Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 № 298
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 08.10.2003 N 298 Утратил силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 16.11.2005 г. N 295 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области В целях совершенствования работы с документами, обеспеченияединого подхода к организации делопроизводства и документооборота ворганах государственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области, в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации", а также в целяхприведения в соответствие основных положений организации и веденияделопроизводства и документооборота в указанных органах действующемупорядку в федеральных органах исполнительной власти, ПравительствоНижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству ворганах государственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области. 2. Руководителям органов государственной власти Нижегородскойобласти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области,обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции при организации иведении делопроизводства и документооборота. Губернатор Г.М. Ходырев ОГЛАВЛЕНИЕ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВДОКУМЕНТОВ V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Инструкция по делопроизводству в органах государственнойвласти, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области(далее именуется - Инструкция), разработана в целях совершенствованиядокументационного обеспечения управления и повышения егоэффективности путем унификации состава и форм управленческихдокументов, технологий работы с ними и обеспечения контроляисполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированиюслужб документационного обеспечения управления, документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами ворганах государственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (далее - органыгосударственной власти). 1. 2. Инструкция разработана в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации, законодательствомНижегородской области. 1. 3. Органы государственной власти области организуют и ведутделопроизводство на основе индивидуальных инструкций и другихнормативно-методических документов, не противоречащихзаконодательству Российской Федерации, Нижегородской области инастоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаютсяруководителями органов государственной власти после согласования суправлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородскойобласти. 1. 4. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя, включаяих подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)технологий. Автоматизированные технологии обработки документнойинформации, применяемые в органе государственной власти области,должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этогооргана. 1. 5. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применения современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами в подразделениях органагосударственной власти области осуществляются структурнымподразделением, на которое возложены функции по документационномуобеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) органагосударственной власти области. 1. 6. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкциейпорядка работы с документами в органах государственной властивозлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ 2. 1. Деятельность органа государственной власти областиобеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.Ее состав определяется компетенцией органа государственной властиобласти, порядком разрешения вопросов (единоначальный иликоллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органомгосударственной власти области, другими органами управления иорганизациями. 2. 2. Перечень разрешенных к применению унифицированных формдокументов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов,утвержденных руководителем органа государственной власти области. 2. 3. При подготовке документов рекомендуется применятьтекстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше сиспользованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 и N 12 (дляоформления табличных материалов), через 1-2 интервала. III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И ПРАВОВЫХ АКТОВ 3. 1. Подготовка и оформление законопроектов, вносимыхГубернатором в Законодательное Собрание области 3. 1.1. Разработка проектов законов области (законопроектов)осуществляется органами государственной власти области в соответствиис принимаемыми Законодательным Собранием Нижегородской областипрограммами и планами законопроектной деятельности. 3. 1.2. Законопроекты вносятся в Правительство области органамигосударственной власти области - головными исполнителямизаконопроектов с приложением следующих материалов: текст законопроекта; текст проекта постановления Законодательного СобранияНижегородской области (в случае, если готовится проект законаобласти); пояснительная записка, содержащая изложение предметазаконодательного регулирования и концепции прилагаемогозаконопроекта, а также перечень актов областного законодательства,подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению,дополнению или принятию; финансово-экономическое обоснование законопроекта; заключение по результатам юридической экспертизы законопроекта. Законопроект, подготавливаемый для внесения Губернатором вЗаконодательное Собрание Нижегородской области, печатается шрифтомTimes New Roman размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4и представляется с сопроводительным письмом в министерствогосударственно-правового обеспечения Нижегородской области набумажном и на магнитном носителе (или по электронной почте) в видефайла формата RTF (приложение 1). 3. 1.3. Законопроект, представленный в Правительство, долженбыть завизирован лицом, возглавляющим орган власти, подготовивший(вносящий) законопроект, или лицом, его замещающим, и согласован сминистерством государственно-правового обеспечения Нижегородскойобласти, а также с другими заинтересованными органами(организациями). Согласование оформляется визой лица, возглавляющегоорган (организацию), или уполномоченного им заместителя. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листазаконопроекта в нижней его части. В случае наличия приложений взаконопроекте визы проставляются на лицевой стороне последнего листакаждого приложения в нижней его части. 3. 1.4. Законопроекты и сопроводительные материалы,представленные в Правительство с нарушением установленных требованийпо их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительновозвращаются представившим их органам власти. 3. 1.5. Министерство государственно-правового обеспеченияНижегородской области в соответствии с поручением Губернатора илипервого заместителя Губернатора - члена Правительства обеспечивает вдесятидневный срок с момента поступления законопроекта подготовкупроекта заключения и представления его Губернатору или первомузаместителю Губернатора - члену Правительства. 3. 1.6. В целях подготовки заключения министерствогосударственно-правового обеспечения Нижегородской области имеетправо запрашивать информацию у министерств, иных органовгосударственной власти, находящихся в подчинении Губернатора области,которые незамедлительно, в сроки, указанные в запросе, но не более3-х рабочих дней с момента получения запроса, обязаны предоставитьзапрашиваемую информацию в полном объеме. Проект заключения или официального отзыва на законопроектпрорабатывается и оформляется (приложения 2, 3) министерствомгосударственно-правового обеспечения Нижегородской области. Заключение или официальный отзыв подписывается Губернатором илиего первыми заместителями и направляется в Законодательное Собраниеобласти. 3. 1.7. Представление законопроектов при обсуждении их вкомиссиях и комитетах Законодательного Собрания области, а также назаседании Законодательного Собрания осуществляет разработчикзаконопроекта - руководитель органа государственной власти области (лицо, его замещающее), либо лицо, уполномоченное Губернатором напредставление законопроекта. 3. 1.8. Законопроект, принятый Законодательным Собранием областив первом чтении и поступивший в Правительство в соответствии срешением Законодательного Собрания области, направляется Губернаторомв министерство государственно-правового обеспечения Нижегородскойобласти для его рассмотрения, подготовки и представления проектасогласованных поправок к законопроекту или иных предложений. Срокпредставления проекта поправок определяется, исходя из необходимыхсроков их направления в Законодательное Собрание области. Поправки к законопроекту, подписанные Губернатором, направляютсяв Законодательное Собрание области в срок, определенный решениемЗаконодательного Собрания области, но не позднее 10 дней со дняпоступления законопроекта в Правительство. По согласованию сЗаконодательным Собранием области этот срок может быть продлен. 3. 2. Подготовка и оформление проектов актов ПравительстваНижегородской области 3. 2.1. Подготовка и оформление проектов актов Правительствапроизводятся в установленном порядке в соответствии с РегламентомПравительства Нижегородской области. 3. 2.2. Проекты актов Правительства Нижегородской областинаправляются в Правительство с сопроводительным письмом с приложениемпояснительной записки. В сопроводительном письме указываетсяоснование внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласованиипроекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработкивопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования ипрогнозы социально-экономических и иных последствий реализациипредлагаемых решений. Письмо подписывается руководителем органа, представившегопроект, либо лицом, его замещающим. 3. 2.3. Если в тексте проекта акта Правительства упоминаютсяранее принятые акты, то делается ссылка на номер и дату ранеепринятого акта. Если готовящийся акт Правительства влечет за собой внесениеизменений или дополнений в другие акты Правительства, эти измененияили дополнения представляются в виде отдельных актов одновременно сним. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которыепредлагается утвердить готовящимся проектом акта Правительства, вобязательном порядке прилагаются к данному акту. 3. 2.4. Проект акта Правительства по организации исполненияфедерального закона, акта Президента Российской Федерации или актаПравительства Российской Федерации должен содержать ссылку насоответствующий федеральный закон, акт Президента РоссийскойФедерации или Правительства Российской Федерации. 3. 2.5. Проект акта Правительства Нижегородской областипечатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) втекстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше сиспользованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 14 или N 12(для оформления табличных материалов), через полуторный межстрочныйинтервал (материалы, представленные в табличной форме, допускаетсяпечать через одинарный межстрочный интервал). В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию сним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Длявыделения части текста документа, заголовка, примечания могутиспользоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание илисмещение относительно границ основного текста. 3. 2.6. Каждый напечатанный лист документа должен иметьследующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,0 до2,5 см; верхнее - не менее 2,0 см; нижнее - не менее 1,5 см. 3. 2.7. При оформлении текста документа на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего полястраницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаковпрепинания. Страницы текста приложений нумеруются отдельно. 3. 2.8. Проекты актов Правительства оформляются, как правило, набланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке (приложения 4,5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформата А4. Проект акта имеет следующие реквизиты: Гриф (пометка) ограничения доступа к документу. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляются на первой страницедокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма к документам, содержащим секретнуюи служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углудокумента и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифасекретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал ицентрируется по отношению к ним. Наименование вида акта - постановление ПравительстваНижегородской области или распоряжение Правительства Нижегородскойобласти. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2одинарными межстрочными интервалами. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" ипорядкового номера документа, например, N 143. К порядковому номеру распоряжения Правительства через дефисдобавляется буква "р", например, N 153-р. Дата и номер постановления и распоряжения Правительства областирасполагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границамтекстового поля документа; Заголовок - печатается на расстоянии 2-х одинарных межстрочныхинтервалов от реквизитов дата и номер одинарным межстрочныминтервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовокпостановления Правительства области центруется и выделяетсяполужирным шрифтом, заголовок распоряжения Правительства областипечатается от левой границы текстового поля документа и не выделяетсяполужирным шрифтом. Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторныйинтервал. Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) ипостановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлении Правительства областизавершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т а но в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтомвразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило,подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению)Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательноделается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами исостоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилииГубернатора Нижегородской области. Слова " Губернатор " печатаются отлевой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилияГубернатора Нижегородской области печатаются у правой границытекстового поля. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений)Правительства Нижегородской области печатаются на отдельных листах.Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертойдлиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатаниитекста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлениитекстов постановлений (распоряжений). Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличииприложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" соссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правомверхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнегополя без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ"отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочныминтервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарныйинтервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самойдлинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ",ниже через 1,5 межстрочный интервал дается ссылка на постановлениеили распоряжение Правительства. Все составные части реквизитацентрируются относительно самой длинной строки и печатаются черезодинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10см и ограничивается правым полем документа. При наличии несколькихприложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N__ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемоеположение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или"УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и можетбыть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрованным способом (относительно границ текста) инумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится.Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второголиста. При наличии в тексте сносок, ссылка на сноску оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы илипосле приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основнойтекст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. Вконце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Правительства. В указанных документах их составные части (разделы,подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскимицифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подразделадолжен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенныхточкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номерараздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.).Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которыедолжны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта(например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра(подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визыпроставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листесогласований. 3. 3. Подготовка и оформление актов Губернатора 3. 3.1. В соответствии с Уставом Нижегородской области актамиГубернатора являются указы и распоряжения, принимаемые Губернатором впределах своих полномочий. 3. 3.2. Акты, имеющие нормативный характер, принимаются, какправило, в форме Указов. Акты по оперативным и другим текущимвопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в формераспоряжений. 3. 3.3. Подготовка и оформление проектов актов ГубернатораНижегородской области производится органом или должностным лицом,ответственным за подготовку проекта акта Губернатора области, вследующем порядке: проработка вопросов, составляющих основу проекта указа(распоряжения); составление текста проекта акта Губернатора и, принеобходимости, пояснительной записки к нему; согласование проекта акта Губернатора с заинтересованнымиорганами исполнительной власти, организациями; направление проекта акта на юридическую экспертизу вминистерство государственно-правового обеспечения Нижегородскойобласти на предмет соответствия проекта действующему законодательству. 3. 3.4. Ответственность за качество проекта акта ГубернатораНижегородской области возлагается на руководителей органов власти,учреждений и организаций, которые вносят этот проект. 3. 3.5. Проекты актов Губернатора печатаются на бланкахустановленной формы. 3. 3.6. Проекты указов Губернатора области оформляютсяаналогично проектам постановлений Правительства области, проектыраспоряжений Губернатора области оформляются аналогично проектамраспоряжений Правительства области (см.раздел 3.2. Инструкции)(приложения 6, 7). 3. 4. Порядок регистрации и рассылки актов Губернатора иПравительства 3. 4.1. Указы и распоряжения Губернатора, постановления ираспоряжения Правительства регистрируются раздельно в пределахкалендарного года. Порядковый номер акта присваивается в соответствиис очередностью его принятия - отдельно для каждого вида акта. Кпорядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р". 3. 4.2. Подлинники актов Губернатора и Правительства, справкиподразделений-исполнителей, указатели рассылки и остальные материалыформируются и остаются в министерстве государственно-правовогообеспечения Нижегородской области. 3. 4.3. Министерство государственно-правового обеспеченияНижегородской области обеспечивает изготовление копий актовГубернатора и Правительства Нижегородской области, рассылку ихисполнителям, иным заинтересованным органам и должностным лицам. Вуказанных копиях соответствие их подлиннику удостоверяется печатьюотдела документационного обеспечения министерствагосударственно-правового обеспечения Нижегородской области. Рассылка актов Губернатора и Правительства Нижегородской областиосуществляется в течение 3 рабочих дней, срочных - незамедлительно. 3. 4.4. Акты Губернатора и Правительства направляются адресатам(в виде копий) в соответствии со списком рассылки, подписаннымисполнителем, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятыеакты, направляются тем органам и организациям, которым посылалисьранее принятые акты, или их правопреемникам. Если акты Губернатора и Правительства направляются организациям,не входящим в утвержденный список рассылки, то исполнитель долженвнести в список рассылки наименования этих организаций и их почтовыеадреса. Дополнительная рассылка актов Губернатора и Правительстваосуществляется по заявке подразделения-исполнителя, о чем делаетсяотметка в списке рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию министрагосударственно-правового обеспечения Нижегородской области. 3. 5. Подготовка и оформление правовых актов органовгосударственной власти 3. 5.1. Правовые акты принимаются в единоличном порядкеруководителем органа государственной власти (кроме актов, которые всоответствии с действующим законодательством, принимаютсяисключительно в коллегиальном порядке в пределах их компетенции).Акты, изданные совместно, изменяются, дополняются или признаютсяутратившими силу также совместно, по согласованию. 3. 5.2. Руководитель органа государственной власти издает акты ввиде приказа (за исключением случаев, когда в соответствии сфедеральным законодательством в Положении органа исполнительнойвласти предусмотрено иное наименование издаваемого акта). В случае,если акт принят решением коллегиального органа исполнительной власти,он издается в виде решения. Подготовленные министерствами и иными органами исполнительнойвласти Нижегородской области акты иных наименований (положения,указания, правила и другие) утверждаются приказами (за исключениемслучаев, когда в соответствии с федеральным законодательством вПоложении органа исполнительной власти предусмотрено иноенаименование издаваемого акта) или решениями (в случае утверждения ихколлегиальным органом исполнительной власти). Издание актов в виде писем и телеграмм не допускается. 3. 5.3. Акт может быть издан совместно несколькими органамиисполнительной власти или одним из них по согласованию с другими. 3. 5.4. Требования к подготовке и оформлению нормативныхправовых актов органов государственной власти устанавливаютсяпостановлением Правительства Нижегородской области с учетомтребований, изложенных в постановлении Правительства РоссийскойФедерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правилподготовки нормативных правовых актов федеральных органовисполнительной власти и их государственной регистрации" и"Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовыхактов федеральных органов исполнительной власти и их государственнойрегистрации", утвержденных приказом Министерства юстиции РФ от14.07.1999 N 217. IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4. 1. Приказ 4. 1.1. Приказами (распоряжениями, решениями - в случае, когда всоответствии с федеральным законодательством в Положении органаисполнительной власти предусмотрено иное, чем приказ, наименованиеиздаваемого акта) оформляются решения нормативного характера, а такжепо организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работыоргана государственной власти. Проекты приказов (распоряжений, решений) (далее - приказов)готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителяоргана государственной власти, его заместителя, либо в инициативномпорядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадроваяслужба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем органа государственнойвласти или по его поручению заместителями руководителя в соответствиис распределением обязанностей. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и ихсогласование с заинтересованными сторонами возлагается наруководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов являетсяобязанностью службы ДОУ. 4. 1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируютсяисполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшимпроект, а также в случае необходимости руководителями другихзаинтересованных подразделений. Возражения по проекту приказаизлагаются в прилагаемой к проекту справке. Если в процессесогласования в проект приказа вносятся изменения, меняющие егопервоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию. Порядоквизирования (согласования) приказов определяется руководителем органагосударственной власти. 4. 1.3. Ксерокопии приказов заверяют печатью органагосударственной власти и направляют адресатам в соответствии суказателем рассылки, который составляется и подписываетсяисполнителем. Официальная копия обязательно направляется такжеисполнителю и в службу ДОУ. 4. 1.4. Приказы печатаются на стандартных бланках установленнойформы шрифтом размером N 14 - N 12. Текст приказа печатается через1,5 межстрочных интервала. Датой приказа является дата его подписания. Приказы, подготовленные совместно с другими органами илиорганизациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, суказанием названий органа государственной власти и других органов илиорганизаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарногогода; приказы по основной деятельности и по организационным, кадровыми другим вопросам внутренней работы нумеруются отдельно. Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованнымспособом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номерсостоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий издвух и более строк, печатается полужирным шрифтом через одинарныймежстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается шрифтом размером N 14 - N 12 через 1,5межстрочных интервала от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю",которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждогозадания. Не допускается формулировка заданий без установлениясоответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроковисполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная частьможет делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскимицифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены водном пункте. В качестве исполнителей указываются структурныеподразделения или конкретные должностные лица. Последний пунктраспорядительной части может содержать сведения о подразделении илидолжностном лице, на которое возлагается контроль за исполнениемприказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемыйдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводитсяприказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовитвместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровкуподписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне последнеголиста в нижней части документа. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшегодокумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органагосударственной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурногоподразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждогоприложения в нижней части документа. Образец оформления приказа приведен в приложении 8. 4. 1.5. При оформлении совместного приказа: наименования органов государственной власти - располагаются наодном уровне; наименование вида документа - приказ; располагается центровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате болеепоздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. подписи руководителей органов государственной властирасполагаются ниже текста на одном уровне. 4. 2. Положение, правила, инструкция 4. 2.1. Положение принимается в том случае, если в немустанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции органов государственной власти. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как акты,утверждаемые органом государственной власти; утверждение оформляетсяпутем издания приказа об их утверждении. 4. 2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил иинструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовыхактов. 4. 2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатаетсяна стандартном листе бумаги формата А-4 шрифтом N 14 - N 12. Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) располагаетсяцентровано по отношению к основному тексту. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться наглавы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4. 3. Протокол 4. 3.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы кобсуждению представляются структурными подразделениями органагосударственной власти и другими организациями, на которые возложенаих подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотреннойпланом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагаются на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ исотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текстпротокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со днязаседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируютсяподразделением, ответственным за подготовку. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы,фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения), полными(содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступленийдокладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседаниязаписывается дословно). 4. 3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным назаседании, направляются для подшивки в дело в службу ДОУподразделения-исполнителя вместе с протоколом о принятых решениях.Копии протокола или выписка из протокола о принятых решенияхготовятся к рассылке в соответствии со списком рассылкиподразделением, ответственным за подготовку материалов к совещанию. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний иматериалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них,причем копии протоколов - по акту. 4. 3.3. Протоколы печатаются на бланках установленной формы илистандартных листах бумаги шрифтом размером N 14. 4. 