Приложение к Постановлению от 28.09.2016 г № 3575 Положение
Положение о порядке и условиях командирования работников администрации города Дзержинска
1.Общие положения
1.1.Положение о порядке и условиях командирования работников Администрации города Дзержинска (далее - Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", Законом Нижегородской области от 03.08.2007 N 99-З "О муниципальной службе в Нижегородской области".
1.2.В служебные командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем - Администрацией города Дзержинска.
1.3.Положение определяет порядок и условия командирования работников Администрации города Дзержинска (далее - работник) в составе делегаций (групп) или в индивидуальном порядке, оформления командировочных документов, возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, ведения отчетности о служебной командировке.
1.4.Служебная командировка - поездка работника по решению Главы Администрации города на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной службы.
1.5.Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
1.6.Работникам, направляемым в служебные командировки, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка за период нахождения служащего в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
2.Порядок направления в командировку
2.1.Для направления работника в командировку направляется служебная записка на Главу Администрации города.
2.2.Исполнителем служебной записки является заместитель Главы Администрации города, курирующий деятельность структурного подразделения Администрации города, в котором работает командируемый работник, либо руководители структурных подразделений Администрации города, находящихся в прямом подчинении Главы Администрации города. В служебной записке указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность, цель, сроки и задачи служебной командировки. Обязательным приложением к служебной записке является смета расходов на командировку (Приложение N 2).
2.3.Отдел муниципальной службы, кадровой, мобилизационной и специальной работы на основании служебной записки с положительной резолюцией Главы Администрации города подготавливает проект распоряжения Администрации города о направлении работника в командировку.
2.4.До принятия решения о направлении работника в командировку проверяется, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в командировку либо существуют ограничения для направления в служебную командировку.
Не могут быть направлены в командировку:
- исполнители по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, не состоящие в штате;
- работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством;
- беременные работницы, если они официально сообщили об этом факте;
- работники в возрасте до 18 лет;
- работники с разъездным характером работы (их поездки не являются командировками).
Допускается направление в командировку с их письменного согласия следующих работников:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
- матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
- опекуны (попечители), воспитывающие детей в возрасте до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
2.5.Срок служебной командировки устанавливается с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
2.6.Распоряжение Администрации города о направлении работника в командировку направляется в департамент финансов для проведения расчетов с командируемым работником.
3.Режим рабочего времени командированного работника
3.1.На командированных лиц распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.
3.2.Табель на командированного работника заполняется на основании распоряжения Администрации города о направлении работника в командировку. Он корректируется по возвращении работника на основании служебной записки о фактически отработанном времени за время пребывания в командировке и документа, содержащего подтверждение графика работы принимающей работника стороны.
3.3.В случаях, когда работник выезжает в служебную командировку в выходной день, ему по возвращении из служебной командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
3.4.Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представленным по возвращении из служебной командировки.
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования.
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником предоставляются служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке и документ, содержащий подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту постоянной службы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки одновременно с документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
3.5.Днем выезда в служебную командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командируемого, а днем приезда - дата прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно (в случае нахождения пункта отъезда за чертой города учитывается время, необходимое для проезда до него) днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Аналогично определяется день приезда командируемого лица к месту постоянной работы.
3.6.В день приезда и день отъезда работник должен работать по обычному графику с учетом следующего:
При отъезде работник вправе покинуть рабочее место за 4 часа до отправления транспортного средства, если пункт отправления - г. Дзержинск, или за 5 часов, если пункт отправления - г. Нижний Новгород.
По приезде работник вправе не выходить на работу в течение 6 часов после прибытия транспортного средства в г. Дзержинск или 7 часов, если транспорт прибыл в г. Нижний Новгород.
3.7.При отъезде в командировку и прибытии из командировки в выходные и нерабочие дни за этот день оплачиваются суточные и предоставляется время отдыха по фактически затраченным часам с момента убытия/прибытия, но не более 8 часов за один день. При этом моментом убытия/прибытия считается время отправки/прибытия транспорта.
3.8.Право на отдых возникает на основе подтвержденных непосредственным руководителем документов (копии билетов, копия путевого листа и др.) и учитывается работником, ответственным за учет рабочего времени.
4.Порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой
4.1.При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение должности и среднего заработка за период нахождения работника в командировке, а также возмещаются:
а) расходы по проезду к месту командирования и обратно к постоянному месту прохождения службы;
б) расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций (органов власти, иных органов), расположенных в разных населенных пунктах;
в) расходы по найму жилого помещения;
г) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
д) иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии их документального подтверждения и наличия служебной записки о согласовании указанных расходов Главой Администрации города).
Общее правило, применяемое к возникающим иным расходам, - они должны быть связаны с исполнением служебного задания в командировке и подтверждены правильно оформленными документами.
Командировочные расходы, произведенные сверх сметы и без согласования с Главой Администрации города, возмещению не подлежат.
4.2.Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
4.3.Время в пути не считается рабочим временем для исчисления сверхурочных часов.
4.4.Суточные выплачиваются за все календарные дни служебной командировки. Выплата работнику суточных осуществляется по нормам, установленным постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".
Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге, подтвержденной документально.
Суточные за день отъезда и день прибытия выплачиваются следующим образом:
- в случае отъезда в период с 0:01 до 13:00 - 100%%;
- в случае отъезда в период с 13:01 до 20:00 - 50%%;
- в случае отъезда в период с 20:01 до 0:00 - 25%%;
- в случае прибытия в период с 0:01 до 04:00 - 25%%;
- в случае прибытия в период с 4:01 до 14:00 - 50%%;
- в случае прибытия в период с 14:01 до 0:00 - 100%%.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
4.5.Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по бронированию и оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей, возмещаются при наличии документов, подтверждающих эти расходы.
Расходы на проезд подлежат компенсации с учетом следующих норм комфортабельности:
- Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города:
воздушным транспортом - по фактическим расходам, не превышающим тариф бизнес-класса;
железнодорожным транспортом - по фактическим расходам, не превышающим тариф, предусмотренный для проезда в вагоне с 2-местным купе категории СВ фирменных поездов;
автомобильным транспортом - по существующей в данной местности стоимости проезда;
другими видами транспорта - по фактическим расходам;
- иным работникам:
воздушным транспортом - по фактическим расходам, не превышающим тариф экономического класса;
железнодорожным транспортом - по фактическим расходам, не превышающим тариф, предусмотренный для проезда в купейном вагоне фирменных поездов;
автомобильным транспортом - по существующей в данной местности стоимости проезда;
иными видами транспорта - по фактическим расходам.
Билеты на общественный транспорт в месте командировки, кроме случаев приезда и выезда из командировки, не оплачиваются.
Такси оплачивается также только по приезде и выбытии из командировки и в случае предварительного согласования.
Использование такси признается только в том случае, когда нет возможности воспользоваться общественным транспортом, а также вследствие срочности дел, экономии времени или когда по причине особенных условий использование такси является более целесообразным.
4.6.Расходы по найму жилого помещения включают в себя расходы по бронированию и найму жилого помещения.
В случае, если затраты на завтрак выделены в счете отдельной суммой, возмещение происходит с удержанием НДФЛ (13%%). Все остальные затраты на питание (кроме завтрака) возмещению не подлежат.
4.7.Расходы по бронированию и найму жилого помещения (кроме случаев, когда командируемому предоставляется бесплатное жилое помещение) при наличии документов, подтверждающих эти расходы, принимаются с учетом следующих норм комфортабельности:
- Главе Администрации города, заместителям Главы Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города: по фактическим расходам, но не более стоимости двухкомнатного номера;
- иным работникам: по фактическим расходам, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
4.8.В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, установленных настоящим Положением. При вынужденной задержке в пути работник обязан представить подтверждающие документы (справку о причинах опоздания транспортного средства, прочие), объяснительную записку на утверждение Главе Администрации города. В случае одобрения затраты возмещаются по общим правилам.
Если работник не представил подтверждающие документы, то компенсация не выплачивается.
4.9.При направлении в служебную командировку работнику может предоставляться под отчет аванс на командировочные расходы.
Предоставление денежных средств под отчет осуществляется на основании заявления командируемого (Приложение N 1) с приложением копии распоряжения Администрации города о направлении работника в командировку и сметы расходов на командировку (Приложение N 2). Заявление представляется в управление консолидированной отчетности и методологии бюджетного учета департамента финансов Администрации города не позднее 3 рабочих дней до отъезда в командировку.
Выдача денежных средств под отчет производится путем перечисления денежных средств на зарплатную карту работника, в случае отсутствия зарплатной карты - наличными деньгами из кассы.
