Приложение к Постановлению от 09.06.2009 г № 2634 Административный регламент
Административный регламент администрации города Нижнего новгорода По исполнению муниципальной функции «Организация работы со служебными документами»
I.Общие положения
1.Административный регламент исполнения муниципальной функции "Организация работы со служебными документами" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества организации, обработки и прохождения служебных документов, поступающих на имя главы города, главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города, глав администраций районов города (далее - служебные документы, служебная корреспонденция) и исходящих документов за подписью главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города, глав администраций районов города (далее - исходящие документы). Регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при проведении работы со служебными документами.
Действие настоящего регламента не распространяется на:
поступающие из всех инстанций судов общей юрисдикции и арбитражных судов приказы, решения, определения, постановления, судебные извещения и вызовы;
обращения физических лиц.
2.Исполнение муниципальной функции "Организация работы со служебными документами" осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 17.11.1992 N 1100 "О порядке приема и передачи служебной информации по каналам факсимильной связи";
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
"Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными положениями. Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения" (одобрено решением коллегии Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33);
Методическими рекомендациями по составлению и оформлению документов, утвержденными приказом главы администрации города Нижнего Новгорода от 25.05.2000 N 265;
Распоряжением главы администрации города Нижнего Новгорода от 14.02.2006 N 107-р "Об утверждении Регламента администрации города Нижнего Новгорода".
3.Регистрации и учету в единой автоматизированной информационной системе администрации города "Документационное обеспечение управления" (АИС "ДОУ") подлежат все служебные документы, поступившие в адрес главы города, главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров, а также в отраслевые (функциональные) структурные подразделения администрации города и администрации районов города.
4.Централизованный учет, контроль исполнения, анализ работы со служебной корреспонденцией в администрации города Нижнего Новгорода осуществляет департамент организационно-кадровой работы.
5.Почтовый адрес для направления служебных документов главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам: Кремль, корпус 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: ann@admgor.nnov.ru.
факс - (831) 439 13 02.
Телефоны отдела ДОУ и К, место расположения:
Экспедиция - (831) 419 22 52, к. 135А;
Канцелярия - (831) 439 10 92, к. 212;
Группа контроля - (831) 439 08 05, к. 233, (831) 439 06 92, к. 213.
6.Почтовые адреса для направления служебных документов руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города, главам администраций районов города:
управление общественных связей - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, тел. (831) 439 07 88;
управление по обеспечению деятельности главы города - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: pr@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 11 76;
департамент организационно-кадровой работы - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: deporg@admgor.nnov.ru., тел. (831) 439 16 82;
управление делами - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: uprdel@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 13 06;
департамент финансов и налоговой политики - пл. Театральная, д. 2, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: depfin@depfin.nnov.ru, тел. (831) 439 18 98;
департамент экономики, планирования и предпринимательства - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: depecon@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 15 66;
департамент строительства и инвестиций - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: depstr@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 12 24;
департамент внешнеэкономических и межрегиональных связей - ул. Пискунова, д. 47, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: depinter@admgor.nnov.ru, тел. (831) 432 12 32;
департамент правовой работы - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: depprav@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 12 99;
департамент жилья и инженерной инфраструктуры - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: depgil@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 04 45;
департамент транспорта и связи - пл. Революции, д. 7, г. Нижний Новгород, 603002, e-mail: deptrans@admgor.nnov.ru, тел. (831) 246 82 80;
департамент здравоохранения - ул. Пискунова, д. 47, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: depmed@admgor.nnov.ru, тел. (831) 419 23 07;
департамент образования и социально - правовой защиты детства - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: depobr@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 10 14;
департамент культуры, ул. Пискунова, д. 35, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: depkult@mail.ru, тел. (831) 436 25 63;
департамент архитектуры и градостроительства - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: uag@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 01 07;
Главное управление благоустройства города Нижнего Новгорода - ул. Черниговская, д. 20, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: glavub@sinn.ru, тел. (831) 243 04 43;
