Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 26.12.2017 № 1355-р
Об утверждении программы подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018тм в городе Нижнем Новгороде
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
26.12.2017 № 1355-р
| Об утверждении программы подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018тм в городе Нижнем Новгороде |
(В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от21.02.2019 г. № 172-р)
На основаниистатей 43, 52.1 Устава города Нижнего Новгорода:
1. Утвердитьпрограмму подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по Футболу FIFA 2018тм в городе Нижнем Новгороде.
2. Департаменту общественныхотношений и информации администрации города Нижнего Новгорода (Амбарцумян Р.М.)обеспечить опубликование настоящего распоряжения в официальном печатномсредстве массовой информации администрации города Нижнего Новгорода – газете«День города. Нижний Новгород».
3. Департаментуправового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода (Киселева С.Б.)обеспечить размещение распоряжения на официальном сайте администрации городаНижнего Новгорода в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
4. Контроль за исполнениемраспоряжения возложить на первого заместителя главы администрации городаНижнего Новгорода Казачкову Н.В.
| Исполняющий обязанности главы администрации города
|
Н.В.Казачкова |
Н.Е.Суханова
419 39 99
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации
города
от 26.12.2017 № 1355-р
Программа
подготовки городских волонтеров Чемпионата Мира по ФутболуFIFA 2018тм
в городе Нижнем Новгороде
(далее – Программа)
(В редакции РаспоряженияАдминистрации г.Нижнего Новгорода от21.02.2019 г. № 172-р)
1. Общие положения
Настоящая Программа разработана на основании Федеральныхзаконов от 07.06.2013 № 108-ФЗ «О подготовке и проведении в РоссийскойФедерации чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, Кубка конфедераций FIFA2017 года и внесении изменений в отдельные законодательные акты РоссийскойФедерации», от 04.12.2007 № 329-ФЗ «О физической культуре и спорте в РоссийскойФедерации», постановления Правительства Российской Федерации от 20.06.2013 №518 «О Программе подготовки к проведению в 2018 году в Российской Федерациичемпионата мира по футболу», распоряжения Правительства Российской Федерации от29.07.2013 № 1333-р «Об утверждении Плана мероприятий по реализацииФедерального закона «О подготовке и проведении в Российской Федерациичемпионата мира по футболу FIFA 2018 года, Кубка конфедераций FIFA 2017 года ивнесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»,постановления Правительства Нижегородской области от 19.11.2013года № 859 «Об утверждении Программы подготовки к проведению в 2018 годучемпионата мира по футболу», соглашения города-организатора с автономной некоммерческойорганизацией «Организационный комитет «Россия-2018» относительно организации ипроведения Чемпионата в городе Нижнем Новгороде.
Настоящая Программа являетсяосновой для нормотворческих актов, разработки программ и проектов, направленныхна развитие спортивного добровольческого движения и подготовку городскихволонтеров для работы на время проведения Чемпионата Мира по футболу FIFA-2018 в городе-организаторе Нижнем Новгороде.
Чемпионат Мира по Футболу FIFA2018ТМ (далее – Чемпионат) по праву является одним из крупнейшихорганизационных событий в мире и требует значительного сосредоточения комплексакадровых, управленческих, технических, информационных и материальных ресурсов.Ключевым фактором успешной организации и проведения Чемпионата является высокоэффективная,квалифицированная и слаженная работа волонтеров, подготовленных автономнойнекоммерческой организации «Организационный комитет «Россия-2018», и городскихволонтеров за счет единых подходов к организации работы и подготовке волонтеровво всех 11 городах-организаторах. Для этого необходимо провести большуюпредварительную работу в части привлечения, качественного отбора и обучениягородских волонтеров. Очень важным моментом является определение и внедрениеэффективной системы управления волонтерами в период проведения Чемпионата.
Городские волонтеры – этонеотъемлемая часть персонала Чемпионата, выполняющие работы по подготовкегорода к приёму гостей, мотивации населения на активную поддержку Чемпионата,проведению мероприятий логистического, просветительского, культурного исоциального характера. Привлечение волонтеров позволяет вовлечь широкие слоинаселения страны в процесс подготовки и проведения Чемпионата. В НижнемНовгороде на мероприятия в рамках проведения и подготовки Чемпионата планируетсяпривлечь не менее 1500 городских волонтеров разного профиля. Для разработки иреализации Программы также были приглашены эксперты, задействованные вподготовке волонтеров на Чемпионате мира в Бразилии, Олимпиадах в РФ и вВеликобритании, Универсиаде – 2013.
В настоящей Программе используютсяследующие термины и определения:
«FIFA(ФИФА)» – Международнаяфедерация футбола;
«ЛОК» – Автономная некоммерческаяорганизация «Организационный комитет «Россия –2018»;
«Чемпионат» - Чемпионат мира пофутболу FIFA2018 в России™;
«Принимающий город»,«Город-организатор Нижний Новгород» – администрация города Нижнего Новгорода;
«Дирекция» – ГАУ НО «Дирекция попроведению спортивных и зрелищных мероприятий»;
«Волонтер (доброволец)» –физическое лицо, осуществляющее благотворительную деятельность в формебезвозмездного выполнения работ, оказания услуг (добровольческой деятельности);
«Центр подготовки городскихволонтеров» – структурное подразделение МАУ «Управление по туризму НижнегоНовгорода» для подготовки городских волонтеров Чемпионата мира по футболуFIFA2018™ в принимающем городе;
«Городскойволонтер» – граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица безгражданства, заключившие с МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода»гражданско-правовые договоры об участии в Чемпионате Мира по Футболу FIFA2018вРоссии™ путем применения своего опыта, знаний, умений без предоставленияуказанным гражданам и лицам денежного вознаграждения за осуществляемую имидеятельность, за исключением возмещения расходов, понесенных при исполнениигражданско-правовых договоров;
«Период Соревнований» – периодвремени, начинающийся за 10 (десять) дней до начала первого Матчасоответствующего Соревнования и заканчивающийся через 5 (пять) дней послепоследнего Матча соответствующего Соревнования.
Волонтеры АНО «Организационныйкомитет «Россия-2018» - граждане Российской Федерации, иностранные граждане ввозрасте от 18 до 80 лет, обладающие необходимыми компетенциями, прошедшие всеотборочные процедуры, обучение, проверку службы безопасности, заключившиесоглашение о работе волонтером, занятые в организации и проведении Чемпионата,работающие с такими клиентскими группами, как команды, VIP, телерадиовещатели,СМИ, представители АНО «Организационный комитет «Россия-2018» и FIFA и т.д.
Волонтеры «серебряного возраста» -волонтеры (добровольцы) в возрасте старше 55 лет.
Супервайзер – менеджер командгородских волонтеров по функциональным направлениям.
Тим-лидеры - волонтеры,выступающие руководителями групп (команд) волонтеров при осуществленииволонтерской (добровольческой) деятельности.
Спикер - оратор, человек,озвучивающий официальную позицию по Программе подготовки городских волонтеров.
2. Цели и задачи Программы
Миссия, цели и задачи Программыдолжны вытекать из стратегических императив и поддерживающих их стратегийЧемпионата. Ключевым фактором здесь является видение Чемпионата, котороеотвечает на вопрос: «Зачем мы проводим Чемпионат?», а именно:
1. Провести незабываемый праздник для всего футбольногосообщества «от всей души».
2. Открыть позитивныйобраз современной России и улучшить наше отношение друг к другу через реальныедостижения и взаимосвязь культур.
3. Использоватьвдохновляющую силу футбола для популяризации здорового образа жизни.
4. Реализовать ирасширить потенциал регионов через создание устойчивого наследия на уровнемировых стандартов.
Четыре императивы, отраженные вмиссии Чемпионата, являются «сквозными» темами при разработке таких этапов, какпривлечение, отбор, мотивация и обучение волонтеров. Городские волонтерыявляются своеобразной визитной карточкой мероприятий Чемпионата. Своим радушиеми гостеприимством, самоотдачей и слаженной работой они формируют положительныйимидж города и, во многом, определяют успех спортивного события. Городскаяволонтерская программа всегда была неотъемлемой частью организации и проведениякрупных спортивных мероприятий и обеспечивала создание атмосферы гостеприимстваи комфорта для гостей города.
Миссия Программы - формированиепрофессиональной команды городских волонтеров, обеспечивающих как высокийинтерес и уровень вовлеченности населения города в работу Чемпионата, так икомфортное и продуктивное пребывание на территории города гостей Чемпионата.
Цели Программы:
1. Привлечение и качественноесопровождение необходимого количества городских волонтеров.
2. Эффективная работа городскихволонтеров на Чемпионате и его предварительных мероприятиях.
3. Создание атмосферы праздника,дружелюбия, терпимости и уважения, истинного гостеприимства.
4. Развитие культуры волонтерствав городе Нижнем Новгороде, сохранение созданной инфраструктуры, как важногоэлемента наследия Чемпионата.
С учетом мирового и российскогоопыта проведения масштабных спортивных мероприятий Программа в городе НижнемНовгороде опирается на следующую пирамиду потребностей:
Важность каждого из «составляющихуспеха» проведения волонтерской программы отражается иерархически:первостепенной и главной задачей проведения Чемпионата и работы со зрителямиявляется обеспечение безопасности. Немаловажной частью организации являетсяобеспечение комфортного пребывания туристов, болельщиков (в т.ч. и иностранных)на территории Нижнего Новгорода. Наивысшей целью работы волонтеров в городеявляется создание атмосферы праздника, дружелюбия и гостеприимства.
Еще одним важным аспектом,вытекающим из миссии и целей Программы, является компетенция (качество),требуемая от городских волонтеров, участвующих в подготовке и проведенииЧемпионата, которая включает в себя:
1. Осознанность и исполнительность.
2. Лидерство и высокуюактивность.
3. Коммуникабельность.
4. Умение работать вкоманде.
5. Хорошее знаниегорода, его истории и возможностей.
6. Хорошее знаниеистории Чемпионата, базовые знания о командах-участниках.
7. Стрессоустойчивость исамообладание.
8. Готовность и умениеучиться.
9. Знание английскогоязыка (желательно, на некоторых позициях – обяза-тельно).
10. Способность работатьв напряжённом режиме, оперативно реагировать на смену рабочих условий.
11. Мультизадачность.
3. Этапы реализации Программы
| № п/п | Наименования этапа | Сроки реализации | Пояснение |
| 1 | Этап технической подготовки | Сентябрь-октябрь 2016 года | 1. Создание Волонтерского центра по адресу: город Нижний Новгород, ул. Рождественская, 39 на базе МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода». 2. Укомплектование штатных единиц. 3. Создание и запуск раздела на сайте МАУ «Управление по туризму города Нижнего Новгорода», обеспечивающего IT-сопровождение процесса набора городских волонтеров. |
| 2 | Этап подготовки, адаптации и реализации методических программ | Декабрь 2016 - июль 2018 года | 1. Разработка (адаптация) методических материалов для процессов набора, отбора, обучения волонтеров и их менеджмента: тест на наличие компетенции, тест на знание английского языка для кандидатов в городские волонтеры; профили городских волонтеров с учетом функциональных направлений деятельности; методика проведения интервью с кандидатами в волонтеры, карты интервьюера, включая функциональную часть интервью; программа проведения тренинга для интервьюеров волонтерского центра; программы вводного тренинга, тренинга на наличие компетенций, функциональных тренингов по направлениям; программа проведения тренинга для тренеров обучающих мероприятий для городских волонтеров; программа проведения тренинга для супервайзеров функциональных направлений, осуществляющих управление волонтерами в период проведения мероприятий Чемпионата; проект соглашения с городским волонтером; кодекс городского волонтера города Нижнего Новгорода. 2. Создание и реализация плана по информационно-просветительской и коммуникационной кампании. Реализация Программы подготовки городских волонтеров потребует качественной, продуманной и масштабной коммуникационной кампании с привлечением первых лиц администрации города. Информационная и коммуникационная кампания осуществляется по двум направлениям: через средства массовой информации, включая теле-, радиокомпании, наружную рекламу, интернет-ресурсы и социальные сети, путем презентаций, переговоров, просветительских мероприятий. 