Приложение к Распоряжению от 22.04.2014 г № 141-Р Регламент
Регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего новгорода
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящий регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода (далее - Регламент) определяет порядок установки, администрирования, поддержки и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода (далее - ЕСЭДД НН).
1.2.Регламент ЕСЭДД НН разработан в соответствии с:
распоряжением Правительства Нижегородской области от 07.12.2009 N 3012-р "О единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области";
постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 26.12.2011 N 5485 "О Реестре муниципальных информационных систем администрации города Нижнего Новгорода";
распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 01.08.2012 N 345-р "Об утверждении положения о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Нижнего Новгорода";
соглашением от 09.03.2011 N 3 "О передаче программного обеспечения" между администрацией города Нижнего Новгорода и министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.
1.3.Термины, используемые в Регламенте:
ЕСЭДД НН - это программно-технический комплекс, автоматизирующий документооборот в администрации города Нижнего Новгорода, программное обеспечение которого включает подсистемы: "Служебная корреспонденция", "Система подготовки документов", "Система согласования проектов правовых актов".
Подсистема "Служебная корреспонденция" - программный модуль, позволяющий реализовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, рассмотрение и обработку служебной корреспонденции, движение документов по руководителям и исполнителям, оперативный контроль за исполнением входящих служебных документов и др.
Каждое из отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода имеет свою базу данных для регистрации направленной им служебной корреспонденции.
Регистрация служебной корреспонденции, направленной на имя главы администрации города и его заместителей, осуществляется в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.
Подсистема "Система согласования проектов правовых актов" - программный модуль, позволяющий автоматизировать работы с проектами правовых актов администрации города Нижнего Новгорода. Подсистема может использоваться автономно.
Подсистема "Система подготовки документов" - программный модуль, позволяющий помещать электронные тексты документов в полнотекстовую базу данных - хранилище текстово-графической информации (далее - ХТГИ) и обеспечивать возможность однозначно идентифицировать электронную версию документа и его бумажный вариант с помощью специального уникального номера. Система интегрирована с продуктами MS Office.
Оператор - отраслевое (функциональное) структурное подразделение администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющее деятельность по общей координации, эксплуатации и администрированию ЕСЭДД НН.
Пользователь - отраслевое (функциональное) структурное подразделение или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода, использующие ЕСЭДД НН для обеспечения своей деятельности.
Оператор автоматизированного рабочего места (далее - Оператор АРМ) - сотрудник Пользователя, уполномоченный использовать ЕСЭДД НН на своем автоматизированном рабочем месте.
Администратор - сотрудник Оператора, осуществляющий организацию и координацию действий Операторов АРМ, а также деятельность по обработке информации, содержащейся в базах данных ЕСЭДД НН.
Контролер - отраслевое (функциональное) структурное подразделение администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющее анализ сроков исполнения документов и организацию работ по закрытию документов в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.
Глобальный классификатор - структурированный перечень сотрудников органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Нижегородской области, участвующих в разработке и исполнении документов. Глобальный классификатор определяет права доступа Операторов АРМ к документам ЕСЭДД НН.
Локальный справочник исполнителей - сегмент глобального классификатора, включающий список исполнителей отдельного Пользователя.
1.4.Обеспечение безопасности данных ЕСЭДД НН осуществляется путем использования средств криптографической защиты, а также электронной подписи (далее - ЭП).
2.ПОРЯДОК УСТАНОВКИ ЕСЭДД НН
Создание нового АРМ обусловлено служебной необходимостью Пользователя.
2.1.Пользователь:
2.1.1.Обеспечивает качественное непрерывное сетевое соединение АРМ с сервером ЕСЭДД НН через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть администрации города Нижнего Новгорода при условии, что Пользователь не включен в данную сеть.
2.1.2.Обеспечивает техническое оснащение АРМ ЕСЭДД НН:
совместимым персональным компьютером - IBM;
лицензионным антивирусным и системным программным обеспечением с учетом следующих требований: Windows XP Professional SP2, Windows 7 и выше, MS Office 2003 и выше, Open Office.
Мероприятия, предусмотренные подпунктами 2.1.1, 2.1.2 Регламента, и установка программного обеспечения ЕСЭДД НН осуществляются специалистами в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя, а в случае их отсутствия, специалистами Оператора. Администратор передает специалистам в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя дистрибутивы программного обеспечения ЕСЭДД НН с целью обеспечения функционирования АРМ ЕСЭДД НН.
2.1.3.Уведомляет Оператора письмом на бумажном носителе:
о необходимости создания АРМ с указанием подсистемы ЕСЭДД НН, функций, адреса и контактов Оператора АРМ;
о номенклатуре дел, в соответствии с которой должна осуществляться регистрация документов;
о необходимости ЭП для подписания документов Пользователя;
о необходимости обучения Оператора АРМ с указанием их количества.
2.1.4.Обеспечивает условия для работы Администратора:
пропуск на территорию Пользователя;
предоставление доступа к рабочему месту;
возможность проведения обучения Операторов АРМ.
2.2.Администратор:
2.2.1.Анализирует заявки Пользователя и регистрирует Операторов АРМ в базе данных "Пользователи ЕСЭДД НН".
2.2.2.Организует установку и настройку необходимых подсистем ЕСЭДД НН на АРМ Оператора АРМ в течение пяти рабочих дней с момента поступления заявки Пользователя.
3.ПОРЯДОК АДМИНИСТРИРОВАНИЯ, ИНФОРМАЦИОННОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЕСЭДД НН
3.1.Администратор:
3.1.1.Готовит и рассылает Пользователю руководства, инструкции и рекомендации по работе в ЕСЭДД НН.
3.1.2.Организует процедуру сбора и согласования заявок на модификацию ЕСЭДД НН от Пользователя.
3.1.3.Готовит технические задания на сопровождение и модификацию ЕСЭДД НН.
3.1.4.Осуществляет обновление версий программного обеспечения ЕСЭДД НН и перенастройку АРМ.
3.1.5.Создает новые учетные записи на сервере ЕСЭДД НН на основании запроса Пользователя в течение трех рабочих дней с момента поступления запроса Пользователя.
3.1.6.Организует доступ Операторов АРМ к базам документов в соответствии с их полномочиями.
3.1.7.Консультирует Операторов АРМ по вопросам работы в ЕСЭДД НН.
3.1.8.Обеспечивает резервное копирование баз данных сервера ЕСЭДД НН.
3.1.9.Осуществляет ведение Глобального классификатора. Корректирует Глобальный классификатор в течение пяти рабочих дней со дня поступления запроса от Пользователя.
3.1.10.Настраивает локальные справочники исполнителей для Операторов АРМ.
3.1.11.Осуществляет обмен данными с Правительством Нижегородской области для актуализации Глобального классификатора.
3.1.12.Производит удаление записей баз данных Пользователя.
3.1.13.Осуществляет работу с функцией "Очистка базы обмена".
3.1.14.Осуществляет процедуру переноса данных ЕСЭДД НН в архив.
3.1.15.Выявляет нарушения в процессе работы в ЕСЭДД НН Операторов АРМ и дает рекомендации по устранению ошибок.
3.1.16.Организует и проводит обучение Операторов АРМ навыкам работы в ЕСЭДД НН.
3.1.17.Размещает на внутреннем Интернет-ресурсе администрации города Нижнего Новгорода правовые акты по ЕСЭДД НН, руководства по работе в подсистемах ЕСЭДД НН и другую информацию по ЕСЭДД НН.
3.1.18.Разрабатывает сложные запросы в атрибутном поиске подсистем ЕСЭДД НН с целью организации контроля за соблюдением правил работы в ЕСЭДД НН и сроков исполнения документов, в том числе, по заявкам Контролера и Пользователя.
3.1.19.Контролирует соответствие действий Операторов АРМ Регламенту ЕСЭДД НН, инструкциям по работе в подсистемах ЕСЭДД НН.
