Распоряжение Губернатора Нижегородской области от 21.10.2003 № 1111-р
Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Администрации Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, управления делами Губернатора Нижегородской области, а также руководителей органов исполнительной власти Нижегородской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ от 21.10.2003г. N 1111-р Утратило силу - Распоряжение Губернатора Нижегородской области от 14.10.2005 г. N 1071-р Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Администрации Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, управления делами Губернатора Нижегородской области, а также руководителей органов исполнительной власти Нижегородской области В соответствии со статьей 7 Закона Нижегородской области 24февраля 1997 года N 65-З "О государственной службе Нижегородскойобласти" (в редакции Закона Нижегородской области от 12 августа 2002года N 41-3), в целях упорядочения ведения, учета и хранения личныхдел государственных служащих Администрации Губернатора Нижегородскойобласти, Правительства Нижегородской области, управления деламиГубернатора Нижегородской области, а также руководителей органовисполнительной власти Нижегородской области (далее - государственныхслужащих): 1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения, учета и храненияличных дел государственных служащих Администрации ГубернатораНижегородской области, Правительства Нижегородской области,управления делами Губернатора Нижегородской области, а такжеруководителей органов исполнительной власти Нижегородской области(далее - Порядок). 2. Признать утратившим силу распоряжение АдминистрацииНижегородской области 25 февраля 1998 года N 267-р "Об утверждениипорядка ведения личных дел государственных служащих администрацииНижегородской области". 3. Управлению по кадровой политике органов исполнительной властиАдминистрации Губернатора Нижегородской области (Л.А.Максимычевой)привести личные дела государственных служащих в соответствие сприлагаемым Порядком. 4. Рекомендовать министрам и руководителям иных органовисполнительной власти Нижегородской области при формировании, учете,ведении и хранении личных дел государственных служащих органовисполнительной власти Нижегородской области руководствоватьсянастоящим распоряжением. 5. Управлению по кадровой политике органов исполнительной властиАдминистрации Губернатора Нижегородской области (Л.А. Максимычевой)проводить по заданию Губернатора Нижегородской области мероприятия поознакомлению с организацией работы кадровых служб в министерствах ииных органах исполнительной власти Нижегородской области, связанной спрохождением государственными служащими государственной службы иналичием соответствующих документов в личном деле государственныхслужащих. 6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на первогозаместителя Губернатора - руководителя Администрации ГубернатораНижегородской области В.П.Кириенко. Губернатор Г.М.Ходырев УТВЕРЖДЕН распоряжением Губернатора Нижегородской области от 21.10.2003 N 1111-р ПОРЯДОК ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Администрации Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, управления делами Губернатора Нижегородской области, а также руководителей органов исполнительной власти Нижегородской области 1. Личное дело - это совокупность документов, содержащихнаиболее полные сведения о государственном служащем и о прохожденииим государственной службы. Личное дело оформляется после издания Указа о назначении надолжность, распоряжения или приказа о приеме на работу и пополняетсядокументами, возникающими в процессе трудовой деятельностигосударственного служащего. 2. Управление по кадровой политике органов исполнительной властиАдминистрации Губернатора Нижегородской области (далее - управлениепо кадровой политике) осуществляет ведение личных дел государственныхслужащих, замещающих: - государственные должности Нижегородской области категории "А"в исполнительных органах государственной власти Нижегородской области; - государственные должности государственной службы Нижегородскойобласти категории "Б" группы 4 в исполнительных органахгосударственной власти Нижегородской области; - государственные должности государственной службы вАдминистрации Губернатора Нижегородской области; - государственные должности государственной службы в управленииделами Губернатора Нижегородской области; - государственные должности государственной службы категории "В"группы 5 в министерствах и иных органах исполнительной властиНижегородской области, а также должность директора департаментаминистерства Нижегородской области (группы 4); - должности помощников депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и помощников членов СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации. Личные дела государственных служащих министерств и иных органовисполнительной власти Нижегородской области формируют кадровые службыданных органов или специально назначенные работники. 3. В личном деле государственного служащего содержатся: а) внутренняя опись документов (приложение N 1); б) анкета установленного образца, заполненная собственноручно(приложение N 2); в) автобиография; г) заявление о поступлении на государственную службу нагосударственную должность области и увольнении с нее; д) трудовой договор и соглашения о внесении изменений идополнений к трудовому договору; е) копии указов, распоряжений, приказов о назначении нагосударственную службу, об освобождении от занимаемой должности, атакже о переводе на другую должность; ж) копии документов, подтверждающих профессиональноеобразование, повышение квалификации, наличие ученой степени илиученого звания, если таковые имеются; з) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных сзамещением государственной должности государственной службыНижегородской области; и) сведения о доходах государственного служащего и об имуществе,принадлежащем ему на праве собственности; к) медицинские заключения о состоянии здоровья; л) служебные характеристики (отзывы); м) документы о прохождении конкурса на замещение вакантнойгосударственной должности государственной службы (если гражданинпринят на государственную службу по результатам конкурса) либоиспытания, если таковое устанавливалось; н) аттестационные листы государственного служащего, прошедшегоаттестацию, и отзыв на него; о) копии приказов, распоряжений о присвоении квалификационногоразряда; п) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям,составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, еслиисполнение обязанностей по государственной должности связано сиспользованием таких сведений; р) копии приказов, распоряжений о поощрении государственногослужащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарноговзыскания до его снятия или отмены; с) копии приказов, распоряжений о присвоении государственныхнаград, присуждении почетных и специальных званий, государственныхпремий, если таковые имеются; т) данные об ознакомлении государственного служащего сдокументами его личного дела. 4. Оформление документов, входящих в состав личного дела. 4. 1. Документы, находящиеся в личном деле, вносятся вовнутреннюю опись. Каждый документ записывается отдельно с указаниемего наименования, количества листов и даты приобщения к материаламличного дела. При передаче личного дела по новому местугосударственной службы внутренняя опись документов, находящихся вличном деле, заверяется работником кадровой службы. 4. 2. Анкета и автобиография заполняются от руки самимработником при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даныполные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений ипомарок. Полнота заполнения и правильность сведений проверяетсякадровой службой в соответствии с предъявленными документами(паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство государственногопенсионного страхования, документы воинского учета, документы обобразовании, о квалификации или наличии специальных знаний), о чем иделается соответствующая запись с указанием даты и подписи работникакадровой службы. 4. 3. Автобиография - документ, содержащий краткое описание вхронологической последовательности основных этапов жизни идеятельности. Составление автобиографии позволяет государственномуслужащему обратить внимание на те вопросы, которые не нашлидетального отражения в анкете. 4. 4. Заявление о приеме на государственную службу и увольнениис нее заполняется от руки лично заявителем (приложения NN 3, 4). 5. Документы личного дела помещаются в папку-скоросшивательустановленного образца размером 23х34 см с единым для органаисполнительной власти титульным листом (приложение N 5). Личному делуприсваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется вжурнале учета личных дел (приложение N 6). 6. Личные дела государственных служащих, замещающихгосударственные должности Нижегородской области категории "А", игосударственные должности государственной службы категории "В" группы5 в министерствах и иных органах исполнительной власти Нижегородскойобласти хранятся постоянно. Личные дела остальных государственныхслужащих имеют срок хранения - 75 лет с пометкой "ЭПК". В личные делане должны включаться документы второстепенного значения, имеющиевременные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документамотносятся: справки с места жительства, справки о жилищных условиях,заявления о предоставлении отпусков и другие. 7. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личныхдел, входит: приобщение документов, перечисленных в пункте 3 настоящегопорядка, к личному делу государственного служащего; обеспечение сохранности личных дел государственных служащих; обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личныхделах государственных служащих; ознакомление государственных служащих с документами их личныхдел по их просьбе, либо в иных случаях, предусмотренныхзаконодательством; ознакомление государственных служащих со следующими правовымиактами: - Законом Нижегородской области 24 февраля 1997 года N 65-З "Огосударственной службе Нижегородской области" (с правами, основнымиобязанностями, ответственностью государственных служащих иограничениями, связанными с государственной службой); - Общими принципами служебного поведения государственныхслужащих, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 12августа 2002 года N 885; - Положением о порядке обработки и защиты персональных данныхработников, утвержденным распоряжением Губернатора Нижегородскойобласти от 27 июня 2002 года N 651-р; - Вводным инструктажем работников, утвержденным распоряжениемГубернатора Нижегородской области 19 июля 2002 года N 704-р; - Положением об организации работы по охране труда, утвержденнымраспоряжением Губернатора Нижегородской области 25 сентября 2002 годаN 889-р; - Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденнымираспоряжением Губернатора Нижегородской области 19 июля 2002 года N705-р. 8. При переводе государственного служащего на новое местогосударственной службы личное дело передается по указанному местугосударственной службы в течение 7-ми рабочих дней. Ведение нескольких личных дел одного государственного служащегоне допускается. 9. Личные дела государственных служащих являются документамистрогой отчетности. Ответственность за ведение, учет и хранениеличных дел государственных служащих возлагается приказом руководителяоргана исполнительной власти на конкретного работника кадровой службыпри заключении трудового договора или соглашения к нему. Работникикадровых служб, уполномоченные на ведение, учет и хранение личныхдел, несут ответственность за разглашение конфиденциальных сведений,содержащихся в личных делах, за ненадлежащее хранение личных дел ииные нарушения настоящего Порядка в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и законодательством Нижегородской области. 10. Личные дела на руки государственным служащим не выдаются.