Постановление Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 № 155
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях
ПРАВИТЕЛЬСТВО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26 марта 2009 года N 155 Утратилo силу - Постановление Правительства Нижегородской области от 12.10.2011 г. N 828 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях В целях совершенствования работы с документами, обеспеченияединого подхода к организации делопроизводства и документооборота ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации" Правительство Нижегородской области постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях (далее - Инструкция). 2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородскойобласти обеспечить соблюдение Инструкции при организации и веденииделопроизводства и документооборота и при разработке индивидуальныхинструкций по делопроизводству. 3. Признать утратившим силу постановление ПравительстваНижегородской области от 16 апреля 2007 года N 123 "Об утвержденииИнструкции по делопроизводству в органах исполнительной властиНижегородской области и их структурных подразделениях". 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна руководителя аппарата Губернатора и Правительства Нижегородскойобласти - министра Правительства Нижегородской области А.И.Силаева. Губернатор В.П. Шанцев УТВЕРЖДЕНА постановлением Правительства Нижегородской области от 26.03.2009 N 155 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях ОГЛАВЛЕНИЕ стр. I. Общие положения 3 II. Документация органов исполнительной власти 3 области III. Оформление служебных документов 4 3.1. Общие требования к оформлению документов 4 3.2. Оформление документов, направляемых за 18 границу Российской Федерации IV. Особенности оформления отдельных видов 19 документов 4.1. Проекты актов Губернатора, Правительства 19 Нижегородской области и органов исполнительной власти 4.2. Приказ 23 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 26 4.4. Протокол 26 4.5. Служебные телеграммы 29 4.6. Служебные письма 31 4.7. Поручения 33 4.8. Оформление доверенности 36 V. Организация документооборота и исполнения 37 документов 5.1. Организация документооборота 37 5.2 Организация доставки и отправки документов 37 5.3. Порядок прохождения документов 41 5.4. Организация приема и передачи документов, 42 поступающих по каналам электронной почты, и документов, поступающих с использованием средств факсимильной связи 5.5. Печатание, размножение и учет количества 44 документов 5.6. Работа исполнителей с документами 46 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 47 5.8. Работа с обращениями граждан 48 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для 48 служебного пользования" (ДСП) VI. Поисковая система по документам 50 6.1. Регистрация документов 50 6.2. Организация поисковой системы по документам 53 VII. Организация документов в делопроизводстве 54 7.1. Составление номенклатур дел 54 7.2. Формирование и оформление дел 58 7.3. Организация оперативного хранения документов 62 VIII. Порядок передачи документов на хранение в 63 архив 8.1. Экспертиза ценности документов 63 8.2. Подготовка и передача документов в архив 66 IX. Изготовление, использование, хранение и 67 уничтожение простых печатей и штампов X. Приложения I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Нижегородской области и их структурных подразделениях (далее- Инструкция) разработана в целях совершенствованиядокументационного обеспечения управления и повышения егоэффективности путем унификации состава и форм управленческихдокументов, технологий работы с ними. Инструкция устанавливает общие требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами ворганах исполнительной власти Нижегородской области и ихструктурных подразделениях (далее - органы исполнительной власти). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующимзаконодательством Российской Федерации, законодательствомНижегородской области, Типовой инструкцией по делопроизводству вфедеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказомМинистерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 годаN 536. 1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются наорганизацию работы с документами независимо от вида носителя,включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)технологий. Автоматизированные технологии обработки документнойинформации, применяемые в органе исполнительной власти, должныотвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единойтехнической политики и применения современных технических средств вработе с документами, методическое руководство и контроль засоблюдением установленного порядка работы с документами вподразделениях органа исполнительной власти осуществляютсяструктурным подразделением, на которое возложены функции подокументационному обеспечению управления (далее именуется - службаДОУ) органа исполнительной власти. 1.5. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение установленного настоящейИнструкцией порядка работы с документами в органах исполнительнойвласти возлагается на руководителей соответствующих органов. II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 2.1. Деятельность органов исполнительной власти обеспечиваетсясистемой взаимоувязанной управленческой документации. Ее составопределяется компетенцией органов исполнительной власти, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом ихарактером взаимосвязей между органом исполнительной власти,другими органами управления и организациями. 2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных формдокументов устанавливается в табеле унифицированных формдокументов, утвержденном руководителями органов исполнительнойвласти. III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Общие требования к оформлению документов. Бланкидокументов Служебные документы (письма, докладные записки, служебныезаписки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления,поручения и т.д.) составляются и оформляются структурнымиподразделениями органов исполнительной власти в соответствии стребованиями, изложенными в данном разделе. Порядок подготовки проектов актов Губернатора, Правительства,руководителей органов исполнительной власти, изложены в РегламентеПравительства Нижегородской области; правила оформления правовыхактов изложены в разделе 4 настоящей Инструкции. 3.1.1. Служебные документы оформляются на бланкахутвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 идолжны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядоких расположения (приложения 1, 2), установленный соответствующимиправовыми актами Правительства Нижегородской области. Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиметекстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие)с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглейодинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзацаустанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстовогополя документа. Размеры полей каждого листа документа, оформленного как набланке, так и без него, должны быть не менее: - 20 мм. - левое; - 10 мм. - правое; - 20 мм. - верхнее; - 20 мм. - нижнее. 3.1.2. Бланки документов. 3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматаА4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). 3.1.2.2. В органах исполнительной власти и их структурныхподразделениях применяются следующие бланки: - бланк письма (Губернатора Нижегородской области,Правительства Нижегородской области, Вице-губернатора, заместителейГубернатора Нижегородской области, органов исполнительной властиНижегородской области, структурных подразделений аппаратаГубернатора и Правительства Нижегородской области); - общий бланк (Правительства Нижегородской области, органовисполнительной власти Нижегородской области); - бланк конкретного вида документа (указ, распоряжение,поручение, протокол, резолюция Губернатора Нижегородской области;постановление, распоряжение Правительства Нижегородской области;протокол, резолюция Вице-губернатора, заместителей ГубернатораНижегородской области, приказ, распоряжение, решение органовисполнительной власти Нижегородской области); - бланк должностного лица (Вице-губернатора, заместителейГубернатора Нижегородской области). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают дваварианта бланков - угловой и продольный. Вышеперечисленные бланки используются: - должностными лицами органов исполнительной власти.Применение указанных бланков допускается теми должностными лицами,должность которых (исполнение обязанностей) соответствуетнаименованию должности на бланке; - Правительством Нижегородской области. Применение бланкадопускается Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности,Вице-губернатором, заместителями Губернатора; - министерствами, департаментами, комитетами, управлениями,инспекциями и иными органами исполнительной власти. Применениебланков допускается руководителями органов исполнительной власти, атакже лицами их замещающими; - структурными подразделениями аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области. Применение бланков структурныхподразделений допускается руководителями, заместителямируководителей структурных подразделений. Документы совещательных органов при Губернаторе илиПравительстве Нижегородской области, а также межведомственныхкомиссий (советов) оформляются на бланках без изображения гербаНижегородской области в случае, если использование бланкапредусмотрено положением совещательного органа (межведомственнойкомиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом(межведомственной комиссией/советом). Применение бланковдопускается председателями (руководителями), заместителямипредседателя (руководителя), ответственными секретарямисовещательных органов (межведомственных комиссий/советов). Номерные бланки подлежат учету в "Журнале учета и выдачиномерных бланков". Гербовые бланки документов должны использоваться строго поназначению и без соответствующего разрешения не могут передаватьсясторонним организациям и лицам. 3.1.2.3. Для ведения переписки между заместителямиГубернатора, заместителями Губернатора и Губернатором, членамиПравительства (по вопросам работы Правительства) бланки документовне применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшегодокумент без указания должности. Дополнительно оформление внутренней переписки регулируетсяинструктивными письмами руководителя аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области - министра ПравительстваНижегородской области (далее - руководитель аппарата). 3.1.2.4. Применение бланков документов, в том числе идолжностных, обязательно при направлении документов за подписьюГубернатора, членов Правительства, должностных лиц органовисполнительной власти в сторонние организации, а также направлениев адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписьюруководителей органов исполнительной власти области (министерств,департаментов, комитетов, управлений, инспекций) и лиц, официальноих замещающих. 3.1.2.5. Состав видов и формы бланков, применяемых в органахисполнительной власти Нижегородской области, утверждаются егоруководителем по представлению службы ДОУ. 3.1.2.6. Введение в обращение по мере необходимости новыхбланков документов осуществляется правовым актом (приказ,распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращениеновых бланков вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцамипредлагаемых бланков. 3.1.3. Реквизиты документов. При составлении и оформлении документов должны соблюдатьсятребования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,способствующие оперативному исполнению и последующему использованиюих в справочных целях, а также созданию предпосылки для машиннойобработки информации. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силудокументов, являются: наименование организации (должностного лица)- автора документа, название вида документа (кроме писем), дата,регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях,требующих дополнительного удостоверения документа). В процессе подготовки и оформления документов составобязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,если того требует назначение документа, его обработка. Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочнымиинтервалами.3.1.3.1. Герб Нижегородской области. Герб Нижегородской области помещают на бланках документов всоответствии с Законом Нижегородской области от 10 сентября 1996года N 42-З "О Гербе Нижегородской области". 3.1.3.2. Наименование организации. Наименование организации (должностного лица) - авторадокумента приведено на бланках документов Губернатора,Правительства, органов исполнительной власти и их структурныхподразделений. Наименование вида документа. Для каждого вида организационно-распорядительного документаГубернатора, Правительства, органа исполнительной властииспользуется бланк конкретного вида документа, на которомвоспроизведено наименование вида документа (указ, постановление,распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквамивразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования видадокумента (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами,может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола,справка, акт и другие). Наименование вида документа указывается на всех документах,кроме писем. 3.1.3.3. Дата документа. Датой документа в зависимости от его вида и назначенияявляется: - дата подписания и регистрации - для распорядительных ислужебных документов; - дата составления (принятия решения) - для протоколовзаседаний и совещаний. Элементы даты должны приводиться в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полноепроставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровоепроставление даты). В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведенияфинансового характера, а также в распорядительных документахпредпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат. Дата документа указывается в специально обозначенном местебланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит"Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии30-40 мм от верхнего края листа. 3.1.3.4. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядковогономера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел,информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного несколькимиюридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационныхномеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторовдокумента через косую черту. 3.1.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетрегистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вобязательном порядке указывается на документах - ответах под датойи номером документа - ответа. 3.1.3.6. Адресат. Адресат указывается на отправляемых документах. Документыадресуются в организации, их структурные подразделения, конкретномудолжностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения. Наименование органа исполнительной власти, организации(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,наименование должности и фамилия адресата - в дательном. Приадресовании документа должностному лицу инициалы указываются передфамилией, например: Департамент по развитию спорта Нижегородской области Директору В.В.Харитонову Если в качестве адресата выступает руководитель органаисполнительной власти (организации), то наименование органаисполнительной власти (организации) входит в наименование должностиадресата, например: Директору департамента по развитию спорта Нижегородской области В.В.Харитонову При адресовании документа физическому лицу инициалы указываютпосле фамилии. Если документ отправляют нескольким однородным организациям,то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления Нижегородской области При адресации документа должностному лицу органаисполнительной власти наименование должности указывается всоответствии с наименованием, приведенным в распорядительномдокументе о назначении на должность, например: руководительаппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области -министр Правительства Нижегородской области. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, аадресат, которому направляется конкретный экземпляр,подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляютсписок рассылки и на каждом документе указывают только одногоадресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются котправке в случае отправления документа в один адрес - в 2-хэкземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в такомколичестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатовна документе плюс один. Экземпляр исходящего документа, остающийсяв деле, должен быть завизирован, в том числе указываетсяисполнитель с номером телефона. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, приэтом должен соблюдаться следующий порядок его написания: - наименование адресата (наименование организации или приадресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (город, поселок и т.п.); - название области, края, автономного округа (области),республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5/2 Москва, 103012 Адрес не проставляется на документах, направляемых в органыгосударственной власти Российской Федерации, должностным лицамгосударственной власти Российской Федерации и в органыгосударственной власти Нижегородской области, должностным лицаморганов государственной власти Нижегородской области, а также припереписке внутри структурных подразделений. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в серединестрок знаки сохраняются. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренныхутвержденными бланками для писем. При угловом расположенииреквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого краялиста бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольнымрасположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составныечасти адресата центрируются относительно самой длинной строки этогореквизита. Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются одинарныммежстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются отнаименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускаетсявыделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом. 3.1.3.7. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие, санкционирующимраспространение его на определенный круг организаций,подразделений, должностных лиц, является утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Министр экономики Нижегородской области ________________ ___________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО"согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от 16 марта 2005 года N 1505 3.1.3.8. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам -основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация ихработы. В этих случаях соисполнители направляют информациюосновному исполнителю. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель,подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится (приложение 3). Резолюции Губернатора Нижегородской области, исполняющегообязанности Губернатора оформляются на синих бланках (герб выполненв цветном изображении); заместителей Губернатора - на синих бланках(герб выполнен в синем изображении); руководителей органовисполнительной власти, структурных подразделений органовисполнительной власти Нижегородской области - на черно-белыхбланках. В отдельных случаях резолюция может оформляться ниже адресатаили на свободном от текста месте. 3.1.3.9. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точнопередавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован снаименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: Должностной регламент главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5,заголовок может не составляться, для документов, оформленных набумаге формата А4 заголовок обязателен. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. 3.1.3.10. Текст документа. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности)документа. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей.В первой части излагается причина составления документа, даютсяссылки на основополагающие документы и содержится информация посуществу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы,подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованыарабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно,кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документыуказывают их реквизиты: наименование документа, наименование авторадокумента, дату и регистрационный номер документа, заголовок ктексту. При направлении документа в адрес конкретного должностноголица допускается начинать текст с персонального обращения кадресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая",например: Уважаемый Иван Иванович! При адресовании документов в организации допускается такжеобращение с использованием слова "господин", например: Уважаемый господин Иванов! или Господин Иванов! Текст письма может излагаться от первого лица множественногочисла (например, "Просим Вас...", "Направляем..."), от третьеголица единственного числа (например, "Управление не возражает...").В случае оформления письма на должностном бланке, текст излагаетсяот первого лица единственного числа ("Прошу...", "Направляю ..."). В конце текста перед подписью возможно проставление слов "Суважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левомукраю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на двух и более страницах вторая ипоследующая должны быть пронумерованы, допускается использованиеоборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставленыпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова"страница" (стр.) и знаков препинания. 3.1.3.11. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, тоотметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на _____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то ихнаименования необходимо перечислить с указанием количества листов вкаждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Копия распоряжения Правительства Нижегородской области от 16.10.2005 N 357-р "Об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области" на 9 л. в 1 экз. 2. Справка о документообороте в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области за IV квартал 2008 года на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, тоотметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо аппарата Губернатора и ПравительстваНижегородской (название документа и наименование организацииобласти от 01.12.2008 N 304/3283/08-0-0 и приложение к нему, всегона 4 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывают. Отметка о наличии приложения печатается от левой границытекстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервалпосле текста документа. 3.1.3.12. Подпись. Подпись является обязательным реквизитом документа. В составподписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ(полное, если документ оформлен не на бланке документа, кроме"внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленномна бланке, при использовании должностного бланка наименованиедолжности не указывается), личная подпись и ее расшифровка(инициалы и фамилия), например: Вице-губернатор, первый заместительПредседателя Правительства Нижегородской области В.А.Иванов Право подписывать документы имеет руководитель органаисполнительной власти или уполномоченного структурногоподразделения органа исполнительной власти, а также уполномоченныелица. Право вести переписку по определенным вопросам может бытьделегировано руководителем другим должностным лицам. Делегированиеполномочий оформляется приказом о распределении обязанностей илидоверенностью на выполнение определенных действий от имени органаисполнительной власти. Если право подписи предоставлено заместителям руководителя илируководителям структурных подразделений, они подписывают документ суказанием своей должности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну над другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностейих подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, правомочное подписать документ,отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее егообязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическаядолжность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющийобязанности..." или "первый заместитель (заместитель)..." Не допускается подписывать документы с предлогом "за" ипроставлением косой черты перед наименованием должности. Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) листбумаги. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписирасполагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняябуква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочнымиинтервалами. Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшеедокумент, в следующем порядке: - с распорядительного документа соответствующимраспорядительным документом; - с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом. Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле)подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается приподготовке поздравительных адресов, открыток, поздравительных,приветственных и благодарственных писем, приглашений, извещений,служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот;в случае направления документа более чем в 4 адреса, а также накопиях и других документов нефинансового и непроизводственногохарактера. Факсимиле подписи ставится только по личному указаниюруководителя, которому оно принадлежит (факсимиле Губернатора можетпроставляться также по указанию руководителя аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области). 3.1.3.13. Гриф согласования. Гриф согласования проставляется на проектах документов,требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами(организациями), структурными подразделениями, должностными лицами. Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкойо согласовании, листом согласования или протоколом обсуждениядокумента. В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатаетсяпрописными буквами без кавычек), наименование должности лица, скоторым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:СОГЛАСОВАНОВице-губернатор, первый заместительПредседателя ПравительстваНижегородской области Подпись В.А.ИвановДата Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" илина отдельном листе согласования. Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждениясоставляются в том случае, когда содержание документа затрагиваетинтересы нескольких организаций, о чем делается отметка на местегрифа согласования, например: "Лист согласования (справка,протокол) прилагается. Подпись, дата". Формой внутреннего согласования является визированиедокументов. Виза включает личную подпись визирующего, еерасшифровку и дату визирования, при необходимости можно указыватьдолжность визирующего. В случае направления документа в адрес ГубернатораНижегородской области от органов исполнительной власти на документеобязательна виза заместителя Губернатора, курирующего данный блок. Для сокращения сроков прохождения наградных документов,направляемых в адрес Губернатора представлений о награждении,визирование документов заместителями Губернатора, курирующих данныйблок, не требуется, т.к. согласование со всеми заинтересованнымилицами оформляется листом согласования после проведения юридическойэкспертизы управлением государственной гражданской и муниципальнойслужбы аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области. Если заместитель Губернатора, курирующий блок, не согласен спозицией руководителя органа исполнительной власти, то он должендоложить Губернатору обе позиции по данному вопросу на решениеГубернатора. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..."(при внесении замечаний в текст документа), подпись, еерасшифровка, дата. Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинникахдокументов, за исключением отправляемых документов, которыевизируются на копиях. Грифы (визы) согласования правовых актовГубернатора и Правительства Нижегородской области оформляются всоответствии с требованиями Регламента Правительства Нижегородскойобласти. Гриф согласования печатается от левой границы текстового полядокумента и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумагисогласно установленным реквизитам для грифа согласования; визыпроставляются на лицевой стороне последнего листа документа или наего обороте.3.1.3.14. Оттиск печати. На документах, требующих особого удостоверения, ставитсяпечать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лицалибо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлятьтаким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Ведение Реестра печатей с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации, используемых Губернатором,Правительством Нижегородской области и органами исполнительнойвласти Нижегородской области возлагается на управлениедокументационного обеспечения и контроля департаментаорганизационного обеспечения деятельности и работы с документамиГубернатора и Правительства Нижегородской области аппаратаГубернатора и Правительства Нижегородской области (далее -управление документационного обеспечения и контроля). Ведение учетапечатей с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации, используемых подведомственными учреждениями и (или)территориальными органами исполнительной власти возлагается насоответствующие органы исполнительной власти. 3.1.3.15. Отметка о заверении копии. Органы исполнительной власти могут выдать копии только техдокументов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются списьменного разрешения начальника структурного подразделения. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющимполное соответствие подлиннику. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита"Подпись" на расстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги исоставляется по форме: ВерноГлавный специалист управлениягосударственной гражданской и муниципальной службыаппарата Губернатора и ПравительстваНижегородской области Личная подпись Расшифровка подписиДата заверения копии Заверительная надпись удостоверяется печатью: - для копий правовых актов Губернатора и Правительства -печатью протокольного отдела управления документационногообеспечения и контроля департамента организационного обеспечениядеятельности и работы с документами Губернатора и ПравительстваНижегородской области или печатью департамента организационногообеспечения деятельности и работы с документами Губернатора иПравительства Нижегородской области аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области в зависимости от места хранениядокументов; - для соглашений, включенных в Реестр соглашений и договоров,заключаемых Правительством Нижегородской области, - печатью отделаправовой информации правового управления государственно-правовогодепартамента Нижегородской области или печатью департаментаорганизационного обеспечения деятельности и работы с документамиГубернатора и Правительства Нижегородской области аппаратаГубернатора и Правительства Нижегородской области в зависимости отместа хранения документов; для иных соглашений - печатью органа, вкотором хранятся подлинники соглашений; - для служебных документов - штампами (печатями) снаименованием структурных подразделений. 3.1.3.16. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе на документах за подписью Губернаторапроставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнеголиста документа; на документах за подписью других должностных лиц -в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию или фамилию, имя, отчество(полностью) исполнителя и номер его служебного телефона. Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифтаосновного текста в две строки. 3.1.3.17. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело должна включать следующие данные: краткие сведения обисполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий обисполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица,уполномоченного списать документ в дело. 3.1.3.18. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницыдокумента и содержащая наименование файла на машинном носителе,дату и другие поисковые данные. 3.2. Оформление документов, направляемых за границу РоссийскойФедерации 3.2.1. В целях координации международных связей должностныхлиц исполнительной власти Нижегородской области, органовисполнительной власти Нижегородской области, а также обеспеченияпротокольных требований к международной переписке проектыдокументов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются насогласование (визирование) в департамент международных,внешнеэкономических и межрегиональных связей Нижегородской области. 3.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся зарубежом, оформляются на официальных или специальных бланках дляписем по требованиям международного стандарта ИСО (InternationalOrganization for Standardization). Применение бланков производится в соответствии с требованиями,изложенными в Регламенте Правительства Нижегородской области. Оформление документов, направляемых по линиям телексной ителеграфной связи, производится на чистом листе бумаги безиспользования бланка, текст печатается заглавными буквами нарусском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата. 3.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежнымпартнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу,следует соблюдать следующие правила оформления: 3.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русскомязыке (за исключением телексной и телеграфной связи). 3.2.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя,фамилия, должность лица, которому направляется документ, названиеучреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город,почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки)или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым. 3.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется. 3.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производитсятолько тем должностным лицом, подпись которого заготовлена напроекте документа. Подпись оформляется следующим образом: - при использовании должностного бланка указываются толькоимя, отчество, фамилия должностного лица, подписавшего документ, иего подпись; - при использовании других бланков вначале указываются имя,отчество, фамилия, затем должность лица, подписывающего документ, иего подпись. Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат". 3.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.Применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например: 15января 2005 г. Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документапосле текста письма на уровне или ниже подписи. 3.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежногопартнера в Правительство, целесообразно в тексте сделать ссылку наэтот документ по следующей форме: "На Ваше письмо от...". 3.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только датуподписания. 3.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конвертдля отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранномязыках, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском, так и наязыке страны-адресата. 3.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяетсяисходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, черезуполномоченный орган в сфере связи, нарочным, техническимисредствами оперативной связи (телефакс, телекс, международнаятелеграмма). IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Акты Губернатора, Правительства Нижегородской области иорганов исполнительной власти (указы, постановления, распоряжения идр.) 4.1.1. Проекты нормативных правовых актов Губернатора,Правительства Нижегородской области и органов исполнительной властиоформляются на бланках установленной формы, которые имеютобязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке(приложения 4, 5, 6, 7). Проекты актов Губернатора, Правительства и органовисполнительной власти Нижегородской области направляются на подписьпри необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткоеизложение сути акта, обоснование необходимости принятия данногопроекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основуразработки проекта, с указанием даты их принятия, номера иназвания. Проект акта имеет следующие реквизиты: наименование вида акта - указ, распоряжение ГубернатораНижегородской области, постановление, распоряжение ПравительстваНижегородской области, приказ органа исполнительной властиНижегородской области; дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым илисловесно-цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005года; номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" ипорядкового номера документа, например: N 143. К порядковому номеру распоряжения Губернатора, ПравительстваНижегородской области через дефис добавляется буква "р", например,N 153-р. Дата и номер указа, распоряжения Губернатора Нижегородскойобласти, постановления и распоряжения Правительства Нижегородскойобласти располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правойграницам текстового поля документа. 4.1.2. Заголовок печатается в границах, предусмотренныхбланками правовых актов и организационно-распорядительныхдокументов (на расстоянии 2-х одинарных межстрочных интервалов отреквизитов ""дата"" и ""номер""), одинарным межстрочным интервалом.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановленияПравительства области печатается с прописной буквы, центруется ивыделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения Губернатора,Правительства Нижегородской области печатается с прописной буквы отлевой границы текстового поля документа и не выделяется полужирнымшрифтом. Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и печатается шрифтом размером N 14 через полуторныйинтервал. Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу)и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства областизавершается словами "Правительство Нижегородской области п о с т ан о в л я е т :", последнее слово печатается строчными буквамиполужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия ненуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений(распоряжений) Правительства Нижегородской области, как правило,подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению)Правительства Нижегородской области в тексте на них обязательноделается ссылка. 4.1.3. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из должности ("Губернатор"), личной подписи иее расшифровки (имени, отчества и фамилии Губернатора Нижегородскойобласти). Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстовогополя. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Нижегородскойобласти печатаются на уровне слова "Губернатор" без пробелов междуинициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняябуква в расшифровке подписи ограничивается правой границейтекстового поля. 4.1.4. Приложения к проектам актов (указов, постановлений ираспоряжений) Губернатора, Правительства Нижегородской областипечатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должензаканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатаниитекста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлениитекстов постановлений (распоряжений). 4.1.5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличииприложения. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "ПРИЛОЖЕНИЕ" соссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правомверхнем углу первого листа документа и печатаются от границыверхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ"отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочныминтервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарныйинтервал). Все составные части реквизитов центрируются относительно самойдлинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то напервой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылкана указ, постановление или распоряжение Губернатора, ПравительстваНижегородской области. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ ___ к постановлению Правительства Нижегородской области от ___________ N ____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий ит.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, егодату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Нижегородской области от _____________ N _____ Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое словозаголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ,СПИСОК и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрованным способом (относительно граництекста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка неставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирнымшрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицыможет быть напечатан через одинарный межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждойстранице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатаетсячерез одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы илипосле приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основнойтекст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы.В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пунктыи подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения)Правительства. В указанных документах их составные части (разделы,подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскимицифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подразделадолжен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенныхточкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номерараздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться наподпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределахкаждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на последнем листе первого экземплярапроекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визыпроставляются также на последнем листе каждого приложения. Возможно оформление виз документа на отдельном листе - листесогласований. 4.1.6. Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word.Оформление в иных текстовых редакторах не допускается. При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) можетосуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертациейперед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редакторMicrosoft Word. Направлению на согласование с использованиемавтоматизированной системы согласования проектов правовых актовподлежат файлы, оформленные в текстовом редакторе Microsoft Word. 4.2. Приказ 4.2.1. Приказы печатаются на стандартных бланках установленнойформы шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 кеглей (приложение8). Приказ имеет следующие реквизиты: Наименование органа государственной власти. Наименование вида документа - приказ. Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованнымспособом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляетсяцифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2008 года N 21; 03.07.2008 N 44. Приказы, подготовленные совместно с другими органами илиорганизациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка,с указанием названий органа исполнительной власти и других органовили организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределахкалендарного года; приказы по основной деятельности и поорганизационным, кадровым и другим вопросам внутренней работынумеруются отдельно. 4.2.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержаниетекста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовокпечатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов иорганизационно-распорядительных документов с прописной буквыполужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Например: О командировании работников министерства в ... 4.2.3. Текст отделяется от заголовка тремя одинарнымимежстрочными интервалами. Текст приказа печатается через 1,5межстрочных интервала от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, фактыи события, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а зы в а ю", которое печатается строчными буквами вразрядку от левойграницы текстового поля. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно длякаждого задания. Не допускается формулировка заданий безустановления соответствующего срока исполнения. Контроль засоблюдением сроков исполнения приказа осуществляет служба ДОУ. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения или конкретныедолжностные лица. Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на этотдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера изаголовка. Текст пункта может начинаться словами "Признатьутратившим силу ..."; "пункт ...исключить"; "пункт ...изложить вследующей редакции "..."; "дополнить пункт + абзацем ++ следующегосодержания "...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится приказ, указываются в указателе рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи,расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотнойстороне последнего листа согласно установленным реквизитам для визысогласования. Возможно оформление виз на отдельном листе - листесогласований. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшегодокумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).Расшифровка подписи печатается на уровне последней строкинаименования должности без пробелов между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правойграницей текстового поля. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти,а в его отсутствие лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурногоподразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа каждогоприложения согласно установленным реквизитам для визы согласования. 4.2.4. При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются наодном уровне или в порядке подчиненности; наименование вида документа - приказ; располагаетсяцентровано; дата совместного приказа - единая, соответствует дате болеепоздней подписи; располагается центровано; регистрационный номер документа, составленного совместно двумяи более организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту впорядке указания авторов в документе. подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне. 4.3. Положение, правила, инструкция, регламент 4.3.1. Понятия "Положение", "Регламент", "Правила","Инструкция" применяется в соответствии с Законом Нижегородскойобласти от 10 февраля 2005 года N 8-З "О нормативных актах вНижегородской области". Положение, правила, инструкция, регламент применяются какакты, утверждаемые органом исполнительной власти; утверждениеоформляется путем издания правового акта об их утверждении. 4.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил,инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовкипроектов правовых актов. 4.3.3. Положение (правила, инструкция, регламент) могутоформляться на общем бланке органа исполнительной власти или настандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman Cyrразмером 14 кеглей. Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др. При использовании общего бланка органа исполнительной властидля утверждения положения (правил, инструкции, регламента)заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденнымиобщими бланками документов. Заголовок печатается с прописной буквыполужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основанияразработки, основное назначение нормативного акта и сфера егораспространения, ответственность за нарушение установленных правили технологий. Основной текст положения (правил, инструкции, регламента)может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметьназвания. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 9. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленныхтезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;материалы к обсуждению представляются структурными подразделениямиоргана исполнительной власти и другими организациями, на которыевозложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты,предусмотренной планом работы коллегиального органа. Организация заседаний Правительства Нижегородской области исовещаний с участием Губернатора изложена во 2 разделе РегламентаПравительства Нижегородской области. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текставозлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ исотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текстпротокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня содня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируютсяподразделением, ответственным за подготовку. 4.4.2. Протоколы оформляются на общих бланках органовисполнительной власти или на стандартных бланках протоколов. 4.4.3. Протокол имеет следующие реквизиты: - герб Нижегородской области; - наименование органа исполнительной власти (в случаеоформления на общем бланке); - наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К ОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтомразмером N 16, центровано; - дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. Впротоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжаетсянесколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончаниязаседания; - номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит иззнака N и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могутприбавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой,принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваютсяпорядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов: протоколы заседаний Правительства, оперативныхсовещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседанийимеют составные номера, включающие порядковые номера протоколоворганизаций, принимавших участие в заседании. - место проведения заседания выравнивается по центру иотделяется от реквизитов "дата" и "номер"; - гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежитутверждению); - заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется отпредыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами,печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал ивыравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание навид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) иназвание коллегиального органа в родительном падеже; - текст; - подписи. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами ивключают наименование "Председатель", "Секретарь", личные подписи ирасшифровки подписей (инициалы и фамилии). 4.4.4. Протоколы могут быть полными (приложение 10) - содержиткроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков иучастников; краткими (приложение 11) - записываются обсуждаемыевопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Встенограммах - весь ход заседания записывается дословно. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 4.4.4.1. Во вводной части полного протокола указываютсяпредседатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалыпредседателя; секретарь заседания (совещания), должность, фамилия иинициалы; присутствующие на заседании (совещании), фамилии иинициалы в алфавитном порядке. Слово "Председатель" печатается от левой границы текстовогополя с прописной буквы; под ним - "Секретарь" с прописной буквы. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля через1 межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, вконце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностейприсутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалыи фамилии (через одинарный межстрочный интервал). Наименованиядолжностей могут быть указаны обобщенно, а фамилии располагаются валфавитном порядке. Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости суказанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопроснумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога"О" ("Об"), который печатается от границы левого поля. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повесткидня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему; в последнем случае делается втексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в текстепротокола печатается полностью; при необходимости приводятся итогиголосования. Полный протокол подписывается председателем и секретарем. 4.4.4.2. Во вводной части краткого протокола указываютсяпредседатель заседания (совещания), должность, фамилия и инициалыпредседателя; присутствующие на заседании (совещании), фамилии иинициалы в алфавитном порядке. Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые назаседании (совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано иподчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой вскобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших назаседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилиипечатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение; Краткий протокол подписывается председателем. 4.5. Служебные телеграммы 4.5.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в2-х экземплярах. Телеграммы категории "правительственная" подписываютсяГубернатором, заместителями Губернатора, руководителем аппаратаГубернатора и Правительства Нижегородской области - министромПравительства Нижегородской области. Телеграммы без категорииподписываются руководителями органов исполнительной власти. Категория "правительственная" указывается в верхнем правомуглу, перед текстом под словом "Телеграмма". 4.5.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал.В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул.Короленко, 8 или Санкт-Петербург 15 "Восход" Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Елец Липецкой Заволжье Нижегородской, Клин Московской Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочныминтервалом: Администрации Агинского Бурятского автономного округа или Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: "Губернатору Свердловской области инициалы, фамилия" или А.