3.1.20.Координирует и контролирует деятельность организаций, выполняющих работы по ЕСЭДД НН в рамках муниципальных контрактов.
3.2.Пользователь:
3.2.1.Своевременно направляет Оператору данные о смене Операторов АРМ письмом на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.
3.2.2.Обеспечивает своевременное предоставление информации для продления срока действия сертификата ЭП.
3.2.3.Обязывает разработчиков (исполнителей) документов своевременно (сразу после подписи руководителями бумажных оригиналов) передавать Операторам АРМ электронные документы и устанавливает ответственность разработчиков (исполнителей) документов за несвоевременную передачу электронных документов Операторам АРМ.
3.3.Оператор АРМ:
3.3.1.Проверяет при регистрации исходящей служебной корреспонденции соответствие электронной версии документа документу на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.
3.3.2.Прикрепляет вложения ко всем исходящим документам при наличии соответствия электронной версии документа документу на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.
3.3.3.Не прикрепляет вложения к документам, содержащим информацию ограниченного доступа (далее - ОД) и персональные данные. В таких документах в поле "Вид документа" заносится значение "Документ ОД".
3.3.4.Заверяет ЭП в обязательном порядке электронный образ документов, направляемых в отраслевые (функциональные) структурные подразделения и территориальные органы администрации города Нижний Новгород, органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Нижегородской области.
3.3.5.Не заверяет ЭП документы, направляемые в сторонние организации, и документы об административно-хозяйственной деятельности.
3.3.6.Своевременно осуществляет отображение состояния и местонахождения документа в ЕСЭДД НН.
3.3.7.Своевременно направляет Администратору данные для корректировки Глобального классификатора на адрес электронной почты esedd_inform@admgor.nnov.ru по форме приложения к Регламенту.
3.3.8.Несет ответственность за сохранность ключевого носителя ЭП.
3.3.9.Своевременно обновляет список отозванных сертификатов ЭП.
3.3.10.Создает отчетную документацию с помощью запросов и выходных форм ЕСЭДД НН.
3.3.11.Осуществляет сопровождение локальных справочников Пользователей.
3.4.Контролер:
3.4.1.Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов и сроков согласования проектов правовых актов.
3.4.2.Осуществляет закрытие контрольных документов в базе данных служебной корреспонденции главы администрации города Нижнего Новгорода.
3.4.3.Организует работу по закрытию неконтрольных документов в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.
3.4.4.Принимает участие в методическом сопровождении работы в ЕСЭДД НН в части отображения сроков исполнения документов:
консультирует Операторов АРМ;
участвует в обучающих семинарах по работе в ЕСЭДД НН.
3.5.Процедура выхода из аварийных ситуаций (полный или частичный сбой в работе ЕСЭДД НН):
3.5.1.Оператор АРМ в течение одного рабочего дня с момента возникновения аварийной ситуации в ЕСЭДД НН сообщает о ней Администратору.
3.5.2.Администратор в течение одного рабочего дня с момента обращения Оператора АРМ определяет характер сложившейся ситуации и информирует об этом Оператора АРМ.
3.5.3.При неисправности аппаратной части или сбое в работе операционной системы Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления информации об исправности оборудования от Пользователя переустанавливает ЕСЭДД НН в случае отсутствия специалистов в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя.
3.5.4.При сбое в функционировании ЕСЭДД НН Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления обращения Оператора АРМ переустанавливает ЕСЭДД НН и восстанавливает базу данных ЕСЭДД НН на основании существующей резервной копии.
3.5.5.При искажении или разрушении информации в случае аварийных ситуаций Администратор в течение пяти рабочих дней определяет причину искажения или разрушения информации. В течение пяти рабочих дней с момента определения причины искажения и разрушения информации восстанавливает базу данных на основании существующей резервной копии.
3.5.6.Администратор уведомляет Контролера о сбое в работе ЕСЭДД НН у Пользователя в случае, если восстановление функционирования ЕСЭДД НН занимает более двух рабочих дней.