руководителем органаисполнительной власти и руководителем структурного подразделениядля ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию скомитетом по делам архивов Нижегородской области. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделенияхоргана исполнительной власти непосредственно лицами, ответственнымиза ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством архива. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению вструктурных подразделениях; выделение к уничтожению дел запредыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа государственной власти путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временнымисроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизыценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивовНижегородской области. 8.1.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личномусоставу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются. 8.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУсоставляются ежегодно под непосредственным методическимруководством архива органа исполнительной власти. По этим описямдокументы сдаются в архив органа исполнительной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурныхподразделений, служат основой для подготовки сводной описи делоргана исполнительной власти, которую готовит архив органаисполнительной власти (в случае отсутствия архива в органеисполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органаисполнительной власти) и по которой он сдает дела нагосударственное хранение в соответствующие государственные архивыНижегородской области. 8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются поустановленной форме (приложение 19) и представляются в архив органаисполнительной власти через два года после завершения дел вделопроизводстве. 8.1.13. Описательная статья описи дел структурногоподразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела(тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела(тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле(томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей),то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются вточном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложкудела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью); графа описи"примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурнымподразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий ит.п. 8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами ипрописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последнийномера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерациидел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурногоподразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительнойвласти ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована сЭК. 8.1.17. Опись дел структурного подразделения организациисоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместес делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается вкачестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Приналичии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется втрех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК длярассмотрения и согласования. 8.1.18. Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению(приложение 20) производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период. Указанные описи и актырассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа исполнительной властиодновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа исполнительной властиакты утверждаются руководителем органа исполнительной власти толькопосле утверждения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородскойобласти, описей дел постоянного хранения; после этого организацияимеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, всоответствии с установленным порядком. 8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если вакте указаны дела нескольких структурных подразделений, то названиекаждого структурного подразделения указывается перед группойзаголовков дел этого подразделения. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органагосударственной власти после истечения двухлетнего срока иххранения и использования в структурном подразделении. 8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив органа исполнительной власти, как правило, неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной властиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ. 8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архивапредварительно проверяется правильность их формирования, оформленияи соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительнойвласти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурного подразделения обязаныустранить. 8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивоморгана исполнительной власти в присутствии работника структурногоподразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписизаведующего архивом органа исполнительной власти и лица,передавшего дела. 8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архиворгана исполнительной власти, независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органаисполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их всоответствующие государственные архивы Нижегородской области,независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности органов государственной власти,производится органом исполнительной власти самостоятельно. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителейопределяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителяминазначается лицо, ответственное за использование и хранение штамповс факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядокиспользования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 9.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службеДОУ органа исполнительной власти 9.3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность служба ДОУ. 9.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются поакту. 9.5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагаетсяприказом руководителя органа исполнительной власти на руководителейподразделений. 9.6. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, за исключениемдокументов, требующих особого удостоверения их подлинности, накоторых ставятся печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации (приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименованиядолжности лица, подписавшего документ. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 3 к Инструкции +-------------------------------------------+| || Герб || Нижегородской || области || || Аппарат Губернатора и Правительства || Нижегородской области || || Начальник || управления по работе с документами || || || || || || || || || || || || || || || Н.Н.Шелыганова || || |+-------------------------------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 4 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 5 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 6 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 7 к Инструкции (Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 8 к Инструкции Герб Нижегородской области Заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р И К А З _______________ N______________ Заголовок к тексту Текст Констатирующая часть п р и к а з ы в а ю : Распорядительная часть (состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять. 1.1. 1.2. Конкретные поручения 1.3. 2. Срок исполнения. 3. Ответственный за исполнение фамилия, инициалы должностного лица,на которое возложен контроль за исполнением). Должность И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 9 к Инструкции УТВЕРЖДЕНО Приказом заместителя Губернатора - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от "__"_______200 г. N____ ПОЛОЖЕНИЕ о________________________________________________ 1. __________________________________________________________ 2. __________________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 10 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области П Р О Т О К О Л _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Приглашенные: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... II.СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 11 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области П Р О Т О К О Л _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 12 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области В Ы П И С К А ИЗ П Р О Т О К О Л А _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже)- о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже)-о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект......... 1.2. Министру ..... (И.О.Фамилия) совместно другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать.... Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Верно Должность Подпись И.О.Фамилия Дата Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему еговопросу. Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющегорассылку. ПРИЛОЖЕНИЕ 13 к Инструкции ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм+-----+-------------+---------------+------------+--------------+----------------+---------------+----------+| N | Дата и | Корреспондент | Количество | Краткое | Ф.И.О. | Фамилия | Отметка || п/п | время | отправки | листов | содержание | принявшего | исполнителя и | о || | поступления | (получения) | факсо | факсограммы | (отправившего) | руководителя, | подшивке || | (отправки) | | граммы | | факсограмму | подписавшего | факсо- || | факсо- | | | | | (получившего) | граммы в || | граммы | | | | | факсограмму | дело |+-----+-------------+---------------+------------+--------------+----------------+---------------+----------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 14 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок | Примечания || дела | | (томов, | хранения | || | | частей) | | |+--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ Подпись И.О.Фамилия Дата оборотная сторона листа: Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +-------------------+----------------+------------------------------------+| По срокам | Всего | В том числе || хранения | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Постоянного | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Временного | | | || (свыше 10 лет) | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Временного (до 10 | | | || лет включительно) | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Итого | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 15 к Инструкции Герб Нижегородской области Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год +--------+---------------------+--------------+--------------+------------+| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок | Примечания || дела | | (томов, | хранения | || | | частей) | | |+--------+---------------------+--------------+--------------+------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭПМК органа исполнительной власти комитета по делам архивов от ______________ N _______ Нижегородской области от ______________ N _______ оборотная сторона листа: Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +-------------------+----------------+------------------------------------+| По срокам | Всего | В том числе || хранения | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Постоянного | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Временного | | | || (свыше 10 лет) | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Временного (до 10 | | | || лет включительно) | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+| Итого | | | |+-------------------+----------------+-----------------+------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 16 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 17 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 19 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 20 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 21 к Инструкции(Приложение в электронном виде отсутствует, см.бумажный вариант)