Постановление Правительства Нижегородской области от 28.12.2018 № 912
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 декабря 2018 г. № 912
Об утверждении Инструкции поделопроизводству
в органах исполнительнойвласти Нижегородской области
и их структурныхподразделениях
(В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти
В целях совершенствования работы с документами,обеспечения единого порядка организации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти Нижегородской области и их структурныхподразделениях в соответствии с требованиями ГОСТР 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов" Правительство Нижегородскойобласти постановляет: (В редакцииПостановления Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ворганах исполнительной власти Нижегородской области и их структурныхподразделениях (далее - Инструкция).
2. Руководителям органов исполнительной властиНижегородской области обеспечить соблюдение Инструкции при организации иведении делопроизводства и документооборота.
3. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Нижегородской области от 12октября 2011 г. № 828 "Об утвержденииИнструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях";
постановление Правительства Нижегородской области от27 июля 2012 г. № 478 "О внесении изменений вИнструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях, утвержденную постановлениемПравительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 828";
постановлением Правительства Нижегородской области от 14января 2016 г. № 5 "О внесении изменения вИнструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях, утвержденную постановлениемПравительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 828";
постановлением Правительства Нижегородской области от 21 июня2016 г. № 375 "О внесении изменений вИнструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделениях, утвержденную постановлениемПравительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года № 828";
постановлением Правительства Нижегородской области от 31августа 2016 г. № 595 "О внесенииизменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной властиНижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденнуюпостановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года №828".
4. Настоящее постановление подлежит официальномуопубликованию.
5. Контроль за исполнением настоящего постановлениявозложить на управление делами Правительства и развития кадрового потенциалаНижегородской области.
И.о.Губернатора Д.Г.Краснов
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Нижегородской области
от 28 декабря 2018 г. № 912
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству ворганах исполнительной власти
Нижегородской области и ихструктурных подразделениях
ОГЛАВЛЕНИЕ
| I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ | 4 |
| II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ | 6 |
| III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ | 8 |
| 3.1. Общие требования | 8 |
| 3.2. Бланки документов | 9 |
| 3.3. Общие требования к оформлению документов | 11 |
| 3.4. Оформление документов, направляемых за пределы Российской Федерации | 29 |
| IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ | 31 |
| 4.1. Акты Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения и др.) | 31 |
| 4.2. Поручения | 31 |
| 4.3. Оформление доверенности | 32 |
| 4.4. Приказ | 32 |
| 4.5. Положение, правила, инструкция, регламент | 32 |
| 4.6. Протокол | 33 |
| 4.7. Служебная переписка | 33 |
| V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | 34 |
| 5.1. Организация документооборота | 34 |
| 5.2. Организация доставки и отправки документов | 35 |
| 5.3. Регистрация документов | 40 |
| 5.4. Порядок рассмотрения документов Губернатором, руководством органов исполнительной власти и доведения документов до исполнителей | 41 |
| 5.5. Порядок заверения копий документов. | 43 |
| 5.6. Работа исполнителей с документами | 45 |
| 5.7. Работа с обращениями граждан | 45 |
| 5.8. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) | 46 |
| 5.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции | 48 |
| VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ | 49 |
| 6.1. Составление номенклатур дел | 49 |
| 6.2. Формирование, оформление дел и их текущее хранение | 53 |
| 6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение | 58 |
| VII. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ | 62 |
| VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ | 62 |
| IX. ПРИЛОЖЕНИЯ | 66 |
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция поделопроизводству в органах исполнительной власти и их структурныхподразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единыхтребований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся вдеятельности органов исполнительной власти документов, совершенствованияделопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и формуправленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкцияразработана в соответствии c Правилами делопроизводства в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 15 июня 2009 г. № 477, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016"Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациямипо разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.3. Положениянастоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документаминезависимо от вида носителя, в том числе с электронными документами,документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение ииспользование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системыэлектронного документооборота (системы автоматизированной обработкидокументов), применяемые в органах исполнительной власти, должны обеспечиватьвыполнение требований Инструкции.
Положения Инструкциине распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну.
Особенности работы сдокументами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну,персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями,положениями, правилами).
1.4. Организацияделопроизводства в Правительстве Нижегородской области (далее - Правительство)осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентомэлектронного документооборота с использованием электронной подписи,утвержденного постановлением Правительства Нижегородской области от 6 июля 2018 г. № 493 (далее - Регламент СЭДО), с использованием автоматизированной системы электронногодокументооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронногодокументооборота (далее - МЭДО).
1.5. Методическоеруководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами в Правительстве осуществляется управлением документационногообеспечения и контроля управления делами Правительства и развития кадровогопотенциала Нижегородской области (далее - Управление ДОУ, Управление делами).
1.6. Методическоеруководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами в подразделениях органа исполнительной власти осуществляютсяструктурным подразделением, на которое возложены функции по документационномуобеспечению управления (далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти.
1.7. Методическиедокументы Управления ДОУ по вопросам организации и совершенствованиядокументооборота в органах исполнительной власти Нижегородской области, а такжедокументы об устранении выявленных нарушений в делопроизводстве органовисполнительной власти Нижегородской области обязательны для исполнения ворганах исполнительной власти Нижегородской области.
1.8. Ответственностьза организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленногонастоящей Инструкцией порядка работы с документами в органах исполнительнойвласти возлагается на руководителей соответствующих органов.
Руководители органовисполнительной власти назначают сотрудников, ответственных за ведениеделопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерныйперечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство,приведен в приложении № 8 к настоящей инструкции.
1.9. Сотрудникиорганов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную, установленнуюзаконодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдениетребований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении илихранении документов.
1.10. О случае утратыдокументов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложитьруководителю.
Информация,содержащаяся в документах Правительства, может использоваться только вслужебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих илизнакомящихся с этой информацией.
1.11. При временномотсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе наработу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту,оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документысвоему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенномуруководителем.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящейИнструкции используются следующие основные понятия:
автор документа -физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа -набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа -принадлежность документа к определенной группе документов по признакамсодержания и целевого назначения;
дело - совокупностьдокументов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участкудеятельности органа исполнительной власти;
документирование -фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство,документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая созданиеофициальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительнойвласти;
документ -официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местногосамоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленномпорядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документооборот -движение документов с момента их создания или получения до завершенияисполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия -копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляютнеобходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа -документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и еговнешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органеисполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина- направленные в государственный орган, орган местного самоуправления илидолжностному лицу в письменной форме или в форме электронного документапредложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина вгосударственный орган, орган местного самоуправления;
оформление документа- проставление необходимых реквизитов, установленных правиламидокументирования;
объемдокументооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданныхею за определенный период;
подлинник документа -первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа- присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядкесведений о документе;
реквизит документа -обязательный элемент оформления документа;
службадокументационного обеспечения управления (делопроизводства) - структурное подразделениеоргана исполнительной власти, на которое возложены функции по ведениюделопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства вдругих структурных подразделениях органов исполнительной власти;
унифицированная формадокумента - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа,установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами ирасположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела -группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка(унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная формадокумента), представленный в электронной форме;
экспертиза ценностидокументов - изучение документов на основании критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда Российской Федерации;
система электронногодокументооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающаясоздание электронных документов и электронных копий документов, управление ими,их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронныйдокументооборот - документооборот с применением автоматизированнойинформационной системы;
электронный документ- документ, создаваемый в электронной форме без предварительногодокументирования на бумажном носителе;
электронная копиядокумента (электронный образ документа) - копия документа, созданная вэлектронной форме;
электронная подпись -реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данногоэлектронного документа от подделки, полученный в результате криптографическогопреобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровойподписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, атакже установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
юридическая силадокумента - свойство официального документа, сообщаемое ему действующимзаконодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядкомоформления.
Иные понятия,используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным взаконодательстве Российской Федерации.
III.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
3.1. Общиетребования
3.1.1. ДокументыПравительства оформляются на бланках, соответствующих стандарту, набумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (210х148 мм) и А6 (105х148 мм)или в виде электронных документов.
На бумаге формата А3могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы.
Бумагу форматов А6допускается использовать для оформления резолюции к документу.
3.1.2. Каждый видслужебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствиекоторых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующихдокументы, определяется целями создания документа, его назначением,требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Требования коформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальныйстандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечномуи издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требованияк оформлению документов".
3.1.3. При подготовкедокументов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и вышес использованием шрифта Times New Roman размером № 14, для многостраничныхдокументов (положения, инструкции и другие) № 12. Для оформления таблиц - до №10.
3.1.4. Строки вмногострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1 - 3межстрочными интервалами (12 - 36 пт).
Составные частиреквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов","Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования","Подпись" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18- 24 пт).
Текст документовпечатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала (12 -18 пт) на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка вустановленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документовдля устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию,телеграммы. (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Строки реквизитов"Адресат", "Гриф утверждения" и "Грифсогласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строкиреквизита "Адресат" могут также выравниваться по левой границерабочего поля.
Не допускаетсявыравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов"Адресат", "Гриф утверждения" и "Грифсогласования" - по правой границе.
3.1.5. Первая строкаабзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и безнего, должен иметь поля в мм не менее: (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее – 20.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должныиметь левое поле не менее 30 мм. (Дополнен- Постановление Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
3.1.6. Документы надвух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскимицифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.
Приложения кдокументам имеют самостоятельную нумерацию.
3.2. Бланкидокументов
3.2.1. Служебныедокументы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартныхлистах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должныиметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения (приложения 1,2, 3, 4, 5, 6, 7), установленные соответствующими правовыми актамиПравительства Нижегородской области (далее - Правительство).
3.2.2. Бланкидокументов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
Размеры полей каждоголиста документа, оформленного как на бланке, так и без него оформляются всоответствии с п. 3.1.5. настоящей Инструкции.
В органахисполнительной власти и их структурных подразделениях применяются следующиебланки (электронные шаблоны бланков):
- бланк письма(Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства (далее -Губернатор), Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, первогозаместителя Председателя Правительства Нижегородской области (далее -Вице-губернатор), заместителей Губернатора, заместителей ПредседателяПравительства Нижегородской области (далее - заместители Губернатора), органовисполнительной власти Нижегородской области (далее - органы исполнительнойвласти);
- общий бланк(Правительства, органов исполнительной власти);
- бланк конкретноговида документа (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюция Губернатора;постановление, распоряжение Правительства; распоряжение, протокол, поручение,резолюция Вице-губернатора, протокол, поручение, резолюция заместителейГубернатора; приказ, распоряжение, решение органов исполнительной власти);
- бланк должностноголица (Вице-губернатора, заместителей Губернатора).
В зависимости отрасположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков -угловой и продольный, которые используются в следующем порядке:
- должностной бланк -должностным лицом органа исполнительной власти, должность которого (исполнениеобязанностей) соответствует наименованию должности на бланке;
- бланк Правительства- Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности, Вице-губернатором,заместителями Губернатора;
- бланк органовисполнительной власти - министерствами, департаментами, комитетами,управлениями, инспекциями и иными органами исполнительной власти, за подписьюруководителя органа исполнительной власти, а также лица его замещающего;
- бланк структурногоподразделения органов исполнительной власти - структурными подразделениямиоргана исполнительной власти, за подписью руководителя, заместителяруководителя структурного подразделения.
Документысовещательных органов при Губернаторе или Правительстве, а такжемежведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображениягерба Нижегородской области в случае, если использование бланка предусмотреноположением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланкутверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом).Применение бланка допускается председателями (руководителями), заместителямипредседателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов(межведомственных комиссий/советов).
3.2.3. Для веденияпереписки между заместителями Губернатора, заместителями Губернатора иГубернатором, членами Правительства (по вопросам работы Правительства) бланкидокументов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется настандартных листах бумаги формата А4.
Подпись оформляется суказанием фамилии лица, подписавшего документ, без указания должности.
Для ведения перепискивнутри органа исполнительной власти (структурного подразделения) бланки такжене применяются, подпись оформляется с указанием фамилии и должности лица,подписавшего документ.
3.2.4. Применениебланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлениидокументов за подписью Губернатора, членов Правительства, должностных лицорганов исполнительной власти в сторонние организации, а также направление вадрес Губернатора, членов Правительства документов за подписью руководителейорганов исполнительной власти, не являющихся членами Правительства(министерств, департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц,официально их замещающих
3.2.5. Бланки письма (Губернатора, Правительства, Вице-губернатора,заместителей Губернатора), общий бланк Правительства, бланки конкретных видовдокументов (указ, распоряжение, поручение, протокол, резолюцияГубернатора; постановление, распоряжение Правительства; распоряжение, протокол,поручение, резолюция Вице-губернатора; протокол, поручение, резолюциязаместителей Губернатора) изготавливаются централизованно Управлением делами наосновании утвержденных образцов бланков. (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Образцывышеперечисленных бланков утверждаются распоряжением Губернатора.
3.2.6. Состав видов иформы бланков, применяемых в органах исполнительной власти, утверждаются егоруководителем по представлению службы ДОУ.
3.2.7. Введение вобращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляетсяправовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении вобращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцамипредлагаемых бланков.
3.3. Общиетребования к оформлению документов
3.3.1. Служебныедокументы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки,справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляютсяструктурными подразделениями органов исполнительной власти в соответствии стребованиями, изложенными в данном разделе.
3.3.2. Реквизитыдокументов.
При составлении и оформлениидокументов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическуюсилу документов, способствующие оперативному исполнению и последующемуиспользованию их в справочных целях.
Обязательнымиреквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:наименование организации (должностного лица) - автора документа, название видадокумента (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись,печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовкии оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнендругими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документовотделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
3.3.2.1. ГербНижегородской области.
Герб Нижегородскойобласти помещают на бланках документов в соответствии с Законом Нижегородскойобласти от 10 сентября 1996 г. № 42-З "О Гербе Нижегородскойобласти".
3.3.2.2. Наименованиеорганизации - автора документа.
Наименованиеорганизации (должностного лица) - автора документа приведено на бланкахдокументов Губернатора, Правительства, органов исполнительной власти и ихструктурных подразделений.
3.3.2.2.1. Справочныеданные.
Справочные данные оборгане исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя:почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальныйадрес электронной почты, адрес официального сайта органа исполнительной власти.
3.3.2.3. Наименованиевида документа.
Наименование видадокумента указывается на всех документах, за исключением служебных писем,располагается под реквизитами автора документа.
Для каждого видаорганизационно-распорядительного документа Губернатора, Правительства, органаисполнительной власти используется бланк конкретного вида документа, на которомвоспроизведено наименование вида документа (указ, постановление, распоряжение,приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. Приотсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизитпечатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выпискаиз протокола, справка, акт и другие).
3.3.2.4. Местосоставления (издания) документа.
Место составления(издания) документов указывается во всех документах, кроме служебных писем, атакже докладных служебных записок и других внутренних справочно-информационныхдокументах.
Место составления(издания) документов не указывается в том случае, если в наименовании авторадокумента (названии организации) присутствует указание на место ее нахождения.
3.3.2.5. Датадокумента.
Датой документа взависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания ирегистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата составления(принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
Документы, изданныедвумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Элементы даты должныприводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Датазаписывается одним из двух способов:
- арабскими цифрами,разделенными точкой: 01.10.2018;
- словесно-цифровымспособом 1 октября 2018 г.
В письмах,протоколах, в документах, содержащих сведения финансового характера, враспорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способоформления дат.
Дата документауказывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформленииписьма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается отграницы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
Дата документа проставляетсяслужбой ДОУ при регистрации документа.
3.3.2.6.Регистрационный номер документа.
Регистрационный номердокумента - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящийиз его порядкового номера, который может дополняться буквенным префиксом ииндексом по классификатору органов исполнительной власти Нижегородской областии их структурных подразделений, утвержденному распоряжением ГубернатораНижегородской области от 1 ноября 2005 г. № 1183-р и др.
Регистрационный номердокумента в Правительстве Нижегородской области проставляется в соответствии сРегламентом СЭДО.
Регистрационный номерприсваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номердокумента, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенныхими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисленияавторов документа через косую черту.
3.3.2.7. Ссылка нарегистрационный номер и дату документа.
Ссылка нарегистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и датудокумента, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовкеписьма-ответа.
Ссылка нарегистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается вписьмах - ответах под датой и номером документа - ответа.
3.3.2.8. Адресат.
Реквизит"адресат" используется при оформлении служебных писем, внутреннихинформационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретномудолжностному лицу, физическому лицу (гражданину).
Наименование органаисполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается вименительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном.При адресовании документа инициалы указываются после фамилии, между фамилией иинициалами ставится пробел, инициалы указываются без пробела, например:
Министерство транспорта
и автомобильных дорог
Нижегородской области
Власову В.А.
Если в качествеадресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), тонаименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименованиедолжности адресата, например:
Министру спорта
Нижегородской области
Панову С.Ю.
Если документ отправляют несколькимоднородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
местного самоуправления
Нижегородской области
(по списку)
При адресациидокумента должностному лицу органа исполнительной власти наименование должностиуказывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительномдокументе о назначении на должность, например: руководитель аппаратаПравительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородскойобласти.
Документ не долженсодержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым,третьим, четвертым адресатами не ставится.
При направлениидокумента более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждомдокументе указывают только одного адресата.
Исходящий электронныйдокумент согласовывается в СЭДО в соответствии с приказом Управления делами от7 сентября 2018 г. № Сл-001-2624/18 "Об утверждении типовых маршрутовсогласования документов в системе электронного документооборота".Экземпляр исходящего документа на бумажном носителе, остающийся в деле, долженбыть завизирован. На исходящем документе указывается исполнитель с номеромтелефона.
В состав реквизита"Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдатьсяследующий порядок его написания:
- наименованиеадресата (наименование организации или при адресовании документа физическомулицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы,номер дома, номер квартиры;
- названиенаселенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области,края, автономного округа (области), республики;
- страна (длямеждународных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б.Черкасский пер., д.5
Москва, 103012
Адрес непроставляется на документах, направляемых в органы государственной властиРоссийской Федерации, должностным лицам органов государственной властиРоссийской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области,должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, а такжепри переписке внутри структурных подразделений.
В конце строк адресазнаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Реквизит"Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденнымибланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается нарасстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строкиэтого реквизита. Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочныминтервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат"жирным шрифтом.
3.3.2.9. Утверждениедокумента.
Гриф утвержденияпроставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом,нормативным правовым актом, распорядительным документом (постановлением,решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утвержденияразмещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждениидокумента должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ,наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии, инициалов и даты утверждения: (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
|
| УТВЕРЖДАЮ
Министр экономического развития и инвестиций Нижегородской области _______________________________ (личная подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0000 |
При утверждениидокумента нормативным правовым актом, распорядительным документом грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименованиянормативного правового акта, распорядительного документа в творительном падеже,его даты, номера.
|
| УТВЕРЖДЕНО
приказом аппарата Правительства Нижегородской области от 16 марта 2018 г. № 15-од |
3.3.2.10. Указания поисполнению документов.
Указания поисполнению документа - резолюция - оформляется в системе СЭДО либо на бланкерезолюции или непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты:фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата, регистрационный номер документа.
В случаях, когдапоручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем являетсялицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляютинформацию основному исполнителю.
На документах, нетребующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срокисполнения в резолюции не указывается.
3.3.2.11. Заголовок ктексту.
Заголовок к тексту -краткое содержание документа.
Заголовоксоставляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текстнебольшого объема (до 4-5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5.Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, бытьсогласован с наименованием вида документа.
Заголовок к текстуформулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос"о чем?"):
- приказ (о чем?) осоздании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) обутверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) опредоставлении информации.
В редких случаяхзаголовок может отвечать на вопрос "чего?" ("кого?"),например:
Должностной регламентглавного бухгалтера
Заголовок к текстуоформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля. В указах,постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок ктексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа ицентрируется относительно самой длинной строки
Заголовоксоставляется лицом, готовящим проект документа.
Для документов,оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен.
Допускается выделениезаголовка к тексту жирным шрифтом.
3.3.2.12. Текст документа.
Текст документастроится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст документаизлагается русским литературным языком с учетом особенностейофициально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческойдеятельности. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, какправило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причинасоставления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержитсяинформация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения,решения или просьбы.
При наличии в текстедокумента ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименованиедокумента, наименование автора документа, дату и регистрационный номердокумента, заголовок к тексту.
При оформлениидокумента на двух и более страницах вторая и последующая должны бытьпронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаковпрепинания.
В тексте документа,подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовыхактов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименованиедокумента, наименование организации - автора документа, дата документа,регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование видадокумента;
- наименованиеорганизации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждениядокумента.
Текст документа можетсодержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текстизлагается от первого лица единственного числа ("приказываю").
В документахколлегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лицаединственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание...решило").
Текст протоколаизлагается от третьего лица множественного числа ("слушали","выступили", "постановили", "решили").
В документах,устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти, ихструктурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описаниеситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложениятекста от третьего лица единственного или множественного числа ("отделосуществляет функции...", "в состав управления входят...","комиссия провела проверку...").
В совместныхдокументах текст излагается от первого лица множественного числа("приказываем", "решили").
В деловых (служебных)письмах используются формы изложения:
- от первого лицамножественного числа ("просим направить...", "представляем нарассмотрение...");
- от третьего лицаединственного числа ("министерство не возражает...","департамент считает возможным...");
- от первого лицаединственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаюрассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документовупотребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении втексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных)письмах могут использоваться:
- вступительноеобращение:
Уважаемый господинГубернатор!
Уважаемый НиколайПетрович!
Уважаемая ОльгаНиколаевна!
Уважаемые господа!
В обращении подолжности наименование должности пишется с прописной буквы.
- заключительнаяэтикетная фраза:
В конце текста передподписью возможно употребление выражения, "С уважением" (словапишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после нихставится).
С уважением, ...
3.3.2.13. Отметка оналичии приложения.
Отметка о приложениисодержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу(в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и другихинформационно-справочных документах) или о том, что документ являетсяприложением к основному документу (в документах - приложениях краспорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам,планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительныхписьмах и других информационно-справочных документах отметка о приложенииоформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложениеназвано в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение неназвано в тексте или если приложений несколько, указывают названиядокументов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
- если приложение(приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
- если документ,являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
| Приложение: | письмо Росархива от 5 июня 2015 г. № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
- если приложениемявляется обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель идр.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше(конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов,записанных на носитель, имена файлов.
- если приложениенаправляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличииприложения делают по форме:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
В распорядительныхдокументах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах,положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложенииоформляется следующим образом:
- в тексте документапри первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускаетсяставить знак номера: ... (приложение N 2);
- на первом листедокумента-приложения в правом верхнем углу указывается:
|
| Приложение № 2 к приказу управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области от 15 апреля 2018 г. № 11-од |
Если приложением краспорядительному документу является нормативный правовой акт или инойдокумент, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листеприложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительныйдокумент) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительногодокумента, которым утвержден документ-приложение.
Пример:
|
| Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области от 18 апреля 2018 г. № 16-од |
Если приложениясброшюрованы, то количество листов не указывают.
Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длиннойстроки. Отметка о наличии приложения печатается через 1 одинарный дополнительный межстрочный интервал после текста документа.
3.3.2.14. Подпись.
Подпись являетсяобязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не набланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", исокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использованиидолжностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия), например:
Вице-губернатор, первый заместитель
Председателя Правительства
Нижегородскойобласти Е.Б.Люлин
Право подписыватьдокументы имеет руководитель органа исполнительной власти или уполномоченногоструктурного подразделения органа исполнительной власти, а также уполномоченныелица.
Право вести перепискупо определенным вопросам может быть делегировано руководителем другимдолжностным лицам.
Делегированиеполномочий оформляется приказом о распределении обязанностей или доверенностьюна выполнение определенных действий от имени органа исполнительной власти.
Если право подписипредоставлено заместителям руководителя или руководителям структурныхподразделений, они подписывают документ с указанием своей должности.
При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают одну наддругой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одномуровне.
Если должностноелицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ можетподписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этомуказывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временногоотсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровкуфамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от рукиили с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косуючерту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи,если документ подписывает иное должностное лицо
Не допускаетсяпереносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.
Наименование должности печатается от левой границытекстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности без пробеламежду инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровкеподписи ограничивается правой границей текстового поля. (В редакцииПостановления Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Подпись отделяется оттекста тремя одинарными межстрочными интервалами.
Отзыв подписиосуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:
- с распорядительногодокумента соответствующим распорядительным документом;
- с письма, схемы,приложения, плана - служебным письмом.
Использованиеаналогов собственноручной подписи.
Факсимильноевоспроизведение (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписидопускается иметь Губернатору, Вице-губернатору, заместителям Губернатора (приналичии согласия Губернатора), руководителям органов исполнительной власти (приналичии согласия соответствующего заместителя Губернатора), заместителямруководителей органов исполнительной власти (при наличии согласияруководителя). При взаимодействии между вышеуказанными лицами факсимилеиспользуется с письменного согласия сторон информационного обмена. Недопускается использование факсимиле на документах финансового, нормативногоправового характера. В исключительных случаях, по указанию руководителя,возможно применение факсимильной подписи на служебной корреспонденции.
Оттиском клише сфаксимиле подписи Губернатора разрешается заверять служебные документы, в томчисле резолюции к документам, по его прямому указанию или по согласованию сзаместителем управляющего делами Правительства Нижегородской области,курирующего вопросы документационного обеспечения управления.
Оттиском клише сфаксимиле подписей заместителей Губернатора разрешается заверять документы поих прямому указанию.
При необходимостисистематического проставления факсимильной подписи порядок использованияфаксимиле руководителей органов исполнительной власти на служебных документахустанавливается правовым актом соответствующего органа исполнительной власти посогласованию с заместителем Губернатора, курирующим данный орган исполнительнойвласти. Копии правовых актов по вопросам использования факсимилепредоставляются в Управление делами для учета в работе со служебнойкорреспонденцией.
Перечень документов,при подготовке которых допускается использование факсимильной подписи:
- поздравительныеадреса, открытки;
- поздравительные,приветственные и благодарственные письма;
- приглашения;
- извещения;
- служебныеудостоверения;
- удостоверения кнаградам;
- почетные грамоты;
- информационныеписьма.
Отметка об электронной подписи.
Отметка обэлектронной подписи используется при визуализации электронного документа,подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещенияотметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещениясобственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметкиоб электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображениидокумента в натуральном размере;
в) элементы отметкиоб электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметкиоб электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другиеотметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка обэлектронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерациивключает фразу "Документ подписан электронной подписью", номерсертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельцасертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электроннойподписи может включать изображение герба, в соответствии с действующимзаконодательством.
Например:
|
Наименование должности | ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021 |
Н.Н.Николаев |
3.3.2.15. Грифсогласования.
Гриф согласованиядокумента проставляется на документах, согласованных органами власти,должностными лицами, а также на проектах документов, требующихпредварительного рассмотрения заинтересованными органами, структурнымиподразделениями, должностными лицами.
Гриф согласования взависимости от вида документа и особенностей его оформления можетпроставляться:
- на первом листедокумента (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левомверхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближек нижнему полю);
- на последнем листедокумента под текстом;
- на листесогласования, являющемся неотъемлемой частью документа;
- в СЭДО в соответствиис Регламентом СЭДО и другими нормативными актами.
Согласованиедокументов может быть внешним и внутренним (виза).
Гриф согласованиясостоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ(включая наименование органа исполнительной власти), его собственноручнойподписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Слово СОГЛАСОВАНО(печатается прописными буквами без кавычек).
Например:
СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами
Правительства Нижегородской области
(подпись). И.О.Фамилия
Дата
Если согласованиеосуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведенияоб органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в которомзафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом,указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Например:
1 СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочной
методической комиссией
комитета по делам архивов
Нижегородской области
(протокол от _________ № __)
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ № __
Формой внутреннегосогласования является визирование документов. Виза включает личную подписьвизирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можноуказывать должность визирующего. Виза свидетельствует о согласии или несогласиидолжностного лица (работника) с содержанием проекта документа
Например:
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О.Фамилия
Дата
При наличии замечанийк документу визу оформляют следующим образом:
Например:
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О.Фамилия
Дата
В системеэлектронного документооборота, согласование осуществляется в электронной формев соответствии с Регламентом СЭДО и с приказом Управления делами от 7 сентября 2018 г. № Сл-001-2624/18 "Об утверждении типовых маршрутов согласования документов в системеэлектронного документооборота".
В документах набумажном носителе, подлинники которых хранятся в органе исполнительной власти,визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотепоследнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования),прилагаемом к документу.
Согласованиеисходящих документов осуществляется в СЭДО в соответствии с приказом Управленияделами от 7 сентября 2018 г. № Сл-001-2624/18 "Об утверждении типовыхмаршрутов согласования документов в системе электронногодокументооборота", после чего, при необходимости, к документу на бумажномносителе прикладывается распечатанный лист согласования.
В случае направлениядоклада в адрес Губернатора от органов исполнительной власти на документеобязательна виза (согласование) заместителя Губернатора, курирующегосоответствующий блок; в случае отсутствия заместителя Губернатора проставляетсявиза (согласование) министра, назначенного ответственным за блок.
В случае направлениядоклада по принципиальным вопросам (финансы, имущество, земля, кадры и т.д.) вадрес заместителя Губернатора Нижегородской области от неподведомственных емуорганов исполнительной власти на документе проставляется виза (согласование) заместителя Губернатора, курирующего данный блок.
Для сокращения сроковпрохождения наградных документов, направляемых в адрес Губернаторапредставлений о награждении, визирование (согласование) документовзаместителями Губернатора, курирующими соответствующие блоки, не требуется,т.к. согласование со всеми заинтересованными лицами оформляется листомсогласования после проведения экспертизы документов департаментомгосударственной гражданской и муниципальной службы.
Если заместительГубернатора соответствующего блока не согласен с позицией руководителя органаисполнительной власти, изложенной в документе, то он должен доложитьГубернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора.
При наличии замечанийпо документу визу (согласование) оформляют следующим образом: "Замечанияприлагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесениизамечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Грифы (визы)согласования правовых актов Губернатора и Правительства оформляются всоответствии с требованиями Регламента Правительства.
Гриф согласованияпечатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования.
3.3.2.16. Печать.
На документах,требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяетподлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск былихорошо читаемы. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписилица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП"("Место печати").
Ведение Реестрапечатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации,используемых Губернатором, Правительством и органами исполнительной власти,возлагается на Управление ДОУ. Ведение учета печатей с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации, используемых подведомственнымиучреждениями и (или) территориальными органами исполнительной власти, возлагаетсяна соответствующие органы исполнительной власти.
3.3.2.17. Отметка озаверении копии документа.
Копия должна бытьзаверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа ивключает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово"Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личнуюподпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.
Заверительная надписьсоставляется по форме:
Подлинник документанаходится в деле № _________ за _______г. управления делами Правительства иразвития кадрового потенциала Нижегородской области.
Верно
Главный специалист департамента
государственной гражданской имуниципальной службы
управления делами Правительства
и развития кадрового потенциала
Нижегородскойобласти Личная подпись Расшифровка подписи
Дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется:
- для копий правовыхактов Губернатора и Правительства - печатью управления документационногообеспечения и контроля, печатью протокольного отдела Управления делами;
- для соглашений,включенных в Реестр договоров (соглашений) Правительства Нижегородской области,- печатью отдела правовой информации правового управлениягосударственно-правового департамента Нижегородской области; для иныхсоглашений - печатью органа, в котором хранятся подлинники соглашений;
- для служебныхдокументов - штампами (печатями) с наименованием структурных подразделений.
3.3.2.18. Отметка об исполнителе.
Отметка обисполнителе на документах оформляется в левом нижнем углу лицевой стороныпоследнего листа документа.
Отметка включаетфамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона.
Данный реквизитпечатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки.
Например:
Забелин Иван Андреевич
+7(831) 433-45-68
3.3.2.19. Отметка онаправлении документа в дело определяет место хранения документа послезавершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела пономенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года,должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Например:
В дело № 01-18 за 2018 г.
Начальник отдела организациидокументооборота
Подпись Дата
Отметка о направлениидокумента в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнениядокумента.
3.3.2.20. Резолюциясодержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободномместе рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственнов систему электронного документооборота.
Резолюция включает:инициалы исполнителя (исполнителей), фамилию, поручение по исполнениюдокумента, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшегорезолюцию, дату резолюции.
Пример -
И.О. Фамилия
Прошу подготовитьпредложения.
Подпись
Дата
3.3.2.21. Отметка оконтроле документа.
Отметка о контроледокумента может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, спомощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа, либо вСЭДО в регистрационной карточке документа путем заполнения соответствующихполей.
3.3.2.22. Отметка опоступлении документа.
Отметка о поступлениидокумента служит для подтверждения факта поступления документа в органисполнительной власти и включает дату поступления и входящийрегистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении можетдополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставкидокумента.
3.3.2.23. Грифограничения доступа к документу.
Виды используемыхгрифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и инымнормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальныхнормативных актах.
Виды конфиденциальнойинформации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".
Отметка оконфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу) на документах,содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Дляслужебного пользования". Гриф проставляется в правом верхнем углупервого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма кдокументу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступк которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Всостав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись"Для служебного пользования".
3.4. Оформлениедокументов, направляемых за пределы Российской Федерации
3.4.1. В целяхкоординации международных связей должностных лиц органов исполнительной властиНижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской области, атакже обеспечения протокольных требований к международной переписке проектыдокументов, готовящихся для отправки за пределы Российской Федерации,представляются на согласование (визирование) в департамент внешних связейПравительства Нижегородской области.
3.4.2. Документы,направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных илиспециальных бланках для писем по требованиям международных стандартов ИСО(International Organization for Standardization).
Применение бланковпроизводится в соответствии с требованиями, изложенными в РегламентеПравительства.
Оформлениедокументов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производитсяна чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавнымибуквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языкеадресата.
3.4.3. При подготовкедокументов для отправки зарубежным партнерам, в том числе документов,направляемых по телефаксу, следует соблюдать следующие правила оформления:
3.4.3.1. Текстдокумента, как правило, печатается на русском языке (за исключением телексной ителеграфной связи).
3.4.3.2. В реквизите"Адресат" указываются вначале имя, фамилия, должность лица, которомунаправляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные(дом, улица, город, почтовый индекс, страна).
Название страны можетбыть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательнодолжно быть официально принятым.
3.4.3.3. Заголовок ктексту не составляется.
3.4.3.4. Подписаниевышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подписькоторого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующимобразом:
- при использованиидолжностного бланка указываются только имя, отчество, фамилия должностноголица, подписавшего документ, и его подпись;
- при использованиидругих бланков вначале указываются имя, отчество, фамилия, затем должностьлица, подписывающего документ, и его подпись.
3.4.3.5. Датадокумента проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровойспособ оформления дат, например: 15 января 2018 г.
Реквизит"Дата" печатается от границы левого поля документа после текстаписьма на уровне или ниже подписи.
3.4.3.6. При ответена документ, поступивший от зарубежного партнера в Правительство, целесообразнов тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: "На Вашеписьмо от...".
3.4.3.7. Прирегистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номерпроставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письмаимеет только дату подписания.
3.4.3.8. Одновременнос письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным нарусском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.
При этом адрес можетбыть написан как на английском, так и на языке страны-адресата.
3.4.4. Порядокотправления документов за рубеж определяется исходя из срочности содержащейся вних информации: по почте, через уполномоченный орган в сфере связи, нарочным,техническими средствами оперативной связи (телефакс, телекс, международнаятелеграмма).
IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. АктыГубернатора, Правительства и органов исполнительной власти (указы,постановления, распоряжения и др.)
Проекты правовыхактов Губернатора, Правительства и органов исполнительной власти оформляются набланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в установленном порядке (приложения №№ 4, 5, 6, 7, 20, 27).
Подготовка актовГубернатора, Правительства и органов исполнительной власти осуществляется всоответствии с Регламентом Правительства Нижегородской области, утвержденнымпостановлением Правительства Нижегородской области от 11 декабря 2009 г. № 920 (далее - Регламент Правительства).
4.2. Поручения
Поручения -распорядительные документы, которые оформляются на бланке порученийустановленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера повопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти, а такжеорганизационного и материально-технического обеспечения (Приложения №№ 21, 28).
Проекты порученийготовят и вносят органы исполнительной власти по заданию Губернатора, Вице-губернатора,заместителей Губернатора либо в инициативном порядке. Проекты порученийподлежат согласованию с лицами, указанными в поручениях. Согласованиеоформляется листом согласования в соответствии с требованиями РегламентаПравительства.
Если в процессесогласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера,то он подлежит повторному согласованию.
4.3. Оформлениедоверенности
Доверенность -документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора, органовисполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либодействий конкретному лицу (Приложения №№ 22, 29).
Срок действиядоверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, тоона сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
4.4. Приказ
Приказ - формаправового акта, издаваемого органами исполнительной власти (министерствами,комитетами и др.), который может содержать нормы права непосредственно илиутверждать подзаконные нормативные правовые акты (инструкция, порядок,положение); а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительногохарактера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений(Приложения №№ 23, 30).
4.5. Положение,правила, инструкция, регламент
Положение - системаправовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядокдеятельности органов государственной власти области, организаций и учрежденийобласти, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами,организациями, учреждениями и гражданами.
Правила (порядок) -система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права втой или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо видадеятельности.
Инструкция -документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.
Регламент - системаправовых норм, определяющих порядок деятельности органа исполнительной власти.
Понятия"Положение", "Регламент", "Правила","Инструкция" применяются в соответствии с Законом Нижегородскойобласти от 10 февраля 2005 г. № 8-З "О нормативных правовых актах вНижегородской области".
Положение, правила,инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом исполнительнойвласти, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении.
Порядок подготовки проектаположения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядкуподготовки проектов правовых актов (Приложения №№ 24, 31).
4.6. Протокол
Протокол заседания(совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксациихода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных,совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
4.6.1. Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время совещания(заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и др. Материалы к обсуждению представляются структурнымиподразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, накоторые возложена их подготовка.
Записи во времязаседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаряколлегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы кобсуждению.
Проектысоответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным заподготовку. При необходимости согласования проекта протокола с участникамизаседания или лицами, определенными на заседании в качестве исполнителей,допускается направление документа электронной почтой и получение виз с помощьюфакса.
4.6.2. Протоколыоформляются на общих бланках органов исполнительной власти или на стандартныхбланках протоколов (Приложения №№ 25, 32, 33, 34).
4.7. Служебнаяпереписка
Служебная переписка -различные виды официальных документов информационно-справочного характера,используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организацийи граждан (Приложения №№ 1, 2, 26, 35).
Виды деловойпереписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма(факс), телефонограмма.
Служебное письмо -документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти,организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу)по каналам СЭДО, МЭДО и почтовой связью. В зависимости от содержания иназначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими,благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы,письма-извещения, письма-приглашения и т.д.
Телеграмма - документинформационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти,организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости отавтора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.
Телекс(телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной(телексной) сети.
Факсограмма (факс) -получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического,изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма -документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефоннойсвязи.
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организациядокументооборота
Порядок прохождениявходящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними ворганах исполнительной власти, в т.ч. посредством СЭДО, МЭДО, определяютсянормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, настоящейИнструкцией, Регламентом Правительства и другими нормативными правовыми актамиГубернатора и Правительства, а также положениями об органах исполнительнойвласти, должностными регламентами их работников; инструктивно-методическимиписьмами.
5.1.1. Вдокументообороте органов исполнительной власти, в соответствии с особенностямитехнологической обработки выделяются следующие документопотоки:
- входящаядокументация - документы, поступающие из сторонних организаций;
- исходящаядокументация - документы, отправляемые в другие организации;
- внутренняядокументация - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях и ненаправляемые за пределы Правительства;
- нормативно-правоваядокументация (распорядительные документы).
В составевышеназванных документопотоков, в свою очередь, могут выделяться конкретныегруппы документов. Например, в составе входящей документации могут выделяться:
- документы,поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации ФедеральногоСобрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражныйсуд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка РоссийскойФедерации и других подобных организаций;
- запросы депутатовГосударственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательныхорганов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
- документы изгосударственных и негосударственных организаций, не подведомственных органуисполнительной власти;
- документы изправительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другиегруппы документов;
- документы из другихорганов государственной власти, органов местного самоуправления;
- обращения граждан.
5.2. Организациядоставки и отправки документов
Доставка документов вПравительство (органы исполнительной власти) осуществляется посредством СЭДО,по каналам межведомственного электронного документооборота (МЭДО), средствамипочтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров(контрактов), непосредственно нарочными (курьерами), а также электрическойсвязи.
По системемежведомственного электронного документооборота поступают: постановления и распоряженияПравительства Российской Федерации, поручения Правительства РоссийскойФедерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, письма изфедеральных органов исполнительной власти, государственных органов иорганизаций, включенных в указанную систему.
Переписка междуорганами исполнительной власти Нижегородской области, органами местногосамоуправления Нижегородской области осуществляется посредством системыэлектронного документооборота (СЭДО) в соответствии с Регламентом СЭДО.
По каналам электроннойсвязи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы,телефонограммы.
Почтовой связьюдоставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценныхписем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.1. Припоступлении документов через СЭДО и МЭДО проверяется правильность адресации иоформления документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющихреквизитов (подписи, необходимых согласований и др.), в случае отсутствияприложений либо удостоверяющих реквизитов, документ возвращается отправителю(отклоняется) с указанием причины возврата.
Ошибочно доставленнаякорреспонденция возвращается отправителю (отклоняется в электронных системах) спояснением причины возврата.
5.2.2. Все конверты споступившими документами вскрываются, кроме конвертов и посылок из управленияПрезидента Российской Федерации и Администрации Президента Российской Федерациипо государственным наградам при наличии соответствующей отметки наконверте.
5.2.3. При вскрытииконвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации иоформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а такженаличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружениянедостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документывозвращаются отправителю с указанием причин возврата.
При недостачедокументов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трехэкземплярах, один из которых остается в службе ДОУ, другой приобщается кпоступившему документу, а третий направляется отправителю.
При поступленииповрежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правомнижнем углу ставится штамп или надпись "Документ получен в поврежденномвиде".
Конверты от вложенныхв них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можноустановить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
5.2.4. Доставкавходящих, исходящих и внутренних документов в Правительство Нижегородскойобласти осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов подрасписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получениядокумента и полной фамилии расписавшегося - фельдсвязь) или в соответствии сРегламентом СЭДО.
Документы передаютсяв структурные подразделения в день их учета, а имеющие пометку"Срочно", "Вручить немедленно" - незамедлительно.
Оригиналы документов,поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронныхкопий в систему электронного документооборота хранятся в органе исполнительнойвласти, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.5. Организацияобработки и передачи исходящих документов.
Все исходящиедокументы Правительства подлежат обязательной регистрации в СЭДО.Незарегистрированные документы не является официальными.
Исходящие документы,подписанные Губернатором, Вице-губернатором и заместителями Губернатора,регистрируются централизованно в Управлении делами. После подписания исходящихдокументов указанными должностными лицами или лицами, исполняющими ихобязанности, регистрация осуществляется в день подписания или на следующийрабочий день датой дня регистрации.
5.2.5.1. Организацияобработки и передачи исходящих электронных документов.
5.2.5.1.1.Регистрация,визирование и подписание проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО.
Текст документа,подготовленный исполнителем, согласовывается в СЭДО в соответствии с приказомУправления делами от 7 сентября 2018 г. № Сл-001-2624/18 "Об утверждениитиповых маршрутов согласования документов в системе электронногодокументооборота", после чего документ направляется на подписание.
После подписанияисходящему документу присваивается исходящий регистрационный номер.
5.2.5.1.2.Регистрация и отправка исходящих документов в органы исполнительной властиНижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской областиосуществляется в СЭДО в соответствии с регламентом СЭДО, а также приказами,информационными письмами и другими методическими указаниями Управления делами.
5.2.5.1.3. Отправкадокументов в Правительство Российской Федерации, Аппарат ПравительстваРоссийской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти,государственные органы и организации осуществляется по каналу МЭДО. Перепискапо каналам МЭДО осуществляется только с федеральными органами исполнительнойвласти, государственными органами и организациями, включенными в указаннуюсистему и имеющими специальные настройки.
Не подлежат отправкепо системе СЭДО и МЭДО:
- документы, адресованныепервым лицам государства;
- абзац. (Исключен - Постановление Правительства Нижегородскойобласти от21.11.2019 г. № 848)
- документы, имеющиев приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалыформата, превышающего А4;
- документы,содержащие приложения объемом более 200 листов.
5.2.5.1.4. Приотсутствии технической возможности отправки исходящего электронного документапо каналам МЭДО и СЭДО отправка осуществляется следующим образом:
- исходящийэлектронный документ распечатывается на бумажном носителе, с указанием отметкио подписании его квалифицированной электронной подписью (далее ЭП), изаверяется печатью "Для заверения копий электронных документов";
- далее отправкаосуществляется в порядке, предусмотренном п. 5.2.5.2.
5.2.5.2. Организацияработы с документами, подготовленными на бумажном носителе.
5.2.5.2.1.Регистрацияи визирование проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО в соответствиис п. 5.2.5.1.1. настоящей Инструкции.
После прохожденияпроцедуры визирования в СЭДО исходящие документы распечатываются в количестве,необходимом для направления адресатам. Одновременно из СЭДОраспечатывается лист согласования и прикладывается к пакету документов наподписание. После подписания исходящий документ регистрируется в СЭДО содновременным размещением отсканированного подписанного электронного образадокумента.
После регистрацииисходящие документы направляются адресатам.
5.2.5.2.2. Отправкаисходящей корреспонденции за подписью Губернатора или его заместителейосуществляется централизованно Управлением ДОУ. Отправка исходящейкорреспонденции за подписью руководителя органа исполнительной властиосуществляется службой ДОУ соответствующего органа исполнительной власти.
В процессе отправкиисходящий корреспонденции сотрудниками службы ДОУ проверяется правильностьоформления исходящих документов (адресат, заголовок, подпись, необходимостьпроставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствиеколичества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировкадокументов по форме отправления (простая, заказная).
Неправильнооформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.
Документы,направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленногосписка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всемуказанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.Документы, требующие отправления нарочным передаются исполнителю длянаправления документа адресату под роспись.
Документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.2.5.2.3. Еслиисходящий документ получает исполнитель для передачи непосредственно адресату,то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается заполученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровкуподписи.
При полученииподлинного экземпляра документа непосредственно адресатом или его довереннымлицом, указанное лицо расписывается за полученный документ и указывает датуполучения, время получения, расшифровку подписи.
Документы,отправляемые службой ДОУ, передаются фельдъегерской, почтовой или электрическойсвязью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения). Приотправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связьюсоставляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которыхостается в службе ДОУ.
Фельдъегерской связьюосуществляется отправка документов только адресатам, включенным в переченьфедеральных органов исполнительной власти.
Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 31 июля 2014 г. № 234. (В редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от21.11.2019 г. № 848)
Отправка телеграммосуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфнойсвязи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15апреля 2005 г. № 222.
Телеграмма сдается наотправку не менее чем в двух экземплярах аналогично письму: на бланкеустановленного образца и второй экземпляр с визами, либо листом согласования изСЭДО. При направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается списокрассылки.
5.2.5.2.4. Припередаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связинеобходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемогодокумента (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумагеформата А4, не должен превышать 5 листов;
- ответственность засодержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившегодокумент к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного департаментомвнешних связей Правительства Нижегородской области;
- запрещается передаватьтекст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Подлинникидокументов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило,досылаются адресату почтовой связью, посредством СЭДО или, по согласованию сним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.
Контроль заиспользованием факсимильной техники, установленной в подразделениях,осуществляется их руководителями.
5.2.6. Заказнаякорреспонденция, корреспонденция, направляемая в адрес иностранных организаций,сдается на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В нейуказываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Дваэкземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в службеДОУ. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающийотправление указанной корреспонденции, подшивается в службе ДОУ.
5.2.7. Передачаинформации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефоннойсвязи.
5.2.8. Телефонограммаподписывается руководителем органа исполнительной власти. После регистрациителефонограммы по месту подписания, она передается адресатам. После передачикопия телефонограммы с пометками о передаче возвращается в службу ДОУ.
5.2.9.Телефонограммы, адресованные руководителю органа исполнительной власти,принимаются и регистрируются секретарями приемных, незамедлительнодокладываются и передаются для исполнения в соответствии с указаниемруководства.
5.2.10. Втелефонограмме должны указываться название вида документа, наименованиеорганизации, дата, номер телефонограммы, инициалы и фамилия адресата, текст,должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность,инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов,по которым передается и принимается информация, время приема и передачителефонограммы.
5.2.11. Электроннаяпочта предназначается для доставки, отправки и передачи электронных сообщений вадрес Губернатора, а также информации как внутри органов исполнительной властиобласти, так и организациям (организациями), а также гражданам, имеющимсоответствующие программные средства.
При работе сэлектронной почтой должны использоваться официальные электронные адреса.
Перечень единыхофициальных электронных адресов органов исполнительной власти и органов местногосамоуправления Нижегородской области утверждается распоряжением Губернатора.
5.2.12. Электронныесообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документамна бумажных носителях.
5.2.13. Средствафаксимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстовдокументов и служебных материалов.
5.3. Регистрациядокументов
Поступившие документыучитываются и распределяются на подлежащие и неподлежащие регистрации(приложение № 9).
5.3.1. Регистрацииподлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования всправочных целях.
Регистрируютсядокументы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а такжесоздаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо отспособа их доставки, передачи или создания.
5.3.2. Документырегистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в деньподписания или утверждения, проектам исходящих писем в СЭДО присваиваетсявременный номер, не являющийся регистрационным номером документа.
5.3.3. Регистрациядокументов в органах исполнительной власти Нижегородской области осуществляетсяв СЭДО. На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка.Регистрация документов производится в соответствии с Регламентом СЭДО.
В случае, еслидокументы поступают через СЭДО из органа исполнительной власти Нижегородскойобласти, повторная регистрация документа не требуется.
В том случае, если впоступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационнойкарточке в СЭДО осуществляется связка с ними.
5.3.4. Послезаполнения регистрационной карты входящего документа и присвоения емурегистрационного номера, документ сканируется.
Электронная копиядокумента присоединяется к его регистрационной карточке.
Документы, не подлежащиесканированию, указаны в Регламенте СЭДО.
5.3.5. Регистрациядокументов в Управлении делами осуществляется в Управлении ДОУ:
- входящихдокументов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору и заместителямГубернатора, управляющему делами и его заместителям;
- исходящихдокументов, подготовленных за подписями Губернатора, Вице-губернатора,заместителей Губернатора, управляющего делами и его заместителей;
- внутреннихдокументов за подписью Вице-губернатора, заместителей Губернатора в адресГубернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, руководителейорганов исполнительной власти Нижегородской области, находящихся надокументационном обеспечении Управления делами.
5.3.6. Документы,поступающие от граждан и организаций в Правительство Нижегородской области набумажном носителе, регистрируются службой ДОУ, и после сканирования иразмещения в СЭДО электронной копии документа направляются посредством СЭДОадресату.
Оригиналы документов,поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронныхкопий в СЭДО хранятся в органе исполнительной власти, зарегистрировавшем данныйдокумент, в соответствии с номенклатурой дел.
5.4. Порядокрассмотрения документов Губернатором, руководством органов исполнительнойвласти и доведения документов до исполнителей
5.4.1.Зарегистрированные документы на имя Губернатора или в адрес Правительствапередаются через СЭДО в Управление ДОУ для рассмотрения и подготовки проектоврезолюций по исполнению документа.
5.4.2. Документы,адресованные на имя Вице-губернатора, заместителя Губернатора, послерегистрации передаются через СЭДО для рассмотрения и подготовки проектоврезолюций по исполнению документов в соответствующие отделы Вице-губернатора,заместителей Губернатора.
5.4.3. Зарегистрированныедокументы на имя руководителей органов исполнительной власти передаются черезСЭДО руководству в установленном порядке.
5.4.4. Документы,поступившие из других организаций непосредственно в подразделение органаисполнительной власти (незарегистрированные), должны быть в обязательномпорядке направлены на регистрацию в службу ДОУ соответствующего органа.
5.4.5. Руководительоргана исполнительной власти дает указания по организации исполнениядокументов, оформляя резолюции в СЭДО.
Проекты резолюцийГубернатора подготавливает Управление ДОУ; Вице-губернатора, заместителейГубернатора - соответствующие отделы заместителей Губернатора; руководителейорганов исполнительной власти - соответствующие службы ДОУ в СЭДО.
5.4.6. Документы,утвержденные Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернаторапосредством СЭДО автоматически направляются на исполнение указанным в резолюциипо исполнению документа должностным лицам.
5.4.7. Документы на бумажном носителе (ДСП) послерассмотрения Губернатором, Вице-губернатором, заместителями Губернаторавозвращаются в Управление ДОУ для создания в СЭДО карточки документа,сканирования документа и занесения резолюции. Передача документа на исполнениеуказанным в резолюции должностным лицам осуществляется через СЭДО.
(Подпункт в редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от21.11.2019 г. № 848)
5.4.8. В резолюции поисполнению документов может быть установлен конкретный срок (календарная дата)исполнения документа, а также указания "незамедлительно", "срочно", "оперативно", где исполнение осуществляетсяв установленном Регламентом Правительства порядке и сроки. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
Если для исполнениядокумента устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может бытьопределен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходеисполнения и т.п.).
Если срок исполненияне указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней,считая от даты первичной регистрации документа. Сроки исполнения документовисчисляются в календарных днях.
Если последний деньисполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующийему рабочий день.
Если из текстадокумента следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, арезолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документисполняется в сроки, исходя из сути документа, с учетом срока контроля,установленного в СЭДО.
Изменение срокаисполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбыпроизводится должностным лицом или вышестоящим органом, установившим этотсрок по письменной просьбе о продлении, направленной исполнителем не позднее,чем за три дня до истечения установленного срока.
Сроки исполненияпоручений с пометками "срочно" и "оперативно" непродлеваются.
5.4.8.1. В случаеполучения документа не по подведомственности, письмо о переадресации документанаправляется в адрес должностного лица, подписавшего поручение, в соответствиис порядком, предусмотренным Регламентом Правительства.
5.4.8.2. Еслирассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительнойпроработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходимсвоевременный промежуточный ответ автору обращения.
5.4.8.3. Всоответствии с резолюцией по исполнению документа, он направляется всем лицам,указанным в резолюции, в порядке, определенном Регламентом СЭДО.
5.4.9. Служба ДОУрегулярно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладываетруководителю органа исполнительной власти о состоянии работы с документами.
Документы считаютсяисполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручения(задания, запроса, обращения) по существу и сообщения результатов всемзаинтересованным организациям (лицам) или другого письменного подтвержденияисполнения.
Документ,поставленный на контроль в соответствии с поручениями Губернатора, снимается сконтроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада обисполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения сконтроля.
Промежуточный ответили запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его сконтроля.
Представляемые дляснятия с контроля документы должны иметь все необходимые согласования.
Датой исполнениядокумента (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, апри недокументированном решении вопроса - дата списания документа в дело (егофактического исполнения), подтвержденного руководителем структурногоподразделения-исполнителя.
5.5. Порядокзаверения копий документов.
5.5.1. Копиядокумента - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и всеего внешние признаки или часть их. Органы исполнительной власти могут выдатькопии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Заверенныекопии выдаются с письменного разрешения руководителя структурногоподразделения.
Заверенная копия -это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядкомпроставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Завереннаякопия документа является аналогом подлинника документа.
5.5.2. Органыисполнительной власти выдают по заявлениям юридических и физических лиц копиидокументов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решениявопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических ифизических лиц.
5.5.3. Копия, снятаяс документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ееследует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведениемполного текста подлинника. Дата, регистрационный номер, место составления(издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо оттого, где, когда и кем готовилась копия.
Особенностью копииявляется то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник(наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятсяполностью).
Если документы былиисполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
5.5.4. Копиидокументов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной иликомпьютерной техники. В правом верхнем углу первого листа делается отметка"Копия".
Запрещено изготавливатькопии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иныенеоговоренные исправления.
В случаяхизготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки,вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельныеслова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или"В тексте неразборчиво".
5.5.5. При заверениисоответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документапроставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии спунктом 3.3.2.17. "Отметка о заверении копии документа" настоящейИнструкции.
5.5.6. Если копиядокумента изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляетсяследующим образом:
- листы копиисшиваются на 3 прокола;
- на последнем листекопии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью:"Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов; должность иподпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;
- печатьпроставляется, захватывая часть последнего листа копии;
- заверительнаянадпись проставляется на обороте последнего листа копии.
5.5.7. Право заверятькопии документов оговаривается в положении о структурном подразделении органаисполнительной власти и закрепляется в должностном регламенте сотрудника.
5.5.8. Аналогичнокопиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересовюридических и физических лиц.
5.6. Работаисполнителей с документами
5.6.1. Руководителиструктурных подразделений органа исполнительной власти обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления иконтроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.6.2. Срочныедокументы передаются немедленно через СЭДО следующими подразделениями:
- с резолюциейГубернатора - Управлением ДОУ;
- с резолюциейзаместителей Губернатора - соответствующими отделами заместителей Губернатора;
- с резолюциейруководителей органов исполнительной власти - сотрудниками служб ДОУ органовисполнительной власти.
5.6.3. Исполнениедокумента предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовкупроекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) руководителям органа исполнительной власти или руководителями структурныхподразделений.
5.6.4. При наличииответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны засвоевременный и качественный анализ информации и представление ответственномуисполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектовдокументов, справок, сведений и т.д.).
Исполнителям должнобыть обеспечено право доступа ко всем массивам документов.
Ответственныйисполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверностьинформации, использованной при подготовке документа.
5.7. Работа собращениями граждан
5.7.1. Обеспечениесвоевременного рассмотрения и централизованного учета обращений граждан,поступивших в адрес Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, атакже Правительства и Управления делами осуществляется приемной граждан Губернатора и Правительства Управления ДОУ; поступивших в адрес органовисполнительной власти Нижегородской области и их должностных лиц - службой ДОУсоответствующего органа.
5.7.2. Регистрацииподлежат все обращения граждан независимо от способа их поступления или формы.
5.7.3.Зарегистрированные обращения в адрес Губернатора, Вице-губернатора,заместителей Губернатора, а также Правительства и Управления деламинаправляются в государственные органы, органы местного самоуправления илидолжностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вобращениях вопросов на основании резолюций соответствующих должностных лиц илисопроводительных писем.
5.7.4. Работа порассмотрению обращений граждан в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ЗакономНижегородской области от 7 сентября 2007 г. № 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области", с учетомметодических рекомендаций рабочей группы при Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан
5.7.5. Обращенияграждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел.
5.8. Порядок работы с документами с пометкой "Дляслужебного пользования" (ДСП)
Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, в Правительстве осуществляется в порядке,установленном для несекретных документов.
5.8.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельности органа исполнительнойвласти, ограничения на распространение которой диктуются служебнойнеобходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебного пользования"(ДСП) (далее - документы ДСП).
К документам ДСП не относятся:
- нормативные правовые акты Губернатора и Правительства,затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, атакже устанавливающие правовой статус организаций;
- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях,опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая,гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другаяинформация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенныхпунктов, граждан и производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, егофункций, направлений форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а такжеобращений граждан и юридических лиц и решения по ним;
- сведения об исполнении бюджета и использовании другихгосударственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, накапливаемые в открытых информационныхсистемах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
5.8.2. Необходимость проставления пометки "Дляслужебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, руководителемподразделения органа исполнительной власти или должностным лицом, подписывающимили утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП",вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случаепростановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документовприобретает статус "ДСП".
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документовк ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
5.8.3. Пометка "Для служебного пользования" (ДСП)проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также напервой странице сопроводительного письма к документу. В левом нижнем углупоследнего листа документа указывается отметка о количестве отпечатанныхэкземпляров (в случае создания или отправления документа на бумажном носителе),фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
5.8.4. Правовым актом органа исполнительной властиназначаются сотрудники, ответственные за прием, регистрацию, рассмотрение,согласование и отправку документов ДСП, имеющие допуск к просмотрурегистрационных карт и вложений документов с грифом "ДСП" в СЭДО.Сотрудники несут персональную ответственность за сохранность информации,содержащейся в документах ДСП.
5.8.5. Входящие документы ДСП поступают на регистрацию вэлектронном виде (по каналу МЭДО), а также на бумажном носителе.
Документы, поступившие по каналу МЭДО, регистрируютсясотрудниками управления ДОУ централизованно. Документы, поступившие на бумажномносителе, сканируются и регистрируются в установленном порядке в СЭДО сприкреплением к регистрационной карточке документа электронного образадокумента. В регистрационной карточке в поле документа "Гриф"регистратором проставляется признак ДСП. После размещения электронного образадокумента в регистрационной карточке в СЭДО регистратор удаляет электронныйобраз документа из папки отсканированных документов.
Ответственность за соответствие грифа "ДСП" навходящем документе отметке в регистрационной карточке документа в СЭДО в поле"Гриф", а также за удаление электронного образа документа из папкиотсканированных документов несет регистратор документа.
5.8.6. Внутренние и исходящие документы ДСП создаются,согласуются и утверждаются в СЭДО, ответственность за заполнениерегистрационной карточки документа несет исполнитель документа. Исполнительсоздает регистрационную карточку, добавив ее в связи к документу - запросу,либо создав инициативный документ, и заполняет необходимые поля регистрационнойкарточки:
а) в поле "Содержание" - краткое содержание суказанием всех реквизитов письма;
б) в поле "Адресат" - проставляется наименованиеорганизации, если адресат является абонентом системы МЭДО, название адресатабудет начинаться с префикса "МЭДО_Название государственного органа илиорганизации";
в) в поле "Подписант" - указывается фамилияруководителя подписавшего документ электронной подписью;
г) в поле "Гриф" - проставляется "ДСП",ответственность за соответствие грифа несет исполнитель;
д) в поле "Срочность" - проставляется нужныйпараметр;
е) в поле "Телефон исполнителя" - указываетсятелефон исполнителя;
ж) в разделе "Служебные реквизиты":
- в поле "Подразделение регистратор" исполнителемпроставляется параметр "Управление делами Правительства НО";
- в поле "Кол-во листов" указывается количестволистов документа, включая приложения;
з) в поле "Комментарии" - исполнителем указываетсяинформация:
- причина отсутствия приложения;
- необходимость проставления отметки об электронной подписив двух или более местах документа;
- вид отправки письма (специальной, фельдъегерской связью,заказным письмом, самостоятельно исполнителем - на руки адресату);
- иная информация, которая необходима для оперативной работыс документом.
Исполнитель вкладывает электронный образ документа врегистрационную карточку и создает маршрут согласования. После размещения вСЭДО электронный образ документа удаляется с персонального компьютераисполнителя, ответственность за удаление электронного образа документа несетисполнитель.
В процессе создания маршрута согласования в разделе"Доп. параметры, сопроводительные файлы и текст" при построениимаршрута на утверждение документа руководителем проставляются параметры:"Автоматически направлять на регистрацию, если нет замечаний","Подписывать файлы при согласовании" (за исключением нормативныхправовых актов и распорядительных документов Губернатора и Правительства). Припостроении маршрута только на согласование, проставление параметров нетребуется.
При формировании пакета документов для отправки наутверждение руководителю, весь комплект документов необходимо перевести вединый pdf формат, кроме нормативных правовых актов Губернатора и ПравительстваНижегородской области, которые переводятся в формат pdf отдельными файлами.
5.8.7. Исходящие документы ДСП поступают на регистрацию вэлектронном виде после утверждения в СЭДО, регистрируются в установленномпорядке с добавлением к регистрационному номеру документа постфикса ДСП иподлежат отправке.
Отправка документов осуществляется в электронном виде поканалу МЭДО, посредством СЭДО или на бумажном носителе.
Отправка по каналу МЭДО осуществляется централизованносотрудниками управления ДОУ. Отправка документов посредством СЭДОосуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО. Отправка документов набумажном носителе осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью, заказнымиили ценными почтовыми отправлениями. При необходимости направления документов внесколько адресов составляется указатель рассылки, указатель подписываетсяисполнителем и руководителем подразделения органа исполнительной власти.
В случае необходимости направления адресатам документов ДСПна бумажном носителе утвержденный в СЭДО документ распечатывается в необходимоколичестве экземпляров, на каждом из которых проставляется экземплярность, вуказателе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов. При необходимости направления нескольким адресатам документов ДСПразличной комплектности, исполнитель создает регистрационные карточки на каждыйдокумент.
Рассылка в несколько адресов осуществляется в соответствии суказателем рассылки, ответственность за учет документов ДСП в случае ихраспечатки на бумажном носителе несет лицо, ответственное за работу сдокументами ДСП.
5.8.8. Необходимость снятия грифа "ДСП"определяется исполнителем документа, руководителем подразделения органаисполнительной власти или должностным лицом, подписавшим или утвердившимдокумент. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколомзаседания экспертной комиссии органа исполнительной власти. Гриф "ДСП"погашается записью с указанием номера и даты протокола заседания экспертнойкомиссии органа исполнительной власти, послужившего основанием для его снятия,в карточке документа в СЭДО в поле "Комментарии" сотрудником,ответственным за работу с документами ДСП.
5.8.9. При получении письменного запроса с просьбой обознакомлении с информацией, имеющей пометку "ДСП", решение обознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующего органаисполнительной власти, структурного подразделения.
За разглашение служебной информации с пометкой"ДСП", а также за нарушение порядка обращения с документами ДСПгосударственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
В случае ликвидации органа исполнительной власти решение одальнейшем использовании документов ДСП принимает ликвидационная комиссияоргана исполнительной власти.
(Пункт 5.8 в редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от21.11.2019 г. № 848)
5.9. Порядокобработки и учета иностранной корреспонденции
5.9.1. Органом,оказывающим содействие и координирующим деятельность органов исполнительнойвласти по осуществлению прав на международные и внешнеэкономические связи,является департамент внешних связей Правительства Нижегородской области.
5.9.2. Документы, поступившие из-за рубежа на иностранномязыке в адрес Губернатора, Правительства Нижегородской области,Вице-губернатора, заместителей Губернатора, передаются службой ДОУ вдепартамент внешних связей Правительства Нижегородской области для подготовкиперевода на поступающие документы.
Подготовленные документы передаются в Управление ДОУ длядальнейшей работы в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
(Подпункт в редакции Постановления ПравительстваНижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
5.9.3. Органыисполнительной власти согласовывают с уполномоченным органом в установленномпорядке проекты писем за подписью Губернатора, членов Правительства,руководителей органов исполнительной власти, адресованных руководителямзарубежных организаций, главам и сотрудникам зарубежного дипломатическогокорпуса в Москве и российских дипломатических и консульских учреждений зарубежом, а также писем, направляемых за рубеж.
VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНДОРГАНОВ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Основными видамиработ, обеспечивающими организацию документального фонда органа исполнительнойвласти, являются составление номенклатур дел, формирование дел и их текущеехранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.
6.1. Составлениеноменклатур дел
Номенклатура дел -систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органахисполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке.
6.1.1. Номенклатурадел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизациии учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатурадел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно)хранения и описей дел по личному составу.
Номенклатура делявляется основой формирования документального фонда органа исполнительнойвласти.
Документальный фондоргана исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессеего деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти составляютдокументы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия сдругими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность засоставление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел,обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органаисполнительной власти лежит на службе ДОУ органа исполнительной власти.
6.1.2. Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органеисполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием,планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся вдеятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В органахисполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений(приложение 11) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти(приложение 12).
6.1.4. Номенклатурадел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведениеделопроизводства, при методической помощи архива и службы ДОУ, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданноеподразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру делподразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.
6.1.5. Своднаяноменклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурныхподразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти илиц, ответственных за хранение документов в органе исполнительной власти.
6.1.6. Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителемслужбы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органаисполнительной власти, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органаисполнительной власти Нижегородской области в сфере архивного дела(далее - ЭПК архивного органа) и утверждается приказом руководителя органаисполнительной власти. Оформление грифа утверждения производится в соответствиис п.3.3.2.9 настоящей Инструкции.
6.1.7. Послеутверждения сводной номенклатуры дел подразделения органа исполнительной властиполучают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Своднаяноменклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первыйутвержденный экземпляр номенклатуры дел формируется в деле с приказами поосновной деятельности, является приложением к приказу о ее утверждении, документом постоянного срока хранения. Второй используется в службе ДОУ вкачестве рабочего. Третий - применяется в архиве органа исполнительной власти.Четвертый - хранится в уполномоченном органе исполнительной властиНижегородской области в сфере архивного дела (далее - архивный орган), скоторым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Своднаяноменклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится вдействие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти подлежит согласованию с ЭПКархивного органа один раз в 5 лет или в случае изменения функций иструктуры органа исполнительной власти.
6.1.11. Названиямиразделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названияструктурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются всоответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.
6.1.12. Вноменклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемыеучастки работы органа исполнительной власти.
В номенклатуру дел невключаются периодические издания.
6.1.13. Графыноменклатуры дела заполняются следующим образом:
В графе 1номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору органовисполнительной власти и их структурных подразделений, установленного в органеисполнительной власти, цифрового обозначения структурного подразделения ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурногоподразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 310-03-05,где 310 - номер по классификатору органов исполнительной власти, 03 -обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела пономенклатуре.
В номенклатуре делрекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разныхструктурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела долженчетко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документовдела.
Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов исложных оборотов.
Заголовок деласостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: названиевида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы,приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурногоподразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованыили от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которойсвязано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документыдела.
В заголовках дел,содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностьюисполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", ав конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов,которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады,характеристики экспонатов)".
В заголовках дел,содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел,содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются,а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка соструктурными подразделениями управления делами Правительства и развитиякадрового потенциала Нижегородской области по основной деятельности.
В заголовках дел,содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неперечисляются.
Например:
Переписка оборганизации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческойдеятельности.
В заголовке делауказывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка сдепартаментом государственной гражданской и муниципальной службы по вопросамповышения квалификации сотрудников.
При обозначении взаголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:если содержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются ихконкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главамиместного самоуправления Нижегородской области о социальной защите населения.
Если содержание делакасается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее(его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка сдепартаментом государственной гражданской и муниципальной службы об учете ихранении штампов.
В заголовках дел,содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал,год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчетыорганов исполнительной власти, подчиненных Вице-губернатору, первомузаместителю Председателя Правительства.
Если дело будетсостоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела,а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части),уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположениязаголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяетсястепенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В началерасполагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительнуюдокументацию.
Заголовки дел могутуточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатурыдел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии срока хранения вдействующих перечнях или законодательстве Российской Федерации он определяетсяЭК органа исполнительной власти по согласованию с ЭПК архивного органа.
В графе 5"Примечание" указываются название перечней документов, использованныхпри определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, опереходящих делах (например, переходящее с 2017 года), о выделении дел куничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел вдругой орган государственной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если втечение года в органе исполнительной власти возникают новые документированныеучастки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера.
6.1.15. По окончаниигода в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенныхдел (томов).
6.2.Формирование, оформление дел и их текущее хранение
6.2.1. Формированиедел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатуройдел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Делаформируются в органе исполнительной власти, как правило, децентрализовано, тоесть в структурных подразделениях.
6.2.3. Исполненныедокументы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости отпринятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведениеделопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
6.2.4. Контроль заправильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
6.2.5. Приформировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в делотолько исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;группировать в дело документы одного календарного года, за исключениемпереходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного ивременных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм,телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы,подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должнопревышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс изаголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1","т.2" и т.д.
6.2.6. Документывнутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логическойпоследовательности или их сочетании.
Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями.
Все документыотчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органоввласти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в делопереписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегийгруппируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниямколлегии.
Положения,инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основнойдеятельности, кадровые и др. приказы группируются отдельно.
Протоколы в делерасполагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы,отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируютсяотдельно от проектов.
Документы в личныхделах располагаются по мере их поступления.
Ведение делгосударственных служащих осуществляется в соответствии с действующимзаконодательством.
Перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности; документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела органаисполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершениигода. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает всебя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов исоставлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудникамисоответствующих структурных подразделений при методической помощи и подконтролем архива органа исполнительной власти.
6.2.8. В зависимостиот сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полномуоформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитовобложки дела по установленной форме (приложение 13); нумерацию листов в деле;составление листа-заверителя дела (приложение 14); составление в необходимыхслучаях внутренней описи документов дела (приложение 15); подшивку и переплетдела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составуоформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:наименование органа исполнительной власти; наименование структурногоподразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количестволистов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты,проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименованиеоргана исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, суказанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается вскобках после полного наименования; наименование структурного подразделения -записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденнойструктурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела пономенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится изноменклатуры дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК архивногооргана; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а такжедля дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние датыдокументов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самогораннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и годобозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечениясохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело,все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листынумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящиеиз нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи,диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющиесамостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнемуглу.
Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номеромкаждое вложение в конверте.
После завершениянумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается вконце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе -заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываетсяколичество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надписьподписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и датысоставления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела всоответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срокхранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатурыдел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документовили в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительнойвласти, с указанием сроков хранения.
На делах постоянногохранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела(номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляетсяв ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовыеразделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного органа (до этого онпроставляется карандашом).
По окончании года внадписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранениявносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержаниюподшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.10. Для учетадокументов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особоценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя описьдокументов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовкикоторых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимостьсоставления внутренней описи документов дела определяется инструкцией поведению делопроизводства в органе исполнительной власти. Внутренняя описьсоставляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержитсведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках иномерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описисоставляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописьюколичество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя описьдокументов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи,должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, тозаверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается заверхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы,составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картонаили переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.
6.2.12. С моментазаведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся поместу их формирования.
Руководителиструктурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаныобеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся врабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях,располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах,обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли ивоздействия солнечного света.
В целях повышенияоперативного поиска документов дела располагаются в соответствии сноменклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутреннейстороне шкафа.
На корешках обложекдел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные делапостоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по местуих формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органаисполнительной власти.
6.2.13. Выдача делдругим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдачадел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Навыданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата еговозвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются вовременное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не болееодного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено наместо его хранения.
Сторонниморганизациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешенияруководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующегослужбу ДОУ, по актам.
Изъятие документов издел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится сразрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в делезаверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3. Подготовкадокументов и дел к передаче на архивное хранение
6.3.1. Подготовкадокументов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожениепредусматривает:
экспертизу ценностидокументов;
оформление дел;
составление описейдел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов науничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
6.3.2. Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительнойвласти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК),действующая на основании положения, утверждаемого руководителем органаисполнительной власти; Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованиюс комитетом по делам архивов Нижегородской области.
6.3.3. Экспертизаценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно вструктурных подразделениях органа исполнительной власти работниками,ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическимруководством архивного органа;
При проведенииэкспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срокихранения которых истекли;
6.3.4. Отбордокументов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатуройдел органа исполнительной власти.
Абзац. (Исключен - Постановление Правительства Нижегородскойобласти от21.11.2019 г. № 848)
Отбор документов дляпостоянного хранения проводится на основании перечней документов с указаниемсроков их хранения и номенклатуры дел органа государственной власти путемполистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательноерешение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК архивногооргана.
По результатамэкспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению.
6.3.5. Опись дела -архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияархивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой(порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляютсяотдельно на дела постоянного хранения в 4-х экземплярах(3-х экземплярах набумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде); дела временного(свыше 10 лет) хранения в 2-х экземплярах; дела по личному составу в 3-хэкземплярах; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
6.3.6. В органеисполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на делапостоянного хранения службой ДОУ составляются ежегодно под непосредственнымметодическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описямдокументы сдаются в архив органа исполнительной власти.
Описи дел,подготовленные службой ДОУ структурных подразделений, служат основой дляподготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовитархив органа исполнительной власти (в случае отсутствия архива в органеисполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органа исполнительнойвласти) и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующиегосударственные архивы Нижегородской области.
6.3.7. Описи делструктурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 16) ипредставляются в архив органа исполнительной власти через два года послезавершения дел в делопроизводстве.
Описательная статьяописи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номердела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срокхранения дела.
При составлении описидел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов(частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точномсоответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесениив опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовокпервого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "тоже", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (накаждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи"примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям соссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вследза последней описательной статьей делается итоговая запись, в которойуказывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый ипоследний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации делв описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись делструктурного подразделения подписывается составителем с указанием егодолжности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждаетсяруководителем структурного подразделения.
При наличии вструктурном подразделении органа исполнительной власти ЭК опись дел до ееутверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись делструктурного подразделения органа исполнительной власти составляется в двухэкземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органаисполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра вструктурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись делсоставляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭКдля рассмотрения и согласования.
6.3.8. Отбордокументов за соответствующий период к уничтожению и составление акта овыделении их к уничтожению (приложение 17) производится после составлениясводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи иакты рассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной власти одновременно.Согласованные с ЭК органа исполнительной власти описи дел постоянного храненияпередаются на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области.После утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного органа описи иакты утверждаются руководителем органа исполнительной власти. После этого органисполнительной власти имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, всоответствии с установленным порядком. Дела передаются на переработку (утилизацию)по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количествосдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуредел федерального органа исполнительной власти проставляется отметка"Уничтожено. См. акт от... №..." с указанием должности, фамилии,подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Акт о выделениидокументов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органаисполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурныхподразделений, то название каждого структурного подразделения указывается передгруппой заголовков дел этого подразделения.
Дела включаются вакт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в которомсоставлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним срокомхранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 г.).
6.3.9. В архив органаисполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передачапроизводится только по описям дел.
Дела с исполненнымидокументами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архиворгана исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения ииспользования в структурном подразделении.
Дела временного (до10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти,как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и поистечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архиворгана исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом,согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ.
6.3.10. В периодподготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органаисполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатуройдел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки вформировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаныустранить.
