Распоряжение Администрации Нижегородской области от 04.12.1998 № 1899-р
Об утверждении нормативно-правовых актов для обеспечения создания, сохранения и использования страхового фонда документации Нижегородской области
АДМИНИСТРАЦИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 04.12.98г. N 1899-р Об утверждении нормативно-правовых актов для обеспечения создания, сохранения и использования страхового фонда документации Нижегородской области В соответствии с Программой формирования материально-техническойбазы создания и сохранения страхового фонда документацииНижегородской области, утвержденной постановлением губернатора16.09.98 N 236: 1. Утвердить: - Положение о головной службе страхового фонда документации(приложение 1); Положение о специальной лаборатории микрофильмированиястрахового фонда документации (приложение 2); - Положение о технической лаборатории хранения страхового фондадокументации (приложение 3). 2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить наГлавное управление по делам ГО и ЧС области (Коркодола В.А.). Губернатор области И.П.Скляров Приложение 1 к распоряжению губернатора Нижегородской области 04. 12.98 N 1899-р ПОЛОЖЕНИЕ о головной службе по страховому фонду документации Нижегородской области 1. Общие положения 1. 1. Головная служба является органом непосредственногоуправления процессом создания, сохранения и использования страховогофонда документации. 1. 2. Головная служба создается решением губернатора области приглавном управлении по делам ГО и ЧС в пределах существующей штатнойчисленности с привлечением в ее состав специалистов от департаментовобластной Администрации и других заинтересованных организаций. 1. 3. Головная служба осуществляет свою деятельность привзаимодействии со специальной лабораторией микрофильмирования,технической лабораторией хранения микрофильмов, предприятиями(объектами) - поставщиками документации, а также с НИИ репрографии-головной организацией по научно-методическому и научно-техническомуобеспечению создания, сохранения и использования единого российскогострахового фонда документации. 1. 4. Головная служба в своей работе руководствуетсяпостановлениями и распоряжениями губернатора области, приказами ираспоряжениями начальника главного управления по делам ГО и ЧСобласти, а также приказами и решениями координационной комиссии постраховому фонду документации. 2. Функции и задачи 2. 1. Головная служба выполняет следующие основные функции: - нормативно-методическое обеспечение процессов создания,сохранения и использования областного страхового фонда документации; - организационно-техническое руководство и планирование работ посозданию, сохранению и использованию страхового фонда документации; - ведение базы данных об областном страховом фонде документации. 2. 2. В соответствии с возложенными на головную службу функциямиона решает следующие задачи: - выдает предприятиям (объектам) по принадлежности задания наподготовку предложений к проекту плана представления документациистрахового фонда на микрофильмирование; - контролирует ход разработки проектов планов представлениядокументации страхового фонда на микрофильмирование предприятиями(объектами); - разрабатывает проект плана микрофильмирования и представляет его на утверждение; - направляет план микрофильмирования на предприятия (объекты), а также в лаборатории микрофильмирования и лаборатории хранения микрофильмов (в части их касающейся); - обобщает бюджетные заявки, поступающие от предприятий иорганизаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов; осуществляет нормативно - правовое и нормативно - методическоеобеспечение создания, сохранения и использования страхового фондадокументации; - участвует в заключении договоров на проведение работ помикрофильмированию и сохранению документации; - координирует деятельность специальных рабочих групп,создаваемых при администрациях городов и районов области; - осуществляет учет и отчетность по создаваемым страховымфондам документации, и сохранению и использованию (ведение базы данных о страховом фонде документации); - участвует в информационной поддержке глав администрацийгородов и районов области, а также служб ГО и ЧС в случаенеобходимости представления материалов страхового фонда; - осуществляет взаимодействие с головными службами другихсубъектов Российской Федерации; - осуществляет сбор и обобщение информации о ходе работ посозданию страхового фонда документации и представляет квартальныеи годовые отчеты в МЧС России. 