Распоряжение Губернатора Нижегородской области от 10.10.2014 № 1740-р
Об утверждении Порядка организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ от 10 октября 2014 года N 1740-р Об утверждении Порядка организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота В целях регламентации деятельности по организации работы поприему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов надокументы, поступившие через систему межведомственного электронногодокументооборота: 1. Утвердить прилагаемый Порядок организации работы по приему,учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы,поступившие через систему межведомственного электронногодокументооборота (далее - Порядок). 2. Руководителям органов исполнительной власти Нижегородскойобласти обеспечить выполнение требований Порядка и назначитьответственных лиц за организацию работы с документами, поступающимипо системе межведомственного электронного документооборота в органыисполнительной власти Нижегородской области. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить нааппарат Правительства Нижегородской области. И.о.Губернатора В.А.Иванов УТВЕРЖДЕН распоряжением Губернатора Нижегородской области от 10 октября 2014 года N 1740-р ПОРЯДОК организации работы по приему, учету, обеспечению рассмотрения и направлению ответов на документы, поступившие через систему межведомственного электронного документооборота (далее - Порядок) I. Общие положения 1. Настоящий Порядок разработан в целях регламентации работы поорганизации приема, учета, обеспечению рассмотрения и направлениюответов на документы, поступившие по системе межведомственногоэлектронного документооборота (далее - система МЭДО): из федеральных органов государственной власти, адресованныеГубернатору Нижегородской области, Председателю ПравительстваНижегородской области (далее - Губернатор), Вице-губернатору,первому заместителю Председателя Правительства Нижегородскойобласти, заместителям Губернатора, заместителям ПредседателяПравительства Нижегородской области (далее - Вице-губернатор,заместители Губернатора); из федеральных органов государственной власти, адресованныеорганам исполнительной власти Нижегородской области. Организация приема, учета и рассмотрение указанных в пункте 2настоящего Порядка документов, поступивших по системе МЭДОруководителю аппарата Правительства Нижегородской области - министруПравительства Нижегородской области, осуществляется сотрудникамиаппарата Правительства Нижегородской области в соответствии снастоящим Порядком. 2. По системе МЭДО осуществляется получение (доставка)следующих документов: 1) актов Президента Российской Федерации (указ, распоряжение),актов Правительства Российской Федерации (постановление,распоряжение); 2) актов федеральных органов государственной власти; 3) документов, направленных в адрес Губернатора,Вице-губернатора, заместителей Губернатора; 4) документов, направленных в адрес органов исполнительнойвласти Нижегородской области. 3. Прием документов, поступивших по системе МЭДО,осуществляется аппаратом Правительства Нижегородской области (далее- Аппарат) в соответствии с графиком работы Аппарата в течениерабочего дня. В нерабочее время, в выходные и праздничные дни приемдокументов, поступивших по системе МЭДО, осуществляет сотрудникприемной Губернатора Нижегородской области в соответствии снастоящим Порядком. II. Процедура обработки документов, поступивших по системе МЭДО 4. Документы, доставленные по системе МЭДО, принимаютсяцентрализованно отделом организации внутреннего и межведомственногодокументооборота управления документационного обеспечения и контроляАппарата (далее - отдел Управления). 5. Сотрудники отдела Управления в модуле "Кодекс: Служебнаякорреспонденция" единой системы электронного документооборота иделопроизводства Нижегородской области (далее - ЕСЭДД) в блоке"Поступления" просматривают список поступивших документов. Для обеспечения оперативного приема документов, поступающих посистеме МЭДО, ежедневно в автоматическом режиме проводится удалениеиз базы поступлений тех документов, которые не были приняты попричине неисполнения требований Инструкции по делопроизводству ворганах исполнительной власти Нижегородской области и их структурныхподразделениях, утвержденной постановлением ПравительстваНижегородской области от 12 октября 2011 года N 828 (далее -Инструкция). 6. При поступлении документов, адресованных Губернатору,Вице-губернатору, заместителям Губернатора, имеющих в поле "Откуда"название федеральных органов государственной власти или органовисполнительной власти субъектов Российской Федерации, сотрудникотдела Управления проверяет реквизитный состав: адресата документа; отправителя документа; наличие исходящего номера и даты; наличие краткого содержания документа; наличие вложений, соответствие количества вложений и количествалистов; наличие приложений. 7. При обнаружении ошибочно поступившего документа, а также вслучае отсутствия вложения или части вложения (листов документа,приложения к документу), либо отсутствия в полученном документереквизитов, необходимых для придания юридической силы, сотрудникотдела Управления по кнопке "Отказ от регистрации" оформляет отказот получения данного документа с указанием причин. При этомавтоматически формируется и отправляется по системе МЭДО уведомлениеоб отказе в регистрации документа, документ в отделе Управления нерегистрируется. 8. Регистрация документов, поступивших в адрес органаисполнительной власти Нижегородской области, осуществляетсясотрудником отдела Управления в ЕСЭДД в течение рабочего дня датойтекущего рабочего дня путем присвоения документу регистрационногономера. Регистрационный номер формируется в виде кода подразделенияпо классификатору органов исполнительной власти Нижегородскойобласти и их структурных подразделений и сквозного порядковогономера. Зарегистрированный документ, без заполнения регистрационнойкарты, направляется через ЕСЭДД в соответствующий органисполнительной власти Нижегородской области путем проставлениядвижения в регистрационной карте документа. С момента проставлениядвижения документ считается переданным в орган исполнительной властиНижегородской области, подтверждением чему служит протокол операцийсистемы ЕСЭДД. Дальнейшую ответственность за прием и организациюработы с документом несет сотрудник органа исполнительной властиНижегородской области либо работник подведомственного учреждения,ответственный за работу с документами, поступившими по системе МЭДО(далее также - Ответственный сотрудник), назначаемый приказом органаисполнительной власти Нижегородской области. 9. Ответственный сотрудник проверяет реквизитный составпоступившего документа: адресата документа; отправителя документа; наличие исходящего номера и даты; наличие краткого содержания документа; наличие вложений, соответствие количества вложений и количествалистов; наличие приложений. 10. При обнаружении ошибочно поступившего документа, а также вслучае отсутствия вложения или части вложения, либо отсутствия вполученном документе реквизитов, необходимых для приданияюридической силы, Ответственный сотрудник организует доработкудокумента либо досылку недостающих листов документа, приложения кнему, либо по кнопке "Отказ от регистрации" оформляет отказ отполучения данного документа с указанием причин. При этомавтоматически формируется и отправляется по системе МЭДО уведомлениеоб отказе в регистрации документа, документ в органе исполнительнойвласти Нижегородской области не регистрируется. III. Регистрация документов, поступивших по системе МЭДО в адрес Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора 11. Регистрация документов, поступивших по системе МЭДО в адресГубернатора, Вице-губернатора, заместителей Губернатора,осуществляется сотрудниками отдела Управления в ЕСЭДД вустановленном порядке согласно Инструкции. 12. Документы, адресованные Губернатору, в течение рабочего днярегистрируются сотрудниками отдела Управления в системе ЕСЭДД: - документы, поступившие с 9-00 до 13-00 рабочего дня,регистрируются текущим днем; - документы, поступившие с 13-00 до 18-00 (в пятницу до 17-00),регистрируются датой следующего рабочего дня. Документы, поступившие в адрес Вице-губернатора и заместителейГубернатора, регистрируются сотрудниками отдела Управления с 13-00до 18-00 датой текущего дня. В нерабочее время, а также в выходные и праздничные днидокументы регистрируются сотрудником приемной ГубернатораНижегородской области в установленном Инструкцией порядке. 13. При регистрации документа, поступившего в адресГубернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора, в ЕСЭДДсотрудниками отдела Управления документ проверяется на повторность,при необходимости сверяется с находящейся в архиве предыдущейперепиской. Повторным считается документ, поступивший от одного итого же автора по одному и тому же вопросу, если со временипоступления первого документа истек установленный законодательствомсрок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. 