Приложение к Приказу от 27.07.2010 г № 116 Административный регламент
Административный регламент министерства финансов нижегородской области по исполнению государственной функции «Ведение личных дел государственных гражданских служащих министерства финансов нижегородской области»
I.Общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению государственной функции "Ведение личных дел государственных гражданских служащих министерства финансов Нижегородской области" (далее - государственная функция) разработан в целях повышения качества ведения личных дел, а также определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по исполнению государственной функции.
1.2.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Трудовым кодексом Российской Федерации ("Российская газета" от 31 декабря 2001 года N 256; "Парламентская газета" от 5 января 2002 года N 2-5; "Собрание законодательства РФ" от 7 января 2002 года N 1 (ч. 1, ст. 3));
- Федеральным законом от 27 мая 2003 года N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" ("Парламентская газета" от 31 мая 2003 года N 98; "Российская газета" от 31 мая 2003 года N 104; "Собрание законодательства РФ" от 2 июня 2003 года N 22, ст. 2063);
- Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета" от 31 июля 2004 года N 162; "Парламентская газета" от 31 июля 2004 года N 140-141; "Собрание законодательства РФ" от 2 августа 2004 года N 31, ст. 3215);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29 июля 2006 года N 165; "Собрание законодательства РФ" от 31 июля 2006 года N 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентская газета" от 3 августа 2006 года N 126-127);
- Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" ("Собрание законодательства Российской Федерации" от 6 июня 2005 года N 23, ст. 2242; "Российская газета" от 7 июня 2005 года N 120);
- Законом Нижегородской области от 10 мая 2006 года N 40-З "О государственной гражданской службе Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 13 мая 2006 года N 8(3495); "Правовая среда" от 13 мая 2006 года N 35-37(708-710));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 21 сентября 2005 года N 206 "Об утверждении Положения о министерстве финансов Нижегородской области" ("Нижегородские новости" от 8 октября 2005 года N 190(3362); "Правовая среда" от 8 октября 2005 года N 76(642)).
1.3.Исполнение государственной функции осуществляет министерство финансов Нижегородской области (далее - министерство).
Должностным лицом, ответственным за исполнение государственной функции, является министр финансов Нижегородской области (далее - министр).
1.4.Исполнение государственной функции распространяется на государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие), для которых министр является представителем нанимателя.
II.Административные процедуры
2.1.Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия:
- оформление личных дел гражданских служащих (далее - личные дела) в соответствии с требованиями законодательства о государственной гражданской службе;
- ведение личных дел в соответствии с требованиями действующего законодательства;
- приобщение к личным делам документов или копий документов, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу (далее - гражданская служба), ее прохождением и увольнением;
- ознакомление гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и в иных случаях, предусмотренных законодательством;
- передача оформленного личного дела по новому месту замещения должности гражданской службы в иной государственный орган;
- учет, хранение личных дел в течение срока, установленного действующим законодательством, в архиве министерства, передача их в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области в соответствии с требованиями действующего законодательства.
2.2.Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия.
Основанием для оформления и ведения личных дел является приказ министерства финансов Нижегородской области о назначении гражданского служащего или гражданина на должность гражданской службы Нижегородской области.
Основанием для приобщения документов к личным делам являются приказы министерства, распоряжения Губернатора Нижегородской области и Правительства Нижегородской области, иные нормативные правовые акты, а также представление гражданскими служащими документов или копий документов, содержащих их персональные данные.
Основанием для ознакомления гражданского служащего с документами своего личного дела является его обращение, а также иные основания, предусмотренные действующим законодательством.
Основанием для передачи личного дела гражданского служащего при переводе на должность гражданской службы или поступлении на гражданскую службу в иной государственный орган является официальный запрос этого органа о передаче личного дела.
Основанием для передачи личного дела в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области, является истечение срока хранения - 10 лет со дня увольнения.
2.3.Должностные лица, ответственные за выполнение действий.
Административные действия, направленные на реализацию государственной функции, исполняются специально уполномоченными государственными гражданскими служащими административно-кадрового управления министерства (далее - специалисты).
Ответственность за полноту и достоверность оформления и ведения личных дел, приобщение к ним документов или копий документов, содержащих персональные данные, несут специалисты, непосредственно исполняющие административные действия.
2.4.Максимальные сроки выполнения действий.