Прием каждого делапроизводится сотрудником, ответственным за архив органа исполнительной власти вприсутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактическипринятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника,ответственного за архив органа исполнительной власти, и лица, передавшего дела.
6.3.11. В случаеликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительнойвласти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурногоподразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органаисполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
В случае ликвидацииили реорганизации органа исполнительной власти служба ДОУ органа исполнительнойвласти в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующиегосударственные архивы Нижегородской области, независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
6.3.12. Документыоргана исполнительной власти, включенные в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации и архивных фондов Нижегородской области, по истечении срока ихвременного хранения, определенного действующим законодательством в сфереархивного дела, подлежат передаче в соответствующий государственный архив,источником комплектования которого является орган исполнительной власти. Всеработы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов напостоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкойвыполняются за счет средств органа исполнительной власти.
VII. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИДОКУМЕНТАМИ
Порядок создания,получения, обработки, хранения и использования электронных документовосуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО.
VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ,ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ
И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯПЕЧАТЕЙ,
ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
8.1. Печать -устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
8.2. Органыисполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе РоссийскойФедерации" применяют печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации. Порядок учета и изъятия из обращения печатей сизображением Государственного герба Российской Федерации определяются отдельнымправовым актом Правительства.
8.3. Органыисполнительной власти также используют простые печати, печати структурныхподразделений, печати для отдельных категорий документов ("Дляпакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлическиевыжимные печати для опечатывания помещений.
Простая печать органаисполнительной власти воспроизводит наименование органа по внешнему кольцупечати, в центре клише печати располагается наименование структурногоподразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.
8.4. Печатиизготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебныхцелях.
Решение онеобходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органаисполнительной власти по согласованию со службой ДОУ.
Эскизы печатиоформляются в соответствующих подразделениях и передаются на согласование вслужбу ДОУ. После согласования заявки на изготовление простых печатейпередаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ напредприятии - изготовителе печатей.
В случае служебнойнеобходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускаетсяизготовление дополнительных экземпляров печатей.
8.5. Печатьюзаверяются подписи руководителя, его заместителей, а также других должностных лиц,которым приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставленысоответствующие полномочия.
8.6. Штамп -устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера ополучении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Штампы формальнозаменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажномделопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собойреквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющиедокументооборот.
В органахисполнительной власти используются следующие виды штампов:
- регистрационныйштамп;
- штамп ограничениядоступа;
- заверительныештампы;
- маркировочныештампы;
- информационныештампы;
- штампы отдельныхреквизитов и др.
Размеры, форма исодержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержанияштампа.
8.7. Изготовлениепростых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органовисполнительной власти, производится органом исполнительной власти самостоятельно.Эскиз печати (штампа) согласовывается со службой ДОУ.
8.8. Необходимостьизготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи определяется всоответствии с подпунктом 3.2.2.14. пункта 3.2.2 настоящей Инструкции.
Губернатором, егозаместителями и министрами назначается лицо, ответственное за использование ихранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи, и определяетсяпорядок использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.
В случаях утратыносителей аналогов собственноручных подписей лицо, ответственное за иххранение, незамедлительно ставит в известность о фактах утраты руководителясоответствующего подразделения и управляющего делами ПравительстваНижегородской области.
Пришедшие внегодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в порядке,предусмотренном пунктом 8.13 настоящей Инструкции.
8.9. Всеизготовленные печати и штампы учитываются в органе исполнительной власти вспециальном журнале (приложение 18).
Печати и штампывыдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверятьдокументы печатями (штампами).
8.10. Простые печатии штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах.
Для проведенияпроверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены экспертной комиссииоргана исполнительной власти могут ежегодно проводить рейды по структурнымподразделениям; по результатам проверок составляется справка (акт),представляемая руководителю органа исполнительной власти, для принятия мер пообеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов.
8.11. При переводеили увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов,руководитель поручает экспертной комиссии проверку фактического наличия печатейи штампов.
Результаты проверкиотражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику,назначенному приказом руководителя, ответственному за учет и хранение, сприложением оттисков печатей и штампов.
8.12. О факте утраты(утере) печати или штампа незамедлительно докладывается руководителю службыДОУ. Служба ДОУ должна провести служебное расследование обстоятельств утери.
8.13. Пришедшие внегодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службуДОУ, где они уничтожаются по акту.
В акте должны бытьуказаны:
- время и местоуничтожения;
- состав комиссии;
- основаниеуничтожения печатей и штампов;
- наименование иоттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения.
8.14. Контроль заиспользованием печатей и штампов возлагается приказом руководителя органаисполнительной власти на руководителей подразделений.
8.15. Простые круглыемастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копияхдокументов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключениемдокументов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятсяпечати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение10).
Оттиск печатипроставляется не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшегодокумент, или в месте, обозначенном "МП", должен захватыватьокончание наименования должности лица, подписавшего документ.
8.16. Учет бланков документов.
8.16.1. Организацияработы по изготовлению бланков документов органа исполнительной властивозлагается на административно-хозяйственную службу, которая:
- получает от службыделопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, принеобходимости, их образцы (макеты);
- оформляетизготовление печатно-бланочной продукции;
- осуществляет выдачув службу ДОУ изготовленных бланков документов.
8.16.2. Бланкивыдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурныхподразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
8.16.3. В структурныхподразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся внадежно закрывающихся шкафах;
передача бланковдругим организациям и лицам не допускается;
ответственность заобеспечение сохранности бланков и правильность их использования несутработники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководителиподразделений;
испорченные иневостребованные бланки возвращаются в службу ДОУ, осуществляющую учет бланков.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
ГУБЕРНАТОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, 439-08-29, факс 439-00-48, e-mail: doc@gubernator.kreml.nnov.ru
__________________ №_______________ на № _____________ от_______________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Губернатор Нижегородской области
Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, 439-08-29, факс 439-00-48 e-mail: doc@gubernator.kreml.nnov.ru
__________________ №_______________ на № _____________ от_______________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
к Инструкции
|
Герб Нижегородской области
Заместитель управляющего делами Правительства Нижегородской области
А.А.Ростовцев
к № ______________от _____________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
У К А З Губернатора Нижегородской области
_________________ №_________________ |
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ Губернатора Нижегородской области
_________________ №_________________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Правительство Нижегородской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_________________ №_________________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Правительство Нижегородской области РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________________ №_________________
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
функций, возлагаемых налиц, ответственных за ведение
делопроизводства
1. Получение и учетпоступившей корреспонденции, регистрация в СЭДО, а также учет поступившихдокументов, не подлежащих регистрации.
2. Подготовкапроектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передачадокументов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующегоуказания по исполнению документа - исполнителю.
3. Информированиеруководства о ходе и результатах исполнения документов.
4. Проверканаличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
5. Проверкаправильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиямиИнструкции (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и датудокумента, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя ит.п.).
6. Передачадокументов на подпись руководству.
7. Контроль запрохождением документов.
8. Учет и регистрацияслужебных записок, проверка правильности их оформления.
9. Получение, учет ипередача на исполнение, на подпись руководству, а также для регистрации иотправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения вподразделении.
10. Контроль засвоевременным списанием в дела исполненных документов.
11. Разработка,согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи кноменклатуре дел (ежегодно).
12. Формирование,оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся нахранении.
13. Подготовка исвоевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством делпостоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личномусоставу, составление описи дел.
14.Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.
15. Ознакомлениесотрудников с организационно-распорядительными документами и поступившимиинформационными материалами.
16. Подготовка куничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
17. Оформление длязаверения копий документов, подлинники которых находятся на хранении в данномОИВ НО.
18. Получение и учетбланков документов с изображением герба Нижегородской области, используемых дляподготовки документов, выдача их исполнителям, учет испорченных бланков.
19. Прием и передачаслужебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты.
20. Копированиедокументов по указанию руководства.
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
к Инструкции
ПЕРЕЧЕНЬ
нерегистрируемыхдокументов
- Копии федеральныхзаконов, законов Нижегородской области
- Копиипостановлений, распоряжений Губернатора, Правительства Нижегородской области,поручений Губернатора
- Копии нормативныхактов органов местного самоуправления Нижегородской области, в том числепоступившие с сопроводительными письмами
- Копии документоворганизаций и учреждений
- Пакеты с пометкой"Лично"
- Ведомственныестатистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры
- Пригласительныебилеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки
- Дайджесты прессы,обзоры печати, книги, газеты, журналы и каталоги, ведомственная техническаялитература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематическиеи специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное
- Извещения опроведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения иматериалы к ним
- Документы наиностранных языках без перевода
- Документы безподписей
- Рекламныеизвещения, плакаты
- Прейскуранты ипрайс-листы
- Учебные планы ипрограммы
- Печатные издания(книги, журналы, бюллетени)
- Формыстатистической отчетности
- Бухгалтерскиедокументы
- Нормы расходаматериалов
- Графики, наряды,разнарядки
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
к Инструкции
Примерный переченьдокументов,
на которые ставитсягербовая печать
Акты (приемазаконченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ;экспертизы и т.д.).
Архивныесправки.
Архивныекопии.
Доверенности(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (оматериальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническомсотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
Задания (напроектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство:техническое и т.д.).
Заключения иотзывы.
Заявления (нааккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительныелисты.
Нормы расхода.
Образцыоттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово -хозяйственных операций.
Письмагарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).
Положения оборганизациях.
Поручения(бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на поручениеинвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.).
Представленияи ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
Реестры(чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов(на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
Соглашения.
Справки(лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований назарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации(изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставыорганизаций.
Штатныерасписания.
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ №_______________
г.Нижний Новгород
на ___________год |
|
| УТВЕРЖДЕНА приказом управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области от ____________№ ______ | |||||
|
| ||||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения | Примечания | ||
|
Название раздела
Должность лица, составившего номенклат Подпись И.О.Фамилия Дата
| ||||||
| СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ Подпись Дата |
И.О.Фамилия | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
Итоговая запись окатегориях и количестве дел,
заведенных в ________ годув органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
|
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| Итого |
|
|
|
| Должность руководителя службы ДОУ
|
Подпись
|
И.О.Фамилия |
| Дата
|
|
|
| Итоговые сведения переданы в архив
|
|
|
| Должность лица, передавшего сведения |
Подпись
|
И.О.Фамилия |
| Дата |
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ №_______________
г.Нижний Новгород
на ___________год |
|
| УТВЕРЖДЕНА приказом управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области от ____________№ ______ |
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения | Примечания |
|
Название раздела
Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия
Дата
| ||||
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти от ______________ № ___ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области от ______________ № ___ | |||
Итоговая запись окатегориях и количестве дел,
заведенных в ________ годув органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
|
|
| переходящих | с отметкой "ЭПК" |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| Итого |
|
|
|
| Должность руководителя службы ДОУ
|
Подпись
|
И.О.Фамилия |
| Дата
|
|
|
| Итоговые сведения переданы в архив
|
|
|
| Должность лица, передавшего сведения |
Подпись
|
И.О.Фамилия |
| Дата |
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
к Инструкции
| Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
| ||
|
| код органа государственной власти ______
| |
| ______________________________ | Ф. № ___________________
| |
| ______________________________ | Оп. № __________________
| |
| ______________________________ | Д. № ___________________
| |
|
| ||
| (наименование архива) | ||
| ___________________________________________________________________ | ||
| ___________________________________________________________________ | ||
| ___________________________________________________________________ | ||
| (наименование органа государственной власти и структурного подразделения)
| ||
| ДЕЛО №________ ТОМ №______
| ||
| ___________________________________________________________________
| ||
| ___________________________________________________________________
| ||
| ___________________________________________________________________
| ||
| ___________________________________________________________________
| ||
| ___________________________________________________________________ | ||
| (заголовок дела) | ||
| ___________________________________________________________________ | ||
| (дата) | ||
| На ______ листах
| ||
| Хранить_________ | ||
| Ф. № ____________
|
| |
| Оп. № ___________
|
| |
| Д. № ____________
|
| |
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
к Инструкции
|
| ||
| Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______
| ||
| В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов) | ||
|
| (цифрами и прописью)
| |
| в том числе литерные номера листов ___________________ пропущенные номера листов__________________________
| ||
| + листов внутренней описи _________________________________________
| ||
| Особенности физического состояния и формирования дела | №№ листов | |
| 1 | 2 | |
|
|
| |
|
__________________________________________________________________ | ||
| (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) | ||
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 15
к Инструкции
| Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ________________
| |||||||
| № пп | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
|
|
|
|
| ||
|
Итого ___________________________________________________ документов | |||||||
| (цифрами и прописью)
| |||||||
| Количество листов внутренней описи ______________________________ | |||||||
|
| (цифрами и прописью)
| ||||||
| Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела |
Подпись |
Расшифровка подписи | |||||
|
Дата |
|
| |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 16
к Инструкции
| Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
| |||||||||||||||
| (наименование органа исполнительной власти)
| |||||||||||||||
| (наименование структурного подразделения)
| |||||||||||||||
|
| УТВЕРЖДАЮ | ||||||||||||||
|
| Наименование должности руководителя структурного подразделения
| ||||||||||||||
|
| Подпись | Расшифровка подписи | |||||||||||||
|
| Дата | ||||||||||||||
|
ОПИСЬ № __________________________________________________________________
| |||||||||||||||
| № пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||||||||
| Название раздела | |||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
| |||||||||||||||
| В данную опись внесено _________________ дел с № _____________________ | |||||||||||||||
|
| (цифрами и прописью)
| ||||||||||||||
| по № _______________, в том числе: | |||||||||||||||
| литерные номера: | |||||||||||||||
| пропущенные номера:
| |||||||||||||||
| Наименование должности составителя описи
|
Подпись |
Расшифровка подписи | |||||||||||||
| Дата
|
| ||||||||||||||
| ________________
| |||||||||||||||
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО
| ||||||||||||||
| Наименование должности руководителя службы ДОУ
| Протокол ЭПК | ||||||||||||||
| Подпись
| Расшифровка подписи | от________ № ________ | |||||||||||||
| Дата
|
| ||||||||||||||
|
| |||||||||||||||
| Передал ________________________________________________________ дел | |||||||||||||||
| (цифрами и прописью)
| |||||||||||||||
| и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам | |||||||||||||||
| (цифрами и прописью)
| |||||||||||||||
| Наименование должности сотрудника структурного подразделения
|
Подпись |
Расшифровка подписи | |||||||||||||
| Дата
|
|
| |||||||||||||
| Принял ___________________________ дел и (цифрами и прописью) | |||||||||||||||
| _____________________регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью)
| |||||||||||||||
| Наименование должности работника архива
|
Подпись |
Расшифровка подписи | |||||||||||||
| Дата
|
|
| |||||||||||||
|
_______________
| |||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. 
ПРИЛОЖЕНИЕ 17
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
А К Т
_______________ №_______________
г.Нижний Новгород
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
|
| УТВЕРЖДАЮ Заместитель управляющего делами Правительства Нижегородской области ________________А.А.Ростовцев "___" ______________20___ г. |
|
На основании_______________________________________________________ | ||||||||||||
| (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
| ||||||||||||
| отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №___________________ | ||||||||||||
|
| (название фонда) | |||||||||||
| № пп | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||||
|
| ||||||||||||
| Итого____________________________ дел за _______________________ годы | ||||||||||||
| (цифрами и прописью)
|
| |||||||||||
| Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу
| ||||||||||||
|
согласованы с ЭПМК ________________________________________________ | ||||||||||||
|
| ||||||||||||
| (протокол от _______________ № ______________)
| ||||||||||||
| Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов
|
Подпись |
И.О.Фамилия | ||||||||||
| Дата |
|
| ||||||||||
|
| ||||||||||||
| Документы в количестве _________________________________________ дел | ||||||||||||
| (цифрами и прописью)
| ||||||||||||
| весом __________________________ кг сданы в __________________________ | ||||||||||||
|
| (наименование организации)
| |||||||||||
| на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________
| ||||||||||||
| № _____________________
| ||||||||||||
|
Должность работника органа исполнительной власти, сдавшего документы |
Подпись |
И.О.Фамилия | ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
| Изменения в учетные документы внесены
|
|
| ||||||||||
| Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы
|
Подпись |
И.О.Фамилия | ||||||||||
| Дата |
|
| ||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 18
к Инструкции
Журнал
учета простых печатей иштампов
| №№ п/п | Дата регистрации | От кого получены печати и штампы | Оттиск печати, штампа | ФИО получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения | Расписка в получении, дата | Отметка о возврате или уничтожении | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
ПРИЛОЖЕНИЕ19
кИнструкции
Правилаработы
спочтовыми отправлениями, вызывающими подозрение
насодержание веществ или предметов, опасных для жизни
издоровья людей
Сотрудники органов исполнительной власти, занятые наприеме входящей корреспонденции (далее - сотрудники службы ДОУ), должныобращать внимание на внешний вид и оформление почтовых отправлений (конверты,упаковка посылок, бандеролей) и внутреннее содержание почтовых отправленийпосле их вскрытия.
Внешний вид почтового отправления может быть признанподозрительным в следующих случаях:
- отсутствие обратного адреса или его явная надуманность;
- использование самодельных упаковок для почтовыхотправлений;
- наличие каких-либо звуков внутри почтового отправления(тиканье, свист, шипение, жужжание);
- наличие посторонних запахов;
- несоответствие оттиска календарного штемпеля наконверте наименованию населенного пункта в обратном адресе;
- наличие надписей на почтовых отправлениях, носящихугрожающий характер или выполненных печатными буквами от руки, на наклейках илииз вырезанных букв;
- отсутствие сопроводительного письма в почтовомотправлении (посылка, бандероль);
- наличие во вложении почтового отправления продуктов питания, жидкостей, бакалейных товаров и т.п.;
- присутствие следов порошка и др.
Сотрудникам службы ДОУ в случае обнаруженияподозрительного внешнего вида почтового отправления необходимо:
- не вскрывая упаковки почтового отправления и не покидаяпомещения, немедленно доложить об обнаружении подозрительного почтовогоотправления своему непосредственному руководителю;
- руководителю службы ДОУ после получения доклада отсотрудника необходимо сообщить о происшествии вышестоящему руководству и вдепартамент региональной безопасности Нижегородской области (далее -департамент региональной безопасности);
- до прибытия специалистов департамента региональнойбезопасности оставить подозрительное почтовое отправление в закрытом помещении,где оно было обнаружено, поместив его в полиэтиленовый пакет и завязавподручным материалом;
- составить акт обнаружения подозрительного почтовогоотправления в случае необходимости;
- выключить принудительную вентиляцию помещения, закрытьокна, фрамуги, форточки, двери;
- прекратить доступ в помещение других сотрудников;
- перейти в другое помещение, тщательно вымыть руки смылом.
По прибытии сотрудников департамента региональнойбезопасности специалисты службы ДОУ передают упакованное подозрительноепочтовое отправление вместе с актом для исследования под расписку. В распискеуказываются дата, время, должность и фамилия лиц, обнаруживших и принявшихподозрительное почтовое отправление.
При возврате почтового отправления сотрудникамидепартамента региональной безопасности после проверки в орган исполнительнойвласти, сотрудники службы ДОУ регистрируют данное отправление днем возврата(как поступившее).
ПРИЛОЖЕНИЕ 20
к. Инструкции
Особенностиоформления актов Губернатора и Правительства
Нижегородскойобласти, органов исполнительной власти
Нижегородскойобласти
(указы,постановления, распоряжения и др.)
1. Проекты правовых актов Губернатора и ПравительстваНижегородской области, органов исполнительной власти Нижегородской областиоформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательныереквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения №№ 4, 5, 6, 7,27).
Проект акта имеет следующие реквизиты:
наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора,постановление, распоряжение Правительства, приказ органа исполнительной власти;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило,2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым илисловесно-цифровым способом, например: 15.05.2018; 15 мая 2018 г.;
номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№»и порядкового номера документа, например: № 143.
К порядковому номеру распоряжения Губернатора,Правительства через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.
Дата и номер указа, распоряжения Губернатора,постановления и распоряжения Правительства располагаются на одном уровне иразнесены по левой и правой границам текстового поля документа.
2. Заголовок печатается в границах, предусмотренныхбланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (нарасстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер),одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.Заголовок постановления Правительства области печатается с прописной буквы,центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора,Правительства печатается с прописной буквы от левой границы текстового полядокумента и не выделяется полужирным шрифтом.
Текст отделяется от заголовка двумя одинарнымимежстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New RomanCyr размером 14 кеглей полуторным интервалом.
Текст документа печатается от левой границы текстовогополя и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть(преамбулу) и постановляющую - в постановлениях, распорядительную - враспоряжениях.
Преамбула в проектах постановлений Правительствазавершается словами «Правительство Нижегородской области п о с т а н о в л я е т :», последнее словопечатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая(распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства,как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют.
При наличииприложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на нихобязательно делается ссылка.
3. Подписьдолжностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из должности («Губернатор»), личной подписи (электроннойподписи) и ее расшифровки (инициалы и фамилия Губернатора). Слово «Губернатор»печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернаторапечатаются на уровне слова «Губернатор» без пробелов между инициалами ифамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровкеподписи ограничивается правой границей текстового поля.
4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений ираспоряжений) Губернатора, Правительства печатаются на отдельных листах(отдельными файлами). Приложения имеют самостоятельную нумерацию страниц. Тексткаждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой 3 - 5 см. (В редакции Постановления Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Приложения к Положению (Порядку, Перечню, Методике и т.д.) вСЭДО оформляются одним файлом с Положением (Порядком, Перечнем, Методикой ит.д.). (Дополнен - Постановление Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Приложения к проектамактов (указов, постановлений и распоряжений) Губернатора, Правительстваоформляются с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглейодинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
5. Гриф утверждения,гриф согласования, отметка о наличии приложения.
Многострочные реквизиты "Гриф утверждения","Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного актарасполагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются отграницы верхнего поля без кавычек. В правовых актах Губернатора иПравительства, органов исполнительной власти Нижегородской области слово"ПРИЛОЖЕНИЕ" печатается прописными буквами. (В редакцииПостановления Правительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
Слова «УТВЕРЖДЕНО»,«ОДОБРЕНО», «СОГЛАСОВАНО», «ПРИЛОЖЕНИЕ» отделяют от последующих строк реквизитаполуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются черезодинарный интервал).
Все составные частиреквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки недолжна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.
При наличиинескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
В приложенияхпомещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцыдокументов и др.
Если в тексте даетсяссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения после слова«ПРИЛОЖЕНИЕ» дается ссылка на указ, постановление или распоряжение Губернатора,Правительства.
При наличиинескольких приложений они нумеруются.
Например:
|
| ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ № ____ |
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить»(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН»со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
|
| УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от __________ № _____ |
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде ичисле с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом. (Положение,Перечень, Список и т.д.).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) инумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускаетсявыделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматическидолжны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан черезодинарный межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная совторого листа.
При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается черезодинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения вцелом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трехсносок.
В положениях, программах, уставах и других подобныхдокументах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пунктыи подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Правительства. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы,пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделынумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера разделаи номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта можетсостоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которыедолжны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.2.2.1.).
Визирование проектов актов Губернатора,Правительства, органов исполнительной власти Нижегородской областиосуществляется в системе электронного документооборота.
6. Проекты актов оформляются в текстовом редактореMicrosoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times NewRoman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочныминтервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.
При этом подготовка проектов актов (приложений к ним)может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией передих распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word.
ПРИЛОЖЕНИЕ21
кИнструкции
Особенностиоформления поручений Губернатора
Нижегородскойобласти, Председателя Правительства,
Вице-губернатора,первого заместителя Председателя
ПравительстваНижегородской области,
заместителейГубернатора Нижегородской области,
заместителейПредседателя Правительства
Поручения - распорядительные документы, которыеоформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляютсярешения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью органовисполнительных власти, а также организационного и материально-техническогообеспечения (приложение № 28).
Проекты поручений готовят и вносят органы исполнительнойвласти по заданию Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора либов инициативном порядке. Проекты поручений подлежат согласованию с лицами,указанными в поручениях. Согласование оформляется в системе электронногодокументооборота.
Если в процессе согласования в проект поручения вносятсяизменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
1. Поручения Губернатора оформляются на бланке порученийформата А4 (синий бланк, герб выполнен в цветном изображении).
Поручения заместителей Губернатора оформляются на бланкепоручений формата А4 или А5 (синий бланк, герб выполнен в синем изображении).
Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером14 кеглей.
Бланк поручения является бланком конкретного видадокумента, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты:
автор (Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора);
наименование вида документа - поручение;
дата поручения оформляется цифровым способом;
номер поручения состоит из знака № и порядкового номерадокумента, присвоенного системой электронного документооборота (СЭДО).
Заголовок к поручению не составляется.
2. Поручение составляется в адрес конкретных должностныхлиц.
При адресовании поручения членам Правительства,руководителям органов исполнительной власти указываются инициалы и фамилия безуказания должности, например:
С.Б.Шевченко
Если в качестве адресата выступает руководитель стороннейорганизации (органа государственной власти, или местного самоуправления), тонаименование организации (органа) и должности входит в состав реквизита«адресат», например:
Главе города Нижнего Новгорода
В.А.Панову
Если поручение направляется в несколько однородныхорганизаций, то их следует указать обобщённо, например:
Главам органов местного самоуправления муниципальныхобразований Нижегородской области.
Реквизит «Адресат» печатается в границах, предусмотренныхутвержденными бланками. Все составные части адресата центрируются относительносамой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должностипечатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименованиядолжности не отделяются.
3. Текст поручения отделяется от реквизита «адресат»двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5межстрочных интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левойи правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается нарасстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст поручения может состоять из 2 частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной, или состоять из однойраспорядительной части.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи,факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она можетначинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.
Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроковисполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Нерекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срокаисполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характерамогут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываютсяконкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название органаисполнительной власти, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилиюруководителя данного органа исполнительной власти.
В случае, если поручение дается одновременно несколькимдолжностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, накоторое возлагается контроль по исполнению поручения в целом, координацияисполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада Губернатору.
Текст поручения печатается на бланке, излагаетсялаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение исрока исполнения.
4. Подпись должностного лица отделяется от текста тремяодинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи (электроннойподписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписипечатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов междуинициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничиваетсяправой границей текстового поля.
Поручение подписывает должностное лицо, на бланкекоторого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
5. Поручения Губернатора, данные им лично или в ходепереговоров (встреч), оформляются в этот же или на следующий день (взависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров).
Подразделение (должностное лицо), получившее поручение илиорганизовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядокоформления и прохождения поручения Губернатора в документообороте.
6. Поручениям Губернатора и заместителей Губернаторарегистрационные номера присваиваются в системе электронного документооборота.
7. Доклад об исполнении поручения Губернатора,подготовленный ответственным исполнителем - органом исполнительной власти,необходимо согласовывать с соответствующим заместителем Губернатора, в блокекоторого находится данный орган исполнительной власти.
8. Поручения Губернатора исполняются в указанные в нихсроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента егоподписания.
В исключительных случаях при необходимости продлениясрока исполнения поручения Губернатора, должностное лицо, которому данопоручение, до истечения срока представляет на имя Губернатора информацию счетко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информациидолжны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполненияпоручения. Не допускается внесение проектов повторных поручений поневыполненным в установленный срок поручениям.
ПРИЛОЖЕНИЕ22
кИнструкции
Особенностиоформления доверенностей Губернатора
Нижегородскойобласти, Председателя Правительства,
Вице-губернатора,первого заместителя Председателя
ПравительстваНижегородской области, заместителей
Губернатора,заместителей Председателя Правительства
Нижегородскойобласти, руководителей органов
исполнительнойвласти Нижегородской области
Доверенность - документ, удостоверяющий передачуполномочий Губернатора, органов исполнительной власти на представлениеинтересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу (приложение №29).
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Еслисрок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня еевыдачи.
1. Доверенность оформляется на соответствующем бланкедокумента:
- общий бланк Правительства используется при подписаниидоверенности Губернатором на представление интересов Губернатора илиПравительства или совершение каких-либо действий от имени Губернатора илиПравительства;
- общий бланк органа исполнительной власти используетсяпри подписании доверенности его руководителем на представление интересов органаисполнительной власти или совершение каких-либо действий от имени органаисполнительной власти.
2. Сведения, необходимые для указания в доверенности:
- заголовок "Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь №";
- место составления, дата подписания;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица,передающего полномочия органа исполнительной власти, представляемого указаннымдолжностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого ондействует (за исключением доверенности от имени Губернатора);
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должностьуполномочиваемого лица;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись Губернатора (лица, исполняющего его обязанности)или руководителя соответствующего органа исполнительной власти;
- гербовая печать.
(Пункт в редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
ПРИЛОЖЕНИЕ23
кИнструкции
Особенностиоформления приказа органов
исполнительнойвласти Нижегородской области
Приказ - форма правового акта, издаваемого органамиисполнительной власти (министерствами, комитетами и др.), который можетсодержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативныеправовые акты (инструкция, порядок, положение); а также оформлять решениявопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменениеили прекращение трудовых отношений.
1. Приказы печатаются на стандартных бланкахустановленной формы шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14 кеглей(приложение № 30).
Приказ имеет следующие реквизиты:
- наименование органа исполнительной власти;
- наименование вида документа - приказ;
- дата и номер - указанные реквизиты печатаютсяцентрованным способом;
Датой приказа является дата его подписания. Датаоформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№»и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2018 г. № 21; 04.06.2018 № 44.
Приказы, подготовленные совместно с другими органами илиорганизациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указаниемназваний органа исполнительной власти и других органов или организаций.
2. Заголовок долженкратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка неставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовыхактов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирнымшрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
Например:
О командировании работников министерства в ...
3. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатаетсячерез 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи,факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинатьсясловами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказиздается на основании другого документа, то в констатирующей части указываетсянаименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер изаголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и ка з ы в а ю», которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границытекстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроковисполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Недопускается формулировка заданий без установления соответствующего срокаисполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляетслужба ДОУ.
Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характерамогут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываютсяструктурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пунктраспорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностномлице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранееизданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительнойчасти текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) суказанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами«Признать утратившим силу ...»; «пункт ...исключить»; «пункт ...изложить в следующейредакции «...»; «дополнить пункт абзацем следующего содержания«...».
В приказ не следует включать пункт "Приказ довестидо сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовитвместе с проектом приказа.
Согласование (визирование) проекта приказа осуществляетсяв системе электронного документооборота.
Подпись состоит из наименования должности лица,подписавшего документ, личной подписи (электронной подписи) и расшифровкиподписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последнейстроки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстовогополя.
Приказы подписывает руководитель органа исполнительнойвласти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Руководитель органа исполнительной власти в соответствии сположением об органе исполнительной власти вправе издать соответствующий приказ(акт иной формы) о наделении первого заместителя руководителя, заместителяруководителя органа полномочиями по подписанию актов органа исполнительнойвласти, не имеющих нормативного правового характера, в порядке распределенияобязанностей между своими заместителями. (Дополнен - ПостановлениеПравительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
4. При оформлении совместного приказа: (В редакции ПостановленияПравительства Нижегородской области от13.08.2019 г. № 569)
наименования органов исполнительной власти располагаютсяна одном уровне или в порядке подчиненности;
наименование вида документа - приказ, располагаетсяцентровано;
дата совместного приказа - единая, соответствует датеболее поздней подписи, располагается центровано;
регистрационный номер документа, составленного совместнодвумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указанияавторов в документе;
подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне.