14. При регистрации заполняется регистрационная карточка, вкоторой указываются: - наименование организации, из которой поступил документ; - дата и исходящий номер документа; - краткое содержание документа; - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; - тип доставки документа (по системе МЭДО); - количество листов документа, в том числе приложений; - при наличии, данные исполнителя документа. К карточке прикрепляется электронный образ документа(вложение). После заполнения регистрационной карточки документуприсваивается регистрационный номер и дата регистрации в линейкеномеров ЕСЭДД с присвоением префикса МЭДО. IV. Передача зарегистрированных документов на рассмотрение 15. Документы, адресованные Губернатору, Вице-губернатору изаместителям Губернатора, распечатываются на бумажном носителе, наних наносится специальная наклейка (стикер) с регистрационнымномером и датой регистрации документа, после чего документыпередаются в установленном порядке в отдел формирования единойсистемы документации в органах исполнительной власти Нижегородскойобласти и работы с резолюциями Губернатора управлениядокументационного обеспечения и контроля Аппарата либо в отделыВице-губернатора, заместителей Губернатора. 16. Документы, адресованные органам исполнительной властиНижегородской области, поступившие по системе МЭДО, пересылаютсячерез ЕСЭДД без распечатывания на бумажном носителе всоответствующий орган исполнительной власти Нижегородской областидля работы в установленном порядке и включения их в системуделопроизводства соответствующего органа исполнительной властиНижегородской области. Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения),акты Правительства Российской Федерации (постановления,распоряжения) поступившие по системе МЭДО, распечатываются набумажном носителе, на них наносится специальная наклейка (стикер) срегистрационным номером и датой регистрации документа. Акты федеральных органов государственной власти, поступившие посистеме МЭДО и адресованные в орган исполнительной властиНижегородской области, пересылаются через ЕСЭДД в соответствующийорган исполнительной власти Нижегородской области без распечатыванияна бумажном носителе для работы в установленном порядке и включенияих в систему делопроизводства соответствующего органа исполнительнойвласти Нижегородской области. V. Направление документов, поступивших по системе МЭДО, на исполнение 17. Документы, поступившие по системе МЭДО, адресованныеГубернатору, после регистрации и подготовки проекта резолюцииГубернатора передаются на рассмотрение Губернатору в деньрегистрации. 18. Документы, поступившие по системе МЭДО, адресованныеВице-губернатору, заместителям Губернатора, передаются нарассмотрение Вице-губернатору, заместителям Губернатора сотрудникамиотделов Вице-губернатора, заместителей Губернатора в деньрегистрации. 19. По результатам рассмотрения Губернатором, Вице-губернатороми заместителями Губернатора документы поступают в отдел формированияединой системы документации в органах исполнительной властиНижегородской области и работы с резолюциями ГубернатораНижегородской области управления документационного обеспечения иконтроля Аппарата и в отдел Управления для внесения резолюций вЕСЭДД. При внесении резолюций в регистрационной карточке документафиксируются: - фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение; - содержание резолюции; - фамилии и инициалы лиц, подписавших резолюцию; - дата подписания резолюции. 20. При необходимости изготавливаются дополнительные копиидокумента соисполнителям в соответствии с резолюцией. 21. Документы, поступившие в отдел Управления до 16-00,передаются для исполнения в соответствии с резолюцией ответственнымсотрудникам под роспись в день поступления, документы, поступившиепосле 16-00 - на следующий рабочий день в соответствии с пунктом5.4.5 Инструкции. VI. Условия и сроки направления ответа заявителю 22. Ответ на документ, поступивший по системе МЭДО, должен бытьнаправлен заявителю по системе МЭДО в срок не более 30 дней смомента регистрации документа в системе ЕСЭДД за подписьюдолжностного лица, в адрес которого поступил документ. Сроки исполнения документов указываются в резолюциях всоответствии с подразделом 7.6 Регламента ПравительстваНижегородской области, утвержденного постановлением ПравительстваНижегородской области от 11 декабря 2009 года N 920 (далее -Регламент). VII. Контроль исполнения документов 23. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюцияхк документам, поступившим по системе МЭДО в адрес Губернатора,осуществляет отдел контроля и анализа исполнения документовуправления документационного обеспечения и контроля Аппарата всоответствии с Регламентом. 24. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в резолюцияхк документам, поступившим по системе МЭДО в адрес Вице-губернатора изаместителей Губернатора, осуществляет ответственный сотрудникотдела данного руководителя. 25. Контроль исполнения документов, поступивших по системе МЭДОв адрес органов исполнительной власти Нижегородской области,осуществляет должностное лицо, назначенное ответственным заорганизацию работы с документами, поступающими по системе МЭДО. 26. Ответственность за своевременное исполнение и направлениеответа на документ, поступивший по системе МЭДО, несет органисполнительной власти Нижегородской области, являющийся исполнителемуказанного документа. 27. Исполненным считается документ, по которому рассмотрены всепоставленные вопросы, приняты необходимые меры и корреспондентам данисчерпывающий ответ. VIII. Направление ответов в федеральные органы государственной власти на документы, поступившие по системе МЭДО 28. В случае направления ответов на документы, поступившие посистеме МЭДО, за подписью Губернатора, Вице-губернатора,заместителей Губернатора в адрес заявителя документы регистрируетсяв отделе Управления в ЕСЭДД, при этом в регистрационной карточкеуказываются: - адресат; - краткое содержание; - фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; - отмечается тип доставки документа: "По системе МЭДО"; - тематика документа; - количество листов документа, в том числе приложений; - данные исполнителя документа. Документ и приложения к нему сканируются в формате PDF(черно-белый режим сканирования с разрешением 300 dpi) иприкрепляются к регистрационной карточке. После заполнения регистрационной карточки документуприсваивается регистрационный номер и дата регистрации. Направлениеответа осуществляется по системе МЭДО без досылки оригиналадокумента на бумажном носителе, оригинал документа помещается вдело. 29. Ответы на документы, поступившие по системе МЭДО в адресорганов исполнительной власти Нижегородской области, готовятся заподписью руководителя органа исполнительной власти Нижегородскойобласти и направляются в отдел Управления в двух экземплярах дляосуществления регистрации с применением сканирования иштрихкодирования. При этом первый экземпляр документа остается вархивном деле управления документационного обеспечения и контроляАппарата, второй экземпляр возвращается в орган исполнительнойвласти Нижегородской области, являющийся исполнителем документа. Направление ответа осуществляется по системе МЭДО без досылкиоригинала документа на бумажном носителе. В случае необходимостидокумент на бумажном носителе направляется в адрес заявителяОтветственным сотрудником. Ответственность за правильностьоформления и комплектность документа органа исполнительной власти,направленного для отправки по системе МЭДО, несет соответствующийорган исполнительной власти. 30. Сотрудник отдела Управления имеет право вернуть в деньполучения документ, подготовленный с нарушением требованийИнструкции, в орган исполнительной власти Нижегородской области,являющийся исполнителем документа, при этом ответственность засоблюдение срока направления ответа несет исполнитель документа. 31. Ответы на обращения, подлежащие отправке по системе МЭДО,обрабатываются и отправляются по системе МЭДО в день их подписанияили не позднее следующего рабочего дня. IX. Порядок устранения неисправности системы МЭДО 32. В случае возникновения в ЕСЭДД сообщений об ошибках,связанных с приемом (отправкой) документов по системе МЭДО,сотрудники Аппарата информируют ответственного сотрудникаминистерства информационных технологий, связи и средств массовойинформации Нижегородской области (далее - Министерство).Ответственный сотрудник Министерства устанавливает причинывозникновения ошибки и организует работу по ее устранению. Орезультатах работы и сроках устранения неисправности ответственныйсотрудник Министерства информирует сотрудника Аппарата,ответственного за работу с МЭДО. 33. За техническое обеспечение и поддержку работоспособностиЕСЭДД, взаимодействие с Федеральной службой охраны РоссийскойФедерации, являющейся организатором системы МЭДО, отвечает отделИТ-проектов управления информационных технологий и ресурсовМинистерства, тел. 433-09-81. ____________________