управление по учету и распределению жилья - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: uprgil@admgor.nnov.ru, тел. (831) 439 09 29;
контрольно-ревизионное управление - ул. Ульянова, д. 11, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: kru adm nn@mail.ru, тел. (831) 432 78 43;
комитет по управлению городским имуществом и земельными ресурсами - Кремль, корп. 5, г. Нижний Новгород, 603082, e-mail: kugi@admgor.nnov.ru, тел. (831) 419 73 86;
комитет по труду и работе с населением - пер. Чернопрудский, д. 4, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: depsok@admgor.nino.ru, тел. (831) 439 80 40;
комитет по делам военнослужащих и правоохранительных органов - пер. Чернопрудский, д. 4, г. Нижний Новгород, 603005, e-mail: komvoen@admgor.nnov.ru, тел. (831) 419 79 48;
комитет по физической культуре и спорту - ул. Б. Печерская, д. 28, г. Нижний Новгород, 603155, тел. (831) 436 73 87;
администрация Автозаводского района - пр. Ильича, д. 31, г. Нижний Новгород, 603101, e-mail: avtozavod-info@admgor.nnov.ru, тел. (831) 293 50 52;
администрация Канавинского района - ул. Октябрьской революции, д. 27, г. Нижний Новгород, 603059, e-mail: kanavino-info@admgor.nnov.ru, тел. (831) 246 15 83;
администрация Ленинского района - пр. Ленина, д. 46, г. Нижний Новгород, 603076, e-mail: lenadm@admgor.nnov.ru, тел. (831) 258 20 65;
администрация Московского района - ул. Березовская, д. 100, г. Нижний Новгород, 603950, e-mail: info@msk.adm.nnov.ru, тел. (831) 270 06 01;
администрация Нижегородского района - ул. Пискунова, д. 1, г. Нижнего Новгорода, 603005, e-mail: ngradm@admgor.nnov.ru, тел. (831) 433 23 19;
администрация Приокского района - пр. Гагарина, д. 148, г. Нижний Новгород, 603009, e-mail: priok-info@admgor.nnov.ru, тел. (831) 465 03 87;
администрация Советского района - пл. Советская, д. 1, г. Нижний Новгород, 603106, e-mail: sovadm@admgor.nnov.ru, тел. (831) 417 15 85;
администрация Сормовского района - бульвар Юбилейный, д. 12, г. Нижний Новгород, 603094, e-mail: sormovo-info@admgor.nnov.ru, тел. (831) 222 56 41.
II.Административные процедуры
1.Последовательность действий при осуществлении муниципальной функции "Организация работы со служебными документами"
Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
1.1.Прием и первичная обработка поступившей служебной корреспонденции.
1.2.Регистрация, аннотирование поступивших служебных документов в электронной базе данных.
1.3.Направление служебных документов на рассмотрение.
1.4.Контроль прохождения и исполнения служебных документов.
1.5.Предоставление информации о ходе рассмотрения служебных документов.
1.6.Прием, прохождение исходящих служебных документов.
2.Прием и первичная обработка поступившей служебной корреспонденции
2.1.Прием служебных документов осуществляется следующими способами:
через почтовое отделение;
фельдъегерскую службу;
с использованием факсимильной связи;
с использованием электронной почты;
с использованием телеграфной связи;
доставлено непосредственно представителем организации.
2.2.Служебные документы, адресованные главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам поступают в экспедицию отдела ДОУ и К (далее - экспедиция), служебные документы, адресованные руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений, главам администраций районов города поступают в соответствующие службы делопроизводства.
2.3.Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства, ответственный за прием служебных документов:
проверяет правильность адресования и целостность упаковки корреспонденции, возвращает невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) пакеты с документами;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), в случае отсутствия в письме адресата, даты к тексту письма прилагается конверт;
при отсутствии в конверте документа или приложения к нему, возвращает письмо автору обращения с сопроводительным письмом, в котором указывает причины возврата;
при приеме документов от представителя организации при наличии копии документа по просьбе представителя на ней ставится штамп о принятии документа с указанием даты его поступления, при необходимости - времени поступления;
при получении пакета нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющий странный запах, цвет, при прощупывании в конверте вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), (далее - опасный пакет), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.
2.4.Руководитель структурного подразделения администрации города после получения сообщения о поступлении опасного пакета обязан незамедлительно принять меры для помещения пакета в любое изолированное помещение (при условии минимальной транспортировки) и сообщить о случившемся в правоохранительные органы.
3.Регистрация, аннотирование поступивших служебных документов в электронной базе данных
3.1.Поступившие в экспедицию отдела ДОУ и К, службу делопроизводства служебные документы в день их поступления регистрируются в единой электронной системе регистрации корреспонденции АИС "ДОУ".
3.2.Документы, поступившие до 12.00, регистрируются в день поступления, после 12.00 регистрируются на следующий рабочий день, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.
3.3.Служебный документ проверяется на повторность. Повторным считается документ, поступивший от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени поступления первого истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
3.4.При регистрации сотрудник заполняет электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) и выводит ее на бумажном носителе в двух экземплярах, один из которых прилагается к документу, второй остается в картотеке;
3.5.РКК содержит информационный раздел и раздел "Прохождение документа".
В информационном разделе:
документу присваивается входящий регистрационный номер, оформляется дата его поступления;
указывается наименование организации, фамилия и инициалы автора документа;
указывается, кому из должностных лиц адресовано письмо, исходящий регистрационный номер заявителя и дата документа;
вводится четкая, краткая аннотация после прочтения, определения тематики документа и выявления поставленных вопросов.
В разделе "Прохождение документа" оформляется отметка о прохождении документа от руководства к исполнителям, содержании поручения, датах поступления и возврата документа, о результатах исполнения.
РКК с отметкой о прохождении документа оформляется исполнителем или службой делопроизводства на бумажном носителе и в электронном виде.
Дата возврата (передачи), последующие резолюции, отметки об исполнении заполняются в электронном виде в день возврата или передачи документа с пометкой об исполнении.
4.Направление служебных документов на рассмотрение
4.1.Сотрудники отдела ДОУ и К, службы делопроизводства после регистрации документа передают его на рассмотрение.
4.2.Служебные документы, требующие вмешательства и решения главы города, главы администрации города, жалобы на действия (бездействие) заместителей главы администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) структурных подразделений администрации города и администраций районов города (далее - структурные подразделения администрации города) направляются на рассмотрение непосредственно главе администрации города для принятия мер по существу поставленных вопросов.
Иные служебные документы направляются на рассмотрение заместителям главы администрации города, вице-мэрам, руководителям, заместителям руководителей структурных подразделений администрации города в соответствии с разграничением полномочий.
4.3.После рассмотрения главой администрации города, заместителями главы администрации города, вице-мэрами, руководителями структурных подразделений администрации города и их заместителями служебные документы возвращаются в отдел ДОУ и К, службы делопроизводства с резолюцией.
Резолюция должна содержать фамилию, инициалы или наименование подразделения, организации исполнителя (исполнителей), текст поручения, сроки исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Текст поручения может отсутствовать в случаях, когда по документу и срокам исполнения не требуется дополнительных указаний.
4.4.Если в резолюции поручение дается нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, остальные должностные лица являются соисполнителями.
Соисполнители обязаны предоставлять информацию ответственному исполнителю по вопросам своего ведения не позднее, чем за 7 дней до окончания срока. Ответственный исполнитель имеет право привлекать соисполнителей к подготовке обобщенного материала и к обсуждению поставленных задач.
4.5.Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства заносит резолюцию в электронную регистрационную карточку рассматриваемого служебного документа, после чего направляет документ на исполнение ответственному исполнителю или соисполнителям
4.6.При поступлении в администрацию города служебного документа, в котором обжалуются действия (бездействие) или решения должностного лица администрации города, документ направляется на рассмотрение вышестоящему руководителю.
5.Контроль прохождения и исполнения служебных документов
5.1.Исполнение поручений в соответствии с резолюцией на служебном документе контролируется отделом ДОУ и К, службами делопроизводства.
В контроль включается постановка документа на контроль, проверка своевременного доведения документа до исполнителя, предварительная проверка и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.
5.2.Документы с резолюцией главы администрации города, заместителей главы администрации города, вице-мэров подразделяются на контрольные и контролируемые.
К категории контрольных относятся документы с резолюцией главы администрации города, других уполномоченных лиц, имеющие конкретное поручение, требующие его исполнения в установленные сроки и доклада.
К категории контролируемых относятся документы с резолюцией главы администрации города, других уполномоченных лиц, предполагающие самостоятельное разрешение вопросов, поставленных в обращении, ответ на него и контроль исполнения в полном объеме.
5.3.Не ранее одного раза в десять дней отделом ДОУ и К, службами делопроизводства исполнителям направляются напоминания о приближающихся сроках исполнения контрольных и контролируемых документов.
5.4.Снятие с контроля поручения или документа в целом производится:
главой города, главой администрации города, заместителями главы администрации города, вице-мэрами, директором департамента организационно-кадровой работы, начальником отдела ДОУ и К, если документы адресованы главе города, главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам, директору департамента организационно-кадровой работы соответственно и поставлены на контроль;
руководителями структурных подразделений администрации города или уполномоченными ими лицами, если документы адресованы непосредственно данным руководителям либо отнесенные к категории контролируемых.
5.5.Решения по служебным документам, не требующим дополнительного изучения и проверки, принимаются и ответы даются безотлагательно, но не позднее 10 календарных дней со дня их регистрации в администрации города. Иные служебные документы рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их первичной регистрации администрации города, если другой срок не указан в резолюции или в документе.
В тех случаях, когда для рассмотрения служебного документа необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены главой города, главой администрации города, его заместителем или другим уполномоченным лицом, наложившим резолюцию, но не более чем на 30 календарных дней, с уведомлением о продлении срока автора документа.
Если окончание срока рассмотрения служебного документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший за ним рабочий день.
