Приложение к Постановлению от 03.04.2008 г № 110 Административный регламент
Административный регламент аппарата губернатора и правительства нижегородской области по предоставлению государственной услуги «Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате губернатора и правительства нижегородской области»
I.Общие положения
1.1.Административный регламент аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области (далее - Аппарат) по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в Аппарате.
Пользователями (заявителями) государственной услуги являются органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
Информационное обеспечение заявителей предусматривает выявление запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление им соответствующих информационных документов в плановом или оперативном порядке на основе запросов.
1.2.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 05.05.2006 N 95);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27.10.2004 N 237);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165);
- Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 20.09.2007 N 174 (3826));
- Законом Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 11.01.2006 N 2 (3414));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 N 123 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях" (газета "Нижегородские новости" от 05.05.2007 N 80 (3732));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 N 122 "Об утверждении Регламента Правительства Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 16.05.2007 N 85 (3737));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 08.11.2005 N 290 "Об утверждении Положения об аппарате Губернатора и Правительства Нижегородской области";
- постановлением Правительства Нижегородской области от 26.09.2005 N 243 "Об утверждении Положения о контрольно-аналитическом управлении аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области";
- приказом аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области от 02.08.2007 N 65-од "Об утверждении положений об управлении, структурных подразделениях управления и должностных регламентов государственных гражданских служащих управления по работе с документами аппарата Губернатора и Правительства Нижегородской области";
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
1.3.Предоставление государственной услуги осуществляет Аппарат.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
2.1.Порядок информирования о государственной услуге
2.1.1.Конечным результатом предоставления государственной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.
2.1.2.Информация о порядке оказания государственной услуги, местонахождении и графике работы структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу, предоставляется в помещениях Аппарата, по телефону, а также посредством ее размещения на сайте Правительства Нижегородской области.
2.1.3.Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, предоставляют следующие структурные подразделения Аппарата:
- управление по работе с документами;
- контрольно-аналитическое управление.
Местонахождение и почтовый адрес Аппарата: Кремль, корпус 1, г. Нижний Новгород, 603082.
Режим работы:
понедельник - четверг - 9.00 - 18.00
пятница - 9.00 - 17.00
суббота, воскресенье - выходные дни.2.1.4.Телефон/факс управления по работе с документами Аппарата: (831) 439-10-59; 439-10-60, e-mail: official@doc.kreml.nnov.ru;
телефон контрольно-аналитического управления Аппарата: (831) 419-75-48; e-mail: official@kontrol.kreml.nnov.ru.
Официальный интернет-сайт Правительства Нижегородской области: http://www.government.nnov.ru.
2.1.5.Консультации по вопросам предоставления государственной услуги оказываются в отделе служебной корреспонденции управления по работе с документами и протокольном отделе контрольно-аналитического управления Аппарата сотрудниками, уполномоченными начальниками управлений на проведение консультаций.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- наличие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;
- срок исполнения запроса.
2.1.6.При ответах на телефонные звонки по вопросу получения государственной услуги сотрудники Аппарата обязаны:
- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги.
2.1.7.Место ожидания заявителей располагается в фойе 1-го этажа и оборудовано стульями и столами для возможного оформления заявления, информационным стендом.
На стенде размещается следующая информация:
- текст настоящего административного регламента;
- образцы заполнения запросов;
- адреса (простой почты, электронной почты, интернет-сайта Правительства Нижегородской области), телефоны и режим работы Аппарата;
- наименования структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу.
Текст настоящего административного регламента доступен на официальном интернет-сайте Правительства Нижегородской области.
2.1.8.Для получения копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заявителям необходимо оформить запрос в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для физических лиц - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, контактного телефона, темы документа (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации и с наличием рукописной подписи.
2.2.Условия и сроки предоставления государственной услуги
Срок исполнения тематических запросов составляет не более 30 дней с момента их регистрации.
Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.
Запрос, по которому в Аппарате отсутствуют документы (непрофильный), направляется Аппаратом по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.
Продолжительность приема заявителя у должностного лица составляет не более 30 минут.
Подготовленные по тематическому запросу копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, выдаются заявителям без очереди.
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
- отсутствие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;
- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;
- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;
- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
- в случае, если текст запроса не поддается прочтению.
2.4.Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги, установленные
федеральным законодательством и законодательством
Нижегородской области
Запросы органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц исполняются бесплатно.