3. Разработка и реализация мотивационной программы для городских волонтеров города Нижнего Новгорода. Основой мотивационной программы для городских волонтеров станет системная программа вовлечения и признания, реализуемая в период подготовки к мероприятиям Чемпионата. Командообразующие мероприятия, общегородские сборы позволят сформировать у волонтеров чувство причастности и коллективной ответственности за выполняемые задачи. Значимый акцент будет сделан на мотивы общественного признания и чувства социальной значимости: заслуги городских волонтеров будут отмечаться на уровне администрации города и Правительства Нижегородской области. В период подготовки и проведения Чемпионата будут реализовываться мотивационные проекты. В период проведения Чемпионата для мотивации волонтеров будут проводиться активности, включая стартовое и финальное мероприятие проекта, празднования дней рождения, вручение памятных подарков. Лучшие городские волонтеры будут награждены билетами на игры Чемпионата, приобретенные городом в соответствии с соглашением принимающего города. По окончании мероприятий Чемпионата департаментом культуры администрации города Нижнего Новгорода будет организован прием для городских волонтеров с вручением благодарственных писем и памятных сувениров. |
| 3 | Этап рекрутинга волонтеров | Октябрь 2016 - декабрь 2017 года | Город Нижний Новгород планирует отобрать и подготовить 1517 городских волонтеров. Плановое число поданных от кандидатов заявок - не менее 3000. Рекрутинг волонтеров проходит в рамках коммуникационной компании, путем проведения презентаций волонтерской программы в различных учебных заведениях города, на массовых мероприятиях, перед широкой аудиторией. |
| 4 | Этап отбора волонтеров | Август 2017 года – март 2018 года | Каждый кандидат в городские волонтеры последовательно проходит следующие отборочные процедуры: заполнение анкеты на сайте nn-grad.ru в разделе «Городской волонтер», очное организационное собрание, очное интервью. При заполнении анкеты кандидат в городские волонтеры выбирает предпочитаемые функциональные направления, по которым хотел бы работать. По результатам отборочных процедур принимается решение о соответствии кандидата профилю волонтера определенного функционального направления. В случае соответствия кандидат рекомендуется для дальнейшего прохождения обучения, в случае несоответствия анкета кандидата перемещается в резервную базу для дальнейшей отработки Волонтерским центром по другим функциональным направлениям. Предполагается, что состав волонтеров будет сформирован в следующем соотношении: женщины - 60 процентов, мужчины - 40 процентов. Дополнительная проверка органами безопасности. |
| 5 | Этап практики волонтеров | Апрель 2017 – май 2018 года | Привлечение зарегистрировавшихся кандидатов в волонтеры для участия в различных культурных, спортивных и массовых городских мероприятиях, для проверки компетенции, организации командной работы, обучения в действии. |
| 6 | Этап обучения волонтеров | Февраль 2018 – март 2018 | Обучение планируется проводить совместно с волонтерами АНО «Оргкомитет Россия 2018» |
| 7 | Этап проведения Чемпионата | Июнь 2018 - июль 2018 года | Предполагается организация работы волонтеров в течении всех 32 дней чемпионата, с максимальной мобилизацией в 6 пиковых дней (матчи в Нижнем Новгороде). |
| 8 | Этап подведения итогов | Июль – Август 2018 года | По итогам работы на мероприятиях Чемпионата городские волонтеры получат памятные подарки (сувенирная продукция) и благодарственные письма. Для городских волонтеров будет организован торжественный прием. Наследием Программы станет Волонтерский центр, специализированный сайт (раздел), функционирующий в режиме электронной волонтерской биржи, а также наработанный человеческий капитал и полученный волонтерами опыт организации международных спортивных мероприятий. |
4. Организация работы волонтеров
Организоватьработу планируется по 6 функциональным направлениям:
1.Фестиваль болельщиков FIFA.
2.Медицина.
3.Информационно-туристическая служба.
4.Навигация.
5.Транспорт.
6.Управление волонтерами.
Подфункции функции «Фестивальболельщиков FIFA»:
1.1. Сервисы для зрителей.
1.2. Аккредитация.
1.3. Культура и церемония.
1.4. Управление объектом.
1.5. Обеспечение работы СМИ.
1.6. Телерадиовещатели.
1.7. Гостеприимство.
1.8. Кейтеринг.
1.9. Медицинское обслуживание.
1.10. Транспорт.
Количественное распределение пофункциям выглядит следующим образом (в процентах от максимального числаволонтеров в одну смену):
Каждаяфункция включает в себя несколько волонтерских позиций. Работу волонтеровпланируется построить по 12 различным графикам смен согласно приложению кнастоящей Программме. Работа по каждой из позиций будет включать от 1 до 4 смен.
Атрибутыпозиции включают в себя:
С учетом количества смен ирезерва, график мобилизации волонтеров на время Чемпионата можновизуализировать следующим образом:
Сервисыдля волонтеров, ранги, мотивация.
