Постановление от 19.03.2012 г № 986

Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Комплектование, хранение и использование архивных документов»

В соответствии с постановлением Администрации города Дзержинска от 26.09.2008 N 3548 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь ст. 57 Устава городского округа город Дзержинск, постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов".
2.Информационно-аналитическому управлению Администрации города (И.Ю. Соловьев) опубликовать постановление в средствах массовой информации.
3.Постановление вступает в силу с момента его опубликования.
4.Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы Администрации городского округа по социальной политике (Т.А. Нестерова).
Мэр города
В.Ф.СОПИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "КОМПЛЕКТОВАНИЕ,
ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
I.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги
1.1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов" (Далее - Регламент) разработан с целью повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального бюджетного учреждения "Городской архив" (далее - городской архив), а также порядок взаимодействия городского архива с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги
1.2.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации;
- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";
- Федеральный закон от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Закон Нижегородской области от 22 декабря 2005 года N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- Устав городского округа город Дзержинск;
- Иные правовые акты Российской Федерации, Нижегородской области и органов местного самоуправления города Дзержинска.
1.3.Результаты предоставления муниципальной услуги
1.3.1.Предоставление муниципальной услуги по комплектованию, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов осуществляет МБУ "Городской архив";
1.3.2.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- акты приема-передачи документов на хранение в городской архив от организаций - источников комплектования, от ликвидированных организаций и от граждан - держателей личных фондов (Приложение 1);
- копии архивных документов, выписки из архивных документов и архивные справки;
- информационные мероприятия (выставки, экскурсии и т.д.);
- договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела (Приложение 2), о хранении документов, об упорядочении документов (Приложение 3).
1.4.Описание заявителей
1.4.1.В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:
- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы, расположенные на территории городского округа город Дзержинск Нижегородской области, на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;
- органы государственной власти Нижегородской области, государственные организации и предприятия Нижегородской области, расположенные на территории городского округа город Дзержинск, на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;
- муниципальные организации, учреждения и предприятия, расположенные на территории городского округа город Дзержинск;
- негосударственные организации, общественные объединения, расположенные на территории городского округа город Дзержинск, на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;
- граждане, в т.ч. держатели личных фондов (Приложения 4, 5, 6, 7 ).
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
2.1.1.Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется городским архивом.
Местонахождение городского архива: г. Дзержинск Нижегородской области, ул. Октябрьская, д. N 72а, почтовый индекс 606016.
Электронный адрес городского архива: mu_arhive_dzr@mail.ru.
Справочный телефон: (8313) 29-36-21, 29-24-62.
2.1.2.Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:
- по электронной почте;
- по письменному обращению;
- по телефону;
- по личному обращению: понедельник, вторник, четверг с 9-00 до 16-00.
2.2.Основание для предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение в адрес городского архива о приеме документов на хранение.
2.2.2.От источников комплектования городского архива документы постоянного срока хранения принимаются по истечении сроков временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:
- документы территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории Нижегородской области, - 15 лет;
- документы организаций областной формы собственности - 10 лет;
- документы организаций муниципальной формы собственности - 5 лет;
- документы организаций частной формы собственности - по договору;
- записи актов гражданского состояния - 100 лет;
- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, - 75 лет;
- проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;
- технологическая, конструкторская и патентная документация - 20 лет;
- научная документация - 15 лет;
- кино- и фотодокументы - 5 лет;
- видео- и фонодокументы - 3 года.
2.3.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Сроки временного хранения документов архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между городским архивом и собственником или владельцем указанных документов.
2.3.2.В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда могут быть продлены по просьбе органов и организаций - источников комплектования городского архива при необходимости практического их использования или при отсутствии у городского архива возможности приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Продление указанных сроков осуществляется решением экспертной комиссии (далее - ЭК) городского архива.
2.3.3.Срок исполнения запросов социально-правового характера в плане выдачи копий архивных документов, выписок из архивных документов и архивных справок не должен превышать 30 дней со дня поступления запроса.