Специалисты, уполномоченные на ведение личных дел:
- при назначении на должность гражданской службы оформляют личное дело в течение 10 рабочих дней с даты назначения на должность гражданской службы;
- приобщают к личным делам документы или копии документов, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением, в течение 10 рабочих дней с даты их поступления в отдел государственной службы и кадров административно-кадрового управления министерства;
- осуществляют ознакомление гражданского служащего с его личным делом не реже одного раза в год;
- при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы или назначении на государственную гражданскую службу в иной государственный орган его личное дело передается по указанному месту в течение 15 рабочих дней со дня поступления запроса о передаче личного дела;
- при увольнении гражданского служащего хранят личное дело в течение 10 лет в архиве министерства, после чего передают в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области.
2.5.Права и обязанности в процессе исполнения государственной функции.
2.5.1.Министр:
- определяет круг лиц из числа сотрудников отдела государственной службы и кадров административно-кадрового управления министерства, уполномоченных на выполнение и осуществление административных действий;
- назначает лицо, осуществляющее контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, и ответственное за прием и рассмотрение жалоб, поступивших в процессе исполнения государственной функции;
- обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты.
2.5.2.Начальник административно-кадрового управления министерства:
а) имеет право:
- проводить проверки надлежащего оформления, ведения, хранения и передачи личных дел;
б) обязан:
- контролировать выполнение действий, связанных с реализацией государственной функции;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать министра о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.3.Начальник отдела государственной службы и кадров административно-кадрового управления министерства:
а) имеет право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, содержащих персональные данные, от гражданских служащих;
б) обязан:
- контролировать сроки передачи личного дела гражданского служащего в иной государственный орган (при назначении его на должность в другом государственном органе);
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать начальника административно-кадрового управления министерства о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.5.4.Специалисты:
а) имеют право:
- запрашивать необходимые документы или копии документов, содержащих персональные данные, от гражданских служащих;
б) обязаны:
- соблюдать сроки выполнения административных действий;
- своевременно оформлять личные дела;
- приобщать к личным делам документы или копии документов, содержащие персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением;
- знакомить гражданских служащих с их личными делами не реже одного раза в год, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
- обеспечивать сохранность личных дел;
- обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах;
- соблюдать условия о неразглашении персональных данных гражданских служащих;
- информировать начальника отдела государственной службы и кадров административно-кадрового управления министерства о нарушениях, выявленных в ходе исполнения государственной функции.
2.6.Способ фиксации результата выполнения действия.
Оформленное личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
Документы, приобщенные к личным делам, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
2.7.Результат исполнения государственной функции:
- правильное и своевременное оформление личных дел;
- приобщение к личным делам документов или копий документов, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением;
- ознакомление гражданских служащих с их личными делами;
- передача личных дел гражданских служащих в иной государственный орган по месту замещения должности государственной гражданской службы в строгом соответствии соблюдения сроков и процедур;
- учет и хранение личных дел;
- передача личных дел в уполномоченный орган исполнительной власти Нижегородской области, осуществляющий комплектование документов архивных фондов Нижегородской области.
III.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
3.1.Контроль за выполнением действий, связанных с реализацией государственной функции, за полнотой и правильностью ведения личных дел ведется начальником административно-кадрового управления министерства.
3.2.Контроль за полнотой и правильностью ведения личных дел осуществляется в визуальной форме путем проверки приобщенных документов или копий документов к личным делам в соответствии с действующим законодательством.
3.3.Специалисты, уполномоченные на выполнение административных действий, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.4.Персональная ответственность должностных лиц, ответственных за исполнение государственной функции, закреплена в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
IV.Порядок обжалования действия (бездействия)
И РЕШЕНИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ (ПРИНЯТЫХ) В ХОДЕ
ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
4.1.Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц в ходе исполнения государственной функции, решение, принятое по результатам рассмотрения их обращения (жалобы) в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.Обращение (жалоба) заявителя должно содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, которым подается обращение, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;
- наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- суть обращения, в том числе информацию о нарушении прав и законных интересов, принятии противоправного решения, осуществления действия (бездействия);
- подпись заявителя, которым подается обращение (жалоба), дату.
4.3.Обращение (жалоба), поступившее в министерство, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (жалобы). В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", министр либо уполномоченное на то лицо, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).
Мотивированный письменный ответ по поставленным в обращении (жалобе) вопросам, содержащий результаты рассмотрения обращения (жалобы), направляется заявителю.
4.4.Время, часы приема и рассмотрения обращений (жалоб):
- понедельник - четверг с 9.00 до 18.00,
- пятница с 9.00 до 16.45,
- перерыв с 12.30 до 13.15,
- суббота и воскресенье - выходные дни.
4.5.Лицом, ответственным за прием обращений (жалоб) о нарушении должностным лицом положений административного регламента, является начальник административно-кадрового управления министерства (тел. 434-37-21, e-mail: official@fin.kreml.nnov.ru).