Комплект волонтерской формы. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода от21.02.2019 г. № 172-р)
Горячее питание. Планируется организоватьна территории школ, находящихся в зоне последней мили и прилегающей к фан-фестутерритории, а также с помощью доставки курьерами до удаленых позиций.
Бесплатный проезд по городу втечение дней проведения Чемпионата, путем предоставления единого проездногобилета на все виды муниципального транспорта;
Страхование жизни и здоровья(уточняется).
Сувенирная продукция с символикойЧемпионата по итогам проведения соревнований.
Развоз до дома после поздних (ночных) смен.
Бесплатная мобильнаясвязь внутри сети на время Чемпионата.
Механизмы мотивации волонтеров:
командныйинтерес, высокая вовлеченность в процесс;
соглашениес учебным заведением-партнером, местом учебы волонтера;
персональный договор с каждым волонтером;
комплект формы в подарок, по итогам чемпионата и выполнения условийдоговора между волонтером и городом-организатором;
особо ценные сувениры и награды в зависимости от проявленного усердия вработе;
благодарность первых лиц города.
Иерархия:
В целях мотивации, повышениястатуса и ясности рангового различия различных должностей, планируетсяизготовление специальных знаков отличия, прикрепляемых к одежде, а также знаковцветового различия (браслеты, значки) в зависимости от функции, на которойработает волонтер.
Разныедолжности предусматривают разные условия сотрудничества с волонтерским центром,а также различный доступ на объекты.
Материальное снабжение.
В зависимости от количестваутвержденных городских волонтеров, будет определено точное количествонеобходимого материального обеспечения.
В список обязательногоматериального обеспечения должны входить сервисы для волонтеров, указанныеранее.
Также для работы необходимозакупить следующее оборудование: рации, сувенирная атрибутика с символикойЧемпионата, оборудование для анимации, карты города, справочники, разговорники,высокие стулья для волонтеров-маршалов, инфостойки для вокзалов и улиц и т.п.,а также оборудование для штабов на территории «последней мили» и «фестиваляболельщиков FIFA».
5. Риски при реализации Программы
Риски, с которыми приходитсясталкиваться во время проведения масштабных спортивных событий, разделяются, поопыту, на организационные и социально-культурные. При этом, опыт футбольныхмероприятий и иных спортивных событий показывает очень близкий характер иодинаковость ситуаций, которыми приходится управлять при подготовке и во времяпроведения мероприятия.
Один из главных рисков, которыйотмечается по итогам проведения футбольных мероприятий, является отсутствиекачественной передачи материалов о волонтерской программе от мероприятия кмероприятию и отсутствие «базы знаний». Обмен знаниями проходит в формеформального де-брифинга.
Недостаточное понимание важностиволонтерской программы в организации может привести к недофинансированию инедостаточному количеству персонала и сервисов, работающих с городскимиволонтерами, что может отразиться на выполнении волонтерской программы вцелом. Программа особенно подвержена данному риску, поскольку традиционносложилась ситуация, когда волонтеры АНО «Организационный комитет «Россия-2018»считаются более «статусными», а организация работы с городскими волонтерамиорганизуется по остаточному принципу.
Усиливает вышеперечисленные рискиотсутствие или поздний запуск коммуникационной кампании, разъясняющей важностьволонтерской программы, адаптированной к специфике города.
Поддержание мотивации городскихволонтеров от момента отбора до начала мероприятия является одной из важнейшихзадач, стоящих перед исполнителем программы по подготовке городских волонтеров.Как правило, с течением времени волонтеры, не вовлеченные в подготовку ипроведение мероприятий Чемпионата и иные волонтерские активности, теряютинтерес к участию в Чемпионате и возникает риск отказа части волонтеров отработы на Чемпионате.
Еще одной из сложностей являетсяпараллельный набор оплачиваемого персонала стадиона (стюардов) в количествеболее 1000 человек, и недостаточное знание волонтерами английского языка,национальных особенностей гостей Чемпионата, удаленность некоторых волонтерскихпозиций от места основной активности и длительная продолжительность смен.
При проведении крупных спортивныхмероприятий существует риск негативного отношения к волонтерству в целом и кработе волонтеров на мероприятиях в частности.
Анализ прошедших масштабныхспортивных мероприятий требует включения всех вышеперечисленных рисков вПрограмму и проработку на самых ранних этапах работы.