Выдача аванса под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, срок отчета по которому уже наступил.
4.10.При временной нетрудоспособности командированного лица ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением периода пребывания в стационаре) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного задания или вернуться к месту своего постоянного жительства, а вместо сохраняемой оплаты труда выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Период временной нетрудоспособности в срок служебной командировки не включается.
5.Ведение отчетности
5.1.Работник в течение трех рабочих дней после возвращения из служебной командировки обязан представить:
- руководителю - отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке в свободной форме;
- в управление консолидированной отчетности и методологии бюджетного учета департамента финансов - авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой средствах.
5.2.Авансовый отчет подписывается командированным работником, руководителем соответствующего структурного подразделения и утверждается Главой Администрации города.
К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
- документы, подтверждающие фактические расходы на проезд, включая страховой сбор по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и расходов за пользование постельными принадлежностями при наличии документов (билеты на железнодорожный, водный, автомобильный транспорт; маршрут/квитанция электронного билета, оформленная на бумажном носителе, посадочный талон на самолет и железнодорожный транспорт; квитанции и кассовые чеки по оплате услуг по оформлению проездных документов);
- документы по бронированию и найму жилого помещения при наличии документов (счет, акт выполненных работ, квитанции об оплате или кассовые чеки);
- документально подтвержденные иные расходы, связанные с командированием;
- копия отчета о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке с визой руководителя.
5.3.Неизрасходованные суммы денежного аванса возвращаются в течение трех дней после возвращения муниципальных служащих из служебной командировки.
5.4.При несвоевременном возврате остатка неиспользованного аванса/использовании аванса не по целевому назначению долг удерживается из сумм заработной платы работника за текущий месяц.
5.5.В случае отмены служебной командировки или изменения ее продолжительности командируемые лица должны не позднее следующего дня, когда им стало известно, сообщить об этом руководителю структурного подразделения Администрации города и возвратить полученный аванс в управление консолидированной отчетности и методологии бюджетного учета департамента финансов.
Отдел муниципальной службы, кадровой, мобилизационной и специальной работы на основании служебной записки с положительной резолюцией Главы Администрации города готовит проект распоряжения Администрации города об отмене служебной командировки или изменении ее сроков.
Исполнителем служебной записки является заместитель Главы Администрации города, курирующий деятельность структурного подразделения Администрации города, в котором работает командируемый работник, либо руководитель соответствующего структурного подразделения Администрации города, находящегося в прямом подчинении Главы Администрации города.
6.Особенности зарубежных командировок
6.1.Командировки работников на территории иностранных государств осуществляются в соответствии с Календарем официальных городских мероприятий на соответствующий год, утвержденным распоряжением Администрации города.
6.2.Направление в командировки работников, осведомленных о сведениях, составляющих государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
6.3.Выплата аванса и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также погашение неизрасходованного аванса, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.10.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
6.4.Для зарубежной командировки в составе дополнительных затрат принимаются затраты:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
6.5.Выплата работнику суточных осуществляется по нормам, установленным постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений" (с изменениями).
Суточные за время нахождения в пути определяются с учетом следующих особенностей:
- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для командировок в пределах территории Российской Федерации;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных для командировок на территории иностранных государств;
- при следовании с территории Российской Федерации дата пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются как для иностранного государства, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам РФ.
Даты пересечения границ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми Российская Федерация заключила межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения границы определяется по проездным документам.
В тех случаях, когда лица, направленные в командировку, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30 процентов от нормы.
Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.
6.6.В случае предоставления бесплатного жилого помещения выплата денежных сумм на эти цели не производится.
6.7.Расходы на зарубежную командировку утверждаются в рублях на дату утверждения авансового отчета в случае получения работником аванса в валюте, аванса на пластиковую карту в рублях либо неполучения аванса.
Если аванс выдан из кассы в рублях и работник самостоятельно приобрел в обменном пункте валюту, то в целях бухгалтерского учета и расчетов с работником применяется курс обменного пункта, если работник представил документ из обменного пункта, оформленный должным образом (ФИО работника, паспортные данные), в расчетах учитывается также комиссионный сбор обменного пункта. Если работник валюту не покупал или не представил должным образом оформленный документ из обменного пункта, то расчет ведется в рублях по курсу на дату утверждения авансового отчета.
6.8.К авансовому отчету представляется перевод всех документов, составленных на иностранном языке.