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации имеют право на получение от Аппарата информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этого органа, организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с Аппаратом при осуществлении этим органом, организацией своей уставной деятельности.
Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от Аппарата информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности административных действий при предоставлении государственной услуги
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка запросов;
- регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;
- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате;
- контроль исполнения запросов.
3.2.Прием и первичная обработка запросов
Основанием для начала предоставления государственной услуги является запрос органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц в адрес руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области или направленный в Аппарат запрос для рассмотрения по подведомственности.
Доставка в Аппарат запросов осуществляется следующими способами:
- фельдъегерской службой;
- через почтовое отделение;
- нарочными;
- лично гражданами;
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием телексной и телеграфной связи;
- в виде телефонограмм.
При получении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу, электронной почте и др.), обязательным является направление заявителем оригинала запроса, соответствующего требованиям пункта 2.1.8 настоящего административного регламента.
Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованно управлением по работе с документами, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты, которые могут производиться децентрализованно.
При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставится штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.
3.3.Регистрация запросов и подготовка к ним резолюций
Поступившие в Аппарат запросы регистрируются в единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" (далее - ЕСЭДД) в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер.
Сотрудники отдела по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области готовят проекты резолюций на все зарегистрированные запросы и передают их на подпись руководителю Аппарата - министру Правительства Нижегородской области в день получения запроса.
3.4.Исполнение запросов
Запрос с резолюцией руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области поступает на исполнение в соответствующее структурное подразделение Аппарата.
Исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции.
Подготовленные проекты копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, поступают на проверку заместителю начальника управления по работе с документами, начальнику отдела служебной корреспонденции управления по работе с документами или начальнику протокольного отдела контрольно-аналитического управления Аппарата и в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные документы подписываются начальником управления по работе с документами или начальником протокольного отдела контрольно-аналитического управления Аппарата.
Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заверяются в соответствии с установленными требованиями.
Если в Аппарате отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, Аппаратом производится пересылка запроса в соответствующий орган, организацию.
Должностное лицо, определенное исполнителем запроса, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в Аппарате и пересылке запроса на исполнение в другой орган, организацию. С запроса снимается копия, которая остается в Аппарате, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в орган, организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
Если в Аппарате отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется уведомление о возможном местонахождении документов.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенное дело (папку). После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом.
Заместитель начальника управления по работе с документами, начальник отдела служебной корреспонденции управления по работе с документами Аппарата еженедельно просматривает данные запросы, и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 3 месяца, запросы подлежат аннулированию, о чем информируется заявитель.
Исходящие запросы подписываются начальником управления по работе с документами или начальником протокольного отдела контрольно-аналитического управления Аппарата или лицами, исполняющими их обязанности в соответствии с должностными регламентами.
Персональная ответственность за исполнение запросов возлагается на руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.
3.5.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса
Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведут специалисты управления по работе с документами и контрольно-аналитического управления Аппарата.
Справки предоставляются при личном обращении заявителя или по справочному телефону.
Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении запроса и направлении его на рассмотрение;
- об отказе в рассмотрении запроса;
- о продлении срока рассмотрения запроса;
- о результатах рассмотрения запроса.
3.6.Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате
После исполнения запроса заявителю простым письмом по почте направляются копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате.
По желанию заявителя копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, могут быть переданы ему лично.
3.7.Контроль исполнения запросов
Исполнение резолюции руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области подлежит контролю в Аппарате.
Контроль исполнения запросов и контроль исполнения поручений руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области, зафиксированных в резолюциях по исполнению запросов, осуществляет отдел по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.
Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением запросов.
Исполненными считаются запросы, по которым рассмотрены все поставленные в запросе вопросы и заявителю даны исчерпывающие ответы.
3.8.Порядок обжалования действий (бездействия)
и решений, осуществляемых (принятых) в ходе
предоставления государственной услуги
на основании административного регламента
Органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица вправе обжаловать действия (бездействие), решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренном законодательством.
Информацию о нарушении должностными лицами положений настоящего административного регламента можно сообщать по телефону 439-19-15 или направлять письменно в произвольной форме простой или электронной почтой в адрес заместителя руководителя Аппарата - начальника контрольно-аналитического управления Аппарата (электронный адрес: official@kontrol.kreml.nnov.ru; почтовый адрес: Кремль, корпус 1, г. Н.Новгород, 603082).