ПРИЛОЖЕНИЕ24
кИнструкции
Особенностиоформления положений, правил,
инструкций,регламентов
Положение - система правовых норм, детальнорегламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органовгосударственной власти области, организаций и учреждений области, а такжеопределяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями,учреждениями и гражданами.
Правила (порядок) - система правовых норм, определяющихповедение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественныхотношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.
Инструкция - документ, которым регулируется порядокосуществления какой-либо деятельности.
Регламент - система правовых норм, определяющих порядокдеятельности органа исполнительной власти.
Понятия "Положение", "Регламент","Правила", "Инструкция" применяются в соответствии сЗаконом Нижегородской области от 10 февраля 2005 г. № 8-З "О нормативных правовых актах в Нижегородскойобласти".
Положение, правила, инструкция, регламент применяются какакты, утверждаемые органом исполнительной власти, и оформляются путем изданияправового акта об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкциии регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
1. Положение (правила, инструкция, регламент) могутоформляться на общем бланке органа исполнительной власти или на стандартномлисте бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 14кеглей.
Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "недопускается" и др.
При использовании общего бланка органа исполнительнойвласти для утверждения положения (правил, инструкции, регламента) заголовокпечатается в границах, предусмотренных утвержденными общими бланкамидокументов. Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом черезодинарный межстрочный интервал центровано.
2. Констатирующей частью положения (правил, инструкции)служит раздел "Общие положения", в котором указываются основанияразработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента)может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами.
ПРИЛОЖЕНИЕ25
кИнструкции
Особенностиоформления протоколов Губернатора
Нижегородскойобласти, Председателя Правительства,
Вице-губернатора,первого заместителя Председателя
ПравительстваНижегородской области, заместителей
ГубернатораНижегородской области, заместителей
ПредседателяПравительства Нижегородской области,
Правительстваи органов исполнительной власти
Нижегородскойобласти
Протокол заседания (совещания) - документ информационногохарактера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятиярешений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертныхи др. органов, совещаний.
1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждениюпредставляются структурными подразделениями органа исполнительной власти идругими организациями, на которые возложена их подготовка.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовкатекста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудниковподразделений, готовивших вопросы к обсуждению.
2. Протоколы оформляются на общих бланках органовисполнительной власти или на стандартных бланках протоколов.
3. Протокол имеет следующие реквизиты:
- герб Нижегородской области;
- наименование органа исполнительной власти (в случаеоформления на общем бланке);
- наименование вида документа (протокол) - слово П Р О ТО К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом Times NewRoman Cyr размером 16 кеглей, центровано;
- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом.В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколькодней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;
- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоитиз знака № и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могутприбавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой воргане исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера впределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний Правительства, оперативных совещаний, комиссий, советов и др.Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковыеномера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
- место проведения заседания выравнивается по центру иотделяется от реквизитов «дата» и «номер»;
- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежитутверждению);
- заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяетсяот предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатаетсяполужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру;заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности(заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительномпадеже;
- текст;
- подписи.
Подписи отделяются от текста тремя межстрочнымиинтервалами и включают наименование «Председатель», «Секретарь», личные подписи(электронной подписи) и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
4. Протоколы могут быть полными (приложение 32) исодержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков иучастников; краткими (приложение 33) - записываются обсуждаемые вопросы,фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформленавыписка из протокола (приложение 34). В стенограммах - весь ход заседаниязаписывается дословно.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной иосновной.
4.1. Во вводной части полного протокола указываютсяпредседатель заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; секретарьзаседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; присутствующие назаседании (совещании), должности, инициалы и фамилии (в алфавитном порядке).
Слово «Председатель» печатается от левой границы текстовогополя с прописной буквы; под ним - «Секретарь» с прописной буквы.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого полячерез один межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в концеслова ставится двоеточие - «Присутствовали:». Затем 1-2 межстрочнымиинтервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справаот наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочныйинтервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующихрасполагаются в алфавитном порядке.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указаниемдокладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскойцифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатаетсяот границы левого поля.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Тексткаждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).
Основное содержание докладов и выступлений помещается втексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в текстесноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатаетсяполностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Полный протокол подписывается председателем и секретарем.
4.2. Во вводной части краткого протокола указываютсяпредседатель заседания (совещания), его должность, инициалы и фамилия;присутствующие на заседании (совещании), инициалы и фамилии в алфавитномпорядке.
Список присутствующих отделяется от основной частипротокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает вопросы,рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и егонаименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано иподчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобкахуказываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании(совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Краткий протокол подписывается председателем.
4.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в системеэлектронного документооборота.
Оформленные протоколы заседаний Правительства,оперативных совещаний Губернатора, разовых совещаний под председательствомГубернатора, протоколы совещаний Вице-губернатора, заместителей Губернаторарегистрируются в управлении документационного обеспечения и контроля управленияделами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области.
Оформленные протоколы заседаний постоянных совещаний,комиссий, советов, коллегий, комитетов и т.д. под председательством Губернаторарегистрируются в органах, ответственных за функционирование данного направлениядеятельности.
Ведение и регистрация протоколов совещаний уруководителей органов исполнительной власти осуществляется в соответствующихорганах.
ПРИЛОЖЕНИЕ26
кИнструкции
Особенностиоформления служебной переписки
Служебная переписка - различные виды официальныхдокументов информационно-справочного характера, используемых для обменаинформацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - служебное письмо,телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма.
Служебное письмо - документ информационно-справочногохарактера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицомадресату (органу власти, организации или лицу) по каналам СЭДО, МЭДО и почтовойсвязью. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть:инструктивными, гарантийными, информационными, методическими,благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы,письма-извещения, письма-приглашения и т.д.
Телеграмма - документ информационно-справочногохарактера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) потелеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характерасодержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая поабонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителекопия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного поканалам факсимильной связи.
Телефонограмма - документ информационного характера,передаваемый и получаемый по телефонной связи.
1. Служебные письма.
1.1. Служебные письма, как вид документа, по назначениюмогут быть инициативными, ответными и сопроводительными.
Письма оформляются на специальных бланках - бланкахписьма (приложение 1, 2) и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14кеглей (приложение 35).
В органах исполнительной власти используются бланки дляписем с угловым и продольным расположением реквизитов.
1.2. При оформлении служебных писем используютсяследующие реквизиты:
герб Нижегородской области;
наименование органа исполнительной власти;
справочные данные об организации;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
отметка об исполнителе;
визы согласования документа;
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическуюсилу служебного письма, являются:
- наименование организации (должностного лица) - авторадокумента,
- дата документа,
- регистрационный номер документа,
- ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовкеписьма-ответа),
- адресат,
- текст,
- подпись,
- печать (в случаях, требующих дополнительногоудостоверения документа).
1.3. Порядок оформления служебных писем.
В органах исполнительной власти для оформления служебныхписем используются бланки для писем с угловым и продольным расположениемреквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного извариантов зависит от характера письма.
Бланки писем используются строго по назначению и безсоответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Реквизиты документа (кроме текста), состоящие изнескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этомсоставные части реквизитов: «Адресат», «Отметка о наличии приложения», «Грифсогласования» и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами.
Заголовок письма должен кратко и точно отражатьсодержание текста письма и отвечать на вопрос «о чем». Точка в конце заголовкане ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем спрописной буквы через одинарный межстрочный интервал. (В редакции Постановления Правительства Нижегородскойобласти от13.08.2019 г. № 569)
1.4. Требования к текстам служебных писем.
Текст служебного письма, как правило, начинается собращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются:
- общественная позиция адресата в соотношении с позициейавтора письма;
- степень знакомства, характер отношений;
- официальность/неофициальность ситуации общения;
- этикетные разрешения, действующие согласно протоколам.
При печатании обращение выравнивается по центру иотделяется от текста письма одним полуторным интервалом.
Текст служебного письма состоит из двух логически связанныхчастей.
В первой части (вступление) формулируется тема письма,указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты,события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключение) высказываетсяосновная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даютсягарантии и т.п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении,оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим сообщить;направляем на рассмотрение);
- от третьего лица единственного числа (министерствосчитает возможным; министерство не возражает);
- от первого лица единственного числа (считаюнеобходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в томслучае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу.Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнороднымвопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Служебное письмо должно быть корректным по форме. Присоставлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тонизложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношениеавтора письма к адресату.
Текст служебного письма должен быть точным и объективным,содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенноеили многозначное толкование.
Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц.Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следуетраскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку.
1.5. При оформлении совместного письма:
- наименования органов исполнительной власти(организаций) располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;
- дата совместного письма - единая, соответствует датеболее поздней подписи; располагается центровано;
- регистрационный номер документа, составленногосовместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеровдокумента каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе.
- подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности.
Право подписи служебных писем устанавливается вположениях об органах исполнительной власти, в положениях о структурныхподразделениях, в должностных регламентах. В названных документах должен бытьпредусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц.
1.6. Согласование служебных писем осуществляется в СЭДО всоответствии требованиями настоящей Инструкции, регламентом СЭДО и другиминормативными актами и методическими документами.
При подготовке руководителем органа исполнительной властиинициативного документа в адрес Губернатора, согласование (виза) заместителяГубернатора соответствующего блока обязательна.
В случае отсутствия заместителя Губернатора (отпуск,командировка и т.д.) визирование документов осуществляется в соответствии с распоряжениемПравительства Нижегородской области от 9 сентября 2010 г. № 1845-р «О координации деятельности органов исполнительной власти Нижегородской области впериод отсутствия Вице-губернатора, первого заместителя ПредседателяПравительства Нижегородской области и заместителей Губернатора, заместителейПредседателя Правительства Нижегородской области».
В случае необходимости служебные письма проходятпроцедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицамиорганов исполнительной власти в системе электронного документооборота.
Возникшие замечания по подготовленным письмам за подписьюГубернатора устраняются, в рабочем порядке. Если замечания носят принципиальныйхарактер, согласование (виза) оформляется в системе электронного документооборотапосредством оформления связанного документом о замечаниях к проекту письма.
Если заместитель Губернатора, соответствующего блока, несогласен с позицией руководителя органа исполнительной власти, то он можетдоложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решение Губернатора.
2. Телеграммы.
Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в2-х экземплярах.
Телеграммы категории «правительственная» подписываютсяГубернатором, заместителями Губернатора, управляющим делами ПравительстваНижегородской области. Телеграммы без категории подписываются руководителямиорганов исполнительной власти.
Категория «правительственная» указывается в верхнемправом углу, перед текстом под словом «Телеграмма».
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Адрес (Куда) (Кому)
Текст адреса печатается через одинарный межстрочныйинтервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации:
Москва, ул.Короленко, 8
Или
Санкт-Петербург 15 «Восход»
Если телеграмма направляется в организацию, расположеннуюв городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указыватьнаименование соответствующей области или края, например:
Елец Липецкой, Заволжье Нижегородской, Клин Московской
Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:
Правительству Забайкальского края
или
Правительству Вологодской области
При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
«Губернатору Свердловской области, фамилия, инициалы»
или ИВАНОВУ А.И.
Если телеграмма направляется в несколько однородныхорганизаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций городских округов Нижегородскойобласти
При направлении телеграммы в четыре и более адресовсоставляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем,подготовившим текст телеграммы.
Телеграммы одного содержания, направляемые в несколькоадресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальныхэкземплярах реквизит «подпись» должен быть дополнен заверительной записью ипечатью организации.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения кадресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый ___________________________!
Текст телеграммы излагается кратко, по возможности безсоюзов и предлогов.
Текст печатается на лицевой стороне бланка без переносаслов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границытекстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последнейстроки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарнымимежстрочными интервалами ниже реквизита «Подпись» и состоят из порядковогономера и даты регистрации.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование органа исполнительной власти, фамилию и подписьисполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Согласование (виза). На втором экземпляре телеграммы внижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения,подготовившего телеграмму, либо прикладывается лист согласования в СЭДО, атакже время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступившийдокумент в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, накоторый дается ответ.
ПРИЛОЖЕНИЕ 27
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Правительство Нижегородской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_12 октября 2018 г._ №______828_______
Об утверждении...
В соответствии с ... Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую... . 2. Руководителям органов исполнительной власти обеспечить соблюдение ... . 3. Признать утратившим силу постановление Правительства Нижегородской области ... . 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ... . 5. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.
Губернатор Г.С.Никитин |
ПРИЛОЖЕНИЕ 28
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Губернатор Нижегородской области ПОРУЧЕНИЕ
_13.11.2018 _ № Сл-001-494/18
| |
|
| Е.Б.Люлину С.Э.Морозову И.Н.Носову А.Н.Харину С.Б.Шевченко А.С.Югову
Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области (по списку) |
|
В целях+. 1. Вице-губернатору, заместителям Губернатора обеспечить+. 2. Руководителям органов исполнительной власти осуществить+. 3. Управлению делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области (А.А.Бетин) направить+. 4. Управляющему делами Правительства Нижегородской области А.А.Бетину подготовить+. Срок: до 10 декабря 2018 г. 5. Контроль за исполнением поручения оставляю за собой.
Г.С.Никитин | |
ПРИЛОЖЕНИЕ 29
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082
Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь №___
г. Нижний Новгород «___»___________2018 г.
Настоящей доверенностью Правительство Нижегородской области в лице Губернатора Нижегородской области, председателя Правительства Г.С.Никитина, действующего на основании Устава Нижегородской области от 30 декабря 2005 г. № 219-З, Закона Нижегородской области от 3 октября 2007 г. № 129-З «О Правительстве Нижегородской области», уполномочивает _________________________________________________________________ (должность, ФИО) на______________________________________________________________ _________________________________________________________________. ( перечисление представляемых полномочий)
Доверенность выдана сроком на один год.
Образец подписи ФИО ______________________удостоверяю. (личная подпись)
Губернатор личная подпись Г.С.Никитин гербовая печать |
ПРИЛОЖЕНИЕ 30
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
П Р И К А З
_______________ №______________ г.Нижний Новгород
|
| Заголовок к тексту
Констатирующая часть п р и к а з ы в а ю : Распорядительная часть (состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять. 1.1. 1.2. 1.3. 2. Срок исполнения. 3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).
Должность И.О.Фамилия |
Конкретные поручения
ПРИЛОЖЕНИЕ 31
к Инструкции
|
| УТВЕРЖДЕНО приказом управления делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
от "___" _________20__ г. № ___
|
|
ПОЛОЖЕНИЕ о ___________________________________________________
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
| |
ПРИЛОЖЕНИЕ 32
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
П Р О Т О К О Л
совещания _______________________________________ (наименование вопроса)
__________________ № ________________ г. Нижний Новгород
Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия
Присутствовали: Наименование должностей: И.О.Фамилии (в алфавитном порядке)
Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса
I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?
ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления (в предложном падеже) -о чем?
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Одобрить проект++++.. Министру +.. (И.О.Фамилия) совместно c органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+++ II. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Председатель И.О.Фамилия
Секретарь И.О.Фамилия |
ПРИЛОЖЕНИЕ 33
к Инструкции
(форма краткого протокола)
| Герб Нижегородской области
П Р О Т О К О Л
совещания ____________________________ (наименование вопроса)
__________________ № ________________ г. Нижний Новгород
Председатель И.О.Фамилия
Присутствовали: Наименование должностей - И.О.Фамилии (в алфавитном порядке)
I. О выполнении годового плана+++.. _________________________________________________________________ (Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)
1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса 2.
II. О введении мер по +++.. _________________________________________________________________ (Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)
1. 2.
Председатель И.О.Фамилия |
ПРИЛОЖЕНИЕ 34
к Инструкции
| Герб Нижегородской области
Управление делами Правительства и развития кадрового потенциала Нижегородской области
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
__________________ № ________________ г. Нижний Новгород
Заголовок
Председатель - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке
Повестка дня: I. Наименование вопроса
I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже) Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?
ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже) Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Одобрить проект++++.. Министру + (И.О.Фамилия) совместно c органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+.
Председатель И.О.Фамилия Секретарь |