Приложение к Распоряжению от 19.10.2011 г № 478-Р Инструкция
Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего новгорода
1.Общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города).
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города осуществляются департаментом организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.
1.5.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений.
В каждом структурном подразделении администрации города контроль за ведением делопроизводства в данном подразделении осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ): специально созданное подразделение (отдел, сектор) либо сотрудник структурного подразделения, на которого правовым актом руководителя структурного подразделения возложены обязанности по контролю за ведением делопроизводства и подготовке документов для сдачи их в архив.
2.Документация администрации города Нижнего Новгорода
2.1.Состав управленческой документации администрации города Нижнего Новгорода определяется компетенцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, структурных подразделений администрации города, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации города, а также между администрацией города и иными органами местного самоуправления города Нижнего Новгорода, органами власти Нижегородской области, организациями.
2.2.Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, образцы бланков документов утверждаются правовым актом администрации города Нижнего Новгорода.
3.Оформление служебных документов
3.1.Общие требования к оформлению документов, бланки документов
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации города в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.
Правила оформления правовых актов администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода изложены в разделе 4 настоящей Инструкции.
Порядок подготовки проектов вышеуказанных правовых актов определяется Регламентом администрации города Нижнего Новгорода.
3.1.1.Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения.
Документы рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее:
20 мм - левое,
10 мм - правое,
20 мм - верхнее,
20 мм - нижнее.
3.1.2.Бланки документов.
3.1.2.1.Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм).
3.1.2.2.В администрации города Нижнего Новгорода применяются следующие бланки:
Вид бланка | Должностное лицо, орган, структурное подразделение администрации города, которые вправе использовать данный вид бланка |
общий бланк (в ред. распоряжения администрации г. Н.Новгорода от 20.01.2012 N 9-р) | администрация города, администрации районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города, структурные подразделения управления административно- технического контроля администрации города |
бланк письма (в ред. распоряжения администрации г. Н.Новгорода от 20.01.2012 N 9-р) | глава администрации города, заместители главы администрации города, администрации районов города, первые заместители, заместители глав администраций районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города, заместитель начальника управления административно- технического контроля администрации города, структурные подразделения управления административно- технического контроля администрации города |
бланк постановления | администрация города |
бланк распоряжения | администрация города, главы администраций районов города |
бланк приказа | заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города |
бланк поручения | глава администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города |
бланк резолюции | глава администрации города, заместители главы администрации города, в т.ч. главы администраций районов города, руководители отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города |
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа.
Продольные бланки используются чаще всего для подготовки правовых актов.
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения". Например, целесообразно использовать угловые бланки для протоколов, договоров, актов, инструкций, требующих утверждения, и писем, где есть реквизит "Адресат".
Вышеперечисленные бланки администрации города, администраций районов города, отраслевых (функциональных) структурных подразделений используются соответственно главой администрации города, главой администрации района города, руководителем отраслевого (функционального) структурного подразделения администрации города либо лицами, исполняющими их обязанности на основании соответствующих правовых актов. Использование вышеперечисленных бланков иными должностными лицами администрации города, администраций районов города определяется правовым актом администрации города.
Вышеперечисленные бланки должностных лиц администрации города, администраций районов города вправе использовать те должностные лица, должность которых указана на бланке, либо лица, исполняющие их обязанности на основании соответствующих правовых актов.
Документы совещательных органов, межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках, если использование бланка предусмотрено положением о совещательном органе (межведомственной комиссии/совете). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланков допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).
3.1.2.3.Допускается не применять бланки документов для ведения переписки между заместителями главы администрации города, а также между заместителями главы администрации города и главой администрации города.
В перечисленных случаях переписка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Подпись оформляется с указанием фамилии и инициалов лица, подписавшего документ, без указания должности.
3.1.2.4.Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города в сторонние организации.
3.1.2.5.Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации города, утверждаются правовым актом администрации города.
3.1.2.6.Письма за подписью главы администрации города (экземпляр, отправляемый адресату) оформляются на бланках с цветным изображением герба города Нижнего Новгорода. Второй экземпляр письма, остающийся в деле, - на стандартном бланке с контурным черно-белым изображением герба.
Цветные бланки являются бланками строгой отчетности.
3.1.3.Реквизиты документов.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
3.1.3.1.Герб города Нижнего Новгорода.
Герб города Нижнего Новгорода помещают на бланках документов в соответствии с Положением о символах города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 20.12.2006 N 96.
Черно-белое изображение герба города Нижнего Новгорода используется исключительно в контурном варианте. Размещение на документе светокопии либо черно-белой печати с цветного изображения герба города не допускается, так как присутствие на изображении герба различных оттенков серого цвета противоречит его геральдическому описанию.
3.1.3.2.Наименование вида документа.
Для каждого вида документа используется бланк конкретного вида, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центрованно. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.
3.1.3.3.Дата документа.
Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;
дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты).
В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
На бланке документа дата документа указывается в специально обозначенном месте. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.
3.1.3.4.Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
3.1.3.5.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
3.1.3.6.Адресат.
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, а также гражданам при ответе на их обращения.
При адресовании обращения организации (структурному подразделению) наименование адресата указывается в именительном падеже. При адресовании обращения руководителю организации (структурного подразделения), иному должностному лицу наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже, при этом инициалы ставятся перед фамилией адресата, например (здесь и далее примеры наименования организаций, имена их руководителей, справочные данные и др. являются условными):
Директору департамента
здравоохранения
И.И. Иванову
Или:
Аппарат Губернатора
Нижегородской области
При адресации документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии, например:
Иванову И.И.,
проживающему по адресу:
ул. Инициативная, д. 5, кв. 12,
г. Нижний Новгород, 603015
Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:
Руководителям отраслевых
(функциональных) структурных
подразделений и территориальных
органов администрации города
Нижнего Новгорода
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки. В этом случае адресатам направляются копии документа.
Исходящие документы, в том числе инициативные, принимаются к отправке:
в случае направления документа в один адрес - в 2 экземплярах;
в случае направления нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе, плюс один.
Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован исполнителем.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:
наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Б.Черкасский пер., д. 5/2, Москва, 103012
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации, в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, главе города Нижнего Новгорода, в городскую Думу города Нижнего Новгорода, главе администрации города Нижнего Новгорода, его заместителям, а также при переписке внутри структурных подразделений администрации города Нижнего Новгорода.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата выравниваются по левому краю поля, отведенного для реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
3.1.3.7.Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Директор департамента ___________________
_________________________________________
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
"___" __________ 20__ г.Дата в грифе утверждения не ставится, если утверждаемый документ оформляется на общем бланке, уже содержащем реквизит "дата".
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора департамента
_________________________________________
от 16 марта 2011 года N 1553.1.3.8.Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этом случае соисполнители направляют информацию основному исполнителю, который отчитывается об исполнении поручения, указанного в резолюции.
На документах, не требующих конкретных поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется на бланке формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.1.3.9.Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например: Приказ "Об изменении штатного расписания",
"чего?" ("кого?"), например: Должностная инструкция начальника отдела.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
3.1.3.10.Текст документа.
Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документа допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов руководителю организации допускается также обращение с использованием слова "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
Текст письма может излагаться от первого лица множественного числа (например, "Просим Вас...", "Направляем...") либо от третьего лица единственного числа (например, "Управление не возражает..."). От первого лица единственного числа текст излагается в случае оформления письма на должностном бланке (например, "Прошу...", "Направляю...").
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы, допускается использование оборотной стороны листа. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница", "стр." и знаков препинания.
3.1.3.11.Отметка о наличии приложения.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на _____ л. в _____ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Копия постановления администрации города Нижнего
Новгорода от 03.02.2011 N 331 "О внесении изменений в
постановление администрации города Нижнего Новгорода от
08.02.2006 N 252" на 9 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в администрации города Нижнего
Новгорода за IV квартал 2010 года на 5 л. в 2 экз.Если к основному документу прилагается документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: копия письма департамента _____________________________ от 22.02.2011 N 16/19-166/ис и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через 1 одинарный межстрочный интервал после текста документа.
3.1.3.12.Подпись.
Подпись является обязательным реквизитом документа.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.
Право подписывать документы имеет руководитель структурного подразделения администрации города либо лицо, исполняющее его обязанности на основании правового акта.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.
Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Подпись отделяется от текста, как правило, тремя одинарными межстрочными интервалами.
Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:
с распорядительного документа - соответствующим распорядительным документом,
с письма, схемы, плана и т.д. - служебным письмом.
Использование факсимильного воспроизведения (факсимиле) подписи должностного лица, уполномоченного подписать документ, допускается только при подготовке поздравительных адресов, открыток, приветственных, поздравительных и благодарственных писем, приглашений, извещений, служебных удостоверений, удостоверений к наградам, почетных грамот.
Факсимиле подписи ставится только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит.
3.1.3.13.Гриф согласования.
Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами (организациями), структурными подразделениями администрации города, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется одним из следующих способов:
грифом согласования,
справкой о согласовании,
листом согласования,
протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации
города Нижнего Новгорода, глава
администрации Автозаводского района ________________ И.О. Фамилия
подпись
ДатаГрифы согласования располагаются на документе ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда документ необходимо согласовать с руководителями нескольких структурных подразделений администрации города, руководителями нескольких организаций. В этом случае на документе на месте грифа согласования делается соответствующая отметка, например:
Лист согласования (справка, протокол) прилагается.
Допускается оформление листа согласований (приложение N 14) на обороте последней страницы документа, подписанной уполномоченным должностным лицом, если документ необходимо согласовать с 2 - 5 должностными лицами.
Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
При подготовке структурным подразделением администрации города проекта документа за подписью главы администрации города либо при направлении документа на согласование главе администрации города необходимо предварительное визирование документа заместителем главы администрации города, в чьем подчинении находится структурное подразделение.
Грифы согласования, визы должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях. Грифы согласования, визы правовых актов администрации города и заместителей главы администрации города оформляются в соответствии с требованиями Регламента администрации города Нижнего Новгорода.
Гриф согласования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам для грифа согласования; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа или на его обороте.
3.1.3.14.Оттиск печати.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Реестр печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, используемых в администрации города Нижнего Новгорода ведется в департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.
3.1.3.15.Отметка о заверении копии.
Структурные подразделения администрации города могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения руководителя структурного подразделения.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "Подпись" на расстоянии 240 мм от верхнего края листа бумаги и составляется по форме:
Верно
Начальник протокольного отдела
департамента правового обеспечения
администрации города Нижнего Новгорода _______________ И.О. Фамилия
подпись
Дата заверения копииЗаверительная надпись удостоверяется печатью.
3.1.3.16.Отметка об исполнителе.
На последней странице исходящего документа, содержащей реквизит "подпись", в левом нижнем углу в две строки указывается информация о непосредственном исполнителе документа: фамилия или фамилия, имя, отчество (полностью) и номер контактного телефона (дефисы в номере телефона не ставятся, цифры разделяются пробелами). Например:
Иванов
412 34 56
или
Иванов Иван Иванович
412 34 56
На исходящих документах, подписанных главой администрации города либо лицом, исполняющим его обязанности, информация об исполнителе и виза исполнителя размещаются на обороте страницы документа, содержащей реквизит "подпись", в левом нижнем углу.
Данный реквизит допускается печатать шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста.
3.1.3.17.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В дело", дата, подпись должностного лица, уполномоченного списать документ в дело.
3.1.3.18.Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
3.2.Оформление документов, направляемых за границу Российской Федерации
3.2.1.В целях координации международных связей администрации города Нижнего Новгорода, обеспечения протокольных требований к международной переписке все документы, подлежащие отправке за рубеж, готовятся в комитете внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода.
3.2.2.Письма, подписанные главой администрации города Нижнего Новгорода, регистрируются в службе ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации. Отправка адресату осуществляется через комитет внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода.
4.Особенности оформления отдельных видов документов
4.1.Правовые акты администрации города
(постановления, распоряжения)
4.1.1.Проекты правовых актов администрации города оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Проекты правовых актов администрации города направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия.
Правовой акт имеет следующие реквизиты:
наименование вида акта - постановление, распоряжение администрации города;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005 или 15 июня 2005 года;
номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.
К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.
Дата и номер постановления, распоряжения администрации города располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.
4.1.2.Заголовок печатается одинарным межстрочным интервалом в границах, предусмотренных бланками правовых актов, на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов "дата" и "номер". Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка, как правило, 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом 14 размера.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (для постановлений) либо распорядительную (для распоряжений) часть.
Преамбула в проекте постановления администрации города завершается словами "администрация города Нижнего Новгорода постановляет:".
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) администрации города может подразделяться на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте на них обязательно делается ссылка, например:
1.Утвердить состав комиссии... (приложение N 1).
2.Утвердить Порядок работы комиссии... (приложение N 2).
4.1.3.Подпись отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности ("Глава администрации города"), личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации города). Слова "Глава администрации города" печатаются от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне слов "Глава администрации города" без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
4.1.4.Приложения к правовым актам администрации города печатаются на отдельных листах.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений к правовым актам идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов самих правовых актов.
4.1.5.Многострочные реквизиты "гриф утверждения", "приложение" со ссылкой на номер и дату правового акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек.
Все составные части реквизита форматируются по левому краю самой длинной строки, длина которой не должна превышать 9 см, и ограничиваются правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте правового акта дается ссылка на приложение, то на первой странице приложения после слова "Приложение" дается ссылка на правовой акт администрации города.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение
к постановлению администрации города
от ________________ N _______или
Приложение N 1
к постановлению администрации города
от ________________ N _______При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (например: "Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)") на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "утвержден" со ссылкой на правовой акт. Слово "утвержден" печатается прописными буквами.
Например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации города
от _______________ N ______Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "Утверждено", программа - "Утверждена", мероприятия - "Утверждены", план - "Утвержден".
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку.
Например: