Распоряжение от 10.10.2014 г № 1740-Р
Об утверждении Порядка организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота
В целях регламентации деятельности по организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота:
1.Утвердить прилагаемый Порядок организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота (далее - Порядок).
2.Руководителям органов исполнительной власти Нижегородской области обеспечить выполнение требований Порядка и назначить ответственных лиц за организацию работы с документами, поступающими по системе межведомственного электронного документооборота в органы исполнительной власти Нижегородской области.
3.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на аппарат Правительства Нижегородской области.
И.о. Губернатора
В.А.ИВАНОВ
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ПРИЕМУ, УЧЕТУ, ОБЕСПЕЧЕНИЮ
РАССМОТРЕНИЯ И НАПРАВЛЕНИЮ ОТВЕТОВ НА ДОКУМЕНТЫ,
ПОСТУПИВШИЕ ЧЕРЕЗ СИСТЕМУ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
(далее - Порядок)
I.Общие положения
1.Настоящий Порядок разработан в целях регламентации работы по организации приема, учета, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие по системе межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО):
из федеральных органов государственной власти, адресованные Губернатору Нижегородской области, Председателю Правительства Нижегородской области (далее - Губернатор), Вице-губернатору, первому заместителю Председателя Правительства Нижегородской области, заместителям Губернатора, заместителям Председателя Правительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор, заместители Губернатора);
из федеральных органов государственной власти, адресованные органам исполнительной власти Нижегородской области.
Организация приема, учета и рассмотрение указанных в пункте 2 настоящего Порядка документов, поступивших по системе МЭДО руководителю аппарата Правительства Нижегородской области - министру Правительства Нижегородской области, осуществляется сотрудниками аппарата Правительства Нижегородской области в соответствии с настоящим Порядком.
2.По системе МЭДО осуществляется получение (доставка) следующих документов:
1) актов Президента Российской Федерации (указ, распоряжение), актов Правительства Российской Федерации (постановление, распоряжение);
2) актов федеральных органов государственной власти;
3) документов, направленных в адрес Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора;
4) документов, направленных в адрес органов исполнительной власти Нижегородской области.
3.Прием документов, поступивших по системе МЭДО, осуществляется аппаратом Правительства Нижегородской области (далее - Аппарат) в соответствии с графиком работы Аппарата в течение рабочего дня.
В нерабочее время, в выходные и праздничные дни прием документов, поступивших по системе МЭДО, осуществляет сотрудник приемной Губернатора Нижегородской области в соответствии с настоящим Порядком.
II.Процедура обработки документов, поступивших по системе мэдо
4.Документы, доставленные по системе МЭДО, принимаются централизованно отделом организации внутреннего и межведомственного документооборота управления документационного обеспечения и контроля Аппарата (далее - отдел Управления).
5.Сотрудники отдела Управления в модуле "Кодекс: Служебная корреспонденция" единой системы электронного документооборота и делопроизводства Нижегородской области (далее - ЕСЭДД) в блоке "Поступления" просматривают список поступивших документов.
Для обеспечения оперативного приема документов, поступающих по системе МЭДО, ежедневно в автоматическом режиме проводится удаление из базы поступлений тех документов, которые не были приняты по причине неисполнения требований Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 12 октября 2011 года N 828 (далее - Инструкция).
6.При поступлении документов, адресованных Губернатору, Вице-губернатору, заместителям Губернатора, имеющих в поле "Откуда" название федеральных органов государственной власти или органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, сотрудник отдела Управления проверяет реквизитный состав:
адресата документа;
отправителя документа;
наличие исходящего номера и даты;
наличие краткого содержания документа;
наличие вложений, соответствие количества вложений и количества листов;
наличие приложений.
7.При обнаружении ошибочно поступившего документа, а также в случае отсутствия вложения или части вложения (листов документа, приложения к документу) либо отсутствия в полученном документе реквизитов, необходимых для придания юридической силы, сотрудник отдела Управления по кнопке "Отказ от регистрации" оформляет отказ от получения данного документа с указанием причин. При этом автоматически формируется и отправляется по системе МЭДО уведомление об отказе в регистрации документа, документ в отделе Управления не регистрируется.
8.Регистрация документов, поступивших в адрес органа исполнительной власти Нижегородской области, осуществляется сотрудником отдела Управления в ЕСЭДД в течение рабочего дня датой текущего рабочего дня путем присвоения документу регистрационного номера. Регистрационный номер формируется в виде кода подразделения по классификатору органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений и сквозного порядкового номера. Зарегистрированный документ, без заполнения регистрационной карты, направляется через ЕСЭДД в соответствующий орган исполнительной власти Нижегородской области путем проставления движения в регистрационной карте документа. С момента проставления движения документ считается переданным в орган исполнительной власти Нижегородской области, подтверждением чему служит протокол операций системы ЕСЭДД. Дальнейшую ответственность за прием и организацию работы с документом несет сотрудник органа исполнительной власти Нижегородской области либо работник подведомственного учреждения, ответственный за работу с документами, поступившими по системе МЭДО (далее также - Ответственный сотрудник), назначаемый приказом органа исполнительной власти Нижегородской области.
9.Ответственный сотрудник проверяет реквизитный состав поступившего документа:
адресата документа;
отправителя документа;
наличие исходящего номера и даты;
наличие краткого содержания документа;
наличие вложений, соответствие количества вложений и количества листов;
наличие приложений.
10.При обнаружении ошибочно поступившего документа, а также в случае отсутствия вложения или части вложения либо отсутствия в полученном документе реквизитов, необходимых для придания юридической силы, Ответственный сотрудник организует доработку документа либо досылку недостающих листов документа, приложения к нему либо по кнопке "Отказ от регистрации" оформляет отказ от получения данного документа с указанием причин. При этом автоматически формируется и отправляется по системе МЭДО уведомление об отказе в регистрации документа, документ в органе исполнительной власти Нижегородской области не регистрируется.
III.Регистрация документов, поступивших по системе
МЭДО в адрес Губернатора, Вице-губернатора
и заместителей Губернатора
11.Регистрация документов, поступивших по системе МЭДО в адрес Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора, осуществляется сотрудниками отдела Управления в ЕСЭДД в установленном порядке согласно Инструкции.
12.Документы, адресованные Губернатору, в течение рабочего дня регистрируются сотрудниками отдела Управления в системе ЕСЭДД:
- документы, поступившие с 9-00 до 13-00 рабочего дня, регистрируются текущим днем;
- документы, поступившие с 13-00 до 18-00 (в пятницу до 17-00), регистрируются датой следующего рабочего дня.
Документы, поступившие в адрес Вице-губернатора и заместителей Губернатора, регистрируются сотрудниками отдела Управления с 13-00 до 18-00 датой текущего дня.
В нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни документы регистрируются сотрудником приемной Губернатора Нижегородской области в установленном Инструкцией порядке.
13.При регистрации документа, поступившего в адрес Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора, в ЕСЭДД сотрудниками отдела Управления документ проверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается документ, поступивший от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени поступления первого документа истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
14.При регистрации заполняется регистрационная карточка, в которой указываются:
- наименование организации, из которой поступил документ;
- дата и исходящий номер документа;
- краткое содержание документа;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- тип доставки документа (по системе МЭДО);
- количество листов документа, в том числе приложений;
- при наличии, данные исполнителя документа.
К карточке прикрепляется электронный образ документа (вложение).
После заполнения регистрационной карточки документу присваивается регистрационный номер и дата регистрации в линейке номеров ЕСЭДД с присвоением префикса МЭДО.
IV.Передача зарегистрированных документов на рассмотрение
15.Документы, адресованные Губернатору, Вице-губернатору и заместителям Губернатора, распечатываются на бумажном носителе, на них наносится специальная наклейка (стикер) с регистрационным номером и датой регистрации документа, после чего документы передаются в установленном порядке в отдел формирования единой системы документации в органах исполнительной власти Нижегородской области и работы с резолюциями Губернатора управления документационного обеспечения и контроля Аппарата либо в отделы Вице-губернатора, заместителей Губернатора.
16.Документы, адресованные органам исполнительной власти Нижегородской области, поступившие по системе МЭДО, пересылаются через ЕСЭДД без распечатывания на бумажном носителе в соответствующий орган исполнительной власти Нижегородской области для работы в установленном порядке и включения их в систему делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти Нижегородской области.
Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), акты Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), поступившие по системе МЭДО, распечатываются на бумажном носителе, на них наносится специальная наклейка (стикер) с регистрационным номером и датой регистрации документа.
Акты федеральных органов государственной власти, поступившие по системе МЭДО и адресованные в орган исполнительной власти Нижегородской области, пересылаются через ЕСЭДД в соответствующий орган исполнительной власти Нижегородской области без распечатывания на бумажном носителе для работы в установленном порядке и включения их в систему делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти Нижегородской области.
V.Направление документов, поступивших по системе мэдо, на исполнение
17.Документы, поступившие по системе МЭДО, адресованные Губернатору, после регистрации и подготовки проекта резолюции Губернатора передаются на рассмотрение Губернатору в день регистрации.
18.Документы, поступившие по системе МЭДО, адресованные Вице-губернатору, заместителям Губернатора, передаются на рассмотрение Вице-губернатору, заместителям Губернатора сотрудниками отделов Вице-губернатора, заместителей Губернатора в день регистрации.
19.По результатам рассмотрения Губернатором, Вице-губернатором и заместителями Губернатора документы поступают в отдел формирования единой системы документации в органах исполнительной власти Нижегородской области и работы с резолюциями Губернатора Нижегородской области управления документационного обеспечения и контроля Аппарата и в отдел Управления для внесения резолюций в ЕСЭДД.
При внесении резолюций в регистрационной карточке документа фиксируются:
- фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение;
- содержание резолюции;
- фамилии и инициалы лиц, подписавших резолюцию;
- дата подписания резолюции.
20.При необходимости изготавливаются дополнительные копии документа соисполнителям в соответствии с резолюцией.
21.Документы, поступившие в отдел Управления до 16-00, передаются для исполнения в соответствии с резолюцией ответственным сотрудникам под роспись в день поступления, документы, поступившие после 16-00, - на следующий рабочий день в соответствии с пунктом 5.4.5 Инструкции.
VI.Условия и сроки направления ответа заявителю
22.Ответ на документ, поступивший по системе МЭДО, должен быть направлен заявителю по системе МЭДО в срок не более 30 дней с момента регистрации документа в системе ЕСЭДД за подписью должностного лица, в адрес которого поступил документ.
Сроки исполнения документов указываются в резолюциях в соответствии с подразделом 7.6 Регламента Правительства Нижегородской области, утвержденного постановлением Правительства Нижегородской области от 11 декабря 2009 года N 920 (далее - Регламент).
VII.Контроль исполнения документов
23.Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях к документам, поступившим по системе МЭДО в адрес Губернатора, осуществляет отдел контроля и анализа исполнения документов управления документационного обеспечения и контроля Аппарата в соответствии с Регламентом.
24.Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюциях к документам, поступившим по системе МЭДО в адрес Вице-губернатора и заместителей Губернатора, осуществляет ответственный сотрудник отдела данного руководителя.
25.Контроль исполнения документов, поступивших по системе МЭДО в адрес органов исполнительной власти Нижегородской области, осуществляет должностное лицо, назначенное ответственным за организацию работы с документами, поступающими по системе МЭДО.
26.Ответственность за своевременное исполнение и направление ответа на документ, поступивший по системе МЭДО, несет орган исполнительной власти Нижегородской области, являющийся исполнителем указанного документа.
27.Исполненным считается документ, по которому рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам дан исчерпывающий ответ.
VIII.Направление ответов в федеральные органы государственной власти на документы, поступившие по системе мэдо
28.В случае направления ответов на документы, поступившие по системе МЭДО, за подписью Губернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора в адрес заявителя документы регистрируется в отделе Управления в ЕСЭДД, при этом в регистрационной карточке указываются:
- адресат;
- краткое содержание;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- отмечается тип доставки документа: "По системе МЭДО";
- тематика документа;
- количество листов документа, в том числе приложений;
- данные исполнителя документа.
Документ и приложения к нему сканируются в формате PDF (черно-белый режим сканирования с разрешением 300 dpi) и прикрепляются к регистрационной карточке.
После заполнения регистрационной карточки документу присваивается регистрационный номер и дата регистрации. Направление ответа осуществляется по системе МЭДО без досылки оригинала документа на бумажном носителе, оригинал документа помещается в дело.
29.Ответы на документы, поступившие по системе МЭДО в адрес органов исполнительной власти Нижегородской области, готовятся за подписью руководителя органа исполнительной власти Нижегородской области и направляются в отдел Управления в двух экземплярах для осуществления регистрации с применением сканирования и штрихкодирования. При этом первый экземпляр документа остается в архивном деле управления документационного обеспечения и контроля Аппарата, второй экземпляр возвращается в орган исполнительной власти Нижегородской области, являющийся исполнителем документа.
Направление ответа осуществляется по системе МЭДО без досылки оригинала документа на бумажном носителе. В случае необходимости документ на бумажном носителе направляется в адрес заявителя Ответственным сотрудником. Ответственность за правильность оформления и комплектность документа органа исполнительной власти, направленного для отправки по системе МЭДО, несет соответствующий орган исполнительной власти.
30.Сотрудник отдела Управления имеет право вернуть в день получения документ, подготовленный с нарушением требований Инструкции, в орган исполнительной власти Нижегородской области, являющийся исполнителем документа, при этом ответственность за соблюдение срока направления ответа несет исполнитель документа.
31.Ответы на обращения, подлежащие отправке по системе МЭДО, обрабатываются и отправляются по системе МЭДО в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
IX.Порядок устранения неисправности системы мэдо
32.В случае возникновения в ЕСЭДД сообщений об ошибках, связанных с приемом (отправкой) документов по системе МЭДО, сотрудники Аппарата информируют ответственного сотрудника министерства информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области (далее - Министерство). Ответственный сотрудник Министерства устанавливает причины возникновения ошибки и организует работу по ее устранению. О результатах работы и сроках устранения неисправности ответственный сотрудник Министерства информирует сотрудника Аппарата, ответственного за работу с МЭДО.
33.За техническое обеспечение и поддержку работоспособности ЕСЭДД, взаимодействие с Федеральной службой охраны Российской Федерации, являющейся организатором системы МЭДО, отвечает отдел ИТ-проектов управления информационных технологий и ресурсов Министерства, тел. 433-09-81.