2.3.4.Срок проведения экскурсии указывается в поступившей заявке, а при его отсутствие не должен превышать 30 дней с момента поступления заявки. Сроки проведения выставок определяются наступлением плановых дат и мероприятий.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.4.1.Основаниями отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- необеспечение в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, подготовки к передаче документов на постоянное и долговременное хранение;
- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации;
- отсутствие документов в городском архиве по запрашиваемой тематике;
- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования;
- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию или содержащим персональные данные;
- в случае если текст запроса не поддается прочтению.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Прием документов от источников комплектования осуществляется городским архивом по согласованию с источником комплектования.
3.1.2.Поступившие в городской архив обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на хранение регистрируются. В течение 3 дней обращения рассматриваются директором архива совместно с членами ЭК городского архива.
3.1.3.Поступившие в городской архив обращения от органов и организаций, не являющихся источниками комплектования городского архива, а также от граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
Запрос, по которому в архиве отсутствуют документы (непрофильный), направляется по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
3.1.4.Архивные документы принимаются в городской архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации, передающей указанные документы.
3.1.5.При приеме документов на хранение проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния, а также проверка наличия комплектности учетных документов.
3.1.6.Документы постоянного срока хранения от источников комплектования принимаются в городской архив по описям дел (Приложение 8), утвержденным комитетом по делам архивов Нижегородской области. Документы долговременного хранения по личному составу принимаются по описям (Приложение 9), согласованным экспертно-методической комиссией Администрации города Дзержинска Нижегородской области. Документы с истекшими сроками хранения в городской архив не принимаются.
3.1.7.Прием дел производится поединично. Во всех экземплярах описи дел делаются отметки о приеме архивных документов в городской архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их заверенными копиями.
3.1.8.Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в городском архиве, а другой в организации, передающей документы.
Вместе с архивными документами в городской архив передаются три экземпляра описи дел.
3.1.9.При первом приеме архивных документов от источников комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, в структуре фондообразователя.
3.1.10.Документы от граждан поступают по договору о безвозмездной передаче в пользование, по договору дарения, по завещанию, по решению суда.
3.1.11.Прием документов от граждан в городской архив осуществляется на основании решения ЭК, по результатам рассмотрения заключения и научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема-передачи на хранение документов личного происхождения.
3.1.12.Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:
- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект;
- фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;
- фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копии.
Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:
- для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;
- для фотодокументов - аннотация;
- для фонодокументов - сопроводительная документация;
- для видеодокументов - акты технического состояния.
3.1.13.Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с сопроводительной документацией.
3.1.14.При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в городской архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и городским архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
3.1.15.Хранение архивных документов и архивных фондов осуществляется в городском архиве проведением системы мероприятий, включающей в себя:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- рациональное размещение документов в хранилище и их топографирование (Приложение 10);
- соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилищ;
- проверка наличия и состояния дел (Приложение 11);
- определение состава особо ценных документов и составление на них страхового фонда;
- учет архивных документов и архивных фондов;
- переработка фондов.
3.1.15.1.Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются оборудованием городского архива средствами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализациями, созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещениях архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий, применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов).
3.1.15.2.Порядок выдачи дел из архивохранилища определен действующим законодательством в области архивного дела и правилами работы архивов. Дела выдаются для проведения архивных работ с целью сохранности документов (реставрации), для копирования с целью создания страхового фонда, для работы с документами исследователей в читальном зале (Приложения 12 и N 13 ) и организациям во временное пользование (Приложение 14).
3.1.15.3.Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия архивных документов, находящихся на хранении в городском архиве, выявления отсутствующих дел и устранения недостатков в учете архивных документов. Результаты проверки наличия и состояния архивных дел фиксируются в листе проверки и в акте проверки наличия и состояния сохранности архивных документов.
3.1.15.4.Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:
- выявление фондов;
- выявление дел по описям;
- непосредственный просмотр отобранных дел.
3.1.15.5.Учет архивных документов, находящихся на хранении в архиве, осуществляется при помощи следующих документов: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, лист фонда, карточка фонда, описи дел, описи особо ценных дел, паспорт архивохранилища, дело фонда, лист - заверитель дела (Приложение 15), внутренняя опись документов дела.
Записи в учетные документы вносятся не позднее 5 дней с момента поступления или выбытия документов. Ежегодно на основании этих учетных документов составляются "Сведения об изменениях в составе и объеме дел".
3.1.16.Использование архивных документов включает в себя следующие административные действия:
- прием и первичная обработка запросов;
- регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;
- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в городском архиве, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;
- выдача копий архивных документов, архивных выписок из документов и справок по документам, находящимся на хранении в архиве.
3.1.16.1.Поступившие в городской архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. В обязательном порядке дата поступления и регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу запроса.
3.1.16.2.Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в городском архиве, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции, но не превышающие 30 дней. Подготовленные копии документов, выписки из документов, справки по архивным документам заверяются в соответствии с установленными требованиями и подписываются директором архива.
Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, производится пересылка запроса в соответствующую организацию. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.
Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отрицательный ответ.
3.1.16.3.Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на хранении в архиве заявителю, выдается лично в руки или, по желанию заявителя, посылается простым письмом по почте.
3.1.16.4.При использовании документов для работы в читальном зале дела из хранилища выдаются исследователям только при предъявлении ими документов, удостоверяющих их личность. Одновременно за исследователями может числиться не более 20 дел.
3.1.16.5.Подготовка и проведение выставок архивных документов и экскурсий может проходить только под руководством директора архива и его заместителя. Для проведения выставки директором архива разрабатывается тематический план работы. На основе плана проводится выявление и отбор архивных документов, которые затем систематизируются по разделам выставки и аннотируются.
При экспонировании ответственными за сохранность архивных документов являются директор архива, его заместитель и главный архивист отдела использования, которые осуществляют контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Контроль за качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством внутреннего и внешнего контроля.
4.1.1.Внутренний контроль осуществляется директором городского архива и его заместителем. Он состоит из:
- анализа проблем и поступивших жалоб;
- анализа и оценки проведенных мероприятий;
- анализа деятельности по результатам отчетного периода.
Выявленные недостатки предоставления муниципальной услуги анализируются по каждому виду отдельно, рассматриваются на заседании комиссии по служебному расследованию, и принимаются меры по их устранению.
4.1.2.Внешний контроль за качеством предоставления городским архивом муниципальной услуги осуществляет отдел культуры Администрации города Дзержинска посредством:
- анализа основных показателей деятельности архива не реже 1 раза в квартал;
- анализа обращений и жалоб юридических и физических лиц, поступивших в отдел культуры Администрации города Дзержинска, проведения по фактам обращения служебных расследований с привлечением к ответственности соответствующих специалистов, виновных в выявленных нарушениях.
4.2.Контрольные мероприятия проверки поступления жалоб проводятся отделом культуры Администрации по факту поступления жалоб на качество предоставления услуг.
V.Порядок обжалования действий (бездействия), а также решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме в Администрацию города.
Жалоба может быть направлена по почте официального сайта Администрации города Дзержинска official@adm.dzr.nnov.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5.Жалоба, поступившая в Администрацию города Дзержинска, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации города Дзержинска, должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.7.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.8.Информацию о нарушении должностными лицами городского архива положений настоящего административного регламента можно сообщить по телефонам:
- отдела культуры - 25-16-16;
- сектора по работе с обращениями граждан Администрации города Дзержинска - 27-99-35;
или направить письменно в произвольной форме простой или электронной почтой:
- в отдел культуры (адрес: пл. Дзержинского, д. N 5, 606000; okultura@mail.ru);
- в Администрацию города Дзержинска (адрес: 606000, пл. Дзержинского, д. N 1; e-mail: official@adm.dzr.nnov.ru).