И.ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородныхорганизаций, то их наименование следует указывать обобщенно,например: Главам администраций городов и районов области При направлении телеграммы в четыре и более адресовсоставляется указатель рассылки, который подписываетсяисполнителем, подготовившим текст телеграммы. Телеграммы одного содержания, направляемые в несколькоадресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. Наостальных экземплярах реквизит "подпись" должен быть дополнензаверительной записью и печатью организации. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарнымимежстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ___________________________! Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзови предлогов. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописныхстраниц. Нельзя делать в тексте вставки. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через одинарный межстрочный интервал и центрируетсяотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничиваетсяправым полем. На поздравительных телеграммах допускается воспроизведениефаксимильной подписи. Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочнымиинтервалами ниже реквизита "Подпись" и состоят из индексаподразделения, порядкового номера по единой нумерации с начала годаи даты регистрации. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование органа государственной власти,фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На втором экземпляре телеграммы в нижней ее частипроставляются визы исполнителя и руководителя подразделения,подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы наотправку, контактный телефон исполнителя. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа,на который дается ответ. 4.6. Служебные письма 4.6.1. Служебные письма, как вид документа, по назначениюмогут быть инициативными, ответными и сопроводительными. Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма(приложение 1, 2) и печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером14 кеглей. В органах исполнительной власти Нижегородской областииспользуются бланки для писем с угловым и продольным расположениемреквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбородного из вариантов зависит от характера письма. 4.6.2. Исходящее служебное письмо имеет следующие реквизиты: герб Нижегородской области; наименование органа исполнительной власти; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; отметка об исполнителе; визы согласования документа; идентификатор электронной копии документа. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколькихстрок, печатаются через один межстрочный интервал. При этомсоставные части реквизитов: "Адресат", "Отметка о наличииприложения", "Гриф согласования" и др. отделяются друг от другамежстрочными интервалами (см. пункт 3.1.3.). 4.6.3. Заголовок письма должен кратко и точно отражатьсодержание текста письма и отвечать на вопрос "о чем". Точка вконце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах,предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарныймежстрочный интервал центровано. 4.6.4. Обращение от текста письма отделяется однимдополнительным полуторным интервалом. Текст служебного письма состоит из двух логически связанныхчастей. В первой части (вступление) формулируется тема письма,указываются причины, послужившие основанием для составления письма,факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (заключение) высказывается основнаяцель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы,даются гарантии и т.п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговореннымзаранее, могут состоять из одной заключительной части. В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (просим сообщить;направляем на рассмотрение); - от третьего лица единственного числа (министерство считаетвозможным; министерство не возражает); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым,прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в томслучае, если письмо оформлено на бланке должностного лица. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Еслинеобходимо обратиться в организацию одновременно по несколькимразнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма покаждому из них. 4.6.5. Размер письма не должен превышать 5 машинописныхстраниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можноиспользовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5межстрочный интервал, на бланках формата А5 - через одинмежстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,печатаются через 2 межстрочных интервала. 4.6.6. При оформлении совместного письма: - наименования органов исполнительной власти (организаций)располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности; - дата совместного письма - единая, соответствует дате болеепоздней подписи; располагается центровано; - регистрационный номер документа, составленного совместнодвумя и более организациями, состоит из регистрационных номеровдокумента каждой из этих организаций, проставляемых через косуючерту в порядке указания авторов в документе. - подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне или в порядкеподчиненности. 4.6.7. Право подписи служебных писем устанавливается вПоложениях об органах исполнительной власти, в положениях оструктурных подразделениях, в должностных регламентах. В названныхдокументах должен быть предусмотрен порядок подписания приотсутствии должностных лиц. 4.7. Поручения 4.7.1. Поручения - распорядительные документы, которыеоформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера повопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти,а также организационного и материально-технического обеспечения. 4.7.2. Проекты поручений готовят и вносят органыисполнительной власти по заданию Губернатора, Вице-губернатора,заместителей Губернатора, либо в инициативном порядке. 4.7.3. Проекты поручений подлежат согласованию с лицами,указанными в поручениях. Согласование оформляется листомсогласования в соответствии с требованиями пункта 3.1.7 РегламентаПравительства Нижегородской области. Если в процессе согласования в проект поручения вносятсяизменения принципиального характера, то он подлежит повторномусогласованию. 4.7.4. Поручения Губернатора Нижегородской области оформляютсяна бланке поручений формата А4 (синий бланк, герб выполнен вцветном изображении). Поручения заместителей Губернатора Нижегородской областиоформляются на бланке поручений формата А4 (синий бланк, гербвыполнен в синем изображении). Поручения печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером 14кеглей. Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, атакже бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты: автор (Губернатор, Вице-губернатор, заместители Губернатора,руководители органов исполнительной власти); наименование вида документа - поручение; дата поручения оформляется цифровым способом; номер поручения состоит из знака N и порядкового номерадокумента, присвоенного в АИС "Служебная корреспонденция". Заголовок к поручению не составляется. 4.7.5. Поручение составляется в адрес конкретных должностныхлиц. При адресовании поручения членам Правительства, руководителяморганов исполнительной власти Нижегородской области указываютсятолько инициалы и фамилия без указания должности, например: Г.А.Суворову. Если в качестве адресата выступает руководитель стороннейорганизации (органа), то наименование организации (органа) идолжности входит в состав реквизита "адресат", например: Начальнику ГУ МЧС России по Нижегородской области А.П.Демину; Если поручение направляется в несколько однородныхорганизаций, то их следует указать обобщённо, например: Главам органов местного самоуправления муниципальныхобразований Нижегородской области. Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренныхутвержденными бланками для писем. Все составные части адресатацентрируются относительно самой длинной строки этого реквизита.Наименование организации, должности печатаются одинарныммежстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименованиядолжности не отделяются. 4.7.6. Текст отделяется от адресата тремя одинарнымимежстрочными интервалами. Текст поручения печатается через 1,5межстрочный интервал от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной или состоять из однойраспорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, фактыи события, послужившие основанием для издания поручения. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно длякаждого задания. Не допускается формулировка заданий безустановления соответствующего срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в текстепоручения фигурирует название органа исполнительной власти,необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителяданного органа исполнительной власти. В случае, если поручение дается одновременно несколькимдолжностным лицам, последним пунктом поручения указываетсядолжностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнениемпоручения в целом, координация исполнения поручения и подготовкасводной информации для доклада Губернатору Нижегородской области. Текст поручения печатается на лицевой стороне бланка,излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которымдается поручение и срока исполнения. На оборотной стороне бланка указываются ФИО исполнителя иномер его служебного телефона; при наличии приложений могутуказываться рассылаемые документы с указанием их регистрационныхномеров, дат, количества листов; адресаты, которым рассылаютсядокументы. 4.7.7. Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочнымиинтервалами и состоит из личной подписи и расшифровки подписи(инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровнепоследней строки наименования должности без пробелов междуинициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правой границей текстового поля. Поручения подписывает должностное лицо, на бланке которогоподготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее. 4.7.8. Поручения Губернатора Нижегородской области, данные имлично или в ходе переговоров (встреч), оформляются в этот же или наследующий день (в зависимости от срока исполнения поручения,времени и места переговоров). Подразделение (должностное лицо), получившее поручение илиорганизовавшее совещание (переговоры), является ответственным запорядок оформления и прохождения поручения Губернатора вдокументообороте. 4.7.9. В АИС "Служебная корреспонденция" регистрационныеномера присваиваются поручениям Губернатора Нижегородской области,заместителей Губернатора. 4.7.10. Доклад об исполнении поручения ГубернатораНижегородской области, подготовленный ответственным исполнителем -органом исполнительной власти Нижегородской области, необходимосогласовывать с соответствующим заместителем ГубернатораНижегородской области, в блоке которого находится данный органисполнительной власти. 4.7.11. Поручения Губернатора исполняются в указанные в нихсроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях смомента его подписания. В исключительных случаях при необходимости продления срокаисполнения поручения Губернатора, должностное лицо, которому данопоручение, до истечения срока представляет на имя Губернатораинформацию с четко аргументированной просьбой о продлении срокаисполнения. В информации должны указываться конкретные меры,принимаемые должностным лицом для исполнения поручения. Недопускается внесение проектов повторных поручений по невыполненнымв установленный срок поручениям. Проект резолюции о продлении срока исполнения порученияГубернатора согласовывается с руководителем аппарата Губернатора. 4.8. Оформление доверенности 4.8.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачуполномочий Губернатора Нижегородской области - ПредседателяПравительства, Правительства Нижегородской области, органовисполнительной власти Нижегородской области на представлениеинтересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срокв доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года содня ее выдачи. 4.8.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланкедокумента: - бланк письма Губернатора Нижегородской области используетсяпри подписании доверенности Губернатором Нижегородской области напредставление интересов Губернатора Нижегородской области илисовершение каких-либо действий от его имени; - бланк письма Правительства Нижегородской областииспользуется при подписании доверенности Губернатором Нижегородскойобласти - Председателем Правительства на представление интересовПравительства Нижегородской области или совершение каких-либодействий от имени Правительства Нижегородской области; - бланк письма органа исполнительной власти используется приподписании доверенности его руководителем на представлениеинтересов органа исполнительной власти или совершение каких-либодействий от имени органа исполнительной власти. 4.8.3. Сведения, необходимые для указания в доверенности: - заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; - дата выдачи и регистрационный номер; - фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица,передающего полномочия органа исполнительной власти,представляемого указанным должностным лицом, а также нормативныйправовой акт, на основании которого он действует (за исключениемдоверенности от имени Губернатора Нижегородской области -Председателя Правительства); - фамилия, имя, отчество (полностью) и должностьуполномочиваемого лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности; - подпись Губернатора Нижегородской области - ПредседателяПравительства (лица, исполняющего его обязанности) или руководителясоответствующего органа исполнительной власти; - гербовая печать. V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация документооборота 5.1.1. Движение документов в органах исполнительной власти смомента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутреннихдокументов и операции, производимые с ними в органах исполнительнойвласти, определяется настоящей Инструкцией, РегламентомПравительства Нижегородской области и другими нормативнымиправовыми актами Губернатора и Правительства Нижегородской области,а также положениями об органах исполнительной власти, должностнымирегламентами их работников; инструктивно-методическими письмами. 5.2. Организация доставки и отправки документов 5.2.1. При приеме корреспонденции проверяется правильностьадресации и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителюс пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с моментаполучения. 5.2.2. Все конверты с поступившими в аппарат Губернатора иПравительства Нижегородской области документами вскрываются, кромеконвертов с надписью "В конкурсную комиссию управления поорганизации конкурсов и аукционов Нижегородской области". Документы, поступившие из-за рубежа на иностранном языке, атакже с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам вовновь заклеенном конверте. 5.2.3. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденциейпроверяется правильность адресации и оформления, комплектность ицелостность документов и приложений к ним, а также наличиеудостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимыхреквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указаниемпричин возврата в день получения. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложенийк ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остаетсяв управлении по документационному обеспечению и контролю, другойприобщается к поступившему документу, а третий отправляетсяотправителю. При поступлении поврежденного документа на оборотной сторонеего последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп илинадпись "Документ получен в поврежденном виде". Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в техслучаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя,дату отправки и получения документов. 5.2.4. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов ваппарат Губернатора и Правительства Нижегородской областиосуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов подрасписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времениполучения документа и полной фамилии расписавшегося). Документы передаются в структурные подразделения в день ихучета, а имеющие пометку "Срочно", "Вручить немедленно"незамедлительно. 5.2.5. Отправка документов из аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области производится после регистрацииисходящего документа с введением в АИС электронного образадокумента, заверенного ЭЦП. Регистрация исходящего документа в АИС "Служебнаякорреспонденция" осуществляется: - при наличии на бумажном экземпляре отметки с названиемфайла, - при наличии данного файла, подписанного ЭЦП, в сетевой папкепо подведомственности; - достоверности ЭЦП данного файла. За достоверность ЭЦПотвечает исполнитель. Служебные документы, адресованные согласно резолюциям органамисполнительной власти и иным органам, обрабатываются в управлениипо документационному обеспечению и контролю; корреспонденциязабирается сотрудниками органов исполнительной власти и иныхорганов не реже 1 раза в день. При отправке корреспонденции управлением по документационномуобеспечению и контролю проверяется наличие: - адреса с индексом; - исходящего номера; - фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; - указанных в тексте приложений; - подписи на документе. 5.2.6. Исходящие документы принимаются к отправке в случаенаправления документа в один адрес - в двух экземплярах, в случаенаправления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров,которое соответствует количеству адресатов на документе плюс один,а также при предоставлении электронного образа документа,заверенного ЭЦП. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле,должен быть завизирован соответственно заместителем Губернатора,курирующим данное направление работы, руководителем органаисполнительной власти, а также непосредственным исполнителем (суказанием фамилии и номера телефона). Исходящие документы передаются для отправки полностьюоформленными. 