АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА

 

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

 

 

07.09.2016                                                                  № 1251-р

 

 

О внесении измененийв распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 22.06.2012 № 266-р

 

В соответствии со статьей 52.1 Устава города НижнегоНовгорода:

Внести изменения в Порядок организации  контроля исполнения документов вадминистрации города Нижнего Новгорода, утвержденный распоряжением администрациигорода Нижнего Новгорода от22.06.2012 № 266-р (вредакции от 31.12.2013 №583-р), изложив его в новой прилагаемой редакции.

 

 

 

Глава администрации города

С.В.Белов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

к распоряжению администрации

города

от 07.09.2016  № 1251-р

 

 

Порядок

организации контроля исполнения документов

в администрации города Нижнего Новгорода

 

1. Общие положения

 

1.1. Порядок организации контроля исполнения документов в администрациигорода Нижнего Новгорода (далее – Порядок) разработан в целях укрепления исполнительскойдисциплины и повышения эффективности контроля исполнения отраслевыми (функциональными) структурными подразделениями итерриториальными органами администрации города Нижнего Новгорода (далее –структурные подразделения администрации города) документов, требующих контроляисполнения.

1.2. Порядок определяет последовательность действий при осуществленииконтроля, сроки исполнения контрольных документов, регламентирует обязанности,ответственность и взаимодействие исполнителей документов и лиц, осуществляющихконтроль.

1.3. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях администрациигорода Нижнего Новгорода (далее – администрация города) осуществляется всоответствии с:

Уставом города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городскойДумы города Нижнего Новгорода от 23.11.2005 № 91;

Регламентом администрации города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлениемадминистрации города Нижнего Новгорода от 12.01.2012 № 114 ( c изменениями от 09.08.2016 № 2351) (далее – Регламент);

Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода,утвержденной распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 19.10.2011№ 478-р (с изменениями от 09.08.2016 № 1102-р) (далее – Инструкция поделопроизводству);

Положением о департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельностиадминистрации города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлениемадминистрации города Нижнего Новгорода от 11.04.2011 № 1347 (с изменениями от19.10.2015 № 2179);

настоящим Порядком.

1.4. Задачей контроля исполнениядокументов является обеспечение своевременного, качественного исполнениязаданий и поручений, зафиксированных в контрольных документах, а такжевыявление и устранение причин, препятствующих их надлежащему исполнению.

1.5. Основные термины и понятия:

Разработчик документа – структурное подразделение администрации города,муниципальное предприятие, муниципальное учреждение города Нижнего Новгорода,подготовившее контрольный документ.

Исполнитель документа – заместитель главы администрации города, руководительструктурного подразделения администрации города, которому главой администрациигорода либо заместителем главы администрации города было поручено исполнениеконтрольного документа.

Должностное лицо - контролёр – непосредственно глава администрации городалибо заместитель главы администрации города, руководитель структурного подразделенияадминистрации города, которому главой администрации города порученоосуществлять контроль исполнения документа.

Ответственный сотрудник – сотрудник структурного подразделения администрациигорода или территориального органа, в должностные обязанности которого входит документационноеобеспечение структурного подразделения или территориального органа.

ПДОС – постоянно действующее оперативное совещание, проводимое еженедельноглавой администрации города по понедельникам с руководителями структурныхподразделений администрации города, ресурсоснабжающих организаций города, инымидолжностными лицами.

КИД – автоматизированная подсистема «Контроль исполнения документов».

ЕСЭДД – единая система электронногодокументооборота и делопроизводства.

Служба контроля – сотрудники департамента организационно-кадрового обеспечениядеятельности администрации, в должностные обязанности которых входитнепосредственное осуществление контроля исполнения документов.

Служба ДОУ – сотрудники департамента организационно-кадрового обеспечениядеятельности администрации, в должностные обязанности которых входит документационноеобеспечение деятельности администрации города.

1.6. На контроль ставятся следующие документы (далее – контрольный документ):

муниципальные правовые акты города Нижнего Новгорода;

поручения главы администрации города, в том числе данные в ходе проведенияПДОС и рабочих совещаний;

поручения главы города Нижнего Новгорода;

поручения Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородскойобласти, поступившие на исполнение в администрацию города;

документы, поступившие из иных органов государственной власти, из правоохранительныхорганов, от депутатов всех уровней;

письменные обращения (протесты, представления, требования),  поступившие в администрацию города НижнегоНовгорода  из прокуратуры любого уровня;

документы (письменные обращения), поставленные на контроль главой администрациигорода или заместителем главы администрации города (за исключением главадминистраций районов города).

1.7. Контроль исполнения документов в администрации города осуществляетсяс помощью автоматизированных систем ЕСЭДД и КИД.

1.8. Адрес и телефоны службы контроля, осуществляющей автоматизированныйконтроль исполнения контрольных документов в администрации города: Кремль,корп.5, каб.230, тел. 439-17-85, 439-19-26.

 

2. Постановка документа на контроль

 

2.1. Постановка на контроль поручений главыадминистрации города,

данных на ПДОС и в ходе проведения рабочихсовещаний

 

2.1.1. Устные поручения главы администрации города, данные исполнителямна ПДОС, оформляются службой контроля в день его проведения в письменном видена бланке поручения главы администрации города и направляются главе администрациигорода на  подпись.

2.1.2. Устные поручения главы администрации города, данные исполнителямв ходе проведения рабочего совещания, оформляются организатором проведения рабочегосовещания в виде протокола, который  в2-дневный срок направляется главе администрации города на подпись. Протоколдолжен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции поделопроизводству. При необходимости в протоколе может быть указано структурноеподразделение, ответственное за подготовку сводной информации о ходе егоисполнения, а также должностное лицо-контролер, которому главой администрациигорода было поручено осуществлять контроль исполнения документа.

2.1.3. Подписанные главой администрации города протоколы и поручения регистрируютсяслужбой ДОУ в подсистеме КИД и передаются (на бумажном носителе) в службуконтроля для постановки на автоматизированный контроль и направленияисполнителям.

2.1.4. В соответствии с номенклатурой дел сотрудник службы контроля формируетдела, в которые помещает соответственно оригинал поручений с ПДОС и оригиналпротокола рабочего совещания.

 

2.2. Постановка на контроль правовых актовадминистрации города

 

2.2.1. Правовые акты администрации города, поступившие в департаменторганизационно-кадрового обеспечения деятельности администрации по рассылке издепартамента правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода, ставятсяна автоматизированный контроль в соответствии с резолюцией директорадепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрацииили его заместителя (без предварительной регистрации  службой ДОУ).

 

2.3. Постановка на контроль документов,поступивших из городской

Думы города Нижнего Новгорода и органовгосударственной

власти Нижегородской области

 

2.3.1. Правовые акты городской Думы города Нижнего Новгорода, Губернатораи Правительства Нижегородской области, протоколы совещаний, проводимых подпредседательством главы города Нижнего Новгорода, Губернатора Нижегородскойобласти, протоколы заседаний Правительства Нижегородской области, ЗаконыНижегородской области при поступлении в администрацию города Нижнего Новгородарегистрируются службой ДОУ в подсистеме КИД и направляются на рассмотрениеглаве администрации города либо его заместителям (за исключением главадминистраций районов города) в соответствии с распределением обязанностей.

2.3.2. Документ, поставленный на контроль главой администрации города либоего заместителями (за исключением глав администраций районов города), передаетсяв службу контроля для постановкиего на автоматизированный контроль и направления исполнителям.

 

2.4. Постановка на контроль письменныхобращений

 

2.4.1. Постановке на автоматизированный контроль в службе контроля подлежатследующие письменные обращения, поступившие в адрес администрации города, главыадминистрации города и заместителей главы администрации города (за исключениемглав администраций районов города):

обращения главы города Нижнего Новгорода;

обращения и запросы депутатов всех уровней;

документы, поступившие из органов государственной власти и из правоохранительныхорганов;

протесты, представления, требования прокуратуры любого уровня;

иные обращения, поставленные на контроль главой администрации города либоего заместителями (за исключением глав администраций районов города).

2.4.2. Обращения, перечисленные в п.п. 2.4.1 настоящего Порядка, послепоступления в администрацию города регистрируются сотрудниками службы ДОУ вЕСЭДД и направляются на рассмотрение главе администрации города либо его заместителям(за исключением глав администраций районов города) в соответствии с распределениемобязанностей.

2.4.3. Обращения после их рассмотрения главой администрации города либоего заместителями (за исключением глав администраций районов города) передаютсяв службу контроля для постановки на автоматизированный контроль и направленияисполнителям.

 

3. Контроль исполнения документа

 

3.1. Служба контроля еженедельно проводит анализ фактическогоисполнения всех находящихся на автоматизированном контроле документов. Сводкаоб их исполнении формируется еженедельно (по четвергам) для предварительнойоценки состояния исполнительской дисциплины за отчетную неделю и последующего(по пятницам) информирования главы администрации города. 

3.2. Служба контроля еженедельно направляет исполнителяминформацию-напоминание о документах, срок исполнения которых заканчивается втечение предстоящей недели.

3.3. Ответственный сотрудник структурного подразделения администрации города:

организует учёт документов, поступивших в структурное подразделение администрациигорода, и их исполнение в соответствии с установленными сроками;

информирует руководителя структурного подразделения администрации города,сотрудником которого он является, и напоминает сотрудникам-исполнителямдокументов о приближающихся сроках исполнения не менее чем за 3 календарных днядо истечения контрольного срока;

контролирует представление структурным подразделением администрации города,сотрудником которого он является, информации об исполнении документадолжностному лицу-контролёру и в службу контроля;

проверяет правильность заполнения непосредственным исполнителем документаданных в соответствующих информационных системах, в том числе наличие вложения– электронного образа документа;

отчитывается перед службой контроля об исполнении поступивших документов. 

 

4. Сроки исполнения документов,

снятие документа с контроля

 

4.1. Сроки исполнения документов отражены в Регламенте и исчисляются вкалендарных днях с даты их регистрации службой ДОУ.

4.2. Если срок исполнения документа указан в формате «до даты», топоследним днем исполнения документа является рабочий день, предшествующий указаннойдате.

4.3. Если срок исполнения документа определен календарной датой илиуказан в формате «не позднее», то последним днем исполнения считается указаннаякалендарная дата.

4.4. Если срок исполнения документа выпадает на выходной или нерабочийпраздничный день, то последним днем исполнения документа является следующий заним рабочий день.

4.5. Если по объективным причинам возникла необходимость продлениясрока исполнения контрольного документа, исполнитель не позднее чем за 3календарных дня до истечения установленного срока направляет должностному лицу-контролёрумотивированную просьбу о продлении срока.

4.6. Изменение срока исполнения документа производится только лицом,установившим этот срок, которое вправе принять одно из следующих решений:

продлить срок исполнения документа (с указанием конкретного срока);

снять документ с контроля.

4.7. Специалист службы контроля вводит в соответствующую АИС информациюо продлении срока исполнения документа либо о снятии его с контроля в соответствиис полученной резолюцией должностного лица-контролёра.

4.8. Срок исполнения контрольных документов с резолюцией «срочно», «оперативно»,«незамедлительно» продлению не подлежит.

4.9. Документ снимается с контроля в случае полного его исполнения либов соответствии с резолюцией должностного лица-контролера о снятии документа сконтроля. Правовой акт, поставленный на автоматизированный контроль, снимаетсяс контроля также в случае его отмены.

 

5. Исполнительская дисциплина

 

5.1. Исполнительская дисциплина, то есть своевременность исполнения контрольныхдокументов, оценивается:

с помощью информационных систем, обеспечивающих автоматизированныйконтроль исполнения документов;

в ходе проведения службой контроля плановых проверок в структурных подразделенияхадминистрации города согласно утвержденному графику и внеплановых, проводимыхпо поручению главы администрации города, заместителя главы администрациигорода, в функциональном подчинении которого находится департаменторганизационно кадрового обеспечения деятельности администрации, директорадепартамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации иего заместителя.

5.2. Руководители структурных подразделений администрации города и непосредственныеисполнители контрольных документов несут персональную ответственность и могутбыть привлечены к дисциплинарной ответственности за неисполнение либоненадлежащее исполнение контрольных документов.