3.4. Протокол имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - протокол. Вид заседания, совещания, например: П Р О Т О К О Л заседания рабочей группы Совета по информатизации при Губернаторе Нижегородской области или совещания у (наименование должности) Ф.И.О. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово П Р О Т О К О Л печатаетсяот границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирнымшрифтом размером N 16 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтомчерез одинарный интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается при оформлениипротоколов заседания (совещания) Правительства области, совещаний сучастием Губернатора или его первых заместителей. Печатается через 2 одинарных межстрочных интервала послереквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой. дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом. Номера протоколов заседаний (совещаний) состоят из знака N ипорядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Дата и номер печатаются справа через 2 одинарных межстрочныхинтервала ниже реквизита Место проведения заседания, совещанияполужирным шрифтом и подчеркиваются. Например: г. Нижний Новгород от 10 апреля 2002 года N 12 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной части после слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ указываются должность,фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании),должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописнымибуквами, под ним через 1 одинарный межстрочный интервал прописнымибуквами - должность председательствовавшего, затем через 1 одинарныймежстрочный интервал - также центровано инициалы и фамилия прописнымибуквами. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через 1одинарный межстрочный интервал после фамилии и инициаловпредседательствовавшего, в конце слова ставится двоеточие -"Присутствовали:". Затем 1-2 одинарными межстрочными интервалами нижепечатаются наименования должностей присутствовавших, а справа отнаименования должностей - их инициалы и фамилии (одинарныймежстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаныобобщенно, а фамилии располагаются в алфавитном порядке. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола печатается полуторным межстрочныминтервалом и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от левого поляшрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последнейстроки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,выступавших на заседании (совещании) при рассмотрениисоответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарныймежстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подписьи расшифровку подписи (инициал и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительносамой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами имени, отчества ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правымполем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается вправом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номерэкземпляра печатается ниже грифа (пометки) через полуторныймежстрочный интервал и центрируется по отношению к ним. Протокол регистрируется в службе ДОУ, где ему присваиваетсяномер, который состоит из инициалов фамилии, имени и отчествапредседательствующего на совещании, индекса подразделения,ответственного за подготовку материалов к совещанию и порядковогономера протокола, который присваивается службой ДОУ в пределахкалендарного года. На протоколах, содержащих информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанныйисполнителем и руководителем, ответственным за подготовку совещания. Образцы оформления протоколов и выписки из протокола приводятсяв приложении 10. 4. 4. Служебные письма 4. 4.1. Письма оформляются на бланках установленной формы. 4. 4.2. Письмо имеет следующие реквизиты: Дата - оформляется словесно-цифровым способом. Датой письмаявляется дата его подписания. Исходящий номер в письмах за подписью руководителей органовгосударственной власти должен начинаться с индекса органагосударственной власти, присвоенного органу распоряжением Губернатораобласти от 21.01.2002 N 47-р "Об утверждении классификатора органовгосударственной власти, подчиненных Губернатору Нижегородскойобласти" и включать в себя порядковый номер по единой нумерации сначала года, установленной в органе государственной власти. например: 21-924+.. (где 21 - индекс органа государственнойвласти, а 924 - порядковый номер по единой нумерации, установленной воргане государственной власти). Письма, подписанные руководителем структурного подразделения,входящего в состав органа государственной власти, печатаются напростом бланке, форма которого утверждается приказом руководителяоргана государственной власти. Исходящий номер таких писемпроставляется в соответствии с порядком делопроизводства,установленным в органе государственной власти. Адресат - адресат печатается в границах, предусмотренныхутвержденным бланком писем органов государственной власти. Всесоставные части этого реквизита центрируются относительно самойдлинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются одинарныммежстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1одинарным межстрочным интервалом. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям иликонкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на ихобращения. В состав адресата входит наименование организации (структурногоподразделения организации), наименование должности, инициалы ифамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу -фамилия и инициалы лица. Полный почтовый адрес указывается составителем документа вслучае его направления корреспонденту через отделения почтовой связи,в том числе и частному лицу. При направлении служебного письма в организацию ее наименова ниепишется в именительном падеже, например: Российская академия государственной службы при Президенте Российской Федерации При направлении служебного письма в структурное подразделениеорганизации наименование подразделения также пишется в именительномпадеже, например: Законодательное Собрание Нижегородской области Комитет по социальным вопросам Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, еслиименно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решенияпо вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательномпадеже, например: Председателю Законодательного Собрания Нижегородской области И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое званиеили ученую степень, то перед фамилией может указываться звание илистепень, например: Ректору Московской государственной медицинской академии имени И.П.Сеченова профессору И.О.Фамилия Если служебное письмо адресуется руководителям несколькиходнородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Главам местного самоуправления Нижегородской области Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовыйадрес, который печатается через одинарный межстрочный интервал,например: Фамилия И.О. пр.Космонавтов, д.8, кв.15, г.Санкт-Петербург, А-49, 197049 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово"Копия(и)" не указывается. Если количество адресатов письма более четырех, то составляетсяуказатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило,указывается только один адресат. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчнымибуквами (за исключением начальной буквы) через одинарный межстрочныйинтервал. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается через полуторный интервал. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти излагается причина, основание или обоснование составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием дляподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаютсявыводы, предложения, просьбы, решения и т.д. При наличии в тексте письма ссылки на другие документыуказывается их точное наименование и дата издания в следующейпоследовательности: наименование документа, издатель, дата, номер,заголовок. Текст письма излагается от первого лица множественного числа(просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа(Правительство вносит, министерство представляет и т.д.). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения кадресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! При оформлении письма на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами. Слово Приложение отделяется от текста 2 одинарными межстрочнымиинтервалами. Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля.После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст реквизита"Приложение" печатается через одинарный межстрочный интервал. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка онем делается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если в тексте названо несколько приложений или если приложения втексте документа не названы, то наименования приложенных документовперечисляются после текста с указанием количества листов иэкземпляров каждого документа: Приложения: 1. Проект областного закона о +... на 7 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к проекту областного закона о .... на 3л. в 1 экз. 3. Заключение Правительства Нижегородской области позаконопроекту о ++. на 3 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в письмеадреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Нумерация страниц приложений осуществляется отдельно отнумерации страниц письма, начиная со второй страницы каждогоприложения. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами. Если письма оформляются на бланке, то подпись включаетсокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы ифамилию:Министр И.О. Фамилия Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываетсяполное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:Министр финансовНижегородской области И.О. Фамилия При подписании письма несколькими должностными лицами их подписирасполагаются одна под другой в последовательности, соответствующейзанимаемой должности. При подписании письма несколькими должностными лицами одногоранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваютсясоответственно левой и правой границами текстового поля, арасшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей иотделяются от них дополнительным интервалом 1,5, например:Председатель комитета по Председатель комитета поохране природы и управлению физкультуре, спорту и туризмуприродопользованиемподпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия Письма на гербовых бланках органа государственной властиподписываются руководителем органа государственной власти или лицом,исполняющим его обязанности, а также заместителями руководителяоргана государственной власти по вопросам, входящим в их компетенцию. Письма на бланках структурных подразделений органагосударственной власти могут быть подписаны руководителемструктурного подразделения органа государственной власти или лицом,исполняющим его обязанности. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтомменьшим, чем основной текст. Примечание. При печати проектов писем за подписью Губернатораразмеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам,применяемым при печатании текстов указов (распоряжений). Образцы служебных писем приведены в приложениях 11 и 12. 4. 5. Служебные телеграммы 4. 5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы. 4. 5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. Всостав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляетсяуказатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившимтекст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый...............................! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов ипредлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двухэкземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительносамой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочнымиинтервалами ниже реквизита "подпись" и состоят из индексаподразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала года идаты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование органа государственной власти, фамилиюи подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму,а также время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, накоторый дается ответ. V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5. 1. Бланки документов 5. 1.1. Документы органа государственной власти должны, какправило, оформляться на бланках и иметь установленный комплексобязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210х297 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письмаорганов государственной власти оформляются на бланках в соответствиис ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов" и с распоряжением ГубернатораНижегородской области от 06.02.2002 N 134-р "Об утверждении образцовбланков с изображением Герба Нижегородской области" Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, какправило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 5. 1.2. В органах государственной власти применяются следующиебланки: гербовые бланки с изображением Герба Нижегородской области суказанием наименования органа государственной власти; бланки с изображением Герба Нижегородской области с указаниемдолжности руководителя органа государственной власти (могутиспользоваться как бланки резолюции руководителя при изготовлении набумаге формата А-6); бланки с изображением Герба Нижегородской области снаименованием вида правового акта органа государственной властиобласти; бланки без изображения Герба Нижегородской области снаименованиями структурных подразделений органа государственнойвласти, имеющих право издавать распорядительные документы иосуществлять переписку со сторонними организациями. Состав видов бланков без изображения Герба Нижегородскойобласти, применяемых в органе государственной власти, утверждаетсяего руководителем по представлению службы ДОУ. 5. 1.3. Бланки документов должны использоваться строго поназначению и без соответствующего разрешения не могут передаватьсядругим организациям и лицам. 5. 1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланковс изображением Герба Нижегородской области осуществляется наосновании распоряжения Губернатора Нижегородской области; безизображения Герба Нижегородской области - после утвержденияруководителем органа государственной власти соответствующих образцовбланков. 5. 1.5. Бланки с воспроизведением Герба Нижегородской областидолжны быть изготовлены полиграфическими организациями, имеющимилицензии на право изготовления гербовых бланков. 5. 2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документовработники органа государственной власти обязаны соблюдать правилаоформления реквизитов, изложенные ниже. 5. 2.1. Возможна пометка ограничения доступа к документу. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номераэкземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке ититульном листе издания, а также на первой странице сопроводительногописьма к документам, содержащим секретную и служебную информациюограниченного распространения. Пометка секретности печатается в правом верхнем углу документа иподчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже пометкисекретности через 1,5 межстрочных интервала и центрируется поотношению к ним. 5. 2.2. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точнопередавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "овыделении...", "об изменении..." и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту резолюций руководителей по рассмотренным документам, атакже к текстам телеграмм, телефонограмм, извещений, заголовок несоставляется. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстовогополя. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается черезодин межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. 5. 2.3. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурным подразделениямили конкретным должностным лицам. При адресовании документа организации, ее структурномуподразделению без указания должностного лица, их наименования пишутсяв именительном падеже. Например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицунаименование организации и подразделения указывается в именительномпадеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации еенаименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д.Иванову При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы ифамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: Калинину И.П. ул.Садовая, д.5, кв.12 Киреевский р-н, г.Липки Тульская обл., 301264 5. 2.4. Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе или грифомсогласования. Визирование проекта документа проводится при необходимостиоценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам иранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются руководителемподразделения, где готовится проект документа. Документы, содержащиепоручения работникам органа государственной власти, ими должны бытьзавизированы. Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст,каждый в пределах своей компетенции. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующегодокумент, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется: в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинникараспорядительного документа; на законопроектах - в нижней части лицевой стороны последнеголиста; на втором экземпляре документа, остающегося в органегосударственной власти, - на лицевой стороне последнего листа нижеподписи. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляетсяследующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Иванов 28. 10.2000 Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа проводится с органами управленияи организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнеесогласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующимгрифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личную подпись, расшифровкуподписи и дату согласования; или название документа, подтверждающегосогласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Нижегородской области______________ __________________(личная подпись) (инициалы, фамилия) 30. 09.2002 СОГЛАСОВАНО Письмо комитета по делам архивов от 30.09.2002 N .... Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левомнижнем углу документа. При наличии нескольких грифов согласования их располагают наодном уровне. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листесогласования", если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. На документе делается отметка "Листсогласования прилагается". 5. 2.5. Утверждение документа На документах, подлежащих утверждению (программы, штатныерасписания, изменения в штатные расписания, штатная численность,планы, должностные инструкции, отчеты, акты, графики и т.д.), грифутверждения проставляется в правом верхнем углу первого листадокумента. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 16.10.2000 N 1505 или: УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной архивной службы России ______________ __________________ (личная подпись) (И.О.Фамилия) 16.10.2000 При наличии нескольких грифов утверждения их располагают наодном уровне. 5. 2.6. Резолюция В состав резолюции входят следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное впоручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. В этих случаях соисполнители направляютинформацию основному исполнителю. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. 5. 2.7. Подпись документа Документы, направляемые в вышестоящие органы, органызаконодательной (представительной), исполнительной и судебной властиНижегородской области, а также в адрес Губернатора Нижегородскойобласти, его первых заместителей и в адрес должностных лиц органовместного самоуправления, подписываются руководителем органагосударственной власти или, по его поручению, заместителями впределах утвержденного распределения обязанностей между ними. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,гражданам, подписываются руководителем, его заместителями илируководителями структурных подразделений в соответствии с ихкомпетенцией. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее егообязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия(исправления можно внести от руки или машинописным способом,например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы спредлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованиемдолжности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должностьлиц, а распределение обязанностей в составе комиссии (председателькомиссии, член комиссии). В подписанные документы запрещается вносить какие-либоисправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочнымиинтервалами. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ (при использовании бланка должностного лицанаименование должности не указывается), личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левойграницы текстового поля через один межстрочный интервал и центруетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается науровне последней строки наименования должности без пробела междуинициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем. 5. 2.8. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительныедокументы, письма) или события, зафиксированного в документе(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, график,инструкция, положение, отчет, список и т.п.) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающимили утверждающим документ. При подготовке проекта документапечатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органамигосударственной власти, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан иорганизаций, а также содержащих сведения финансового характера,используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности:день, месяц, год (29.04.2002). На документах, оформленных на бланках, дата располагается взависимости от расположения этого реквизита (угловой или продольный). На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшегодокумент, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. 5. 2.9. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнемуглу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинникадокумента. Отметка печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифтаосновного текста. При направлении документов в адрес Губернатора илиЗаконодательного Собрания отметка об исполнителе делается наоборотной стороне последнего листа документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер еготелефона, например: Максимова Нина Сергеевна 98-88-14 или Максимова 98-88-14 На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя. 5. 2.10. Оформление приложений к документу Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты(название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание,дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляютследующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименованияперечисляются с указанием количества листов в каждом приложении ичисла их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты иномера. Например: Приложение N 2 к приказу министерства здравоохранения Нижегородской области от N Если приложения сброшюрованы, количество листов в них неуказывается. Если приложения направляются не во все, указанные в спискерассылки адреса, то приложения оформляются следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. 5. 2.11. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа,ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в которомбудет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителяструктурного подразделения, в котором исполнен документ. VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6. 1. Организация документооборота 6. 1.1. Движение документов в органах государственной власти смомента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки образует документооборот. 6. 1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимыес ними в органах государственной власти, регламентируются инструкциейпо делопроизводству в органе государственной власти, положениями оструктурных подразделениях органа государственной власти идолжностными инструкциями их работникам. 6. 1.3. При применении в органах государственной властиэлектронного документооборота службой ДОУ совместно со службойавтоматизации разрабатываются маршруты движения документов. 6. 2. Организация доставки документов 6. 2.1. Доставка документов в органы государственной властиосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской иэлектрической связи. С помощью почтовой связи в органы государственной властидоставляется письменная корреспонденция в виде простых ирегистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,а также печатные издания. 6. 2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы,(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения поэлектронной почте. 6. 3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 6. 3.1. Документы, поступающие в органы государственной властина бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительноерассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляютсяисполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляетсяработниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов спометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостностьупаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. На полученном документе проставляется регистрационный штамп вправой нижней части первого листа основного документа, в которомуказываются дата регистрации документа и его входящий номер. 6. 3.2. Предварительное рассмотрение документов проводитсяслужбой ДОУ с целью распределения поступивших документов на требующиеобязательного рассмотрения руководством и направляемыенепосредственно в структурные подразделения и ответственнымисполнителям. Документы, адресованные в орган государственной власти, а такжебез указания конкретного лица или структурного подразделенияпредварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляютсяруководству для принятия решения. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки ихсодержания, на основании установленного в организации распределенияобязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно структурным подразделенияморгана государственной власти или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,где фиксируется содержание резолюции, а документ передается наисполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькимиструктурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,остальным исполнителям передаются копии. 6. 3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку спроставлением даты и времени приема, регистрируются по тем жеправилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрениеруководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)получателем на специальном бланке или в журнале и оперативнопередается руководителю, которому она адресована. 6. 4. Организации обработки и передачи отправляемых документов 6. 4.1. Документы, отправляемые органом государственной власти,передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляетсяслужбой ДОУ органа государственной власти в соответствии с Правиламиоказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностьюоформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки изарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственноподписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются)направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает в себяее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата, егопочтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт),заклеивание, запись реквизитов документа в реестр, маркированиеконвертов, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу вотделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов, наличиеприложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаютсяруководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочегодня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные,срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительныедокументы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляетсяв трех экземплярах. В ней указываются номера документов, датаотправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются впочтовое отделение, третий - остается в отделе обработки документов.Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающийотправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службуДОУ. 6. 4.2. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналамэлектрической связи, а также необходимость и порядок досылки ихбумажного оригинала адресату, определяются инструкцией поделопроизводству органа государственной власти, с учетомфункционирующих в органе государственной власти технических ипрограммных средств. 6. 4.3. Телеграфная переписка допускается только по срочнымвопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудникамислужбы ДОУ завизированными, подписанными, датированными изарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземплярпередается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правиламипредоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 28.08.97 N 1108. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсяГубернатором или первыми заместителями Губернатора. Телеграммы безкатегории подписываются руководителями органов государственной властиНижегородской области. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующимобразом: в верхнем правом углу указывается категория телеграммы.Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма"печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтовогоиндекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилииполучателя; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (еслипри этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или сих сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев,исправлений, заглавными буквами; на свободном от текста месте проставляется печать органагосударственной власти, ниже текста под чертой указываются фамилия идолжность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес органагосударственной власти, дата (день отправления) и регистрационныйномер; копия телеграммы визируется руководителем структурногоподразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этомуказываются фамилия исполнителя и номер его телефона; телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов,могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальныхэкземплярах подпись воспроизводится на пишущей машинке и дополненазаверительной записью и печатью организации. 6. 4.4. Передача информации с помощью телефонограммосуществляется устно по каналам телефонной связи. 6. 4.5. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Онаподписывается руководителем органа государственной власти, и послерегистрации в службе ДОУ вручается исполнителям для передачиадресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками о передачевозвращается в службу ДОУ. 6. 4.6. Телефонограммы, адресованные руководителю органагосударственной власти, принимаются секретарями приемных,незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируютсяв службе ДОУ и передаются для исполнения в соответствии с указаниемруководства. 6. 4.7. В телефонограмме должны указываться название видадокумента, наименование организации, дата, номер, наименование,инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилиялица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилиипередавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, покоторым передается и принимается информация, время приема и передачителефонограммы. 6. 5. Порядок прохождения внутренних документов 6. 5.1. Все документы, рассмотренные руководителем органагосударственной власти и его заместителями (в соответствии сраспределением обязанностей), направляются для исполнения вподразделения только через службу ДОУ. 6. 5.2. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое производится через службу ДОУ. 6. 5.3. Документы, поступившие из других организацийнепосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть вобязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 6. 5.4. В подразделениях органа государственной власти учетпоступления документов ведется в регистрационно-контрольных формах(РКФ), в журналах установленной формы и в автоматизированном режиме. 6. 5.5. Руководитель органа государственной власти дает указанияпо организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланкедолжностного лица. Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятсяслужбой ДОУ в регистрационные журналы и в автоматизированную систему.Затем документы передаются исполнителю в соответствии с указаниямируководителя органа государственной власти. 6. 5.6. В резолюции, как правило, устанавливается конкретныйсрок (календарная дата) исполнения документа. В тексте резолюции могут быть указания "срочно", которыепредусматривают соответственно 3-дневный (в рабочих днях) срокисполнения, считая от даты подписания. Если для исполнения документа устанавливается срок более одногомесяца, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада оходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению вмесячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если вследующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца),считая от даты подписания резолюции. Если последний день исполнениядокумента приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению впредшествующий ему рабочий день. 6. 5.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов иинформирует об этом руководителя органа государственной властиобласти. 6. 5.8. Регистрация исходящих документов за подписьюруководителя органа государственной власти области ведется службойДОУ в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журнале регистрацииисходящих документов, а также в автоматизированном режиме. 6. 5.9. Служба ДОУ регулярно, один раз в месяц, составляетсводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю органагосударственной власти области о состоянии работы с документами. 6. 5.10. Исполненные документы передаются исполнителями дляформирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел впорядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями к ней,индивидуальной Инструкцией по делопроизводству органа государственнойвласти области. 6. 5.11. При составлении и оформлении документов сотрудникиоргана государственной власти области руководствуются настоящейИнструкцией и приложениями к ней, а также индивидуальной Инструкциейоргана государственной власти области. Подробно порядок прохождения внутренних документов должен бытьопределен в индивидуальных Инструкциях по делопроизводству органагосударственной власти области. 6. 6. Организация приема и передачи документов, поступающих поканалам электронной почты, и документов, поступающих с использованиемсредств факсимильной связи 6. 6.1. Электронная почта предназначается для доставки, отправкии передачи информации внутри органов исполнительной власти области иорганизациям (организациями), имеющим соответствующие программныесредства. 6. 6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 6. 6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программуотправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату ивремя отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощьютекстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам всоответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, азатем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальныйпочтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается кодпользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется черезэти почтовые ящики. 6. 6.4. Средства факсимильной связи предназначаются дляоперативной передачи и приема текстов документов и служебныхматериалов организациям (от организаций), размещенным вне здания,размещения Правительства области, и устанавливаются в службахделопроизводства подразделений или приемных руководителей. 6. 6.5. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в том числе с пометками "Дляслужебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 6. 6.6. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 6. 6.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммывизируется исполнителем и руководителем подразделения. 6. 6.8. Передачу и прием факсограмм, а также их учетосуществляет лицо, назначенное ответственным за использованиефаксимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) иномер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителюподразделения (его заместителю) и передается с указаниямируководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка всоответствующем журнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи,указанные функции ответственного лица могут быть возложеныруководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 6. 6.9. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналахустановленной формы (приложение 13) без проставления регистрационныхштампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаютсяисполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм,имеющие срок хранения один год. 6. 6.10. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается наисполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. 6. 6.11. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 6. 7. Печатание, размножение и учет количества документов 6. 7.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы,письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурныхподразделениях органов исполнительной власти области, подготовившихсоответствующий проект документа. 6. 7.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные,подписанные или завизированные. Материалы размножаются с первогоэкземпляра подлинника. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы, завизированныйруководителем подразделения и подписанный руководителем службы ДОУ. 6. 7.3. Учет количества документов за определенный периодвремени (год, месяц) проводится службой ДОУ по месту регистрациидокументов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ ипредставляются руководству. 6. 7.4. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органугосударственной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 6. 8. Работа исполнителей с документами 6. 8.1. Руководители структурных подразделений органагосударственной власти обеспечивают оперативное рассмотрениедокументов, доведение их до исполнителей в день поступления, контрольза качественным исполнением документов по существу вопроса. 6. 8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 6. 8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководствомфедерального органа исполнительной власти или руководителямиструктурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указательна рассылку. 6. 8.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 6. 8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю в установленныеим сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всеммассивам документов организации. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 6. 9. Работа с обращениями и запросами депутатов 6. 9.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов Законодательного Собрания области, а также на обращениякомитетов и комиссий Законодательного Собрания области осуществляютсяв соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов представительных органов местного самоуправленияосуществляются в соответствии с законодательством области и правовымиактами органов местного самоуправления. 6. 9.2 Прием, обработка и направление поступающих обращений изапросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа государственнойвласти в соответствии с установленным порядком работы с поступающимидокументами. 6. 9.3. В структурных подразделениях органа государственнойвласти по обращениям и запросам в соответствии с указаниямируководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимыхслучаях - проекты поручений соответствующим организациям. 6. 9.4. Обращения и запросы депутатов и документы по ихрассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 6. 10. Работа с обращениями граждан 6. 10.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотренияписьменных и устных обращений граждан и их централизованного учетаосуществляется отделом по работе с обращениями граждан АдминистрацииГубернатора области. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатораобласти и его первых заместителей, регистрируются в отделе по работес обращениями граждан. 6. 10.2. Зарегистрированные обращения в зависимости отсодержащихся в них вопросов направляются с сопроводительными письмамиотдела в соответствующие органы исполнительной власти области, введении которых находятся поставленные вопросы. 6. 10.3. Поступившие в органы исполнительной власти областиписьменные обращения граждан регистрируются службами делопроизводствав соответствии с установленным порядком работы с поступающимидокументами, и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня ихрегистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а письма,требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одногомесяца. 6. 10.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрениюформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 6. 11. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебногопользования" 6. 11.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется надокументах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования"определяется исполнителем документа, руководителем подразделенияоргана исполнительной власти области или должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. 6. 11.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, атакже на первой странице сопроводительного письма к документу. 6. 11.3. Прием и регистрация входящих документов, а такжерегистрация исходящих документов с пометкой "Для служебногопользования" осуществляется службами делопроизводства, при этом квходящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". 6. 11.4. Передача документов с пометкой "Для служебногопользования" сотрудникам структурных подразделений органовисполнительной власти области осуществляется под расписку. 6. 11.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел,при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебногопользования". VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 7. 1. Регистрация документов 7. 1.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов - запись учетных данных о документе по установленнойформе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 7. 1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 7. 1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое он повторно, какправило, не регистрируется. 7. 1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержания.Например, отдельно регистрируются документы, поступившие извышестоящих организаций, приказы руководителя органа государственнойвласти по основной деятельности, приказы по кадрам, служебнаяпереписка, обращения граждан и т.п. 7. 1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемыхдокументов производится в местах исполнения и создания документовслужбой ДОУ. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильнойсвязи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях,осуществляющих их прием и передачу. 7. 1.6. Документы регистрируются в журналах, а также могутрегистрироваться с помощью автоматизированных (компьютерных) систем. 7. 1.7. Регистрационный номер документа состоит из индексаоргана государственной власти по классификатору органовгосударственной власти, порядкового номера, который, исходя изинформационных потребностей органа государственной власти, можетдополняться индексом структурного подразделения органагосударственной власти, индексом дела по номенклатуре дел, кодомдокумента по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.Составные части регистрационного номера отделяются друг от другакосой чертой или знаком дефиса. 7. 1.8. Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания поисковых систем устанавливаетсяследующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации можетдополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 7. 2. Организация поисковой системы по документам 7. 2.1. Для обеспечения эффективного использования информациипри принятии решений в органах государственной власти создаютсяпоисковые системы по документам. 7. 