Государственный служащий имеет право на ознакомление в любое время совсеми материалами своего личного дела, отзывами о прохождении имгосударственной службы, другими документами до внесения их в еголичное дело, а также приобщение к личному делу своих объяснений, вприсутствии работника кадровой службы. По письменному заявлению в течение 3-х дней государственномуслужащему предоставляются копии документов, связанные с работой исодержащиеся в личном деле. 11. С целью предотвращения утраты личных дел и контроля, за ихсвоевременным возвратом используется контрольная карточка,заполняемая на каждое выданное личное дело (приложение N 7). Приизвлечении каких-либо документов из личного дела государственногослужащего (только с указания руководителя) работник кадровой службыобязан сделать соответствующую запись во внутренней описи личногодела. Запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанныхзаписях, заменять документы, содержащиеся в личном деле, новыми,требовать от государственного служащего переписать ранее оформленныедокументы. 12. Ежегодно кадровые службы обязаны проводить проверку наличияи состояния личных дел. При выявлении недостатков в ведении, учете ихранении личных дел составляется соответствующий акт (приложение N8). Результаты проверки доводятся до сведения руководителя органаисполнительной власти. 13. Личные дела государственных служащих, освобожденных отзамещения государственных должностей в связи с прекращением имигосударственной службы, хранятся в кадровых службах в течение 2-х лети по истечении срока хранения передаются согласно описи на хранение введомственный архив. Приложение N 1 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов личного дела N ______ п/п Наименование Дата включения Количество листов Дата изъятия Кем изъят документа документа в документа документ и по личное дело какой причине 1 2 3 4 5Итого_______________________________________________________документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ___________________________________ (цифрами и прописью)наименование инициалы,должности ________________ фамилия работника личная подпись кадровой службы "____"_____________ 200__ г. Приложение N 2 АНКЕТА (заполняется собственноручно)Фамилия_____________________________________________________МестоИмя _____________________________________________дляОтчество ________________________________________________фотокарточки2. Если изменяли фамилию, _____________________________________имя или отчество, то укажите их, _____________________________________а также когда, где и по какой _____________________________________причине изменяли. _____________________________________3. Год, число, месяц и место _____________________________________рождения (село, деревня, город, _____________________________________район, область, край, республика)_____________________________________4. Гражданство (если изменяли, _____________________________________ то укажите, когда и по какой _____________________________________причине) _____________________________________5. Образование, когда и какие _____________________________________учебные заведения окончили, _____________________________________номера дипломов. _____________________________________Специальность по диплому _____________________________________Квалификация по диплому _____________________________________6. Ученая степень, ученое звание,_____________________________________ когда присвоены, номера дипломов _____________________________________7. Какими иностранными языками _____________________________________и языками народов Российской _____________________________________Федерации владеете и в какой _____________________________________Степени (читаете и можете _____________________________________объясняться, владеете свободно) _____________________________________8. Выполняемая работа с начала _____________________________________трудовой деятельности (включая _____________________________________учебу в высших и средних _____________________________________специальных учебных заведениях, _____________________________________военную службу, работу по _____________________________________совместительству, _____________________________________предпринимательскую деятельность _____________________________________и т.п.). _____________________________________ При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения,организации и предприятия так, как они назывались в свое время,военную службу записывать с указанием должности и номера воинскойчасти. I------------I------I------------------------------------------------I-----------------II Месяц и годI I Должность с указанием учреждения, организации, I МестонахождениеII I I предприятия (независимо от собственности и I учреждения, I I I I ведомственной принадлежности) I организации, II I I I предприятия II------------I------I------------------------------------------------I-----------------IIПоступления,I уходаI I II------------I------I------------------------------------------------I-----------------II------------I------I------------------------------------------------I-----------------II------------I------I------------------------------------------------I-----------------II------------I------I------------------------------------------------I-----------------II------------I------I------------------------------------------------I-----------------I 9. Ваши близкие родственники (жена, дети, отец, мать, братья,сестры).I------------I------------I-----------I------------I------------------------II степень I Фамилия, I Год, I Место I Адрес места жительстваII родства I имя, I место I работы, I II I отчество*I рождения I должность I II------------I------------I-----------I------------I------------------------II I I I I II------------I------------I-----------I------------I------------------------II I I I I II------------I------------I-----------I------------I------------------------I * Если родственники изменяли фамилии, имена, отчества, тонеобходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.10. Домашний адрес и номер телефона__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________11.___________________________________________________________________ ПАСПОРТ или документ, его заменяющий____________________________________________________________________________________________________________________________________________ (номер, серия, кем и когда выдан) 12. Дополнительные сведения (государственные награды, участие ввыборных представительных органах, а также информация, которуюоформляемый желает сообщить о себе)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________"___"__________200_г. __________________________инициалы, фамилия личная подпись Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемогосоответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.М.П.наименование должностиработника кадровой _____________ личная подпись____________инициалы,службы фамилия"____"_____________ 200__ г. Приложение N 3ЗАЯВЛЕНИЕ___________ N ___ _____________________________________________ _____________________________________________ (наименование должности , наименование органа исполнительной власти, инициалы, фамилия руководителя) ______________________________________________ от____________________________________________ (ФИО, адрес)о приеме на государственнуюдолжность принять меня с 00.00.200__ года на государственную должностьгосударственной службы в________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________инициалы, фамилия личная подписьВиза руководителя подразделения______________ инициалы, фамилияличная подписьДата Приложение N 4Наименование_______________________________структурного подразделения наименование должности руководителяоргана исполнительной власти органа исполнительной власти _______________________________ инициалы, фамилия руководителяЗАЯВЛЕНИЕ____________ N _____О переводе (увольнении) с государственнойдолжности Прошу перевести (освободить) меня ___________________________с (от)________________________________________________________________________государственной должности государственной службы_____________________________________________________________________(дата)_____________________________________________________________________________________________наименование должности, наименование структурного подразделенияоргана исполнительной власти(на)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (причина перевода, увольнения)Должность __________________ инициалы, фамилия личная подписьВиза руководителя структурного подразделенияоргана исполнительной власти________________________ инициалы, фамилияличная подписьДата Приложение N 5 N_______ Опись N_______ Дело N_______ АРХИВ:______________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти) ЛИЧНОЕ ДЕЛО N _____ФАМИЛИЯ_______________________________________________________________ИМЯ___________________________________________________________________ОТЧЕСТВО______________________________________________________________ Начато___________200_______г. Окончено_________200_______г. На __________________ листах Срок хранения ____________летАРХИВ:Фонд N__________Опись N__________Дело N__________ Приложение N 6______________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти) ДЕЛО N__________________________________________________ Журнал учета личных дел государственных служащих Начат ___________20___г. Окончен ___________20___г. На_________________ листах Срок хранения_________ летАРХИВ:Фонд N___________Опись N__________Дело N __________ Приложение N 7 Контрольная карточка по учету движения личного делаЛичное дело (номер)________________________________________Имя ________________________________________Отчество ________________________________________ Отметки о выдаче личного дела+-------------+-------------+----------------------+--------------+I дата выдачи I Кому выдано I Расписка в получении I Дата возвратаII-------------+-------------+----------------------+--------------+I I I I I+-------------+-------------+----------------------+--------------+I I I I I+-------------+-------------+----------------------+--------------+Отметка о снятии личного дела с учетаДата отправки______________________________________________________Исх. номер сопроводительного письма________________________________По адресу_____________________________________________________________________________________________________________________________наименование должности_____________личная подпись _____________инициалы, фамилияработника кадровойслужбы "____"_____________ 200__ г. Приложение N 8Администрация Губернатора УТВЕРЖДАЮНижегородской области Наименование должности руководителя органа исполнительной УПРАВЛЕНИЕ властиПО КАДРОВОЙ ПОЛИТИКЕ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Личная подпись фамилия, инициалы АКТ Дата_______________ N _________ г. Нижний НовгородО проверке ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих Основание:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Составлен комиссией:Председатель:_________________________________________________________ должность, фамилия, инициалыЧлены комиссии :1.____________________________________________________ должность, фамилия, инициалы 2.____________________________________________________ должность, фамилия, инициалы 3.____________________________________________________ должность, фамилия, инициалыПрисутствовали:_______________________________________________________ должность, фамилия, инициалыТЕКСТ_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Составлен в ______________ экземплярах:1-й экз. - куда, кому2-й экз. - _________Составлен в ______________ экземплярах:1-й экз. - куда, кому2-й экз. - _________3-й экз. - _________Приложение: наименование документа на ____л. в ____ экз.________________________________________________________________________________________________________________________________личная подпись _________________________________________________инициалы, фамилия Члены комиссии _______________________________личная подпись _________________________________________________инициалы, фамилия ____________________________________________личная подпись _________________________________________________инициалы, фамилия ____________________________________________личная подпись _________________________________________________инициалы, фамилияС актом ознакомлены:__________________личные подписи _____________________инициалы, фамилия"___"_______________ 200__ г.В дело N ____________________________ "____"________________ 200__ г.личная подпись