3. Права Головная служба имеет право: 3. 1. Запрашивать и получать от технической лаборатории хранения, специальных лабораторий микрофильмирования, предприятий (объектов) сведения, необходимые для выполнения обязанностей, возложенных на нее. 3. 2. Осуществлять контроль за состоянием работ по подготовкедокументации к микрофильмированию, за фактически выполненными объемами замикрофильмированной документации, а также за своевременностью и правильностью внесения изменений в документы страхового фонда. 3. 3. Вести деловую переписку, а также в установленном порядке обмениваться опытом с головными службами других субъектов Российской Федерации. 3. 4. Представлять в установленном порядке область нанаучно-технических совещаниях, семинарах, конференциях по вопросамстрахового фонда. 3. 5. Заключать договора на выполнение работ по вопросамфункционирования страхового фонда документации. 4. Финансирование работ Финансирование работ, выполняемых головной службой,осуществляется в соответствии с Положением о создании страховогофонда документации Нижегородской области, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.97 N 248 (в редакции постановления губернатора области от 31.07.98 N 203). 5. Структура Головная служба создается при главном управлении по делам ГОи ЧС области. Руководитель головной службы - первый заместительначальника управления. По своей структуре головная служба делится на три функциональные группы: 5. 1. Группа планирования и управления Состав: - начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС); - члены группы: - от комитета мобилизационной подготовки администрации области; - от комитета по охране и использованию историко - культурногонаселения г.Н.Новгорода и Нижегородской области администрации области; - от комитета по делам архивов Администрации области; - от департамента культуры и искусства администрации области Задачи группы: - подготовка нормативно-правового обеспечения создания страхового фонда документации; - разработка плана микрофильмирования документации и доведение его до предприятий (объектов) и заинтересованных организаций; - обобщение бюджетных заявок, поступающих от предприятий иорганизаций, для дальнейшего представления их в департамент финансов; - координация работ по созданию, сохранению и использованиюстрахового фонда документации; - осуществление обмена информацией между головными службамидругих субъектов Российской Федерации. 5. 2. Группа нормативно-методического обеспечения Состав: специалисты лаборатории микрофильмирования документации страхового фонда. Задачи группы: - оказание методической помощи службам системы СФД, а такжепредприятиям (объектам) по вопросам создания, сохранения ииспользования страхового фонда документации; - контроль за соблюдением требований нормативных документов. 5. 3. Группа ведения базы данных о страховом фонде документации Состав; - начальник группы (от главного управления по делам ГО и ЧС) - члены группы (по необходимости) Задачи группы: - формирование базы данных об областном страховом фондедокументации; - сбор и обобщение информации о ходе выполнения планамикрофильмирования; - контроль за своевременностью выдачи, при необходимости,готовых материалов страхового фонда; представление отчетов в МЧС России о ходе работ по микрофильмированию. Приложение 2 к распоряжению губернатора Нижегородской области 04.12.98 N 1899-р ПОЛОЖЕНИЕ о специальной лаборатории микрофильмирования1. Общие положения 1. 1. Лаборатория микрофильмирования - производственный объект системы страхового фонда документации области, изготавливающий микрофильмы областного страхового фонда, состав которого определен постановлением Губернатора области от 29.08.97 N 248. 1. 2. В соответствии с пунктом 13 "Положения о едином российском страховом фонде документации", утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.95, функции областной специальной лаборатории решением Министерства экономики РФ могут быть переданы ведомственной специальной лаборатории. 1. 3. Организационно - техническое и оперативное руководстводеятельностью специальной лаборатории осуществляется областнойГоловной службой по страховому фонду документации. 1. 4. Специальная лаборатория в своей работе руководствуетсянастоящим Положением; Законом Российской Федерации о предприятии; государственными стандартами и другими нормативно - техническими документами; приказами, указаниями, распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев; рекомендациями Межведомственного координационного совета по единому российскому страховому фонду документации, координационной комиссии по страховому фонду документации Нижегородской области. 2. Функции 2. 1. Изготовление микрофильмов страхового фонда документациии передача их на долговременное хранение в областное хранилищемикрофильмов. 2. 2. Изготовление копий с микрофильмов страхового фонда с целью создания рабочих фондов в городах и районах области, а также на предприятиях (объектах) по указанию областной Головной службыстрахового фонда документации. 3. Задачи 3. 1. Текущее и перспективное планирование работ помикрофильмированию документации на основании взаимосогласованных собъектами области графиков поставки документации. 3. 2. Входной контроль поступающей документации, а также расходных материалов и химикатов на соответствие требованиямнормативно-технических документов. 3. 3. Подготовка поступающей документации к микрофильмированию в соответствии с действующей технологией. 3. 4. Изготовление микрофильмов в соответствии с действующейтехнологией. 3. 5. 100-%-ный контроль качества изготовленных микрофильмовна соответствие требованиям ГОСТ 13.1.102. 3. 6. Отправка микрофильмов страхового фонда вместе ссопроводительными документами в хранилище микрофильмов, азамикрофильмированных документов - объектам-поставщикам документации. 3. 7. Повторное микрофильмирование измененной документации. 3. 8. Соблюдение установленных ГОСТ В.33.201 сроковнахождения документации в спецлаборатории. 3. 9. Осуществление систематической отчетности перед областной головной службой о проделанной работе (по согласованной форме). 3. 10. Совершенствование технологии изготовления микрофильмов, внедрение прогрессивных материалов и оборудования. 3. 11. Техническое обслуживание и ремонт технологического ивспомогательного оборудования. 4. Права 4. 1. Заключать договора на проведение работ помикрофильмированию документации предприятий (объектов) области, атакже предприятий, расположенных на территории других субъектовРоссийской Федерации. 4. 2. Запрашивать и согласовывать с закрепленными объектамиобласти графики представления документации на микрофильмирование. 4. 3. Направлять на предприятия (объекты) специалистов дляоказания методической помощи в подготовке документации кмикрофильмированию и ее предварительной оценки. 4. 4. Возвращать предприятиям (объектам) документацию, неотвечающую требованиям микрофильмирования (ГОСТ 13.1.002),на доработку с указанием причин возврата. 4. 5. Проводить работы по размножению документации по заказаморганов исполнительной власти области. 4. 6. Принимать участие в работе совещаний, семинаров по тематике основной деятельности лаборатории. 4. 7. Принимать участие в разработке (корректировке)нормативно-технических документов по тематике лаборатории. 5. Финансирование Финансирование деятельности специальной лабораториимикрофильмирования осуществляется за счет средств областногобюджета в соответствии с Положением о создании страхового фондадокументации Нижегородской области, утвержденным постановлениемгубернатора от 29.08.97 248 (в редакции постановления губернатораобласти от 31.07.98 N 203), а также за счет прямых договоров сзаказчиками работ по микрофильмированию. 6. Структура 6. 1. Специальная лаборатория состоит из подразделений, обеспечивающих выполнение возложенных на нее функций и задач. 2. 2. Штатное расписание устанавливается исходя из объемовпроводимых работ. Приложение 3 к распоряжение губернатора Нижегородской области 04. 12.98 N 1899-р ПОЛОЖЕНИЕ о технической лаборатории хранения микрофильмов страхового фонда документации Нижегородской области1. Общие положения 1. 1. Лаборатория хранения - объект системы страхового фондадокументации, обеспечивающий гарантийное хранение и использованиемикрофильмов областного страхового фонда, создаваемого в соответствиис постановлением губернатора области от 29.08.97 N 248. 1. 2. Лаборатория хранения основных микрофильмов страховогофонда создается на базе существующих на территории областиучреждений, имеющих специальное оборудование. Для хранения запасных микрофильмов на объекты повышенного рискаи объекты системы жизнеобеспечения населения создается лабораторияхранения при главном управлении по делам ГО и ЧС области в рамкахдополнительно вводимых должностей. 1. 3. Областной головной службой по страховому фондудокументации осуществляется организационно-техническое и оперативноеруководство деятельностью лаборатории хранения основного микрофильмаи оперативное руководство деятельностью лаборатории хранения запасныхмикрофильмов. 1. 4. Лаборатория хранения обладает материально-техническойбазой, обеспечивающей надежное хранение, поиск микрофильмовстрахового фонда документации и размножение с них. 1. 5. Лаборатория хранения в своей работе руководствуетсянастоящим Положением; нормативно-техническими документами постраховому фонду документации и репрографии; приказами, указаниями,распоряжениями и инструкциями вышестоящих структурных звеньев;рекомендациями областной координационной комиссии по страховому фондудокументации и областной Головной службы. 2. Функции 2. 1. Обеспечение сохранности микрофильмов страхового фондадокументации Нижегородской области и их постоянной готовности киспользованию. 2. 2. Обеспечение пользователей микрофильмами (оптическимидисками), а также полноразмерными копиями на бумаге с них по запросам. 3. Задачи Лаборатория хранения выполняет следующие задачи: 3. 1. Осуществляет приемку микрофильмов страхового фонда,полученных из специальных лабораторий микрофильмирования всоответствии с требованиями нормативных документов. 3. 2. Организует учет микрофильмов страхового фонда документациив установленном порядке. 3. 3. Поддерживает страховой фонд документации в состоянии,пригодном к использованию в экстремальных ситуациях аварий, катастрофи других чрезвычайных ситуаций. 3. 4. Проводит периодический технический контроль микрофильмовстрахового фонда в соответствии с нормативными документами. 3. 5. Контролирует своевременность внесения изменений вмикрофильмы страхового фонда. 3. 6. Обеспечивает оперативный поиск микрофильмов страховогофонда документации по запросам. 3. 7. Осуществляет размножение документации с микрофильмовстрахового фонда (при необходимости). 3. 8. Изготавливает и направляет, согласно заданию вышестоящихзвеньев системы страхового фонда документации, копии микрофильмовподразделению, указанному в задании. 4. Права Лаборатория хранения имеет следующие права: 4. 1. Браковать микрофильмы страхового фонда, не отвечающиетребованиями ГОСТ 13.1.102, и возвращать их на доработку влабораторию микрофильмирования. 4. 2. Участвовать в разработке нормативно-технических документовв области создания, сохранения и использования страхового фондадокументации. 4. 3. Участвовать в заключении хозяйственных договоров,связанных с созданием, сохранением и использованием страхового фонда,а также с размножением документации. 5. Финансирование Финансирование работ по функционированию лаборатории храненияосуществляется за счет средств областного бюджета в соответствии сПоложением о создании страхового фонда документации Нижегородскойобласти, утвержденным постановлением губернатора от 29.08.97 N 248 (вредакции постановления губернатора области от 31.07.98 N 203). 6. Структура Лаборатории хранения создаются на базе существующих натерритории области учреждений, а также при главном управлении поделам ГО и ЧС области и состоят из функциональных групп,обеспечивающих выполнение всего комплекса стоящих перед ними задач. б. 1. Группа входного контроля микрофильмов. Задачи; - приемка микрофильмов страхового фонда, полученных изспециальных лабораторий; проверка соответствия принимаемых документов требованиям ГОСТа идругих нормативов; - отправка забракованных микрофильмов страхового фонда надоработку в лабораторию микрофильмирования. 6. 2. Группа хранения микрофильмов страхового фонда документации Задачи: - организация учета микрофильмов страхового фонда; - поддержание документации страхового фонда в готовности киспользованию в условиях чрезвычайных ситуаций; - контроль за своевременностью внесения изменений в микрофильмыстрахового фонда (при необходимости) в соответствии с требованияминормативных документов. 6. 3. Группа изготовления копий документов страхового фонда Задачи: - размножение документации с микрофильмов страхового фонда (принеобходимости); - изготовление копий микрофильмов страхового фонда и направлениеих заказчику в соответствии с заданием, выдаваемым вышестоящимструктурным звеном системы страхового фонда документации. Структура лаборатории хранения может быть изменена в зависимостиот объемов хранимых фондов и объемов документации, которая подлежитвыдаче потребителю в условиях чрезвычайных ситуаций.