2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в поисковую систему, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - автоматизированные поисковые системы. 7. 2.3. При традиционной карточной регистрации печатаетсянеобходимое количество карточек, которые могут составлять следующиекартотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокумента и др.), контрольно-справочные, кодификационные, пообращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поискаинформации. 7. 2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путемразработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа государственнойвласти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могутиспользоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностейввода и поиска документов и информации. 7. 2.5. В автоматизированных поисковых массивах поискконкретного документа или подборки материалов осуществляется поатрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документаи т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся вискомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов иэлементов текста. 7. 2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации одеятельности органа государственной власти, не отнесенной кгосударственной тайне или служебной информации ограниченногораспространения, работникам органа государственной власти, инымгосударственным органам, организациям, физическим лицам. 7. 2.7. Порядок получения пользователем информации определяеторган государственной власти как собственник или владелецинформационных ресурсов на основе требований законодательства. 7. 2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информацииограниченного распространения определяется в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Нижегородской области. VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8. 1. Организация контроля исполнения 8. 1.1. Контроль исполнения документов включает в себя:постановку на контроль, предварительную проверку и анализ ходаисполнения, регулирование сроков исполнения документов, снятие сконтроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщениеи анализ результатов исполнения документов, информированиеруководителей о ходе исполнения и результатах исполнения поручений,зафиксированных в документах. 8. 1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,содержащие задания и сроки исполнения заданий. Перечень такихдокументов утверждается руководителем органа государственной власти. 8. 1.3. Подразделения органа государственной власти, либо лица,назначенные ответственными за контроль исполнения документов в органегосударственной власти (далее служба контроля), контролируютисполнение документов и поручений по вопросам, относящимся к их сфереведения. При постановке документа на контроль на правом поле документаделается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом(штампом) "Контроль". 8. 1.4. Контроль исполнения документов по существу вопроса, учетконтролируемых документов, а также анализ хода исполнения ихисполнения осуществляют руководители структурных подразделений органагосударственной власти, ответственных за исполнение документа. 8. 1.5. Контроль исполнения документов строится на базерегистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнениядокументов, по исполнителям, группам документов (видам актов). 8. 1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти исторонних организаций - с даты их поступления в организацию;внутренних - с даты подписания (утверждения) документа. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя изсрока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в текстепометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку"оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по обращениям граждан, поступившим в орган государственнойвласти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одногомесяца со дня их регистрации в органе государственной власти, поостальным обращениям - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочегодня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя ификсируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ). 8. 1.7. При необходимости изменения срока исполнения документаответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срокапредставляет на имя руководителя органа государственной власти,давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении. Продление срока исполнения поручения Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации допускается висключительных случаях, когда исполнение поручения невозможноосуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случаеГубернатор представляет Президенту Российской Федерации,Правительству Российской Федерации мотивированные предложения опродлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такиепредложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с датыподписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативныхпоручений не продлеваются. При необходимости изменения срока исполнения порученияГубернатора, Правительства области ответственный исполнитель непозднее 3 дней до истечения первоначального срока исполненияпредставляет на имя Губернатора или первого заместителя Губернатора -члена Правительства мотивированную просьбу об изменении срокаисполнения поручения. О всех случаях изменения срока исполнения документовответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ длявнесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять ихимеют право только вышестоящие органы или орган государственнойвласти (организация) - автор документа. 8. 1.8. В случае исполнения документа несколькими структурнымиподразделениями органа государственной власти ответственным являетсяисполнитель, указанный в списке первым; документ в таком случаенаправляется ответственному исполнителю, остальные исполнителиполучают копии документа. 8. 1.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случаеболезни, увольнения или перемещения работник, ответственный законтроль исполнения документов, обязан передать по акту другомуработнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой,обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 8. 1.10. При пересылке документа на исполнение вподведомственную организацию последняя обязана информировать службуконтроля органа государственной власти, направившего документ, о ходеи результатах исполнения документа. 8. 1.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечениясроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующемпорядке: документы с дальними сроками исполнения (задания последующихлет) - два раза в год; документы со сроками исполнения в текущем году - один раз вмесяц (квартал); документы со сроками исполнения в текущем месяце - всоответствии с конкретной датой исполнения (предварительный контрольосуществляется не менее чем за 20 дней до даты исполнения документа,включая дополнительное напоминание за 3 дня до истечения срокаисполнения документа). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются вРКФ. 8. 1.12. Подразделение органа государственной власти илиуполномоченное лицо, осуществляющие контроль за исполнениемдокументов в соответствии с п. 8.1.4 настоящей Инструкции,взаимодействуют со всеми заинтересованными лицами и организациями.При необходимости подготавливают план контроля за исполнениемдокумента, в котором указываются подразделения - исполнителидокумента, а также подразделения, осуществляющие контроль заисполнением конкретных поручений. 8. 1.13. Ответственный исполнитель несет ответственность заорганизацию исполнения, качество и соблюдение сроков исполнениядокумента, имеет право в целях организации исполнения документатребовать и получать от заинтересованных лиц и организацийнеобходимую информацию, осуществлять действия, не противоречащиедействующему законодательству. 8. 1.14. Соисполнители документов обязаны представлятьответственному исполнителю необходимую информацию, связанную сисполнением документа, и осуществлять по его требованию всенеобходимые для исполнения документа действия в рамках действующегозаконодательства. 8. 1.15. Снятие документа с контроля осуществляет руководительоргана, принявшего документ, или его заместители в соответствии сраспределением обязанностей, или, в соответствии с возложеннымиполномочиями и по согласованию с руководителем, служба контролясоответствующего органа. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнениидокумента и направлении его в дело: краткие сведения об исполненииили ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий обисполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет хранитьсядокумент, дата; подпись исполнителя или руководителя структурногоподразделения, в котором исполнен документ. 8. 1.16. Документ, поставленный на контроль, считаетсяисполненным и снимается с контроля после фактического выполненияпоручений по существу, представления справки о результатахисполнения, заверенной ответственным исполнителем, лицу,осуществлявшему контроль, и сообщения результатов заинтересованныморганизациям и лицам, если в представленных материалах о выполнениине дано дополнительных поручений и материалы не возвращены надоработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении,подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель),дата. 8. 1.17. Служба контроля на основании ежемесячных справок,получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяцготовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины воргане государственной власти и подведомственной сети. IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее именуется- архив) в соответствии с требованиями, установленнымигосударственными стандартами на документы, нормативно-методическимидокументами Федеральной архивной службы России, а такжесоответствующими нормативно-методическими документами по архивномуделу и делопроизводству Нижегородской области и органовгосударственной власти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел иформирование дел. 9. 1. Составление номенклатур дел 9. 1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в органах государственнойвласти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а такжедля учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описейдел по личному составу. 9. 1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями об органе государственной власти и егоструктурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами оработе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности органа государственной власти, их виды,состав и содержание. 9. 1.3. В органах государственной власти составляютсяноменклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) и своднаяноменклатура дел органа государственной власти (приложение 15). 9. 1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляетсялицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методическойпомощи архива и службы ДОУ, подписывается руководителем подразделенияи представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срокразработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службуДОУ органа государственной власти. 9. 1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ наоснове номенклатур дел структурных подразделений при методическойпомощи архива органа государственной власти и лиц, ответственных захранение документов в органе государственной власти. 9. 1.6. Сводная номенклатура дел органа государственной властиподписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертнойкомиссией (далее именуется - ЭК) архива органа государственнойвласти, в который документы передаются на временное хранение,согласовывается с экспертно-проверочной и методической комиссиейуправления по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородскойобласти (далее именуется - ЭПМК) и утверждается руководителем органагосударственной власти. 9. 1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделенияоргана государственной власти получают выписки из соответствующих ееразделов для использования в работе. 9. 1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатурыдел является документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службеДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органагосударственной власти. Четвертый - в управлении по делам архивовАдминистрации Губернатора Нижегородской области, с которымсогласовывалась номенклатура дел. 9. 1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующегокалендарного года. 9. 1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовываетсязаново с архивным органом (управлением по делам архивов АдминистрацииГубернатора Нижегородской области) в случае коренных измененийфункций и структуры органа государственной власти. 9. 1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органагосударственной власти являются названия структурных подразделений. Всводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии сутвержденной структурой органа государственной власти. 9. 1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы органа государственной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 9. 1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из номера покодификатору областных органов государственной власти, номера,установленного в органе государственной власти цифрового обозначенияструктурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела пономенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы делобозначаются арабскими цифрами. Например: 08-12-05, где 08 - номер покодификатору областных органов государственной власти, 12 -обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номерзаголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органагосударственной власти или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы,списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивногофонда Российской Федерации научно-технической документацией. В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы. При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касаетсянескольких однородных административно-территориальных единиц, взаголовке дела не указываются их конкретные названия, а указываетсяих общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защитенаселения. Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее(его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с филиалом РГАНТД (г.Самара) об использовании архивныхдокументов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы(отчеты). Например: Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работеавтотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В началерасполагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается суправлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородскойобласти. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных заформирование дел, о передаче дел в другой орган государственнойвласти для продолжения и др. 9. 