5.2.7. Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется службой ДОУ органа исполнительной власти всоответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от15 апреля 2005 года N 221. Исходящие документы передаются в службу ДОУ полностьюоформленными с указанием почтового адреса или списка рассылки изарегистрированными, в необходимом количестве экземпляров. Служба ДОУ первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственноподписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются)направляет адресату. Обработка исходящей корреспонденции службой ДОУ включает всебя ее сортировку, адресование (указание на конвертах адресата,его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы,отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в одинконверт), заклеивание, запись реквизитов документа в реестр,маркирование конвертов, составление списка на заказнуюкорреспонденцию, сдачу в отделение связи. Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов,наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаютсяруководителю структурного подразделения. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующегорабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службыДОУ. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные,срочные, исполнительные документы и организационно-распорядительныедокументы органов государственной власти. Заказные письма сдаются на почту по описи, котораясоставляется в трех экземплярах. В ней указываются номерадокументов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляраописи передаются в почтовое отделение, третий - остается вуправлении по документационному обеспечению и контролю.Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающийотправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в службеДОУ. 5.2.8. При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязикорреспонденции заполняются расписки и реестры. Отправкакорреспонденции депутатов Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации осуществляется в соответствии среестрами. 5.2.9. С помощью средств электрической связи осуществляетсяпередача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналамэлектрической связи, а также необходимость и порядок досылки ихбумажного оригинала адресату, определяются инструкцией поделопроизводству органа исполнительной власти, с учетомфункционирующих в органе исполнительной власти технических ипрограммных средств. 5.2.10. Телеграфная переписка допускается только по срочнымвопросам. Телеграммы, составляемые в организации, принимаютсясотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными,датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и видеотправления. Первый экземпляр телеграммы передается в отдел обработкидокументов, второй приобщается к делу. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правиламиоказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222. 5.2.11. Передача информации с помощью телефонограммосуществляется устно по каналам телефонной связи. 5.2.12. Телефонограмма печатается в двух экземплярах. Онаподписывается руководителем органа исполнительной власти и послерегистрации по месту получения вручается исполнителям для передачиадресатам. После передачи копия телефонограммы с пометками опередаче возвращается в службу ДОУ. 5.2.13. Телефонограммы, адресованные руководителю органаисполнительной власти, принимаются и регистрируются секретарямиприемных, незамедлительно докладываются после их приема ипередаются для исполнения в соответствии с указанием руководства. 5.2.14. В телефонограмме должны указываться название видадокумента, наименование организации, дата, номер, наименование,инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилиялица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилияпередавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, покоторым передается и принимается информация, время приема ипередачи телефонограммы. 5.3. Порядок прохождения документов 5.3.1. Все документы, рассмотренные руководителем органагосударственной власти и его заместителями (в соответствии сраспределением обязанностей), направляются для исполнения вподразделения только через службу ДОУ. 5.3.2. Передача зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое производится через службу ДОУ с отметкой ополучении документа. 5.3.3. Документы, поступившие из других организацийнепосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны бытьв обязательном порядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. 5.3.4. В структурных подразделениях органа исполнительнойвласти учет поступления документов ведется в автоматизированномрежиме, в регистрационно-контрольных формах (РКФ), в журналахустановленной формы. 5.3.5. Руководитель органа исполнительной власти дает указанияпо организации исполнения документов, оформляя эти указания набланке должностного лица (резолюции). Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятсяслужбой ДОУ в АИС. Резолюции, поступившие в службу ДОУ после 16часов, заносятся в АИС "Служебная корреспонденция" на следующийдень. Затем документы передаются исполнителю в соответствии суказаниями руководителя органа исполнительной власти. 5.3.6. В резолюции может быть установлен конкретный срок(календарная дата) исполнения документа, а также указания"незамедлительно", "весьма срочно", "срочно", "оперативно", гдеисполнение осуществляется в установленном Регламентом ПравительстваНижегородской области порядке и сроки. Если для исполнения документа устанавливается срок болееодного месяца, то в тексте резолюции может быть определен порядокдоклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходеисполнения и т.п.). Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в30-дневный срок (до соответствующего числа следующего месяца, аесли в следующем месяце нет такого числа, то до последнего днямесяца), считая от даты подписания резолюции. Если последний деньисполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежитисполнению в предшествующий ему рабочий день. Если из текста документа следует, что срок исполнениядокумента должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срокисполнения не предусматривает, то документ может направляться сконкретным сроком исполнения, который указывается в штампе"Контроль". 5.3.6.1. В случае получения документа не поподведомственности, документ направляется для переадресациирезолюции руководителю аппарата Губернатора и ПравительстваНижегородской области - министру Правительства Нижегородскойобласти. 5.3.6.2. Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер итребует дополнительной проработки, превышающий установленный срокрассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ авторуобращения. 5.3.6.3. При получении документа с резолюцией Губернатора илилиц, имеющих право давать поручения от его имени, доклад повозможным результатам рассмотрения вопроса и информированиезаявителя о результатах рассмотрения обращения возможноисключительно после принятия соответствующего решения Губернатором(например, это должно быть указано в резолюции). В случае, когда исполнение документа поручено нескольким лицами в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным заподготовку обобщенной информации (свод) является лицо, указанное впоручении первым. Ответственный исполнитель и соисполнителиорганизуют свою работу в соответствии с пунктом 7.8.3 РегламентаПравительства Нижегородской области. 5.3.7. Служба ДОУ контролирует прохождение документов иинформирует об этом руководителя органа исполнительной власти. 5.3.8. Регистрация исходящих документов за подписьюруководителя органа исполнительной власти ведется службой ДОУ вАИС. 5.3.9. Служба ДОУ регулярно составляет сводку о ходеисполнения документов и докладывает руководителю органаисполнительной власти о состоянии работы с документами. 5.3.10. Исполненные документы передаются исполнителями дляформирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел впорядке, предусмотренном настоящей Инструкцией и приложениями кней. 5.3.11. Списание документа в дело осуществляетсяруководителем, которому адресовано поручение, либо уполномоченнымим сотрудником. 5.3.12. При составлении и оформлении документов сотрудникиоргана исполнительной власти руководствуются настоящей Инструкциейи приложениями к ней. 5.4. Организация приема и передачи документов, поступающих поканалам электронной почты и документов, поступающих сиспользованием средств факсимильной связи 5.4.1. Электронная почта предназначается для доставки,отправки и передачи информации внутри органов исполнительной властиобласти и организациям (организациями), имеющим соответствующиепрограммные средства. При работе с электронной почтой должны использоватьсяофициальные электронные адреса. Перечень единых официальных электронных адресов органовисполнительной власти и органов местного самоуправленияНижегородской области утверждается распоряжением ГубернатораНижегородской области. 5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 5.4.3. Средства факсимильной связи предназначаются дляоперативной передачи и приема текстов документов и служебныхматериалов. 5.4.4. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, в том числе с пометками "Дляслужебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 5.4.5. Подготовленный для передачи оригинал факсограммывизируется исполнителем и руководителем подразделения. 5.4.6. Передачу и прием факсограмм, а также их учетосуществляет лицо, назначенное ответственным за использованиефаксимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляютсядата и время передачи (приема) факсограммы, наименованиекорреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) иномер его факса. Эти записи заверяются подписью ответственноголица. Оригинал принятой факсограммы передается руководителюподразделения (либо его заместителю) для дальнейших указаний поисполнению документа, о чем делается пометка в соответствующемжурнале. В местах дежурств, где установлены средства факсимильнойсвязи, указанные функции ответственного лица могут быть возложеныруководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству. 5.4.7. Переданные и принятые факсограммы учитываются вжурналах установленной формы (приложение 13). Законченныеделопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки вдела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения одингод. 5.4.8. Персональная ответственность за правильность передачи(приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц,ответственных за использование факсимильных аппаратов. Ответственность за содержание информации, передаваемой сиспользованием средств факсимильной связи, возлагается наисполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, ируководителя соответствующего подразделения. 5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Печатание, размножение и учет количества документов 5.5.1. Все документы (постановления, распоряжения, приказы,письма, инструкции, отчеты и др.) печатаются в структурныхподразделениях органов исполнительной власти, подготовившихсоответствующий проект документа. 5.5.2. Размножению подлежат материалы, правильно оформленные,подписанные или завизированные. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ,оформленный на бланке установленной формы, завизированныйруководителем подразделения. Документы, подлежащие копированию согласно полученнымрезолюциям Губернатора Нижегородской области и его заместителей,размножаются в службе ДОУ следующим образом: - весь комплект документов поступает основному (первому)исполнителю; - исполнителю, отмеченному знаком (+ ) или "для сведения",документы отправляются без приложений. 5.5.3. Учет количества документов за определенный периодвремени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. 5.5.4. За единицу учета количества документа принимается самдокумент, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Учет количества документов может проводиться по органуисполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. 5.5.5. Порядок заверения копий документов. 5.5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящийинформацию подлинного документа и все его внешние признаки иличасть их. Органы исполнительной власти могут выдать копии толькотех документов, подлинники которых у них хранятся. Заверенная копия - это копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копиядокумента является аналогом подлинника документа. 5.5.5.2. Органы исполнительной власти выдают по заявлениямюридических и физических лиц копии документов, исходящих от этихорганов, если такие копии необходимы для решения вопросов,касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридическихи физических лиц. 5.5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить всеего реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланкеили стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текстаподлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления(издания), указанные в копии, должны соответствовать подлинникунезависимо от того, где, когда и кем готовилась копия. Особенностью копии является то, что она не содержит личнуюподпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности ирасшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В случаях, когда документы были исполнены на бланках, приизготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. 5.5.5.4. Копии документов могут изготавливаться рукописным илимашинописным способом, с помощью средств копировально-множительнойили компьютерной техники, например с помощью сканера. В правомверхнем углу первого листа делается отметка "Копия". Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясныйтекст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющегоисправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, илинеразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваютсясловами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". 5.5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" через 3 межстрочных интервала проставляютзаверительный штамп или заверительную надпись: "Верно"; должностьлица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи(инициалы, фамилию); дату заверения оттиск печати. Например:ВерноГлавный специалиступравлениягосударственной гражданской имуниципальной службы Личная подпись П.И.Лаврова05.10.2008Дата заверения 5.5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и болеелистах, заверение копии оформляется следующим образом: - листы копии сшиваются на 3 прокола; - на последнем листе копии место скрепления ниток заклеиваетсяярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скрепленопечатью листов; должность и подпись"; - печать проставляется, захватывая часть последнего листакопии; - заверительная надпись проставляется на обороте последнеголиста копии. 5.5.5.7. Право заверять копии документов оговаривается вположении о структурном подразделении органа исполнительной властии закрепляется в должностном регламенте сотрудника. 5.5.5.8. При рассылке документов, имеющих нормативный правовойхарактер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), копиидокументов следует заверять печатью того структурногоподразделения, в котором находится подлинник документа. Для внутреннего пользования (заверение копий,растиражированных ОРД) документы заверяются специалистом службыДОУ. Для заверения достаточно простой печати без указаниядолжности, подписи и даты. При передаче такого документа с простой печатью на исполнениев различные структурные подразделения и органы исполнительнойвласти достаточно снять копии с документа по числу исполнителей.Дополнительного заверения копии в данном случае не требуется. 5.5.5.9. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов,касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц. 5.6. Работа исполнителей с документами 5.6.1. Руководители структурных подразделений органаисполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрениедокументов, доведение их до исполнителей в день поступления,контроль за качественным исполнением документов по существувопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделениявыделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно следующимиподразделениями: - с резолюцией Губернатора - управлением по документационномуобеспечению и контролю; - с резолюцией заместителей Губернатора - отделами обеспечениядеятельности заместителей Губернатора; - с резолюцией руководителей органов исполнительной власти -сотрудниками служб ДОУ органов исполнительной власти. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, егооформление, согласование, представление на подписание (утверждение)руководством органа исполнительной власти или руководителямиструктурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовитуказатель по рассылке. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление ответственному исполнителю вустановленные им сроки необходимых материалов (проектов документов,справок, сведений и т.д.). Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всеммассивам документов организации. Ответственный исполнитель несет персональную ответственностьза полноту и достоверность информации, использованной приподготовке документа. При подготовке документов на имя Губернатора необходимовизирование документов заместителем Губернатора, в чьем ведомственаходится орган исполнительной власти. 5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов 5.7.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов Законодательного Собрания области, а также на обращениякомитетов и комиссий Законодательного Собрания областиосуществляются в соответствии с законодательством области. Подготовка и направление ответов на запросы и обращениядепутатов представительных органов местного самоуправленияосуществляются в соответствии с законодательством области иправовыми актами органов местного самоуправления. В соответствии с Законом Нижегородской области от 12 ноября1996 года N 50-З "О статусе депутата Законодательного СобранияНижегородской области" депутатским запросом считается письменноеобращение депутата, рассмотренное на заседании ЗаконодательногоСобрания области и оформленное в виде соответствующегопостановления Законодательного Собрания; депутатский запросисполняется не позднее чем через 15 календарных дней либо в срок,определенный постановлением Законодательного Собрания области. Депутатским обращением считается обращение депутата вписьменной форме к должностным лицам органов исполнительной властиНижегородской области с просьбой осуществить какие-то меры,предоставить информацию, предложения, разъяснения по вопросам,касающимся депутатской деятельности; депутатское обращениеисполняется не позднее чем через 30 календарных дней. 5.7.2. Прием, обработка и направление поступающих обращений изапросов депутатов осуществляется службой ДОУ органа исполнительнойвласти в соответствии с установленным порядком работы споступающими документами. 5.7.3. В структурных подразделениях органа исполнительнойвласти по обращениям и запросам в соответствии с указаниямируководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимыхслучаях проекты поручений соответствующим организациям. 5.7.4. Обращения и запросы депутатов и документы по ихрассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.8. Работа с обращениями граждан 5.8.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотренияобращений граждан и их централизованного учета осуществляетсяуправлением документационного обеспечения и контроля (в органахисполнительной власти - службой ДОУ). Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатораобласти и его заместителей, регистрируются управлениемдокументационного обеспечения и контроля, устные обращения гражданв адрес Губернатора области и его заместителей рассматриваются вовремя личных приемов граждан с регистрацией в приемной Губернатораи Правительства области управления документационного обеспечения иконтроля. 5.8.2. Зарегистрированные обращения в зависимости отсодержащихся в них вопросов направляются с сопроводительнымиписьмами в соответствующие органы исполнительной власти области, введении которых находятся поставленные вопросы. Работа порассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии сФедеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ЗакономНижегородской области от 7 сентября 2007 года N 124-З "Одополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородскойобласти". 5.8.3. Поступившие в органы исполнительной власти письменныеобращения граждан регистрируются службами делопроизводства всоответствии с установленным порядком работы с поступающимидокументами и рассматриваются в срок не более 30 календарных дней смомента регистрации обращения. 5.8.4. Обращения граждан и документы по их рассмотрениюформируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.9. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебногопользования" (ДСП) 5.9.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельностиорганизаций, ограничения на распространение которой диктуютсяслужебной необходимостью. Не могут быть отнесены к документам ДСП: - нормативные правовые акты Губернатора и ПравительстваНижегородской области, устанавливающие правовой статус организаций,а также права, свободы и обязанности граждан, порядок ихреализации; - документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях,опасных природных явлениях и процессах, экологическая,гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая дляобеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан ипроизводственных объектов; - описание структуры органа исполнительной власти, егофункций, направлений форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а такжеобращений граждан и юридических лиц и решения по ним; - сведения об исполнении бюджета и использовании другихгосударственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностейнаселения; - документы, накапливаемые в открытых информационных системах,необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 5.9.2. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" (ДСП) определяется исполнителем документа,руководителем подразделения органа исполнительной власти областиили должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов кДСП несут персональную ответственность за обоснованность принятогорешения. Руководитель органа исполнительной власти в пределах своейкомпетенции определяет: - порядок передачи документов ДСП другим органам иорганизациям; - порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации; - организацию защиты документов ДСП. 5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой обознакомлении с информацией, имеющей пометку ДСП, решение обознакомлении заявителя принимает руководитель соответствующегооргана исполнительной власти, структурного подразделения. За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также занарушение порядка обращения с документами ДСП государственныйслужащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. В случае ликвидации органа исполнительной власти решение одальнейшем использовании документов с отметкой ДСП принимаетликвидационная комиссия. 5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, атакже на первой странице сопроводительного письма к документу. Документы ДСП: - печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнемуглу последнего листа каждого экземпляра документа количествоотпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера егослужебного телефона; - учитываются, как правило, отдельно от несекретныхдокументов. При незначительном объеме таких документов разрешаетсявести их учет совместно с другими несекретными документами. Крегистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". В аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской областиприем и регистрация входящих документов, а также регистрацияисходящих документов с пометкой "Для служебного пользования"осуществляется службами делопроизводства в АИС "Служебнаякорреспонденция", при этом к входящему (исходящему) номерудокумента добавляется пометка "ДСП". 5.9.5. Документы с отметкой ДСП: - передаются работникам подразделений под расписку; - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,заказными или ценными почтовыми отправлениями; при необходимостинаправления в несколько адресатов составляется указатель рассылки,в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов, указатель подписывается исполнителем и руководителемподразделения; - хранятся в сейфах или металлических шкафах. 5.9.6. Передача документов с пометкой "Для служебногопользования" сотрудникам структурных подразделений органовисполнительной власти осуществляется под расписку. 5.9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел,при этом на обложке дела проставляется пометка "Для служебногопользования". 5.9.8. Проверка наличия документов ДСП проводится не реже 1раза в год экспертной комиссией с привлечением работников,ответственных за учет и хранение этих документов. 5.9.9. О фактах утраты документов ДСП ставится в известностьруководитель органа исполнительной власти и назначается комиссиядля расследования обстоятельств утраты или разглашения. VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ 6.1. Регистрация документов 6.1.1. Основой построения поисковых систем являетсярегистрация документов - запись учетных данных о документе поустановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления илиполучения. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. ПЕРЕЧЕНЬ нерегистрируемыхдокументов - приложение 23. 6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций иот физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебнойдокументации. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в аппаратеГубернатора и Правительства Нижегородской области, из одногоподразделения в другое регистрационный номер аппарата Губернатора иПравительства Нижегородской области должен сохраняться. 6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп взависимости от названия вида документа, автора и содержания.Например, отдельно регистрируются приказы руководителя органаисполнительной власти по основной деятельности, приказы по кадрам,служебная переписка, обращения граждан и т.п. 6.1.5. Регистрация документов в аппарате Губернатора иПравительства Нижегородской области осуществляется в управлениидокументационного обеспечения и контроля: - входящих документов, адресованных Губернатору,Вице-губернатору и заместителям Губернатора; - исходящих документов, подготовленных за подписямиГубернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора. Структурные подразделения аппарата Губернатора и ПравительстваНижегородской области, органы исполнительной власти регистрируютдокументы, адресованные им, самостоятельно. 6.1.6. Регистрация документов (служебной корреспонденции иобращений граждан) осуществляется в АИС "Служебнаякорреспонденция", "Письма и обращения граждан". При регистрации создаваемого документа обязательным являетсякорректное заполнение полей в АИС "Служебная корреспонденция" иприкрепление электронного образа данного документа с электроннойцифровой подписью ответственного сотрудника. В случае получения документа через АИС "Служебнаякорреспонденция" до получения оригинала документа на бумажномносителе при корректности заполнения отправителем всех необходимыхполей и положительного результата проверки электронной цифровойподписи отправителя такой документ регистрируется в тот же день.Распечатанная копия такого документа с пометкой ответственногосотрудника "Подписано ЭЦП. Число. Подпись" используется в работенаряду с оригиналом документа на бумажном носителе. В таком случаеповторной регистрации оригинала документа на бумажном носителе нетребуется - на нем проставляется номер уже зарегистрированногоэлектронного документа. Моментом регистрации документа (в том числе и обращениягражданина) считается момент фиксации факта поступления документапутем записи регистрационных данных о документе в АИС ипроставления на документе даты и регистрационного номера. Надокументе проставляется номер, в точности совпадающий с номером,присвоенным документу АИС. Не допускается изменять в номередокумента какие-либо символы (например, проставлять вместо дефисакосую черту и др.). Документы, поступившие в управление документационногообеспечения и контроля до 13-00, регистрируются и направляются наисполнение в тот же рабочий день; документы, поступившие после14-00, регистрируются и направляются на исполнение на следующийрабочий день, кроме срочных документов; заявки и пакеты документовна рассмотрение инвестиционного совета при ГубернатореНижегородской области, поступившие в сектор приема инвестиционныхзаявок управления документационного обеспечения и контролядепартамента организационного обеспечения деятельности и работы сдокументами Губернатора и Правительства Нижегородской областиаппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области до 15-00регистрируются в тот же рабочий день, поступившие после 15-00регистрируются следующим рабочим днем. 6.1.7. Регистрационный номер документа состоит из индексаоргана исполнительной власти по классификатору органовисполнительной власти и их структурных подразделений, порядковогономера, который, исходя из информационных потребностей органаисполнительной власти, может дополняться индексом структурногоподразделения органа, индексом дела по номенклатуре дел, кодомдокумента по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.Составные части регистрационного номера отделяются друг от другакосой чертой или знаком дефиса. 6.1.8. Для достижения информационной совместимостирегистрационных данных и создания АИС устанавливается следующийсостав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации можетдополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 6.2. Организация поисковой системы по документам 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информациипри принятии решений в органах исполнительной власти создаютсяпоисковые системы по документам, внедрена система электронногодокументооборота. Порядок работы в системе электронногодокументооборота определяются локальными нормативными актами. Обработка документов в автоматизированном режимеосуществляется на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ). АРМ - это персональный компьютер с установленным программнымобеспечением по автоматизации электронного документооборота. Данноепрограммное обеспечение может быть представлено следующими модулями"Служебная корреспонденция", "Система согласования нормативныхдокументов", "Обращения граждан", "Контроль исполнения документов","Контроль руководителя" и др. 6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в АИС, которая может включать в себя: - картотеки; - классификационные справочники, - подсистему поиска. 6.2.3. В АИС поиск конкретного документа или подборкиматериалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию,резолюциям и др. полям). Поисковый запрос может содержать любуюкомбинацию атрибутов. 6.2.4. АИС должны обеспечивать поиск информации о деятельностиоргана исполнительной власти, не отнесенной к государственной тайнеили служебной информации ограниченного распространения. 6.2.5. Порядок и условия доступа к информации, предоставленияи распространения информации определяют органы исполнительнойвласти как обладатели информации (информационных систем) всоответствии с требованиями законодательства. 6.2.6. Порядок защиты и доступа к служебной информацииограниченного распространения определяется в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и Нижегородской области. VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация документов в делопроизводстве представляет собойсовокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в архив органа власти (далее -архив) в соответствии с установленными государственными стандартамина документы, нормативно-методическими документами Федеральногоархивного агентства России, а также соответствующиминормативно-методическими документами по архивному делу иделопроизводству Нижегородской области и органов исполнительнойвласти Нижегородской области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организациюдокументов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дели формирование дел. 7.1. Составление номенклатур дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительнойвласти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения иописей дел по личному составу. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями об органе исполнительной власти и егоструктурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетамио работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды,состав и содержание. 7.1.3. В органах исполнительной власти составляютсяноменклатуры дел структурных подразделений (приложение 14) исводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение15). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделениясоставляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, приметодической помощи архива и службы ДОУ, подписываетсяруководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в 6-месячный срокразработать номенклатуру дел подразделения и представить ее вслужбу ДОУ органа исполнительной власти. 7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ наоснове номенклатур дел структурных подразделений при методическойпомощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных захранение документов в органе исполнительной власти. 7.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной властиподписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается сэкспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти,экспертно-поверочной методической комиссией комитета по деламархивов Нижегородской области (далее - ЭПМК) и утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел,подразделения органа исполнительной власти получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимомколичестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатурыдел является документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службеДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве органаисполнительной власти. Четвертый - хранится в комитете по деламархивов Нижегородской области, с которым согласовываласьноменклатура дел. 7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется исогласовывается заново с архивным органом (комитетом по деламархивов Нижегородской области) в случае коренных изменений функцийи структуры органа исполнительной власти. 7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органаисполнительной власти являются названия структурных подразделений.В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии сутвержденной структурой органа исполнительной власти. 7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы органа исполнительнойвласти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера поклассификатору органов исполнительной власти Нижегородской областии их структурных подразделений, номера, установленного в органеисполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения, и порядкового номера заголовка дела по номенклатурев пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами. Например: 611-03-05, где 611 - номер поклассификатору органов исполнительной власти, 03 - обозначениеструктурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела пономенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), атакже вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); названиеоргана исполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, ноне связанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка со структурными подразделениями аппарата Губернатораи Правительства Нижегородской области по основной деятельности. В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службыпо вопросам повышения квалификации сотрудников. При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается следующее: еслисодержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами местного самоуправления Нижегородскойобласти о социальной защите населения. Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее(его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с управлением государственной и муниципальной службыАппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области об учетеи хранении штампов. В заголовках дел, содержащих плановую илиотчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за)который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты органов исполнительной власти, подчиненныхВице-губернатору. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В началерасполагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню, а при его отсутствии срок хранения согласовывается скомитетом по делам архивов Нижегородской области. В графе 5 "Примечание" указываются название перечнейдокументов, использованных при определении сроков хранения дел,проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах(например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уничтожению,о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другойорган государственной власти для продолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 7.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, какправило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях. 7.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный сроксдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы веденияделопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводствав структурных подразделениях, для формирования их в дела. 7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяслужбой ДОУ. 7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеобщие правила: помещать в дело только исполненные документы, всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в делодокументы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временныхсроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм,телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещатьсядокументы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; пообъему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деленескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются накаждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся наконтроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на актдело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в делопереписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы ирешения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности, кадровые и др. приказыгруппируются отдельно. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется всоответствии с действующим законодательством. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 7.2.7. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлениюпри их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовкадела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ поописанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов исоставлению заверительной надписи. Оформление дел проводитсясотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведениикоторых заведение и формирование дел, при методической помощи и подконтролем архива органа исполнительной власти. 7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: оформлениереквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16);нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела(приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описидокументов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесениенеобходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.На обложке дела указываются реквизиты: наименование органаисполнительной власти; наименование структурного подразделения;индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количестволистов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляютсяследующим образом: наименование органа исполнительной властиуказывается полностью в именительном падеже, с указанием официальнопринятого сокращенного наименования, которое указывается в скобкахпосле полного наименования; наименование структурного подразделения- записывается название структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровоеобозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти;заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органаисполнительной власти, согласованной с ЭПМК (экспертно-проверочнаяметодическая комиссия) комитета по делам архивов Нижегородскойобласти; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания делав делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительнуюдокументацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число,месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самогопозднего документов, включенных в дело. При этом число и годобозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правомверхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей,нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количестволистов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления.Количество листов в деле проставляется на обложке дела всоответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со срокомхранения, указанным в перечне типовых документов или в перечнедокументов, образующихся в деятельности органа исполнительнойвласти, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках делпостоянного хранения проставляется в ведомственном архиве черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородской области(до этого он проставляется карандашом). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 7.2.10. Для учета документов определенных категорийпостоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов делаопределяется инструкцией по ведению делопроизводства в органеисполнительной власти. Внутренняя опись составляется на отдельномлисте по установленной форме, которая содержит сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовкахи номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Квнутренней описи составляется итоговая запись, в которойуказывается цифрами и прописью количество включенных в неедокументов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителемвнутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край квнутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписине составлять. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органаисполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники,отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенныхдля этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положениикорешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полнуюсохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура делили выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двухлет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти. 7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданноедело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительнойвласти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителяоргана исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копиидокумента и акта о причинах выдачи подлинника. VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Документы органа исполнительной власти после проведенияэкспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством всфере архивного дела, подлежат обязательной передаче нагосударственное хранение в архивы Нижегородской области. Управленческая документация - в государственное учреждениеЦентральный архив Нижегородской области. Научно-техническая документация - в государственное учреждениеГосударственный архив специальной документации Нижегородскойобласти. Аудиовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - вгосударственное учреждение Архив аудиовизуальной документацииНижегородской области. Подготовка документов к передаче на хранение в архивыНижегородской области включает работу службы ДОУ, лиц,ответственных за ведение делопроизводства и лиц, ответственных запроведение экспертизы ценности документов, формирование иоформление дел, составление описей дел и актов о выделении куничтожению документов и дел в органах исполнительной власти. 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов, отбор документов напостоянное хранение или установление сроков их хранения проводитсяна основе принятых критериев. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительнойвласти на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверкиправильности отнесения документов к делам; при подготовке дел кпередаче в архив органа исполнительной власти. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в органе исполнительной власти создается постояннодействующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при необходимости,ЭК в структурных подразделениях. 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работыопределяются положением, которое утверждается руководителем органаисполнительной власти. Положение об ЭК до его утверждения подлежитсогласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделенияхоргана исполнительной власти непосредственно лицами, ответственнымиза ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством ответственного за архив. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти;отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению вструктурных подразделениях; выделение к уничтожению дел запредыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа государственной власти путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятиюдублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копиидокументов и не относящиеся к вопросу документы с временнымисроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизыценности документов принимает ЭПМК комитета по делам архивовНижегородской области. 8.1.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения в 4-х экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) храненияв 2-х экземплярах; дела по личному составу в 2-х экземплярах; надела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.1.11. В органе исполнительной власти в каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения службой ДОУсоставляются ежегодно под непосредственным методическимруководством архива органа исполнительной власти. По этим описямдокументы сдаются в архив органа исполнительной власти. Описи дел, подготовленные службой ДОУ структурныхподразделений, служат основой для подготовки сводной описи делоргана исполнительной власти, которую готовит архив органаисполнительной власти (в случае отсутствия архива в органеисполнительной власти - сводную опись готовит служба ДОУ органаисполнительной власти) и по которой он сдает дела нагосударственное хранение в соответствующие государственные архивыНижегородской области. 8.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются поустановленной форме (приложение 19) и представляются в архив органаисполнительной власти через два года после завершения дел вделопроизводстве. 8.1.13. Описательная статья описи дел структурногоподразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела(тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела(тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле(томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей),то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются вточном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложкудела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью); графа описи"примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурнымподразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий ит.п. 8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами ипрописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последнийномера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерациидел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурногоподразделения. При наличии в структурном подразделении органа исполнительнойвласти ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована сЭК. 8.1.17. Опись дел структурного подразделения организациисоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместес делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается вкачестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Приналичии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется втрех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК длярассмотрения и согласования. 8.1.18. Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению(приложение 20) производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период. Указанные описи и актырассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной властиодновременно. Согласованные ЭК органа исполнительной власти описидел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета поделам архивов Нижегородской области. После утверждения описей делпостоянного хранения ЭПМК комитета по делам архивов Нижегородскойобласти описи и акты утверждаются руководителем органаисполнительной власти. После этого организация имеет правоуничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии сустановленным порядком. 8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если вакте указаны дела нескольких структурных подразделений, то названиекаждого структурного подразделения указывается перед группойзаголовков дел этого подразделения. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органаисполнительной власти после истечения двухлетнего срока их храненияи использования в структурном подразделении. 8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив органа исполнительной власти, как правило, неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной властиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденномуруководителем службы ДОУ. 8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архивапредварительно проверяется правильность их формирования, оформленияи соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительнойвласти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурного подразделения обязаныустранить. 8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом(ответственным за архив) органа исполнительной власти в присутствииработника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярахописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка оналичии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрамии прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачидел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительнойвласти и лица, передавшего дела. 8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архиворгана исполнительной власти, независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.2.8. В случае ликвидации или реорганизации органаисполнительной власти служба ДОУ органа исполнительной власти, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их всоответствующие государственные архивы Нижегородской области,независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется поописям дел и номенклатуре дел. IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Простая печать органа исполнительной власти воспроизводитнаименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клишепечати располагается наименование структурного подразделения.Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм. Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формальнозаменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях вбумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу,представляют собой реквизиты, участвующие в придании документуюридической силы и ускоряющие документооборот. В органах исполнительной власти Нижегородской областииспользуются следующие виды штампов: - регистрационный штамп; - штамп ограничения доступа; - заверительные штампы; - маркировочные штампы; - информационные штампы; - штампы отдельных реквизитов и др. Размеры, форма и содержание штампов не регламентировано. 9.2. Изготовление простых печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности органов государственной власти,производится органом исполнительной власти самостоятельно. Эскизпечати (штампа) согласовывается со службой ДОУ. 9.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи Губернатора или его заместителейопределяется Губернатором. Губернатором и его заместителяминазначается лицо, ответственное за использование и хранение штамповс факсимильным воспроизведением подписи, и определяется порядокиспользования штампов с факсимильным воспроизведением подписи. 9.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в службеДОУ органа исполнительной власти в специальном журнале (приложение22). Печати и штампы выдают под расписку сотрудникам, на которыхвозложена обязанность заверять документы печатями (штампами). 9.5. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столахили сейфах. Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей иштампов члены экспертной комиссии органа исполнительной властиежегодно проводят рейд по структурным подразделениям; порезультатам проверки составляется справка (акт), представляемаяруководителю органа исполнительной власти для принятия мер пообеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов. 9.6. При переводе или увольнении работника, ответственного заучет и хранение печатей и штампов, руководитель поручает экспертнойкомиссии проверку фактического наличия печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатейи штампов другому работнику, назначенному приказом руководителяответственным за учет и хранение, с приложением оттисков печатей иштампов. 9.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится визвестность служба ДОУ. Служба ДОУ должна провести служебное расследованиеобстоятельств утери. 9.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в службу ДОУ, где они уничтожаются поакту. В акте должны быть указаны: - время и место уничтожения; - состав комиссии; - основание уничтожения печатей и штампов;- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;- способ уничтожения. 9.9. Контроль за использованием печатей и штампов возлагаетсяприказом руководителя органа исполнительной власти на руководителейподразделений. 9.10. Простые круглые мастичные печати (без изображениягосударственной символики) ставятся на копиях документов дляудостоверения их соответствия подлинникам, за исключениемдокументов, требующих особого удостоверения их подлинности, накоторых ставятся печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации (приложение 21). Оттиск печати должен захватывать окончание наименованиядолжности лица, подписавшего документ. _____________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к Инструкции Герб Нижегородской области ГУБЕРНАТОР НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, факс 439-00-48, e-mail: official@doc.kreml.nnov.ru __________________ N_______________ на N _____________ от_______________ ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к Инструкции Герб Нижегородской области Губернатор Нижегородской области Кремль, корп.1, г.Нижний Новгород, 603082 тел. 419-90-12, факс 439-00-48 e-mail: official@doc.kreml.nnov.ru __________________ N_______________ на N _____________ от_______________ ПРИЛОЖЕНИЕ 3 к Инструкции+---------------------------------------------------------------+| || Герб || Нижегородской || области || || Руководитель аппарата || Губернатора и Правительства || Нижегородской области - министр || Правительства Нижегородской области || || || || || || || || || || || || || || || || || А.И.Силаев|| || к N ______________от _____________ || |+---------------------------------------------------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 4 к Инструкции Герб Нижегородской области У К А З Губернатора Нижегородской области _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 5 к Инструкции Герб Нижегородской области Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е Губернатора Нижегородской области _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 6 к Инструкции Герб Нижегородской области Правительство Нижегородской области П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 7 к Инструкции Герб Нижегородской области Правительство Нижегородской области Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е _________________ N_________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 8 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р И К А З _______________ N______________ г.Нижний Новгород Заголовок к тексту Текст Констатирующая часть п р и к а з ы в а ю : Распорядительная часть (состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять. 1.1. 1.2. Конкретные поручения 1.3. 2. Срок исполнения. 3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением). Должность И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 9 к Инструкции УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от "___" _________200 г. N ___ ПОЛОЖЕНИЕ о ___________________________________________________ 1. ___________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 10 к Инструкции Герб Нижегородской области П Р О Т О К О Л совещания _______________________________________ (наименование вопроса) __________________ N ________________ г. Нижний Новгород Председатель - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке) Повестка дня: I. Наименование вопроса II. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже). Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже). Изложение содержания выступления ( в предложном падеже) - о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект++++.. 1.2. Министру +.. (И.О.Фамилия) совместно c другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+++ II. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 11 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области П Р О Т О К О Л __________________ N ________________ г. Нижний Новгород оперативного совещания у руководителя _____________И.О.Фамилия Присутствовали: Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке) I. О выполнении годового плана+++.. _____________________________________________ (фамилии выступивших при обсуждении вопроса) 1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса 2. II. О введении мер по +++.. ____________________________________________ (А.И.Силаев, Н.Н.Шелыганова) 1. 2. Руководитель И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 12 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области В Ы П И С К А ИЗ П Р О Т О К О Л А _______________ N_______________ г.Нижний Новгород Заголовок Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке Повестка дня: I. Наименование вопроса I. СЛУШАЛИ: Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже) Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем? ВЫСТУПИЛИ: Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже) Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем? ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить проект++++.. 1.2. Министру +.. (И.О.Фамилия) совместно c другими органами исполнительной власти Нижегородской области доработать+++ Председатель И.О.Фамилия Секретарь И.О.Фамилия Верно Должность Подпись И.О.Фамилия Дата Примечание: Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу. Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку. ПРИЛОЖЕНИЕ 13 к Инструкции ЖУРНАЛ учета принятых и отправленных факсограмм+----+-------------+---------------+-------------+-------------+---------------+--------------+---------------+| N | Дата и время| Корреспондент | Количество | Краткое | Ф.И.О. | Фамилия | Отметка о || п/п| поступления | отправки | листов | содержание | принявшего | исполнителя и| подшивке || | (отправки) | (получения) | факсограммы | факсограммы | (отправившего)| руководителя,| факсограммы в || | факсограммы | | | | факсограмму | подписавшего | дело || | | | | | | (получившего)| || | | | | | | факсограмму | |+----+-------------+---------------+-------------+-------------+---------------+--------------+---------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 14 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год УТВЕРЖДЕНА приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от ____________ N ___ +-------+----------------+-----------+------------+------------------------------+| Индекс| Заголовок дела | Кол-во дел| Срок | Примечания || дела | | (томов, | хранения | || | | частей) | | |+-------+----------------+-----------+------------+------------------------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник службы ДОУ Подпись И.О.Фамилия Дата Итоговая запись о категориях и количествеве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +------------------------+------------+-----------------------------------------+| По срокам хранения | Всего | В том числе || | +-------------+---------------------------+| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+| Постоянного | | | |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+| Временного | | | || (свыше 10 лет) | | | |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+| Временного (до 10 | | | || лет включительно) | | | |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+| Итого | | | |+------------------------+------------+-------------+---------------------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 15 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород на ___________год УТВЕРЖДЕНА приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от ____________ N ___ +-------+----------------+-----------+------------+---------------------------+| Индекс| Заголовок дела | Кол-во дел| Срок | Примечания || дела | | (томов, | хранения | || | | частей) | | |+-------+----------------+-----------+------------+---------------------------+ Название раздела Должность лица, составившего номенклатуру Подпись И.О.Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Протокол ЭПМК органа исполнительной власти комитета по делам архивов от _____________ N ____ Нижегородской области от _____________ N ____ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в органе исполнительной власти +---------------------------------+------------+-----------------------------+| По срокам хранения | Всего | В том числе || | +-------------+---------------+| | | переходящих | с отметкой || | | | "ЭПК" |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+| Постоянного | | | |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+| Временного | | | || (свыше 10 лет) | | | |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+| Временного (до 10 | | | || лет включительно) | | | |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+| Итого | | | |+---------------------------------+------------+-------------+---------------+ Должность руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в архив Должность лица, передавшего сведения Подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 16 к Инструкции Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения код органа государственной власти ______ +--------------------------------------+ ______________________________ | Ф. N ___________________ | | | | | ______________________________ | Оп. N __________________ | | | | | ______________________________ | Д. N ___________________ | | | +--------------------------------------+ Государственное учреждение Центральный архив Нижегородской области -------------------------------------------------------------------------- (наименование архива) _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименование органа государственной власти и структурного подразделения) ДЕЛО N________ ТОМ N______ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (заголовок дела) _________________________________________________________________ (дата) На ______ листах Хранить_________ +---------------------+ | Ф. N ____________ | | | +---------------------+ | Оп. N ___________ | | | +---------------------+ | Д. N ____________ | | | +---------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 17 к Инструкции Форма листа-заверителя дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______ В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные номера листов ___________________ пропущенные номера листов__________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ +---------------------------+------------------------------------------------+| Особенности физического | NN листов || состояния и формирования | || дела | |+---------------------------+------------------------------------------------+| 1 | 2 |+---------------------------+------------------------------------------------+| | || | || | || | || | || | || | || | || | |+---------------------------+------------------------------------------------+ _______________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) ПРИЛОЖЕНИЕ 18 к Инструкции Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________ +----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание || пп |документа |документа | документа | листов | || | | | | дела | |+----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |+----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+| | | | | | |+----+----------+----------+--------------+----------+----------------------+ Итого _______________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 19 к Инструкции Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения -------------------------------------------------------------------------------- (наименование органа исполнительной власти) -------------------------------------------------------------------------------- (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ N ______________________________________________________________ +--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+|N | Индекс |Заголовок| Дата |Количество | Срок | Примечание ||пп| дела | дела | дела | листов в |хранения | || | (тома, | (тома, |(тома, |деле (томе,| дела | || | части) | части) |части) | части) | (тома, | || | | | | | части) | |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+| Название раздела |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+| | | | | | | |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+| | | | | | | |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+| | | | | | | |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+| | | | | | | |+--+--------+---------+-------+-----------+---------+--------------------------+ В данную опись внесено _________________ дел с N __________________ (цифрами и прописью) по N _______________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата ________________ Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя Протокол ЭПК службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи от________ N ________ Дата Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности сотрудника структурного Подпись Расшифровка подписи подразделения Дата Принял ___________________________ дел и (цифрами и прописью) _____________________регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью) Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи Дата _______________ Передаются вместе с делами канцелярии ПРИЛОЖЕНИЕ 20 к Инструкции Герб Нижегородской области Аппарат Губернатора и Правительства Нижегородской области АКТ _______________ N_______________ г.Нижний Новгород о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области ___________________А.И.Силаев "___" ______________200 г. На основании____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________ (название фонда) +--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+|N |Заголовок| Дата |Номера описей| Индекс дела |Количество | Сроки | Примечание ||пп|дела или | дела |(номенклатур)|(тома, части)|дел (томов,|хранения| || |групповой| или | за годы | по | частей) | дела | || |заголовок|крайние| |номенклатуре | | (тома, | || | дел | даты | |или N дела по| |части) и| || | | дел | | описи | | номера | || | | | | | | статей | || | | | | | | по | || | | | | | |перечню | |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+| | | | | | | | |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+| | | | | | | | |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+| | | | | | | | |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+| | | | | | | | |+--+---------+-------+-------------+-------------+-----------+--------+-------------+ Итого____________________________ дел за _______________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК ________________________________________________ (протокол от _______________ N ______________) Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись И.О.Фамилия Дата Документы в количестве _________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом __________________________ кг сданы в __________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________ N _____________________ Должность работника органа исполнительной власти, сдавшего Подпись И.О.Фамилия документы Изменения в учетные документы внесены Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О.Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 21 к Инструкции Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объектов,оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстверабот и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство: техническое и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций. Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.). Положения об организациях. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные(сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты,на импорт и т.д.). Представления и ходатайства (о награждении орденами имедалями, премиями и т.д.). Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; накалькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использованиебюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. ПРИЛОЖЕНИЕ 22 к Инструкции Журнал учета простых печатей и штампов+-----+------------+----------+--------+--------------+-----------+-------------+------------+| NN | Дата | От кого | Оттиск | ФИО | Расписка в| Отметка о | Примечание || п/п | регистрации| получены | печати,| получившего | получении,| возврате или| || | | печати и | штампа | штамп, | дата | уничтожении | || | | штампы | | печать, | | | || | | | | наименование | | | || | | | | структурного | | | || | | | | подразделения| | | |+-----+------------+----------+--------+--------------+-----------+-------------+------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+-----+------------+----------+--------+--------------+-----------+-------------+------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 23 к Инструкции ПЕРЕЧЕНЬ нерегистрируемых документов - Копии федеральных и областных законов - Копии постановлений, распоряжений и поручений Губернатора иПравительства Нижегородской области - Копии нормативных актов органов местного самоуправленияНижегородской области, в том числе поступившие с сопроводительнымиписьмами - Копии документов организаций и учреждений - Пакеты с пометкой "Лично" - Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры - Пригласительные билеты, поздравительные письма,поздравительные телеграммы и открытки - Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы икаталоги, ведомственная техническая литература, проспекты,рекламные материалы, информационные сводки, тематические испециальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное - Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний,программы их проведения и материалы к ним - Документы на иностранных языках без перевода - Документы без подписей - Рекламные извещения, плакаты - Прейскуранты и прайс-листы - Учебные планы и программы - Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) - Формы статистической отчетности - Бухгалтерские документы - Нормы расхода материалов - Графики, наряды, разнарядки