Приложение к Постановлению от 03.04.2008 г № 110 Административный регламент
Административный регламент аппарата правительства нижегородской области по предоставлению государственной услуги «Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате правительства нижегородской области»
I.Общие положения
1.1.Административный регламент аппарата Правительства Нижегородской области (далее - Аппарат) по предоставлению государственной услуги "Обеспечение использования документов, находящихся на архивном хранении в аппарате Правительства Нижегородской области" (далее - государственная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями (заявителями) государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в Аппарате.
Пользователями (заявителями) государственной услуги являются органы государственной власти Нижегородской области, органы местного самоуправления Нижегородской области, иные органы и организации, физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
Информационное обеспечение заявителей предусматривает выявление запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление им соответствующих информационных документов в плановом или оперативном порядке на основе запросов.
1.2.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 05.05.2006 N 95);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета" от 27.10.2004 N 237);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165);
- Законом Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 20.09.2007 N 174 (3826));
- Законом Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области" (газета "Нижегородские новости" от 11.01.2006 N 2 (3414));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 26 марта 2009 года N 155 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях" (газета "Нижегородские новости" от 07.05.2009 N 81(4213));
- постановлением Правительства Нижегородской области от 11 декабря 2009 года N 920 "Об утверждении Регламента Правительства Нижегородской области";
- постановлением Правительства Нижегородской области от 8 ноября 2005 года N 290 "Об утверждении Положения об аппарате Правительства Нижегородской области";
- приказом аппарата Правительства Нижегородской области от 26 мая 2009 года N 49-од "Об утверждении Положения о департаменте организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области аппарата Правительства Нижегородской области";
- исключен
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
1.3.Предоставление государственной услуги осуществляет Аппарат.
II.Требования к порядку предоставления государственной услуги
2.1.Порядок информирования о государственной услуге
2.1.1.Конечным результатом предоставления государственной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ.
2.1.2.Информация о порядке оказания государственной услуги, местонахождении и графике работы структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу, предоставляется в помещениях Аппарата, по телефону, а также посредством ее размещения на сайте Правительства Нижегородской области.
2.1.3.Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, предоставляет департамент организационного обеспечения деятельности и работы с документами Губернатора и Правительства Нижегородской области Аппарата (далее - Департамент).
Местонахождение и почтовый адрес Аппарата: Кремль, корпус 1, г. Нижний Новгород, 603082.
Режим работы:
понедельник - четверг - 9.00 - 18.00
пятница - 9.00 - 17.00
суббота, воскресенье - выходные дни.2.1.4.Телефон/факс Департамента: (831) 439-10-59, справочные телефоны: 439-10-60, 439-00-33, адрес электронной почты: official@apparat.kreml.nnov.ru.
Официальный сайт Правительства Нижегородской области: http//www.government.nnov.ru.
2.1.5.Консультации по вопросам предоставления государственной услуги оказывают сотрудники отдела организации документооборота и протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля Департамента.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- наличие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;
- срок исполнения запроса.
2.1.6.При ответах на телефонные звонки по вопросу получения государственной услуги сотрудники Аппарата обязаны:
- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления государственной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении государственной услуги.
2.1.7.Место ожидания заявителей располагается в фойе 1-го этажа и оборудовано стульями и столами для возможного оформления заявления, информационным стендом.
На стенде размещается следующая информация:
- текст настоящего административного регламента;
- образцы заполнения запросов;
- адреса (простой почты, электронной почты, официального сайта Правительства Нижегородской области), телефоны и режим работы Аппарата;
- наименования структурных подразделений Аппарата, предоставляющих государственную услугу.
Текст настоящего административного регламента доступен на официальном сайте Правительства Нижегородской области.
2.1.8.Для получения копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заявителям необходимо оформить запрос в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для физических лиц - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, контактного телефона, темы документа (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации и с наличием рукописной подписи.
2.2.Условия и сроки предоставления государственной услуги
Срок исполнения тематических запросов составляет не более 30 дней с момента их регистрации.
Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем.
Запрос, по которому в Аппарате отсутствуют документы (непрофильный), направляется Аппаратом по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений.
Продолжительность приема заявителя у должностного лица составляет не более 30 минут.
Подготовленные по тематическому запросу копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, выдаются заявителям без очереди.
2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
- отсутствие документов в Аппарате по запрашиваемой тематике;
- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;
- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию;
- ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;
- в случае, если текст запроса не поддается прочтению.
2.4.Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению государственной услуги, установленные
федеральным законодательством и законодательством
Нижегородской области
Запросы органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц исполняются бесплатно.
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации имеют право на получение от Аппарата информации, непосредственно касающейся прав и обязанностей этого органа, организации, а также информации, необходимой в связи с взаимодействием с Аппаратом при осуществлении этим органом, организацией своей уставной деятельности.
Гражданин (физическое лицо) имеет право на получение от Аппарата информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности административных действий при предоставлении государственной услуги
Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка запросов;
- регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;
- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
- выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате;
- контроль исполнения запросов.
3.2.Прием и первичная обработка запросов
Основанием для начала предоставления государственной услуги является запрос органов государственной власти Нижегородской области, органов местного самоуправления Нижегородской области, иных органов и организаций, физических лиц в адрес руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области или направленный в Аппарат запрос для рассмотрения по подведомственности.
Доставка в Аппарат запросов осуществляется следующими способами:
- фельдъегерской службой;
- через почтовое отделение;
- нарочными;
- лично гражданами;
- с использованием факсимильной связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием телексной и телеграфной связи;
- в виде телефонограмм.
При получении запроса, не имеющего подтверждения подлинности документа (по факсу, электронной почте и др.), обязательным является направление заявителем оригинала запроса, соответствующего требованиям пункта 2.1.8 настоящего административного регламента.
Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованно Департаментом, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты, которые могут производиться децентрализованно.
При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставится штамп, дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ.
3.3.Регистрация запросов и подготовка к ним резолюций
Поступившие в Аппарат запросы регистрируются в единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" (далее - ЕСЭДД) в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер.
Сотрудники отдела по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области готовят проекты резолюций на все зарегистрированные запросы и передают их на подпись руководителю Аппарата - министру Правительства Нижегородской области в день получения запроса.
3.4.Исполнение запросов
Запрос с резолюцией руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области поступает на исполнение в соответствующее структурное подразделение Аппарата.
Исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции.
Подготовленные проекты копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, поступают на проверку начальнику отдела организации документооборота или начальнику протокольного отдела управления документационного обеспечения и контроля Департамента и в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные документы подписываются заместителем руководителя Аппарата, директором Департамента, заместителем директора Департамента, начальником управления документационного обеспечения и контроля.
Копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, заверяются в соответствии с установленными требованиями.
Если в Аппарате отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, Аппаратом производится пересылка запроса в соответствующий орган, организацию.
Должностное лицо, определенное исполнителем запроса, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в Аппарате и пересылке запроса на исполнение в другой орган, организацию. С запроса снимается копия, которая остается в Аппарате, а сам запрос вместе с сопроводительным письмом пересылается в орган, организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
Если в Аппарате отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется уведомление о возможном местонахождении документов.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. Запросы, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенное дело (папку). После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым запросом.
Начальник отдела организации документооборота управления документационного обеспечения и контроля Департамента еженедельно просматривает данные запросы, и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 3 месяца, запросы подлежат аннулированию, о чем информируется заявитель.
Исходящие запросы подписываются заместителем руководителя Аппарата, директором Департамента, заместителем директора Департамента, начальником управления документационного обеспечения и контроля Департамента.
Персональная ответственность за исполнение запросов возлагается на руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.
3.5.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса
Справочную работу по предоставлению государственной услуги ведут специалисты Департамента.
Справки предоставляются при личном обращении заявителя или по справочному телефону.
Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении запроса и направлении его на рассмотрение;
- об отказе в рассмотрении запроса;
- о продлении срока рассмотрения запроса;
- о результатах рассмотрения запроса.
3.6.Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате
После исполнения запроса заявителю простым письмом по почте направляются копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате.
По желанию заявителя копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в Аппарате, могут быть переданы ему лично.
3.7.Контроль исполнения запросов
Исполнение резолюции руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области подлежит контролю в Аппарате.
Контроль исполнения запросов и контроль исполнения поручений руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области, зафиксированных в резолюциях по исполнению запросов, осуществляет отдел по обеспечению деятельности руководителя Аппарата - министра Правительства Нижегородской области.
Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением запросов.
Исполненными считаются запросы, по которым рассмотрены все поставленные в запросе вопросы и заявителю даны исчерпывающие ответы.
3.8.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента
Пользователь государственной услуги вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц управления документационного обеспечения и контроля Департамента по исполнению государственной услуги устно или письменно руководителю аппарата Правительства Нижегородской области - министру Правительства Нижегородской области либо директору Департамента, а также в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Обращение (жалоба), содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении (жалобе) вопросов, с уведомлением лица, направившего обращение (жалобу), о переадресации обращения (жалобы).
Обращение (жалоба) заявителя в письменной форме должно содержать следующую обязательную информацию:
- наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение (жалоба), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя либо наименование юридического лица, которым подается обращение (жалоба);
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения (жалобы);
- изложение сути обращения (жалобы);
- подпись (для юридических лиц - подпись соответствующего должностного лица) и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Письменное обращение (жалоба) подлежит обязательной регистрации в день поступления.
При подаче письменного обращения (жалобы) рассмотрение жалобы осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях, а также в случаях направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель аппарата Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области либо директор Департамента вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).
По результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимается решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного действия (бездействия) или решения либо об отказе в удовлетворении обращения (жалобы).
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим нарушения при предоставлении государственной услуги.
Абзац исключен
Обращение (жалоба) заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов.
Ответ по существу обращения (жалобы) не дается:
- в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение (жалобу), и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- в случае, когда в обращении (жалобе) обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- в случае, когда государственный орган или должностное лицо при получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
- в случае, если текст письменного обращения (жалобы) не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения (жалобы) сообщается заявителю, направившему обращение (жалобу), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в случае, если в письменном обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель аппарата Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области либо директор Департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Департамент или аппарат Правительства Нижегородской области. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу);
- в случае, если ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение (жалобу) в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу.
Персональная ответственность должностных лиц управления документационного обеспечения и контроля Департамента, участвующих в предоставлении государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.