1.14. Если в течение года в органе государственной властивозникают новые документированные участки работы, не предусмотренныедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимыхдел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 9. 1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 9. 2. Формирование и оформление дел 9. 2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 9. 2.2. Дела формируются в органе государственной власти, какправило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 9. 2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаватьсяисполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их вдела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяетруководитель структурного подразделения или исполнитель всоответствии с номенклатурой дел. 9. 2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяслужбой ДОУ. 9. 2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеобщие правила: помещать в дело только исполненные документы, всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм,телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещатьсядокументы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; пообъему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются накаждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 9. 2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле,подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело незаводилось, то отчетные документы подшиваются в дело перепискипостоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решенияколлегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказыгруппируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется всоответствии с правовыми актами Нижегородской области. Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 9. 2.7. Дела органа государственной власти подлежат оформлениюпри их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовкадела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ поописанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлениюзаверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службыДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которыхзаведение и формирование дел, при методической помощи и под контролемархива органа государственной власти. 9. 2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле;составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление внеобходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18);подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизитыобложки дела. 9. 2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются реквизиты: наименование государственногоархива; наименование органа государственной власти; наименованиеструктурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела(тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивныйшифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: наименование органа государственной власти указываетсяполностью, в именительном падеже, с указанием официально принятогосокращенного наименования, которое указывается в скобках послеполного наименования; наименование структурного подразделения -записывается название структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел органа государственной власти;заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органагосударственной власти, согласованной с ЭПМК управления по деламархивов Администрации Губернатора Нижегородской области; дата дела -указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел,состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние датыдокументов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенныхв дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, названиемесяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнемуглу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количестволистов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листовв деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,образующихся в деятельности органа государственной власти, суказанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных ЭПМК управления по делам архивов АдминистрацииГубернатора Нижегородской области (до этого он проставляетсякарандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 9. 2.10. Для учета документов определенных категорий постоянногои временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов делаопределяется инструкцией по ведению делопроизводства в органегосударственной власти. Внутренняя опись составляется на отдельномлисте по установленной форме, которая содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела, на которых расположен каждый документ. К внутреннейописи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами ипрописью количество включенных в нее документов и количество листоввнутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 9. 2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9. 3. Организация оперативного хранения документов 9. 3.1. С момента заведения и до передачи в архив органагосударственной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов идел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных дляэтой цели помещениях, располагаются в вертикальном положениикорешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура делили выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,а затем сдаются в архив органа государственной власти. 9. 3.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданноедело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения руководителя органа государственной власти илиего заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителяоргана государственной власти с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника. X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа государственной власти после проведенияэкспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивнойслужбой России, подлежат обязательной передаче на государственноехранение в архив Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждениеЦентральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждениеГосударственный архив специальной документации Нижегородской области. Аудовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - вгосударственное учреждение Архив аудиовизуальной документацииНижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архивНижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц, ответственныхза ведение делопроизводства, и лиц, ответственных за проведениеэкспертизы ценности документов, формирование и оформление дел,составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов идел в органах государственной власти. 10. 1. Экспертиза ценности документов 10. 1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их храненияпроводится на основе принятых критериев. 10. 1.2. Экспертиза ценности документов в органе государственнойвласти на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильностиотнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архиворгана государственной власти. 10. 1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в органе государственной власти создается постояннодействующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и, принеобходимости, экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) вструктурных подразделениях. 10. 1.4. Функции и права ЭК, а также организация их работыопределяются положениями, которые утверждаются руководителем органагосударственной власти и руководителем структурного подразделения дляЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию суправлением по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородскойобласти. 10. 1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органагосударственной власти непосредственно лицами, ответственными заведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством архива. 10. 1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив органа государственной власти;отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срокихранения которых истекли. 10. 1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа государственной власти путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временными срокамихранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценностидокументов принимает ЭПМК управления по делам архивов АдминистрацииГубернатора Нижегородской области. 10. 1.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 10. 1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 10. 1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личномусоставу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются. 10. 1.11. В органе государственной власти в каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУсоставляются ежегодно под непосредственным методическим руководствомархива органа государственной власти. По этим описям документысдаются в архив органа государственной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурных подразделений,служат основой для подготовки сводной описи дел органагосударственной власти, которую готовит архив органа государственнойвласти (в случае отсутствия архива в органе государственной власти -сводную опись готовит служба ДОУ органа государственной власти) и покоторой он сдает дела на государственное хранение в соответствующиегосударственные архивы Нижегородской области. 10. 1.12. Описи дел структурных подразделений составляются поустановленной форме (приложение 19) и представляются в архив органагосударственной власти через два года после завершения дел вделопроизводстве. 10. 1.13. Описательная статья описи дел структурногоподразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома,части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе,части); срок хранения дела. 10. 1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей),то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются вточном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложкудела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородныедела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется дляотметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, опередаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой нанеобходимый акт, о наличии копий и т.п. 10. 1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи(литерные номера и пропущенные номера). 10. 1.16. Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурногоподразделения. При наличии в структурном подразделении органа государственнойвласти ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. 10. 1.17. Опись дел структурного подразделения организациисоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе сделами в архив органа государственной власти, а второй остается вкачестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Приналичии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трехэкземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК длярассмотрения и согласования. 10. 1.18. Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению(приложение 20) производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период. Указанные описи и актырассматриваются на заседании ЭПК (ЭК) органа государственной властиодновременно. Согласованные ЭПК (ЭК) органа государственной властиакты утверждаются руководителем органа государственной власти толькопосле утверждения ЭПМК управления по делам архивов АдминистрацииГубернатора Нижегородской области, описей дел постоянного хранения;после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные вданные акты, в соответствии с установленным порядком. 10. 1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,как правило, на дела всего органа государственной власти. Если в актеуказаны дела нескольких структурных подразделений, то названиекаждого структурного подразделения указывается перед группойзаголовков дел этого подразделения. 10. 2. Подготовка и передача документов в архив 10. 2.1. В архив органа государственной власти передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 10. 2.2. Дела с исполненными документами постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органагосударственной власти после истечения двухлетнего срока их храненияи использования в структурном подразделении. 10. 2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив органа государственной власти, как правило, неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 10. 2.4. Передача дел в архив органа государственной властиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ. 10. 2.5. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа государственной власти сотрудником архивапредварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственнойвласти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 10. 2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивоморгана государственной власти в присутствии работника структурногоподразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписизаведующего архивом органа государственной власти и лица, передавшегодела. 10. 2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа государственной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, в периодпроведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив органагосударственной власти, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 10. 2.8. В случае ликвидации или реорганизации органагосударственной власти служба ДОУ органа государственной власти впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующиегосударственные архивы Нижегородской области, независимо от сроковхранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуредел. XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11. 1. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности органов государственной власти, производитсяорганом государственной власти самостоятельно. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора или его первых заместителейопределяется Губернатором. Губернатором и его первыми заместителяминазначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов сфаксимильным воспроизведением подписи, и определяется порядокиспользования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 11. 2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службеДОУ органа исполнительной власти и выдаются под расписку сотрудникамподразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 11. 3. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность служба ДОУ. 11. 4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются по акту. 11. 5. Контроль за использованием печатей и штампов возлагаетсяприказом руководителя органа государственной власти на руководителейподразделений. 11. 6. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов,требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятсяпечати с изображением Государственного герба Российской Федерации(приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименованиядолжности лица, подписавшего документ. (Приложения с 1 по 21 даны отдельным документом в связи сбольшим объемом материала) Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (начало) ПостановлениеПравительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Правительство Нижегородской области Разработчик: 08_Деп.государственно-правового обеспечения Действие: Действующий Тип документа:Организационно-распорядительный документ Дата изменения в БД:18.11.2003 Дата внесения в БД:17.10.2003 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (окончание)Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298Действующий-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (окончание)Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298Действующий-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Приложения к Инструкции по делопроизводству в органах государственной власти Нижегородской области, находящихся в подчинении Губернатора Нижегородской области ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Оформление проектов областных законов 1. Проект закона (далее именуется - законопроект), вносится вЗаконодательное Собрание области Губернатором в порядкезаконодательной инициативы. Законопроект печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 настандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правойграниц текстового поля печатается слово "ПРОЕКТ" шрифтом N 14,выравнивается по правой границе текстового поля. Через 1 одинарный межстрочный интервал от слова "ПРОЕКТ"проставляется пометка "Вносится Губернатором Нижегородской области".Пометка печатается через одинарный межстрочный интервал ивыравнивается по правой границе текстового поля. 2. Законопроект имеет следующие реквизиты: Наименование субъекта Федерации - НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ-печатается прописными буквами шрифтом N 14 и выделяется полужирнымшрифтом. Выравнивается по центру. Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от первого реквизита1 одинарным межстрочным интервалом (шрифт N 14) и печатаетсяпрописными буквами вразбивку размером шрифта N 18 и выделяетсяполужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарнымимежстрочными интервалами (шрифт N 14) и печатается через одинарныймежстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравниваетсяпо центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос, о чемиздан закон. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующиезаконы необходимо называть конкретную норму, в которую вносятсяизменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы -дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Через 1 одинарный межстрочный интервал после заголовкапечатается наименование органа, принявшего законопроект, и реквизитдаты принятия. Текст отделяется от наименование органа, принявшегозаконопроект, 2 одинарными межстрочными интервалами (шрифт N 14) ипечатается через одинарный межстрочный интервал. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулуи основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы,главы, статьи. Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаютсяпрописными буквами, отделяются от предыдущего заголовка или текста 1одинарным межстрочным интервалом, выравниваются по центру. Заголовкимогут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка неставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав- арабскими. Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарныймежстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом. Точка в концезаголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с красной строки спрописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Номер статьипроставляется арабскими цифрами. При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяютсяполужирным шрифтом, а текст статьи печатается в строку. Например: Статья 6. Правовое проведение подготовки и проведения выборовосуществляется ... . Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться начасти, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляетсяарабскими цифрами в пределах каждой статьи. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из слов "Губернатор", инициалов имени, отчестваи фамилии Губернатора. Слово "Губернатор" выравнивается по левойгранице текстового поля, инициалы имени, отчества и фамилияГубернатора - по правой границе текстового поля и печатаются на однойстроке. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листазаконопроекта. Все приложения к законопроекту также визируются. Образец оформления законопроекта прилагается. 3. Требования по оформлению пояснительной записки кзаконопроекту. Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтомразмером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (не на бланке)и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2одинарными межстрочными интервалами ниже верхней границы текстовогополя, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается через 2 одинарных межстрочных интервала отпредыдущего реквизита, строчными буквами через одинарный интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка вконце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта,к которому подготовлена пояснительная записка, например: К проекту закона Нижегородской области "О внесении изменений встатью 4 Закона Нижегородской области "О едином налоге на вмененныйдоход" Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами ипечатается полуторным межстрочным интервалом. Текст должен содержать обоснование необходимости принятиязаконопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,его целей, основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноза социально-экономических и иныхпоследствий его принятия. Реквизита подпись пояснительная записка не содержит. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листапояснительной записки. Визы включают личную подпись визирующего,расшифровку подписи и дату, при необходимости его должность. ПРИЛОЖЕНИЕ 2 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 6 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 7 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 8 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 9 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 10 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 11 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 12 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ13 ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограммN Дата и Корреспондент Количество Краткое Ф.И.О. Фамилия Отметка оп/п время отправки листов содержание принявшего исполнителя и подшивке поступления (получения) факсограммы факсограммы (отправившего) руководителя, факсограммы (отправки) факсогроамму подписавшего в дело факсограммы (получившего) факсограмму ПРИЛОЖЕНИЕ 14 (в электронном виде не приводится, смотри бумажный вариант) ПРИЛОЖЕНИЕ 15 Герб Нижегородской области Наименование органа государственной власти СОГЛАСОВАНО Руководитель органа государственной власти Подпись И.О. Фамилия Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N_______ на ________ год ___________________________________________________________________ Наименование разделаИндекс дела Заголовок Количество дел Срок хранения Примечания дела (томов, частей) Начальник службы ДОУ И.О. ФамилияСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК Протокол ЭПМКоргана государственной власти управления по делам архивовот ______________ N ___ Администрации Губернатора Нижегородской области от ______________ N ___ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ________ году в органе государственной властиПо срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой "ЭПК"1 2 3 4ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 летвключительно)ИтогоНаименование должностируководителя службы ДОУ Подпись И.О. ФамилияДатаИтоговые сведения переданы в архивНаименование должности,передавшего сведения Подпись И.О. ФамилияДата ПРИЛОЖЕНИЕ 16Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения код органа государственной власти ____________________________________ Ф. N _________________________________________________ Оп. N ________________________________________________ Д. N ___________________Государственное учреждение Центральный архив Нижегородскойобласти______________________________________(наименование архива)_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(наименование органа государственной власти и структурного подразделения)ДЕЛО N________ ТОМ N________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(заголовок дела)___________________________________________________________________(дата)На ______ листахХранить_________Ф. N________________Оп. N_______________Д. N________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 17Форма листа-заверителя делаЛист-заверитель дела N ______В деле подшито и пронумеровано ____________________________________лист(ов) (цифрами и прописью)в том числе литерные листы _______________ пропущенные номера_____________+ листов внутренней описи_________________________________________________Особенности физического состояния и NN листовформированиядела1 2________________________________________________________________________(должность, подпись, расшифровка подписи, дата) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________N Индекс Дата Заголовок документа Номера Примечаниепп документа документа листов дела1 2 3 4 5 6Итого ___________________________________________________________документов(цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ____________________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица,составившеговнутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписиДата ПРИЛОЖЕНИЕ 19 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения____________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти)____________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи ДатаОПИСЬ N____________________________________________________________________N Индекс дела Заголовок Дата дела Количество Срок Примечаниепп (тома, дела (тома, листов хранения части) (тома, части) в деле дела (тома, части) (томе, части) части)1 2 3 4 5 6 7Название разделаВ данную опись внесено _______________________ дел с N_____________________ (цифрами и прописью)по N _______________, в том числе:литерные номера:пропущенные номера:Наименование должностисоставителя Подпись Расшифровка подписиописиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОНаименование должности Протокол ЭПКруководителяслужбы ДОУПодпись Расшифровка подписи от________ N ________Дата________________Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.Передал ____________________________________________________________ дел(цифрами и прописью)и _________________________ регистрационно-контрольных картотек кдокументам (цифрами и прописью)Наименование должности сотрудникаструктурного Подпись Расшифровка подписиподразделенияДатаПринял ___________________________ дел и ________________________________(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных картотек к документамНаименование должности работникаархива Подпись Расшифровка подписиДата________________Передаются вместе с делами канцелярии. ПРИЛОЖЕНИЕ 20 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюНаименование органа государственной власти УТВЕРЖДАЮАКТ Наименование должности руководителя органа государственной власти_________ N ________ Подпись Расшифровка подписи_______________________(место составления) Датао выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранениюНа основании___________________________________________________________(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков иххранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившиепрактическое значение документы фонда N___________________________________ (название фонда)N Заголовок Дата Номера описей Индекс дела Количество Сроки Примечаниепп дела дела (номенклатур) (тома, дел хранения или или за годы части) по (томов, дела групповой крайние номенклатуре частей) (тома, заголовок даты дел или N дела части) и дел по номера описи статей по перечню1 2 3 4 5 6 7 8Итого____________________________ дел за ________________________ годы(цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личномусоставусогласованы с ЭПМК ____________________________________________________(протокол от _______________ N ______________)Наименование должности лица,проводившегоэкспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаДокументы в количестве ______________________________________________дел(цифрами и прописью)весом __________________________ кг сданы в_____________________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____________________________N _____________________Наименование должностиработника органа государственной Подпись Расшифровка подписивласти, сдавшего документыИзменения в учетныедокументы внесеныНаименование должностиработника архива (службы ДОУ), Подпись Расшифровка подписивнесшего изменения в учетныедокументыДата ПРИЛОЖЕНИЕ 21 Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования,выполненных работ; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстверабот и т.д.). Задания ( на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство: техническое и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово - хозяйственных операций. Письма гарантийные ( выполнение работ, услуг и т.д.). Положения об организациях. Поручения ( бюджетные; банковские; пенсионные; платежные(сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты,на импорт и т.д.). Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями,премиями и т.д.). Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; накалькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использованиебюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.). Спецификации ( изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (окончание)Постановление Правительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Правительство Нижегородской области Разработчик: 08_Деп.государственно-правового обеспечения Действие: Действующий Тип документа: Организационно-распорядительный документ Дата изменения в БД: 18.11.2003 Дата внесения в БД:17.10.2003 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (начало) ПостановлениеПравительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий------------------------------------------------------------------- Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органахгосударственной власти Нижегородской области, находящихся вподчинении Губернатора Нижегородской области (начало) ПостановлениеПравительства Нижегородской области от 08.10.2003 N 298 Действующий-------------------------------------------------------------------