Письмо от 09.11.2012 г № 316-01-52-3652/12
О ведении документации общеобразовательными учреждениями
Изучение школьной документации, проводимое в ходе посещений общеобразовательных учреждений специалистами министерства образования Нижегородской области, зачастую показывает несоблюдение требований по ведению документации, в частности - личных дел обучающихся.
Личное дело обучающегося должно вестись в каждом общеобразовательном учреждении и на каждого обучающегося с момента поступления в учреждение и до его окончания (или выбытия обучающегося). В личном деле хранятся все сданные при приеме и иные документы.
Перечень документов, предъявляемых при приеме граждан в первый класс в начале учебного года определен пунктами 12, 13 Порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения, утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 15.02.2012 N 107 (далее - Порядок). Перечень документов, предъявляемых при приеме в первый класс в течение учебного года, а также во второй и последующие классы определен пунктом 14 Порядка.
Личное дело должно иметь номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся.
При выбытии обучающегося из общеобразовательного учреждения личное дело выдается на основании письменного заявления родителям (законным представителям) обучающегося, с отметкой об этом в алфавитной книге и личном деле.
Ведение личных дел обучающихся относится к должностным обязанностям секретаря учебной части (требования Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"), утвержденного приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 года N 761н), а также классного руководителя (приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 03.02.2006 N 21 "Об утверждении методических рекомендаций об осуществлении функций классного руководителя педагогическими работниками государственных общеобразовательных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных общеобразовательных учреждений").
Министерство образования Нижегородской области указывает на то, что ведение школьной документации регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:
1.ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 г.
2."Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденные Росархивом.
3.Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
4.Приказ Министерства Просвещения СССР от 27.12.1974 N 167 "Об утверждении инструкции о ведении школьной документации".
5.Письмо Министерства образования Российской Федерации от 20.12.2000 N 03-51/64 "О методических рекомендациях по работе с документами в образовательных учреждениях".
Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения.
Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на секретаря учебной части, либо на работника, назначенного приказом руководителя ответственным за ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении.
С целью организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательных учреждений, министерство образования Нижегородской области рекомендует органам, осуществляющим управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, провести необходимую работу с общеобразовательными учреждениями.
Также напоминаем, что в соответствии с подпунктом 9 пункта 1 статьи 13 Закона Российской Федерации от 10 июля 1992 года N 3266-1 "Об образовании" для функционирования образовательного учреждения разрабатывается ряд локальных актов, которые регламентируют различные направления его деятельности и в обязательном порядке указываются в уставе образовательного учреждения. Таким образом, общеобразовательное учреждение вправе в пределах своей компетенции разработать локальный акт (положение, инструкцию), регламентирующий ведение различного вида школьной документации.
Заместитель министра
Е.Л.РОДИОНОВА