5.6.Поступивший в администрацию города протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению в течение 10 календарных дней с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представления прокурора, поступившие в администрацию города, должны быть рассмотрены и по ним приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих, в течение месяца со дня внесения представления. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
5.7.Обращение или запрос депутата Государственной Думы Федерального собрания РФ подлежат должны быть рассмотрены и на них дан ответ в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня их получения.
Обращение депутата Городской Думы города Нижнего Новгорода должно быть рассмотрено в течение 30 календарных дней со дня поступления.
Обращение депутата Городской Думы города Нижнего Новгорода, признанное депутатским запросом, должно быть рассмотрено в течение 15 календарных дней со дня поступления.
5.8.Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные вопросы, по ним приняты решения, автору документа дан исчерпывающий ответ.
5.9.Данные о снятии документа или поручения с контроля вносятся в единую электронную систему регистрации документов. Документ оформляется на хранение в архив структурного подразделения согласно номенклатуре дел.
6.Информация о ходе рассмотрения служебных документов
6.1.С момента регистрации служебного документа автор документа имеет право получать информацию по вопросам рассмотрения своего обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других юридических и физических лиц и если в указанных материалах и документах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.
6.2.Информирование о ходе рассмотрения документов, адресованных главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам осуществляют специалисты отдела ДОУ и К, информирование о ходе рассмотрения документов, адресованных руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений, главам администраций районов города, осуществляют службы делопроизводства.
6.3.Информация предоставляется при личном обращении автора документа непосредственно в отдел ДОУ и К или службу делопроизводства по телефонам, указанным в п. 5 раздела I настоящего регламента.
6.4.Информация предоставляется по следующим вопросам:
о получении документа и направлении его на рассмотрение;
о продлении срока рассмотрения документа;
о результатах рассмотрения документа.
6.5.При получении запроса по телефону сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства:
называет наименование органа, в который поступил звонок;
представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
предлагает абоненту представиться;
уточняет реквизиты документа, которым интересуется абонент;
вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день и время;
к назначенному сроку готовит запрашиваемую информацию.
6.6.Во время разговора сотрудник должен четко произносить слова, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления телефонного звонка.
7.Прием, прохождение исходящих служебных документов
7.1.Проект документа, подготовленного на подпись:
главе администрации города, заместителям главы администрации города, вице-мэрам сдается исполнителем документа в отдел ДОУ и К;
руководителю структурного подразделения администрации города сдается исполнителем документа в службу делопроизводства данного структурного подразделения.
Проект документа сдается на подпись в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один.
7.2.Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства проверяет качество подготовки проекта документа: бланк, адресат, при необходимости, ссылки на номер и дату, приложение, оформление реквизита "подпись", "исполнитель", "визы" (оформленные на одном экземпляре), наличие документов, на основании которых готовился проект документа, при необходимости, рассылочный лист.
7.3.Поступивший в отдел ДОУ и К, службу делопроизводства проект документа:
фиксируется в журнале учета писем, направляемых на подпись руководству;
делается отметка в электронной регистрационной карточке о поступлении документа на подпись, если проект документа является ответом на входящий документу;
направляется на подпись руководителю.
7.4.В случае если исходящий документ является ответом на обращение, в котором обжаловались действия (бездействие) или решение должностного лица администрации города, не допускается направлять ответ автору документа за подписью того должностного лица, чьи действия (бездействие) или решение обжаловались.
7.5.Подписанный документ поступает в отдел ДОУ и К, службу делопроизводства, регистрируется и передается на отправку. Один экземпляр подписанного документа или его светокопия направляется в дело, светокопия документа заверяется сотрудником отдела ДОУ и К.
7.6.Сотрудник отдела ДОУ и К, службы делопроизводства, ответственный за отправку документа, проверяет поступивший документ: правильность написания адреса, наличие приложения, правильность их оформления, наличие подписей, регистрации.
7.7.В случае обнаружения недостатков в оформлении документа, отсутствия рассылочного листа, если он необходим, документ возвращается исполнителю.
7.8.После проверки исходящего документа сотрудник, ответственный за отправку документа, оформляет адресат на конверте, вкладывает документ с приложениями в конверт, заклеивает конверт, проставляет стоимость отправления на франкировальной машине, составляет список на заказные письма и сдает корреспонденцию в почтовое отделение на отправку.
8.Порядок обжалования действий (бездействия),
осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции
"Организация работы со служебными документами"
Автор документа вправе обжаловать действия по исполнению муниципальной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, главе города, главе администрации города, заместителю главы администрации города, директору департамента организационно-кадровой работы по телефону 439-16-82, e-mail: deporg@admgor.nnov.ru или в суд в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации.